Bijlage 1 Rapport en actieagenda Quick Scan Lokale Democratie

Eindrapport Quick Scan Lokale Democratie Oktober 2023

Pagina 2 van 30

Inhoud 1. Inleiding .............................................................................. 5 1.1.

Aanleiding ............................................................................................5

1.2.

Wat is QSLD .........................................................................................5

1.3.

Leeswijzer ............................................................................................5

2. Onderzoeksverantwoording................................................. 6 2.1.

Uitnodigen respondenten .......................................................................6

2.2.

Technische beperkingen .........................................................................6

2.3.

Validiteit ..............................................................................................7

3. Resultaten ........................................................................... 8 3.1.

Quick scan in Voorschoten .....................................................................8

3.2.

Interne samenwerking in de gemeente .................................................. 10

3.3.

Communicatie .................................................................................... 16

3.4.

Burgerparticipatie ............................................................................... 19

3.5.

Overheidsparticipatie: omgaan met maatschappelijke initiatieven ............. 23

4. Actieagenda ....................................................................... 26

5.

4.1.

Doel .................................................................................................. 26

4.2.

Acties ................................................................................................ 27

Bijlage ................................................................................................... 29

Pagina 3 van 30

Pagina 4 van 30

1. Inleiding

1.1.

Aanleiding

Gemeente Voorschoten vindt het belangrijk om samen te werken met inwoners. Effectief samenwerken kan wanneer de gemeente en de inwoners van elkaar weten op basis waarvan wordt samengewerkt, welke spelregels zijn afgesproken. Om duidelijke afspraken te kunnen maken is het belangrijk dat de gemeente inzicht heeft in de ideeën en wensen van inwoners en tegen welke problemen inwoners aanlopen als zij willen samenwerken met de gemeente. Om in de nabije toekomst de samenwerking met inwoners te verbeteren, heeft de gemeente met behulp van Democratie in Actie (onderdeel van VNG) de vragenlijst van Quick Scan Lokale Democratie gebruikt. Dit is een eerste momentopname als startpunt om inzicht te krijgen in hoe de samenwerking tussen gemeente en inwoners wordt beleefd.

1.2.

Wat is QSLD

De vragenlijst van Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) is een standaardvragenlijst. Alle gemeenten die meedoen aan dit programma gebruiken deze vragenlijst. De vragenlijst biedt de mogelijkheid om enkele specifieke, voor Voorschoten relevante vragen toe te voegen. In de vragenlijst komen drie thema’s aan de orde: 1) de interne samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie (raad, college, ambtelijke organisatie) 2) communicatie 3) participatie. Na sluiting van de vragenlijst is door Democratie in Actie een automatisch gegenereerd rapport met de gemeente gedeeld.

1.3.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de opzet en de uitvoering van het onderzoek. Hierbij wordt ook ingegaan op de techniek rond de vragenlijst. In hoofdstuk 3 worden de resultaten besproken, per onderzoeksthema. Vervolgens staat in hoofdstuk 4 de actieagenda die op basis van de resultaten is geformuleerd.

Pagina 5 van 30

2. Onderzoeksverantwoording

2.1.

Uitnodigen respondenten

Voor de vragenlijst zijn de vier groepen respondenten – inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren – uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Deze groepen hebben we op verschillende manieren uitgenodigd. Om de inwoners te bereiken heeft de gemeente een persbericht verstuurd en meermaals een advertentie geplaatst in de huis-aan-huiskrant. Daarnaast is deze link meermaals op de socialemediakanalen van de gemeente gedeeld. De andere responsgroepen zijn door middel van mailuitnodigingen gevraagd om aan de vragenlijst deel te nemen. Deze uitnodigingsstructuur is aangehouden om in de antwoorden de respons van de verschillende groepen te kunnen vergelijken. In de communicatie met de direct uitgenodigde raadsleden, collegeleden en ambtenaren is benadrukt om enkel de hen gemailde link te gebruiken om de vragenlijst te benaderen. Desondanks hebben enkele raadsleden de vragenlijst vanuit inwonerperspectief ingevuld.

2.2.

Technische beperkingen

De intentie van de gemeente was om naast de open uitnodiging aan inwoners ook door middel van een aselecte steekproef een aantal inwoners uit te nodigen om de vragenlijst in te vullen. Het bleek technisch niet mogelijk om zorgvuldig een aselecte steekproef te organiseren. Omdat het willekeurig selecteren van een aantal adressen in Voorschoten niet mogelijk was is ingezet op een intensievere publiekscampagne, zoals onder 2.1 beschreven. De ICT van de gemeente is goed beveiligd. Deze beveiliging heeft gevolgen gehad voor wat betreft het versturen de uitnodigingen aan en het invullen van de vragenlijst door raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Hierdoor zijn een aantal uitnodigingen en bijna alle herinneringsmails niet aangekomen. Ondanks berichtgeving via de interne kanalen heeft dit tot een beperkte respons geleid.

Pagina 6 van 30

2.3.

Validiteit

Alle antwoorden die door de respondenten zijn ingevoerd zijn opgenomen in de resultaten. Bij de resultaten wordt ingegaan op hoeveel respondenten antwoord hebben gegeven op een vraag. Doordat alle antwoorden zijn meegenomen zijn vragen aan het begin van de vragenlijst vaker beantwoord dan aan het eind van de vragenlijst. In de open antwoorden hebben veel respondenten aangegeven dat ze moeite hadden om de antwoorden te geven die ze wilden geven, door de technische opbouw van de vragenlijst. Hierdoor zijn op een aantal vragen onnodig incomplete antwoorden gegeven. Dit raakt de validiteit van de uitkomsten. Daarnaast heeft een beperkt aantal raadsleden en slechts een collegelid via de specifieke link de vragenlijst ingevuld. Op basis van de uitkomsten van beide groepen respondenten is het daarom niet mogelijk om conclusies te trekken. Omdat vanuit het college een respondent de vragenlijst heeft ingevuld worden deze uitkomsten niet gedeeld. In de tabellenbijlage zijn alle uitkomsten inclusief percentages en de aantallen respondenten per vraag. Groep

Aantal

Aantal afgeronde

respondenten

vragenlijsten

30

11

7

Collegeleden

4

1

1

Ambtenaren

290

55

19

Inwoners (via

n.v.t.

326

142

Raadsleden (incl.

Uitgenodigd

commissieleden)

publieke link)

Pagina 7 van 30

3. Resultaten 3.1.

Quick scan in Voorschoten

Deze paragraaf biedt een algemeen overzicht van hoe het ervoor staat met de lokale democratie in Voorschoten. De grafiek geeft de antwoorden weer die op de stelling ‘Ik heb vertrouwen in hoe de gemeente wordt bestuurd’ zijn gegeven. De antwoorden van raadsleden en inwoners op deze vraag corresponderen grotendeels met elkaar. In beide groepen geven respondenten in vergelijkbare percentages aan in welke mate ze vertrouwen hebben. In de vragenlijst zijn negen manieren voorgelegd om de lokale democratie te verbeteren. Op basis van de rangschikking in de antwoorden zijn de onderstaande prioriteiten naar voren gekomen. In hoofdstuk 4 wordt verder ingegaan op de prioriteiten en de voorgestelde acties om op deze punten verbetering aan te brengen. Negen manieren om de lokale democratie te verbeteren: -

Luisteren naar inwoners

-

Inwoners laten meepraten

-

Inwoners laten meebeslissen

-

Inwoners laten meedoen

-

Inwoners met plannen en ideeën ondersteunen

-

In voorwaarden ruimte laten voor plannen en ideeën van inwoners

-

Zorgen dat de gemeenteraad beter werkt

-

Zorgen dat het college van burgemeester en wethouders beter werkt

-

Open en controleerbaar werken

Pagina 8 van 30

Top drie van inwoners: 1

Luisteren naar inwoners

2

Open en controleerbaar werken

3

Zorgen dat het college van B&W beter werkt

Top drie van raad en ambtenaren: 1

In voorwaarden ruimte laten voor plannen en ideeën van inwoners

2

Open en controleerbaar werken

3

Luisteren naar inwoners

In de open antwoorden hebben de respondenten voorbeelden genoemd van succesvolle democratische samenwerking tussen de gemeente en inwoners. De drie meest genoemde antwoorden zijn: 1

Herinrichtingsproject Adegeest

2

Mee kunnen denken bij de herinrichting van speelplaatsen in de wijk

3

De Rijnlandroute

Aan inwoners is de vraag gesteld hoe oud ze zijn en in welke wijk ze wonen. Dit maakt inzichtelijk welke inwonergroepen de vragenlijst hebben ingevuld. Wat de leeftijdsverdeling betreft hebben veel ouderen gereageerd. Deze uitkomst past bij de demografie van de gemeente. Bij de uitkomsten van de respondenten per wijk valt op dat er veel reacties uit Noord-Hofland zijn gekomen. Gecorrigeerd naar het aantal inwoners per wijk is de respons vergelijkbaar met Adegeest, Bloemenwijk, Starrenburg en de Vlietwijk.

Pagina 9 van 30

3.2.

Interne samenwerking in de gemeente

Om goed van buiten naar binnen te werken, moet het binnen natuurlijk wel goed werken. Hoe goed werken de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie met elkaar samen?

Hoe het gaat met de onderlinge samenwerking tussen raadsleden, collegeleden en ambtenaren staat in de drie onderstaande grafieken. Deze vragen zijn niet aan inwoners gesteld.

Het functioneren van raad, college en ambtenaren kan op veel manieren verbeterd worden. In de Quick Scan zijn steeds zeven manieren voorgelegd (zie kaders). Er is aan raadsleden, ambtenaren en collegeleden gevraagd welke manieren zij belangrijk vinden dat deze worden verbeterd. Hierbij kon men (maximaal) 5 van de 7 manieren kiezen en een onderlinge rangschikking aanbrengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is. Deze vragen zijn niet aan inwoners gesteld.

Pagina 10 van 30

Gemeenteraad Zeven manieren om het functioneren van de raad te verbeteren: -

Duidelijke werkwijze en procedures

-

Onderlinge samenwerking

-

Ondersteuning door de griffie

-

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie

-

Politieke ondersteuning (van fracties)

-

Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies

-

Volgen trainingen/opleidingen

Top drie (van raad, college en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van de raad te verbeteren: 1

Duidelijke werkwijze en procedures

2

Onderlinge samenwerking

3

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. Structuren bepalen deels hoe de raad werkt, maar minstens zo belangrijk is hoe mensen binnen die structuren (willen) opereren. Bepaal eerst doel, behoefte en mogelijkheden en zoek daarbij passende werkwijzen, waarmee raadsleden willen werken. Het begint dus bij de rol die de raadsleden zien - voor zichzelf en de gehele raad - in het lokale samenspel. En hoeveel ruimte daarbij is voor inwoners. Zie Op het tweede gezicht: vergaderpraktijken nader beschouwd. Praat hierover binnen de raad, en met college en organisatie (en misschien inwoners) tijdens een heidag. Of in een jaarlijks overleg van fractievoorzitters, college en management. Bekijk voor meer inspiratie Werkvormen Vernieuwing Lokale Democratie. Beter online debatteren kan met deze module. ad 2. Onderlinge samenwerking. Zet de samenwerking jaarlijks op de agenda van de raad, niet pas als het niet meer lekker loopt. De voorzitter bewaakt het vergaderproces, maar alle spelers gezamenlijk bepalen het verloop en de omgangsvormen. Bespreek wat eenieder passend vindt, daarover bestaan vaak onuitgesproken verschillen. Nuttige tips en inzichten staan in de Eindpublicatie Raad in beraad. Bespreek ook hoe u - los van de inhoud - elkaar kunt blijven aanspreken over de wijze van samenwerking in commissies en raad.

Pagina 11 van 30

Veranker ook dat in de gedragscode. Maak in ieder geval in elk presidium/fractievoorzitters-overleg ruimte om verloop van de afgelopen vergaderingen te bespreken. En laat als raad enkele inwoners, of raadsleden uit een buurgemeente, eens reflecteren op uw (samen)werking. ad 3. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Raadsleden hebben recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet). Maar hoe pakt dat uit in de praktijk: werkt de griffie voor de raad en de rest van de ambtelijke organisatie voor het college? Hebben ambtenaren direct contact met raadsleden, of moet dat altijd via de griffier en/of gemeentesecretaris lopen? Waarom en hoe werkt dat? Wie bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van documenten en informatie, de griffier of de gemeentesecretaris? Wees als raad expliciet over de gewenste ondersteuning. Bespreek hoe ambtenaren de raad beter kunnen helpen, bijvoorbeeld met afhandeltermijnen, handzame stukken, achtergrondinformatie, hulp bij maken van amendementen/initiatiefvoorstellen. Leg de afspraken zo nodig vast in het reglement van orde of de verordening op ambtelijke bijstand. College Zeven manieren om het functioneren van het college te verbeteren: -

Duidelijke werkwijze en procedures

-

Onderlinge samenwerking

-

Ondersteuning door de gemeentesecretaris

-

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie

-

Politieke ondersteuning

-

Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies

-

Volgen trainingen/opleidingen

Top drie (van raad, college en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van het college te verbeteren: 1

Duidelijke werkwijze en procedures

2

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie

3

Ondersteuning door de gemeentesecretaris

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. Procedures en werkwijzen bepalen maar deels hoe het college werkt. Minstens zo belangrijk is hoe mensen daarbinnen en Pagina 12 van 30

daaromheen opereren. Benoem hoe u als college wilt samenwerken met alle stakeholders en zoek daarbij passende werkwijzen, waar de collegeleden mee kunnen en willen werken. Zet de formele en informele regels eens gezamenlijk op een rij, en bespreek of die nog wel werken. Praat niet alleen binnen het college over de werkwijze, maar ook met de organisatie en de raad (en misschien inwoners), bijvoorbeeld tijdens een heidag. En bezoek andere colleges en kijk hoe het daar werkt. ad 2. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Lopen de contacten tussen collegeleden en ambtenaren in uw gemeente altijd tussen portefeuillehouder en management? Of is sprake van (of behoefte aan) kortere lijnen en directe contacten? En is voldoende duidelijk en uitgesproken wat het college verlangt aan ambtelijke ondersteuning: loyale (kritiekloze) voorbereiders en uitvoerders, of gelijkwaardige sparringpartners die het college scherp houden? Lees Tango van wethouder en ambtenaar. Bespreek met college en management de behoefte en mogelijkheden, bijvoorbeeld door dit te verwoorden in rollen, dimensies en dilemma’s. Zorg vervolgens voor een goede verankering van de inhoudelijke en procesmatige aspecten van ambtelijke ondersteuning zodat de gemeentesecretaris daar goed op kan toezien. ad 3. Ondersteuning door de gemeentesecretaris.

Wat is de (gewenste) rol van secretaris? Dat kan variëren van verslaglegger en praktische ondersteuning tot volwaardig inhoudelijk gesprekspartner. Dat komt aan bod in de functioneringsgesprekken. Meestal voert de burgemeester die met de gemeentesecretaris, maar uiteraard kunnen wethouders en/of anderen aansluiten (zie Gesprekshandreiking FuGe Gemeentesecretaris). Bespreek ook op informelere momenten onderling de wensen en verwachtingen. Ook richting het (overige) management. Zie voor inspiratie Samenspel bestuurder en topambtenaar. Bekijk ook de Handreiking Driehoeken, want de samenwerking van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris is erg bepalend voor hoe gemeentesecretaris en managementteam kunnen opereren. Democratie in Actie heeft een methode ontwikkeld om de lokale driehoek te versterken. Ambtelijke organisatie Zeven manieren om het functioneren van de ambtelijke organisatie te verbeteren: -

Duidelijke werkwijze en procedures

-

Onderlinge samenwerking

-

Meer bewustzijn voor politiek-bestuurlijke gevoeligheid

Pagina 13 van 30

-

Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam

-

Aansturing door het college

-

Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies

-

Volgen trainingen/opleidingen

Top drie (van raad, college en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van de ambtelijke organisatie te verbeteren: 1

Duidelijke werkwijze en procedures

2

Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam

3

Meer bewustzijn voor politiek-bestuurlijke gevoeligheid

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. De bureaucratie is ingesteld zodat de overheid werkt met duidelijke regels en zonder willekeur. Vaak lijkt het alsof er veel is dichtgeregeld, maar kan er meer dan men denkt en laten regels ruimte voor maatwerk. Onderzoek waar de regels knellen en hoe dat beter kan worden gemaakt, zie De Regels en de Rek. Kijk of het probleem misschien (ook) zit in hoe daarmee wordt omgegaan (te strikt, te open). Gedrag en cultuur zijn zeer bepalend: mogen ambtenaren hun gezond verstand gebruiken of wordt dat direct afgestraft? Misschien zijn er naast de formele ook belangrijke informele regels ontstaan. Ga na of de werkwijzen het doel waarvoor zij zijn ingesteld nog wel dienen (en of het doel nog steeds belangrijk is). ad 2. Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam. Top-down is uit de gratie. En de organisatie moet tegenwoordig lening, behendig, zelfsturend en flexibel zijn. Hoe kunt u dat passend managen? Sommige managers sturen te veel op structuur, anderen te weinig. Sommigen sturen te zeer op inhoud, anderen weten er juist te weinig vanaf. De veelheid aan managementboeken en -leiderschapstrainingen bewijst dat de behoefte groot is, maar er geen gouden manier is.

Twee leestips: de essays Ambtelijk vakmanschap en Verbinders zonder script, en het boek De Veranderende Gemeente. Kern is dat open bespreken van de wensen en mogelijkheden tussen medewerkers en leidinggevenden leerzaam en nuttig is. Werk samen aan een begrijpelijke koers waarin de interne manier van (samen)werken overeenkomt met de externe samenwerking (dienstverlening, participatie).

Pagina 14 van 30

ad 3. Meer bewustzijn voor politiek-bestuurlijke gevoeligheid. Er zijn veel trainingen beschikbaar om ambtenaren hierbij verder te helpen. Maar achterhaal - voor er een trainer bij wordt gehaald - wat precies het probleem is. Luisteren ambtenaren onvoldoende naar de wensen van politiek en bestuur, hebben ze daar onvoldoende oog of gevoeligheid voor? Zijn ze wat te star, reactief of juist te proactief? Of schort er iets anders aan de interactie en communicatie tussen ambtenaren, college en raad? De gemeentesecretaris, griffier en burgemeester hebben daarin een voortrekkersrol (zie Handreiking Driehoeken). Natuurlijk kunt u ambtenaren op cursus sturen, maar ga eerst na of ambtenaren niet voldoende in staat zijn, óf niet voldoende in staat worden gesteld om zich op een goede manier tot college en raad te verhouden. Zie ook de Tango van wethouder en ambtenaar.

Pagina 15 van 30

3.3.

Communicatie

Transparantie en duidelijke communicatie zijn van groot belang in een democratie. Hoe komen besluiten tot stand, en wat is de uitkomst? Mensen moeten kunnen weten hoe de gemeente werkt, hoe ze dat kunnen volgen en controleren. En hoe ze kunnen samenwerken. Uiteraard is goede communicatie een tweerichtings-ding: inwoners moeten zich ook (willen) informeren. Maar het start bij een gemeente die transparant en communicatief is. Vinden inwoners dat de gemeente goed luistert naar hun mening? En ook tussendoor en achteraf feedback vraagt, door na te gaan hoe tevreden inwoners zijn over de besluitvorming? Met andere woorden hoe staat het met ‘de communicatie’ in uw gemeente?

De gemeente kan haar communicatie op veel manieren verbeteren. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal vijf van de acht manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is. Acht manieren om de gemeentelijke communicatie te verbeteren: -

Actief en met een open houding luisteren

-

Inwoners informeren over hoe ze kunnen meepraten

-

Besluiten uitleggen

-

Duidelijk zijn over de uitvoering van projecten

-

Op verschillende manieren communiceren (zoals sociale media, website, krant, bijeenkomsten)

-

Weten wat inwoners van plannen vinden

-

Nagaan hoe tevreden inwoners zijn over projecten (bijvoorbeeld feedback vragen en evalueren)

-

Open staan voor voorstellen en adviezen (van inwoners, journalisten, rekenkamer)

Pagina 16 van 30

Top drie van prioriteiten om de gemeentelijke communicatie te verbeteren: 1

Duidelijk zijn over de uitvoering van projecten

2

Nagaan hoe tevreden inwoners zijn over projecten (bijvoorbeeld feedback vragen en evalueren)

3

Op verschillende manieren communiceren (zoals sociale media, website, krant, bijeenkomsten)

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Duidelijk zijn over de uitvoering van projecten. Idealiter spreken de resultaten boekdelen (‘show, don’t tell’). Werk aan open data en een open overheid, zodat iedereen zijn eigen conclusies kan trekken over de resultaten. Maak evalueren onderdeel van het dagelijks werk (zie Handreiking Evaluatie). En zorg dat de begroting antwoord geeft op de vier W-vragen (Wat willen we bereiken?, Wat gaan we daarvoor doen? Wie zijn daarbij betrokken? Wat mag het kosten?) en laat die in de jaarrekening terugkeren. Maak de jaarrekening online goed toegankelijk en/of maak er een infographic van. Laat raadsleden, ambtenaren en collegeleden, bloggen, vloggen en twitteren over hun dagelijkse werk. Of organiseer een verantwoordingsdag waarin gemeente, inwoners en instellingen op thema’s uitwisselen wat er bereikt is (en nog moet gebeuren). ad 2. Nagaan hoe tevreden inwoners zijn over projecten (bijvoorbeeld feedback vragen en evalueren). We zijn in Nederland slecht in evalueren. Misschien maken we het ook wel te groot. Want het is geen extra werk, maar een nuttig onderdeel van het dagelijks werk (zie Handreiking Evaluatie). Veel gemeenten doen inwonersonderzoeken of beleidsevaluaties bij omvangrijke projecten. Prima, zeker als de resultaten vervolgens ook echt doorwerken.

En organiseer terugkomdagen waarop u terugblikt op een interactief proces en bespreek wat beter kon. Maar nagaan hoe tevreden inwoners zijn, is (ook) iets alledaags. Ga er op uit, op wijkbezoek, bezoek buurtbarbecues… Als u inwoners spreekt, vraag ze dan gewoon ook terloops naar hun ervaringen met de gemeente of gemeentebeleid. ad 3. Op verschillende manieren communiceren (zoals sociale media, website, krant, bijeenkomsten). Natuurlijk zet u een gevarieerde set communicatiekanalen in, passend bij de situatie en doelgroep. Niet iedereen is (even) talig, dus werk ook met beelden en filmpjes en ‘echte’ ontmoetingen. En ga vervolgens ook regelmatig voor alle vormen na hoe ze gebruikt en gewaardeerd worden. Vraag - voordat u harder en meer Pagina 17 van 30

gaat zenden - inwoners wanneer en hoe zij geïnformeerd willen worden, en wat ze dan met de informatie willen doen. Maak zoveel mogelijk momenten (bijeenkomsten, ontmoetingen) waarop de communicatie twee kanten op gaat. Verder kunnen ‘webcaretools’ hier behulpzaam zijn. Om communicatie af te stemmen op verschillende doelgroepen, kan rekening gehouden worden met hun burgerschapsstijlen.

Pagina 18 van 30

3.4.

Burgerparticipatie

Meedenken met de gemeente Burgerparticipatie is een verzamelterm voor manieren waarop de gemeente inwoners de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke besluitvorming te beïnvloeden. Want naast de representatieve democratie van raad en college is er ook nog zoiets als participatieve democratie, waarbij de gemeente inwoners actief betrekt bij haar beleid. Dit hoofdstuk gaat in op hoe open en actief er in uw gemeente met burgerparticipatie wordt omgegaan. Worden inwoners voldoende betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? En lukt het om daar ook de juiste mensen bij te betrekken, de mensen die daar belang bij hebben? En - last but not least - hebben ze dan ook echt invloed op het resultaat?

De gemeente kan allerlei manieren inzetten om burgerparticipatie te verbeteren. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal vijf van de acht manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is. Acht manieren om de burgerparticipatie te verbeteren -

Contact leggen met inwoners die zich niet uit zichzelf laten horen

-

Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg,

Pagina 19 van 30

veiligheid en klimaat -

Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt

-

Inwoners de kans geven om meer zelf te doen voor hun buurt of wijk

-

Inwoners digitaal laten meepraten en beslissen

-

Inwoners laten meebeslissen over hoe de gemeente haar geld besteedt (bijvoorbeeld met wijkbudgetten)

-

Inwonersraden (zoals een wijkraad, burgerpanel of jeugdraad) ruimte geven voor inbreng bij plannen en besluiten

-

Op andere manieren kunnen meebeslissen over plannen van de gemeente, bijvoorbeeld door inwoners er over te laten stemmen

Top drie van prioriteiten om de burgerparticipatie te verbeteren: 1

Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg, veiligheid en klimaat

2

Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt

3

Inwoners de kans geven om meer zelf te doen voor hun buurt of wijk

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg, veiligheid en klimaat. Inwoners die willen, moeten invloed kunnen uitoefenen op thema’s die hen aangaan. Voordat de gemeente start met het ontwikkelen van (nieuw) beleid rond een thema, zou dan ook eerst bekeken moeten worden wie er al mee bezig zijn, en wie erbij betrokken willen worden. En welke rol de gemeente zo nodig kan toevoegen. Wat is het gewenste participatieniveau (van gemeente, en inwoners). Daarbij helpt de Leidraad Burgerbetrokkenheid. Check of uw inwoners in het algemeen onvoldoende invloed ervaren, of dat het zich toespitst op specifieke actuele thema’s. Thema-samenwerkingen starten vaak met het samen ontwikkelen van een visie. Bekijk dan de Bouwstenen Visievorming en kies interactieve werkvormen die passen bij het thema. Maak daarvoor bijvoorbeeld gebruik van de checklist interactieve beleidsvorming, interactief beleid. In 10 stappen naar interactieve beleidsvorming, boek met 100 werkvormen of de website Participatiewijzer. Voor participatie in het kader van de Omgevingswet is er de Denkwijze(r) voor goede participatie. ad 2. Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt.

Het zogenoemde ‘recht op buurtplanning’ regelt het recht om als buurt (mee) te beslissen over gemeentebeleid en keuzes rond de eigen leefomgeving. Zorg dat de Pagina 20 van 30

buurtbewoners vooral met elkaar in gesprek gaan, zij moeten samen beslissen. En accepteer dat er variatie ontstaat binnen de gemeente, want niet elke buurt wil en doet hetzelfde. Diverse tips en verschillende participatiemethoden staan op de website Participatiewijzer. Veel gemeenten (zoals Culemborg en Weesp) hebben een buurtpanel dat meedenkt en meebeslist. Andere voorbeelden zijn Buurt Bestuurt in Rotterdam of de Coöperatieve Wijkraad Oosterpark in Groningen waarin raadsleden en gelote inwoners samen keuzes maken voor de wijk. ad 3. Inwoners de kans geven om meer zelf te doen voor hun buurt of wijk. Het zou vanzelfsprekend moeten zijn dat inwoners die dat willen, moeten kunnen meewerken. In de praktijk is het wel eens lastig voor gemeenten. Dan kan Participatie Paradox Atelier helpen. Veel inspiratie staat in Methodisch werken aan actief burgerschap. En de Asset Based Community Development-aanpak speelt in op de krachten en wensen van de wijken (zie Vier vitale onderdelen van ABCD). Netwerken als LSA en KNHM helpen inwoners verder. Of ga aan de slag met het Right to Challenge (zie inspiratiegidsen voor inwoners en gemeenten). Ook zijn er allerlei online-opties waarmee inwoners ideeën kunnen aandragen, buren kunnen betrekken en plannen kunnen ontwikkelen (zie Keuzewijzer e-tools). Er zijn diverse onderwerpen waarop de gemeente en inwoners kunnen samenwerken.

Er zijn acht onderwerpen voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd welke manieren men belangrijk vindt waarop de gemeente en inwoners intensiever gaan samenwerken. Hierbij kon men maximaal vijf van de acht manieren kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is. Acht onderwerpen waarop gemeente en inwoners kunnen samenwerken -

De inrichting en onderhoud van jouw buurt en/of wijk

-

Sociale overlast (waaronder veiligheid, verkeer)

-

Gezondheid, (jeugd)zorg en armoede

-

Onderwijs

-

Wonen (voldoende, geschikte en betaalbare woningen)

-

Duurzaamheid en energie

-

Bedrijven en werkgelegenheid

-

Regionale uitdagingen (zoals bereikbaarheid, aanleg van winkelcentra, windmolenparken)

Pagina 21 van 30

Top drie van onderwerpen waarop gemeente en inwoners intensiever moeten gaan samenwerken: 1

Wonen (voldoende, geschikte en betaalbare woningen)

2

Sociale overlast (waaronder veiligheid, verkeer)

3

De inrichting en onderhoud van jouw buurt en/of wijk

Pagina 22 van 30

3.5.

Overheidsparticipatie: omgaan met maatschappelijke initiatieven

Inwoners die zich inzetten voor hun omgeving Inwoners pakken soms zelf zaken aan in hun omgeving. Inwoners die samen zelf dingen (willen) doen in hun buurt of voor de gemeenschap. Dit noemen we maatschappelijke initiatieven. Bijvoorbeeld inwoners die samen zelf dingen doen voor hun buurt of gemeenschap. Zoals inwoners die zelf groenbeheer gaan verzorgen, zelf buurtpreventie organiseren, of samen met lokale ondernemers een energiecoöperatie oprichten. Daar is de gemeente lang niet altijd bij nodig. Vaak gaat het pas goed lopen als de gemeente genoeg ruimte laat voor inwoners om hun ideeën en initiatieven te realiseren. Voor gemeenten is het vaak zoeken hoe ze daar goed mee om kunnen gaan: wat is een passende overheidsparticipatie en hoe gaat dat in uw gemeente?

De gemeente kan allerlei manieren inzetten om beter om te gaan met maatschappelijke initiatieven. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal vijf van de acht manieren kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

Pagina 23 van 30

Acht manieren waarop de gemeente inwoners die hun omgeving willen verbeteren kan helpen -

Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen

-

Plannen van inwoners mogelijk maken door eraan mee te betalen

-

Helpen bij het vinden van mensen of organisaties die kunnen meebetalen aan plannen (zoals subsidies, sponsors)

-

Regels en voorwaarden voor ideeën en plannen die voor iedereen gelden

-

Flexibeler opstellen, als dat nodig is

-

Bijeenkomsten waar inwoners en organisaties ideeën en kennis kunnen uitwisselen

-

Praktische ondersteuning (zoals een zaaltje of uitnodigingen)

-

Aandacht en waardering voor de inzet en moeite van inwoners

Top drie van prioriteiten om maatschappelijke initiatieven beter te helpen: 1

Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen

2

Flexibeler opstellen, als dat nodig is

3

Helpen bij het vinden van mensen of organisaties die kunnen meebetalen aan plannen (zoals subsidies, sponsors)

Op basis van bovenstaande heeft VNG de volgende adviezen meegegeven: ad 1. Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen. Uiteraard zet u op de gemeentewebsite duidelijk waar initiatiefnemers terecht kunnen. Zo heeft de gemeente Oegstgeest de online initiatievenwijzer, Utrecht het initiatievennetwerk en Zoetermeer de groene-golf-ambtenaar voor initiatiefnemers (een digitale portal). Zorg ook dat de receptionisten die opties kennen. In aanvulling daarop hebben diverse gemeenten, waaronder Amstelveen en Zwolle, een initiatievenmakelaar die bemiddelt tussen initiatiefnemers en ondersteunende organisaties (zoals de gemeente, een fonds, bedrijven of netwerken). Want een loket alleen is niet afdoende: het gaat erom dat er ook een stevige ambtenaar is met verstand van zaken en doorzettingsmacht die initiatiefnemers echt verder kan helpen. ad 2. Flexibeler opstellen, als dat nodig is. Bewaak het algemeen belang, maar accepteer dat er variatie ontstaat tussen buurten. Wees - zeker als raad terughoudend met ingrijpen, ook als dingen anders gaan dan u gewend bent, of wilt (zie Loslaten in vertrouwen voor gemeenteraden). Loop de gemeentelijke regels en beleid goed door en schrap onnodige bepalingen en beperkingen. Geef als raad, Pagina 24 van 30

college en management ruimte en politieke rugdekking aan ambtenaren als het even niet kan gaan zoals het precies moet (als regels of beleid een beetje knellen). Zie De Regels en de Rek en de Wegwijzer Uw initiatief past niet in ons kader. Leg niet het hele gemeentebudget vast in projecten en opdrachten, maar houd ruimte open voor nieuwe maatschappelijke initiatieven. ad 3. Helpen bij het vinden van mensen of organisaties die kunnen meebetalen aan plannen (zoals subsidies, sponsors). Door een initiatief niet zelf te financieren, maar te helpen bij het vinden van financiering laat de gemeente het eigenaarschap bij de initiatiefnemers. Het is handig als de gemeente kennis en ervaringen rond financiering ontsluit. Heel veel nuttigs vindt u op financieren in netwerken.

Pagina 25 van 30

4. Actieagenda 4.1.

Doel

Op uitnodiging van de gemeente zijn de uitkomsten van de vragenlijst met een selectie uit de vier responsgroepen besproken. Deze begeleidingscommissie heeft de actieagenda opgesteld, op basis van de uitkomsten. In deze commissie zaten drie raadsleden, een collegelid, twee ambtenaren en twee inwoners. Zij hebben met elkaar besproken welke acties ze het gemeentebestuur (de gemeenteraad en het college) aanbevelen om op korte termijn uit te voeren. Deze actieagenda vormt de start in het verbeteren van de samenwerking tussen de gemeente en de inwoners. Om te zorgen dat deze acties ook uitvoerbaar zijn heeft de begeleidingscommissie op twee thema’s acties geformuleerd.

Pagina 26 van 30

4.2.

Acties

Communicatie De gemeente heeft werk te doen om de communicatie met de inwoners te versterken. In de open antwoorden gaven respondenten aan dat wanneer ze vragen stellen aan de gemeente deze lang niet altijd inhoudelijk beantwoord worden. Daarnaast kwam uit de antwoorden naar voren dat de informatiebehoefte van inwoners groter is dan waar de gemeente op dit moment in voorziet. De begeleidingscommissie stelt daarom twee acties voor om de communicatie te verbeteren: 1

De vragen die inwoners aan de gemeente stellen inhoudelijk beantwoorden. Dit kan de gemeente realiseren door binnen de gemeentelijke organisatie te werken aan cultuurontwikkeling en het beantwoorden van vragen ook inbedden in de dagelijkse processen. Het voorstel is om het beantwoorden van de vragen meetbaar, controleerbaar en transparant te maken. Hierdoor kunnen inwoners zien welke vragen zijn gesteld en beantwoord.

2

Meer informatie over lopende projecten delen. Door de gemeentelijke website met de actuele projecten verder te ontwikkelen de processen van de lopende projecten te visualiseren waarbij ook aandacht is voor de rol van inwoners bij de verschillende fasen van een project. Daarnaast ziet de begeleidingscommissie kansen om de lokale krant en nieuwsbrieven effectiever te benutten voor het delen van informatie. Hierbij is het goed om specifiek aandacht te hebben voor het wijk- en buurtgericht communiceren.

Participatie Veel respondenten geven aan nauwer betrokken te willen zijn bij de projecten die in de gemeente worden ontwikkeld. Daarbij is ook aangegeven dat het wenselijk is om op wijk- en buurtniveau mee te kunnen beslissen. Een flexibele houding van de gemeente helpt om per wijk of buurt participatief maatwerk te kunnen leveren. De begeleidingscommissie stelt daarom twee acties voor om de participatie te verbeteren: 1

Een duidelijke visie en proces voor participatie ontwikkelen. Deze kan als leidraad dienen voor toekomstige participatie, waarbij

Pagina 27 van 30

vanuit de ‘ja mits, in plaats van nee tenzij’ houding meer ruimte ontstaat voor initiatieven uit de samenleving. Ook het leveren van maatwerk waardoor het one size fits all principe wordt voorkomen kan hier een plek in krijgen. 2

Gezamenlijk met de buurt uitgevoerde projecten evalueren. Hierdoor laat de gemeente zien dat het een lerende gemeente is, waarbij aandacht is voor geslaagde participatie, zoals bij de Herinrichting Adegeest. Ook krijgt de gemeente hiermee inzicht in hoe tevreden inwoners over een langere termijn zijn met de uitgevoerde projecten.

Pagina 28 van 30

5. Bijlage Open antwoorden De voorbeelden die bij de open antwoorden zijn gegeven zijn in deze bijlage kwalitatief weergegeven. De wordclouds geven inzicht in de verhouding hoe vaak een antwoord is gegeven. Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin onze gemeente volgens jou goed heeft samengewerkt met inwoners? Wat ging er toen goed en waardoor kwam dat?

Heb je nog andere ideeën over hoe onze gemeente inwoners beter kan laten meedenken?

Pagina 29 van 30

Heb je nog andere ideeën over hoe onze gemeente inwoners het best kan ondersteunen?

Pagina 30 van 30