Bijlage 1 Programma van eisen bestuurskrachtonderzoek 2024

Programma van Eisen Bestuurskrachtonderzoek 2024

7 december 2023

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 6 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inhoud 1.

Inleiding ............................................................................................................3

2.

Achtergrond en doel............................................................................................4

3.

Onderzoeksvragen ..............................................................................................5

4.

Onderzoekscontour .............................................................................................6

Pagina 2 van 6

1.

Inleiding

Waar gaat het over? Gemeente Voorschoten is een kwalitatief hoogwaardig groen woondorp. Door de ligging tussen de steden Den Haag en Leiden heeft Voorschoten hiermee een onderscheidend profiel dat een duidelijke identiteit verwoordt. Het is de ambitie van Voorschoten om deze identiteit te behouden en tegelijkertijd adequaat aan de opgaven in het sociale en ruimtelijke domein te werken. Zoals alle gemeenten heeft Voorschoten te maken met de landelijke ontwikkelingen waaronder de decentralisatie van het sociaal domein en de hierop gevolgde doordecentralisatie. De toename aan gedecentraliseerde taken is onder andere tastbaar doordat het Rijk de gemeente de taak heeft gegeven om ontheemden uit Oekraïne te huisvesten. Andere landelijke ontwikkelingen zijn de invoering van de omgevingswet en de herijking van het gemeentefonds. Daarnaast spelen enkele regionale en lokale opgaven. De belangrijkste zijn de veranderende regionale focus, die samenhangt met de ontvlechting van de ambtelijke samenwerking met Wassenaar. Gemeente Voorschoten neemt zelf het initiatief om, de identiteit en opgaven in ogenschouw nemend, een bestuurskrachtonderzoek uit laten voeren om in de komende 10 jaar een bestuurskrachtige gemeente te blijven.

In welke context het onderzoek plaats? In het coalitieakkoord is opgenomen dat Voorschoten periodiek de bestuurskracht evalueert, samen met inwoners, de raad en belanghebbenden. Om dit mogelijk te maken is op 5 april 2023 de startnotitie bestuurskracht unaniem aangenomen waarin het plan is opgenomen om eerst de Quick Scan Lokale Democratie uit te voeren en deze startnotitie vormt ook het uitgangspunt voor het verdiepende bestuurskrachtonderzoek. Leeswijzer In de volgende paragrafen wordt de achtergrond van de vraag naar een bestuurskrachtonderzoek geschetst. In paragraaf 2 is de achtergrond en het doel opgenomen. Vervolgens wordt in paragraaf 3 de onderzoeksvragen besproken, waarna in paragraaf 4 op de onderzoeksopdracht wordt ingegaan.

2.

Achtergrond en doel

Bestuurskrachtonderzoek 2016 Het vorige bestuurskrachtonderzoek dateert van 2016. De uitkomsten van dat onderzoek gaven veel ontwikkelpunten aan voor cruciale gemeentelijke opgaven, waaronder de visie op de ambtelijke organisatie, de financiële meerjarenpositie en de inhoudelijke visievorming ten behoeve van sturing op de beleidsambities. Ambtelijke fusie De uitkomsten van het onderzoek uit 2016 hebben mede geleid tot de ontvlechting van de ambtelijke fusie. Sinds september 2021 heeft Voorschoten weer een eigen ambtelijke organisatie. Het sociaal domein wordt nog ontvlochten per mei 2024.

Pagina 3 van 6

Financieel toezicht Provincie Zuid-Holland heeft zich genoodzaakt gevoeld om in 2017 preventief toezicht in te stellen naar aanleiding van de gepresenteerde begroting. Naar oordeel van de provincie was deze niet structureel in evenwicht en bood de meerjarenraming onvoldoende perspectief op verbetering. Dit toezicht is na de presentatie van de begroting 2018 weer afgeschaald naar repressief toezicht. QSLD Als opmaat naar het nieuwe bestuurskrachtonderzoek is de Quick Scan Lokale Democratie gebruikt om inzicht te krijgen in de samenwerking tussen de gemeente en inwoners. De begeleidingscommissie, die het proces van QSLD begeleidde, heeft op basis van de uitkomsten acties geformuleerd. Parallel aan het bestuurskrachtonderzoek stelt het college een actieplan op en voert deze uit, om deze acties op korte termijn te realiseren. De resultaten en de actieagenda zijn in de raad van 2 november vastgesteld. Op basis van de QSLD is in het PvE een vraag over het functioneren van de samenwerking tussen de bestuursorganen en met de ambtelijke organisatie opgenomen. Onderzoeksdoel Het doel van het onderzoek: Het bestuurskrachtonderzoek moet inzicht geven in de staat waarin de gemeente Voorschoten zich nu en straks bevindt, voor wat betreft het kwalitatief goed kunnen uitvoeren van haar ambities en taken.

Het onderzoek moet inzicht geven in hoe de gemeente haar huidige en toekomstige taakstelling in kwalitatieve zin bestuurlijk en ambtelijk uitvoert. Het inzicht in deze punten moeten leiden tot concrete verbeterpunten. Definitie van bestuurskracht Voor dit onderzoek hanteert gemeente Voorschoten de definitie van bestuurskracht zoals deze in 2009 door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is geformuleerd1: het vermogen van een gemeente ‘om de wettelijke en autonome taken adequaat uit te voeren en om daartoe in de eigen maatschappelijke context van deze gemeente de juiste verbindingen aan te gaan’.

1 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2009). Nederlandse code voor goed openbaar

bestuur. Beginselen van deugdelijk overheidsbestuur. Den Haag: Ministerie van BZK

Pagina 4 van 6

3.

Onderzoeksvragen

Concept onderzoeksvragen In de onderzoeksvragen die Voorschoten graag beantwoord wil zien, zijn de door de gemeenteraad aangedragen vragen betrokken. De dikgedrukte vragen zijn bij het aandragen van de onderzoeksvragen nadrukkelijk vaker aangemerkt als belangrijke vragen. Hoofdvraag In hoeverre is gemeente Voorschoten in staat om de wettelijke taken en de beleidsambities uit te voeren, hoe sluit deze uitvoering aan op de verwachtingen van inwoners, ondernemers en de maatschappelijke partners, en wat kan het gemeentebestuur doen om ook over 10 jaar een bestuurskrachtige gemeente te zijn? Faciliteren lokale democratie a. Welke randvoorwaarden zijn nodig en aanwezig om de lokale democratie vanuit de gemeente goed te faciliteren? b. Wat kunnen we doen om het vertrouwen van onze inwoners te behouden en waar nodig terug te winnen? c. Hoe kunnen we de lokale democratie beter vorm geven zodat de ‘zachte stem’ ook gehoord wordt? d. Hoe kunnen wij soms kritische Voorschotenaren effectiever betrekken bij de lokale beleidsvoorwaarden? Organisatiekracht a. Wat is het doen-vermogen van de gemeentelijke organisatie? b. In hoeverre kan Voorschoten voldoende kritieke massa van ambtenaren opbouwen om haar beleidstaken ook in de toekomst uit te kunnen voeren? c. Hoe is het gesteld met het reflectievermogen van de gemeente? Besliskracht gemeentebestuur a.

In hoeverre zijn we in staat te durven beslissen op basis van een bepaalde mate van onzekerheid? b. In hoeverre zijn we in staat om ons voor te bereiden op de toekomst, en in welke mate zijn we in staat om met onze huidige processen beter in te spelen op de veranderende behoeften? c. Hoe kunnen we de samenwerking tussen de bestuursorganen onderling en met de ambtelijke organisatie versterken? d. Wat kan het gemeentebestuur doen om transparanter te communiceren over de besluitvorming en de uitvoering hiervan, en hoe kan de planning en control structuur hierin ondersteunen, ter versterking van het leervermogen en onderling vertrouwen? Regionale samenwerking a. Hoe ziet de bestuurlijke regio de identiteit van Voorschoten, en het optreden van Voorschoten in de samenwerkingsverbanden? b. In hoeverre brengt Voorschoten zijn beleidsambities en opgaven goed voor het voetlicht in de regionale samenwerkingsverbanden en hebben we hierin voldoende invloed voor lokaal maatwerk en kostenbeheersing? c. Op welke manieren kunnen we in regionaal verband de slagkracht van de eigen organisatie aanvullen, en beter gebruik maken van de kennis en expertise in de regio?

Pagina 5 van 6

4.

Onderzoekscontour

Scope Wat valt binnen en buiten het onderzoek? De kern van het bestuurskrachtonderzoek richt zich op inzicht in de huidige situatie en concrete handvatten om de gemeente in de komende 10 jaar adequaat te kunnen besturen. Gemeente Voorschoten heeft behoefte aan een concreet onderzoek dat specifiek ingaat op de opgaven, situatie en dynamiek in deze gemeente. Het onderzoek moet handvatten bieden om acties uit te voeren ter verbetering van de ontwikkelpunten die uit het onderzoek naar voren komen. Het onderzoek moet aanvullend zijn aan de in de organisatie al beschikbare informatie. De gemeente heeft nadrukkelijk geen behoefte aan een sfeerimpressie hoe Voorschoten eruit ziet of begrotingsanalyses. Gunningscriteria Voor de gunning van deze opdracht hanteert Voorschoten de volgende criteria: Plan van aanpak onderzoek Schets in een plan van aanpak wat uw bureau onderzoekt, welke fasering u voor het onderzoek hanteert, en welk instrumentarium u hiervoor gebruikt, waarbij u eveneens aangeeft wat de verwachtingen zijn van de kosten, bemensing en tijd.

Het normenkader dat u hanteert om de bestuurskracht van Voorschoten te analyseren Om uw inschrijving goed te kunnen beoordelen wordt op onderstaande punten beoordeeld: De onderzoeksmethoden en het onderzoekskader om het onderzoek uit te voeren Mate van concreetheid van het plan van aanpak De wijze waarop u het onderzoek coördineert De hoogte van de inschrijvingsprijs Randvoorwaarden Om uw inschrijving goed te kunnen beoordelen vraagt de gemeente om de inhoudelijke beschrijving van uw voorstel te beperken tot maximaal 10 pagina’s A4, inclusief de bijlagen. Daarnaast is het de wens van de gemeente dat het onderzoek in 2024 wordt uitgevoerd en voor 01-08-2024 wordt opgeleverd. Keuze opdrachtnemer Op basis van het gunningscriterium Plan van Aanpak wordt, op basis van een BPKV verdeling van 70% kwaliteit en 30% prijs, de afweging gemaakt welke inschrijving het beste bij de vraag van Voorschoten past. De stuurgroep besluit over de definitieve keuze van een opdrachtnemer. Sturing Dit onderzoek wordt uitgevoerd onder regie van de stuurgroep. In de stuurgroep zitten de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. De stuurgroep begeleidt het onderzoeksproces. Naast de stuurgroep wordt een klankbordgroep ingesteld waar een delegatie van de raad zitting in neemt.

Pagina 6 van 6