Bijlage 1 De tabel “oud - nieuw” bij het raadsvoorstel inzake de co
Tekst van het document
Bijlage 1 De tabel “oud – nieuw” bij het raadsvoorstel inzake de controleverordening gemeente Voorschoten 2023 In onderstaande tabel “oud - nieuw” worden in de linker kolom, uitsluitend die onderdelen (artikelen en leden) opgenomen die wijzigen in de nieuwe controleverordening. In de rechter kolom wordt vervolgens alleen het gewijzigde lid van het betreffende artikel weergegeven. Indien een artikel of lid niet wijzigt, wordt dit niet in de tabel “oud – nieuw” opgenomen. De nummering van de artikelen 3, 5 en 6 oud zijn 5, 6 en 3 nieuw. De artikelen zijn gewijzigd overeenkomstig onderstaande tabel. Oud
Nieuw
Artikel 1. Definities
Artikel 1. Definities
•
Accountant: een door de raad benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
•
Accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
•
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: o het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; o het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; o het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; o de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op
•
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant.
1
•
•
grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
•
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen is met de relevante wet- en regelgeving.
•
Deelverantwoording: definitie blijft ongewijzigd.
Toegevoegd: • Jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; • Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; • VIC: Verbijzonderde interne controle. De begrippen zijn in overeenstemming met wettelijke regelingen en tekstueel aangepast aan de modelverordening, hetgeen de leesbaarheid/ helderheid van de verordening ten goede komt. Artikel 2 Opdrachtverlening accountants-
Artikel 2 Opdrachtverlening accountants-
controle
controle
1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.
1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. Met de mogelijkheid deze twee maal met twee jaar te verlengen.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
2.
De raad, daarbij ondersteund door ambtenaren, bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De aanbesteding betreft de controle van de jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheids-verantwoording van het college op getrouwheid.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a) de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening; b) de apart te controleren deelverantwoordingen en de
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a) de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen; b) de apart te controleren deelverantwoordingen en de
2
daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringtoleranties; c) de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d) de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e) de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporteringen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; f) de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; g) gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 4.
daarbij toe te passen omvangbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties c) de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d) de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e) de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporteringen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; f) de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g) de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.
In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole, in vooroverleg met het college, in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.
5.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Toelichting aanvulling
4.
In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.
5.
De raad stelt bij de aanbestedingsprocedure van de accountant selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Lid 1. De accountants dienstverlening staat mede door de krappe arbeidsmarkt onder druk. Door de mogelijkheid van verlenging is de gemeente flexibeler om het goede moment voor een aanbesteding te kiezen. Lid 2. Is aanpassing aan de praktijk en de rechtmatigheidsverantwoording college. Lid 3 en 4. Tekstueel in overeenstemming gebracht met de modelverordening. Lid 5. De raad stelt de selectiecriteria en wegingsfactoren vast. Dit hangt niet af van het aanbestedingstraject dat wordt doorlopen (Europees of onderhands meervoudig).
3
Artikel 3 Informatieverstrekking door
Artikel 5 Informatieverstrekking door
college
college
1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 mei aan de raad.
5.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
4
1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan de raad.
5.
Het college stuurt de managementletter met een reactie vanuit het college ter informatie aan commissie P&C.
6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek (VIC).
8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie (VIC) van de gemeente en stimuleert door een
zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Toelichting aanvulling Aan lid 1 is de rechtmatigheidsverantwoording college toegevoegd. De leden 2,3 4,en 6 Zijn tekstueel aangepast aan de teksten in de modelverordening. De termijn bij lid 4 is aangepast van 15 mei naar 15 juli overeenkomstig de wettelijke termijn. Lid 5 is toegevoegd conform modelverordeningen en in lijn gebracht met de huidige lokale afspraken hierover. Leden 7 en 8 zijn toegevoegd conform de modelverordening van de VNG van november 2022. Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a) De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden; b) De frequentie van de uit te voeren controles.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
2.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de gemeentelijke organisatie uit. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk (digitaal) op. Hiervoor gebruikt de accountant de 'provided by client' of 'prepared by client' (PBC)-lijst.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern)controller en de directeur Middelen.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.
Toelichting wijziging Lid 1 en 2 van de oude verordening zijn samengevoegd in een nieuw lid. In lid 2 is de inmiddels de staande praktijk vastgelegd die een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole bevordert. Lid 3 is aangepast overeenkomstig de modelverordening. Artikel 5 Toegang tot informatie
Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant
1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
1.
5
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3.
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
4.
Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Toelichting wijziging Lid 1 oud is gesplitst in 2 leden nieuw, zonder de redactie aan te passen. De leden 3 en 4 is het woord ambtenaar vervangen door het ruimere begrip ‘alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen’ en zijn aangepast als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording college. Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
1.
1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
6
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Toelichting wijziging Leden 1 en 2 zijn gewijzigd en in overeenstemming gebracht met de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Artikel 7 Rapportage
Artikel 7 Rapportering door accountant
1. Indien de accountant bij een controle
1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de controller en het hoofd en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college en management team voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college en managementteam voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
7
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad of, indien de raad daartoe besluit, met een door de raad ingestelde adviescommissie die is belast met het onderzoek van de jaarrekening.
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad of, indien de raad daartoe besluit, met een door de raad ingestelde adviescommissie (commissie P&C) die is belast met het onderzoek van de jaarrekening.
Toelichting wijziging De leden van dit artikel zijn in overeenstemming gebracht met de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording door het college en de actuele praktijk van Voorschoten.
8