Bijlage 1.1.a Informatiebrief Participatie Jan Wagtendonkstraat (10 mei 2022)

Informatiebrief Zaaknummer: Documentnummer:

Z/20/49746 292283

Datum:

Dinsdag 10 mei 2022/verzonden 11 mei 2022

Onderwerp:

Participatie Jan Wagtendonkstraat

Portefeuillehouder:

Wethouder Cramwinckel

Bijlage(n):

Bijlage 1. Inspreektekst inwoner Voorschoten Bijlage 2. Planproces en plek van participatie Bijlage 3. Planproces in detail inclusief bestuurlijke momenten Bijlage 4. Overzicht contacten rondom Wob-verzoek 2021 Bijlage 5. Overzicht contacten met bewoners tussen juli en februari 2022. Bijlage 6. Participatiekompas Bijlage 7. Participatie-aanpak De Sleutels - Jan Wagtendonk

Geachte Raad, In de gecombineerde commissie op donderdag 10 februari 2022 sprak een inwoner in over het project de Jan Wagtendonkstraat (bijlage 1). De inspreker gaf aan ontevreden te zijn over het participatieproces rondom dit project. Het college zegde toe daarop met een raadsinformatiebrief te zullen reageren. In deze informatiebrief geven wij aan hoe wij verder willen gaan met het project Jan Wagtendonkstraat en tegen die achtergrond geven we invulling aan deze toezegging. Context De maatschappelijke behoefte aan betaalbare woningen is erg groot; ook in Voorschoten. Voor de aankomende jaren ligt er in de gemeente een bouwopgave voor ca. 900 woningen waarvan 260 sociale huurwoningen. Een zeer grote opgave waarvoor alle beschikbare bouwlocaties in Voorschoten nodig zijn. In het voorjaar van 2021 heeft uw raad ingestemd met het Afwegingskader woningbouwprojecten en daarmee een prioritering gegeven aan lopende en beoogde bouwprojecten. Met de vaststelling van het afwegingskader en het daaraan gekoppelde voorstel voor prioritering, heeft de uitwerking van de woonbestemming ‘Jan Wagtendonkstraat’ een hoge prioriteit gekregen. Met name aan betaalbare woningen is grote behoefte en is een inhaalslag nodig. De locatie Jan Wagtendonkstraat voorziet in 100% sociale huur woningen met een permanent karakter en levert hieraan dus een relevante bijdrage.

Ruimtelijk vertrekpunt In aanloop naar de inwerkingtreding van de Wro op 1 juli 2013 heeft Voorschoten een actualiseringsprogramma voor de bestemmingsplannen uitgevoerd. In dat kader is ook bestemmingsplan ‘Oost’ geactualiseerd en vastgesteld. Dit geldende bestemmingsplan is

Pagina 1 van 12

onherroepelijk. Voor de locatie Jan Wagtendonkstraat betekent dit concreet dat er sprake is van een uitwerkingsbevoegdheid om binnen de in het bestemmingsplan opgenomen voorwaarden woningen te bouwen. Het planproces voor de nieuwbouw Jan Wagtendonk kan daarmee starten. De uit te werken woonbestemming betreft gemeentegrond en biedt daarom een kans om 100% sociale huur te realiseren. De gemeente kan op deze locatie, conform uw ambitie ten aanzien van het bouwen van betaalbare woningen, een relevant deel van haar opgave inlossen. De sociale huurwoningen zullen, in lijn met de prestatieafspraken, in beginsel door woningcorporatie De Sleutels gerealiseerd worden. Van valse start naar nieuwe start De gemeente heeft in 2021 met het project Jan Wagtendonk in relatie tot de buurt een ”valse start” gemaakt. Daarvan lerend, hebben wij in de raadsinformatiebrief van 1 juli 2021 toegelicht hoe wij het contact met de bewoners wilden vervolgen. Daarop is met groepen omwonenden gesproken, allereerst om te luisteren naar elkaar. Veel omwonenden begrijpen de noodzaak van nieuwe betaalbare woningen en staan open voor een nieuwe start. Tegelijkertijd bleken er ook veel vragen. Kortheidshalve verwijzen wij voor een overzicht van de gesprekken die na juli 2021 hebben plaatsgevonden naar bijlage 4 en 5.

De antwoorden zijn ook digitaal naar de deelnemers van de gesprekken gestuurd en op de gemeentelijke webpagina Wagtendonk geplaatst. Na de laatste informatieve mail (21 december 2021) richting de omwonenden heeft het college geen vragen meer ontvangen. Wij willen de Sleutels in staat stellen om samen met alle omwonenden en andere belanghebbende invulling te geven aan de planontwikkeling. Participatie vervult hierin verschillende functies: vragen beantwoorden, de verschillende belangen helder krijgen en ideeën, waarden en wensen van alle belanghebbenden ophalen. De opbrengst van participatie wordt gebruikt in het ontwerpproces van de nieuwbouw en afspraken die daarmee verband houden. Daarna volgt een formele fase om het plan vast te stellen en om desgewenst een uitspraak van de rechter te vragen op formele bezwaren. Bijlage 3 toont de plek van participatie in detail. Het participatieproces kent verschillende verantwoordelijkheden. De gemeente stelt kaders (een van de belangrijkste is het vastgestelde bestemmingsplan). Woningcorporatie De Sleutels ontwikkelt daarbinnen samen met omwonenden het plan. Ook dient ze de aanvraag voor een omgevingsvergunning in, en realiseert uiteindelijk de nieuwbouw. De gemeente weegt, goed luisterend naar de inbreng van betrokken belanghebbenden, uiteindelijk alle belangen af en neemt beslissingen (bijlage 2).

De gemeente heeft een startnotitie in voorbereiding als basis voor het gehele planproces. Deze wordt in Q2 2022 opgeleverd. De Sleutels maakt voor het participatieproces gebruik van het zogenaamde participatiekompas (bijlage 6). Een extern participatiebureau zal De Sleutels ondersteunen in het participatieproces. Binnenkort (Q2 2022) is de eerste bijeenkomst in het kader van het participatieproces met alle bewoners. Daarin zal ook de opdracht aan het bureau worden besproken. Tegen deze achtergrond geven wij een reactie op de punten die de inspreker heeft ingebracht. Wob verzoeken De inspreker vindt -gesteund door een aantal andere omwonenden- dat een herstart pas kan plaatsvinden na afwikkeling van zijn tweede Wob-verzoek. Zijn verzoek omvat documenten met betrekking tot het bestemmingsplan. De antwoorden en de stukken die de inspreker heeft ontvangen zijn naar zijn mening onvoldoende. Zijn bezwaar op het besluit op zijn Wob-verzoek is voorgelegd aan de bezwarencommissie. Op 14 maart bracht deze bezwarencommissie zijn

Pagina 2 van 12

advies uit. Het advies is om het bezwaar tegen het besluit op het Wob-verzoek ongegrond te verklaren. Het college heeft inmiddels besloten om het advies van de bezwarencommissie over te nemen en het bezwaar dus ongegrond te verklaren. Relatie met buurtbrede participatie De inspreker en indiener van het WOB verzoeken meent dat het participatieproces om twee redenen, niet van start kan. Hij wil wachten op de uitkomst de bezwarencommissie ten aanzien van zijn bezwaar. Daarnaast stelt hij zich op het standpunt dat nog niet alle vragen zijn beantwoord. Wij menen dat uitstel van de start van de buurtbrede participatie niet nodig en wenselijk is. Het bestemmingsplan is immers onherroepelijk. De uitkomst van het besluit van de bezwarencommissie gaat daar niets aan veranderen. Uitgaande van het standpunt van inspreker vervalt daarmee het doel van de werkgroep Participatie: Een opdracht te formuleren voor het in te huren participatiebureau. Er is geen formele verplichting om met de start van de participatie nog langer te wachten. Bovendien biedt het participatieproces nu juist de mogelijkheid om een buurtbrede groep belanghebbende van informatie te voorzien. En ook kan de opdracht aan het in te huren participatiebureau PLUSAnderen in een groter verband worden besproken (bijlage 7 beschrijft beoogde participatieproces).

En tenslotte: De volgtijdelijkheid die de indiener van het wob-verzoek voorstaat betekent een vertraging in het proces en staat daarmee op gespannen voet met de urgentie om voortgang te boeken op bouwprojecten. Tot slot Wij kunnen in Voorschoten geen enkele potentiële bouwlocatie missen om in de maatschappelijke behoefte aan meer betaalbare woningen te voorzien. Wij willen samen met omwonenden/belanghebbenden, met hun zorgen en vragen, op een open en constructieve manier invulling geven aan de gezamenlijke opgave voor de Jan Wagtendonkstraat.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf,

drs. N. Stemerdink,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 12

Bijlage 1. Inspreektekst inwoner Donderdag 10 februari 2021 Gedeelte van onderstaande tekst gebruikt bij Spreekrecht. Geachte leden van de Gemeenteraad, SOAP rond participatie woningbouw Jan Wagtendonkstraat Hierbij wederom een blamage bij het starten van het participatieproces mbt woningbouw op het speelveld aan de Jan Wagtendonkstraat. Op 4 november 2021 ontvingen diverse bewoners een mail van de projectleider. Een aantal van deze bewoners kon zich opgeven om zitting te nemen in een werkgroep die op een open manier mee wil denken in het kader van de participatie. In een begeleidend schrijven werd de rol aangegeven voor wat betreft de werkzaamheden van deze werkgroep. Hieronder de rol voor deze werkgroep; (tekst gekopieerd uit begeleidend schrijven, mail projectleider) “Het voorstel Graag starten wij met bewoners een werkgroep. Voor deze werkgroep zoeken we drie bewoners die met ons mee willen denken. Naast de drie bewoners zijn ook drie mensen van de gemeente en de Sleutels aanwezig, in totaal dus 6 mensen. Maar wat doet zo’n werkgroep en waarover kan ze beslissen? De antwoorden daarop kunt u lezen in deze brief.

Wat is de rol van deze drie bewoners en wat gaan ze doen? De eerste stap is dat we als groep (digitaal of fysiek) bij elkaar komen en doorpraten over uw ideeën voor de participatie. Verder zal de participatie door een onafhankelijk bureau begeleidt en uitgevoerd gaat worden. Als werkgroep denken we daarom na over de precieze opdracht aan dit participatiebureau. En uiteraard beoordeelt de werkgroep gezamenlijk het uiteindelijke plan van dat bureau.

Hoe veel tijd kost het? De verwachting is dat er circa 3 bijeenkomsten nodig zijn om de participatie vorm te geven, waarna het participatiebureau de uitvoering doet. De werkgroep bijeenkomsten duren ongeveer een uur. Uiteraard houden we bij het plannen van de bijeenkomsten zo veel mogelijk rekening met de agenda’s van alle deelnemers. Voorlopig hebben we een eerste bijeenkomst gepland op maandag 22 november om 16.30 uur, maar die ligt nog niet vast. Als u zich heeft aangemeld neemt de projectleider op dinsdag 16 november nog contact met u op om alles door te spreken. Stopt het meedenken over de participatie na deze drie werkgroepbijeenkomsten? Nee zeker niet, u bepaalt mede hoe dat vervolg eruit ziet. “

Tijdens de eerste (en tevens laatste) bijeenkomst op 22 november 2021, welke per zoom werd gehouden, werd feitelijk alleen maar gesproken over de WOB aanvraag inzake bestemmingsplan 2012, waarbij vele opgevraagde stukken niet zijn aangeleverd. Alle aanwezigen waaronder de participatie adviseur en de projectleider van de gemeente waren het er over eens dat verder praten nu geen zin had totdat er duidelijkheid was gegeven over de opgevraagde WOB stukken.

Pagina 4 van 12

Er werd besloten dat de projectleider bij de gemeente achter de stukken zou aangaan. Een datum voor een vervolg overleg zou door projectleider bekend worden gemaakt als de stukken zouden zijn aangeleverd. Op 8 februari jl. ontvingen de deelnemers van de eerste bijeenkomst een mail van de projectleider met de volgende inhoud; (Tekst gekopieerd uit mail projectleider) “Op 22 november vorig jaar spraken wij u samen met de Sleutels over het project Jan Wagtendonkstraat. In dit overleg bleek dat er nog openstaande vragen (waaronder een WOB-verzoek) waren waardoor er, wat u betreft, van participatie nog geen sprake kon zijn. Inmiddels zijn uw vragen rondom het bestemmingsplanproces in 2012 en de nieuwbouwprojecten beantwoord. Ook het WOB-verzoek is afgerond. Een aantal mensen heeft de aanvullende documenten per mail ontvangen. Hierna hebben wij geen verdere reacties ontvangen. Het vervolg, samen met de buurt We hebben afgesproken dat we de buurt zorgvuldig betrekken bij het vervolg. Hiermee gaan wij starten. We zijn in gesprek met een externe partij die ons daarbij adviseert en ondersteunt. U en buurtgenoten krijgen te zijner tijd een uitnodiging om dit traject samen met ons te starten. Bedankt voor uw betrokkenheid de afgelopen maanden. We kijken uit naar een goed vervolg.

Afz projectleider “ U begrijpt dat deze laatste mail van de projectleider door de deelnemers in het geheel niet werd begrepen; - Er loopt nog een bezwarenprocedure inzake opgevraagde WOB stukken en een uitspraak van de bezwarencommissie zal vanaf nu over ongeveer drie weken bekend worden gemaakt. Overigens waren participatie adviseur en de projectleider het beiden eens dat er na de eerste bijeenkomst eerst WOB-stukken boven water moesten komen voordat er verder gepraat kon worden. - De rol die wij als bewoners zouden gaan vervullen, heeft in het geheel niet plaatsgevonden. Er zijn geen ideeën uitgewisseld, er is niet gesproken over een procesopdracht voor het participatiebureau. Er is maar 1 bijeenkomst geweest in plaats van de genoemde 3, die nodig zouden zijn om de participatie vorm te geven. Feitelijk is er nog geen start geweest om maar een begin van een gesprek te hebben over de participatie.

Pagina 5 van 12

Al met al zijn de bewoners het goed zat aan het worden hoe de gemeente omgaat met het proces. Wethouder Cramwinckel laat niets van zich horen. En wederom is dit participatieproces een farce. De verantwoordelijke wethouder Cramwinckel laat dit voor de zoveelste keer gebeuren. Het is een schande en opnieuw excuses aanbieden na al die andere mislukte keren heeft geen enkele zin. Wij sparen namelijk geen excuses. Inwoner,

Pagina 6 van 12

Bijlage 2. Het planproces en plek van participatie

Het planproces bestaat uit drie fases, te weten de initiatieffase (of voorbereidingsfase), de definitie- & ontwerpfase en planologische procedure om te komen tot de vaststelling van een bestemmingsplan en uitwerkingsplan en het verlenen van een omgevingsvergunning (zie figuur 1, en bijlage 3 voor meer details).

Figuur 1: Stappen in het planproces Parallel (onderdeel van) aan de initiatief- en ontwerpfase loopt de participatie (oranje kader) met belanghebbende. De participatie is erop gericht om de belanghebbenden te informeren en de mening, ideeën en waarden ten aanzien van het project op te halen. Indien mogelijk worden deze ideeën en wensen meegenomen in het ontwerp. Tijdens participatiebijeenkomsten hebben belanghebbenden soms vragen; over het proces, over het ontwerp of andere onderwerpen. De gemeente en de initiatiefnemer De Sleutels zullen deze vragen, indien mogelijk, tijdens de participatie beantwoorden. Het kan ook voorkomen dat een vraag van een stakeholder niet beantwoord kan worden of dat er verschil van mening is over het antwoord. In beide gevallen heeft de belanghebbende de mogelijkheid om zijn bezwaar na de ontwerpfase, in de planologische fase, kenbaar te maken. Dit wordt de (formele) inspraakperiode genoemd. In de inspraakperiode kan bezwaar worden aangetekend tegen de inhoud van de plannen of de wijze waarop het planproces of eerdere bestemmingsplanprocedures zijn verlopen. In het zogenoemde inspraakdocument worden alle nog openstaande vragen en bezwaren ten aanzien van het ontwerp en proces verzameld en meegegeven aan de raad. Die neemt hierna een besluit over het uitwerkingsplan.

Nadat de raad een besluit heeft genomen kan een belanghebbende nog beroep aantekenen. Het planproces kent dus een aantal vaste planologische en juridische procedures die worden afgesloten met een besluit door B&W en/of de raad (zie bijlage A). Het planproces eindigt met een vastgesteld bestemmingsplan en/of uitwerkingsplan, waarna een vergunning kan worden verleend. Hierna start de realisatie van de nieuwbouw.

Pagina 7 van 12

Bijlage 3. Planproces in detail inclusief bestuurlijke momenten

Pagina 8 van 12

Bijlage 4. Overzicht contacten rondom Wob-verzoek 2021

Wob-verzoek De inwoner heeft in 2021 een Wob-verzoek rondom de procedure voor bestemmingsplan ‘Oost’ ingediend. De raad heeft in 2013 het gewijzigde bestemmingsplan goedgekeurd; ze is daarmee onherroepelijk en vormt het ruimtelijk kader. Ongeacht de uitkomst van het bezwaar op het besluit op het Wob-verzoek, zal het bestemmingsplan intact blijven. 1. Tijdens twee bijeenkomsten (op 11 oktober en 22 november 2021) gaf de betreffende indiener aan dat hij de gevraagde informatie in het Wob-verzoek niet had ontvangen. In vervolg op de bijeenkomst van 11 oktober heeft de projectleider navraag gedaan bij de afdeling juridische zaken. Hierna is de stand van zaken op 5 november 2021 telefonisch met de indiener besproken. 2. Naar aanleiding van de bijeenkomst van de werkgroep Wagtendonk op 22 november is nogmaals intern navraag gedaan naar de stand van zaken. Hieruit werd duidelijk dat de indiener van mening was dat de antwoorden en stukken die door de gemeente in de tweede termijn waren verstrekt onvoldoende waren. Zijn bezwaar op het besluit op zijn Wobverzoek zou worden voorgelegd aan de bezwarencommissie. De uitspraak van de bezwarencommissie zou er naar verwachting begin van 2022 liggen. De projectleider vernam rond begin februari 2022 dat er een uitspraak lag. Later is gebleken dat deze informatie onvolledig en onjuist was.

Het is dus correct dat op 8 februari 2022 -toen de mail aan de leden van de werkgroep en anderen werd verstuurd- de uitspraak van de bezwarencommissie nog niet bekend was. Dit was een omissie van de zijde van de gemeente. Gezien de zorgvuldigheid die wij, met name op dit project, voorstaan, had de verkregen informatie beter gecontroleerd moeten worden. 3. Het Wob-verzoek kan het geldende bestemmingsplan niet veranderen of beïnvloeden. Het Wob-verzoek is een separaat proces dat losstaat van de planvorming en van de beoogde participatie. Het Wob-verzoek kijkt naar een onherroepelijk ruimtelijk kader uit 2013 en de participatie richt zich op de toekomst. De veronderstelling van de indiener dat de participatie niet kan starten totdat er een uitspraak is over het Wob-verzoek heeft geen formele grondslag. Dat neemt niet weg dat de indiener van mening kan zijn dat het niet correct is om een participatie te starten zonder de uitkomsten van de bezwaarprocedure op het Wob-verzoek. Los van dit is het de ambitie van het college en ook uw raad om de kansen op realisatie van betaalbare woningen met prioriteit op te pakken. Die ambitie ligt dan ook ten grondslag aan onze aanpak.

Pagina 9 van 12

Bijlage 5. Overzicht van contacten met bewoners tussen juli en februari 2022. -

-

-

12 juli 2021- Sessie 1. Vragen digitaal beantwoord. 11 oktober 2021 - Sessie 2 (15 deelnemers). Onderwerpen: oprichting participatiewerkgroep; meedenken over de vormgeving participatie en opdracht aan participatiebureau. Vragen digitaal beantwoord op 28 oktober . 22 november - 1ste Werkgroep Participatie Wagtendonk (5 deelnemers). Aanwezigen hadden nog vragen en totdat deze beantwoord werden kon de Werkgroep wat hen betreft niet starten. De vragen betroffen de voortgang van het Wob-verzoek en het proces rond het bestemmingsplan in 2012. Ook wilde men inzicht in de geplande nieuwbouwprojecten in Voorschoten, hoeveel woningen hier (circa) gebouwd worden en waarom er hier gebouwd wordt en niet elders. 21 december 2021 - Vragen 22 november digitaal beantwoord. Ook is het ‘procesoverzicht wijziging bestemmingsplan in 2012’ per Wetransfer.com verstuurd aan enkele mensen. Hierna ontving de gemeente geen vragen meer.

8 februari 2022- Digitale brief ‘Start participatie’. Hierin geven gemeente en De Sleutels aan een start te willen maken met de participatie. Enkele mensen reageerden dat hun vragen nog steeds niet beantwoord zijn en dat zij ontevreden zijn over het proces.

Pagina 10 van 12

Bijlage 6. Participatiekompas

Pagina 11 van 12

Bijlage 7. Participatie-aanpak De Sleutels - Jan Wagtendonk De Sleutels wil met participatiebureau PlusAnderen op hoofdlijnen de participatie aanpakken: Verwachte startmoment participatie: Q2 2022 Voorgenomen participatieproces: Fase 1) De Sleutels bespreekt in week 16 met de gemeente het plan van aanpak. (Bepalen van belanghebbenden / Bepalen van de benaderingswijze van belanghebbende (interview, informatiebijeenkomsten en/of digitale middelen e.a.). Fase 2) Start participatie Stap 1 Bewoners ontvangen een bewonersbrief waarin o.a. de uitgangpunten van het project, het participatie- en planproces worden toegelicht Via digitale kanalen wordt informatie gedeeld over de uitgangspunten van het project het participatie- en planproces worden toegelicht Op basis van persoonlijke gesprekken op straat en digitale kanalen wordt een eerste inventarisatie gedaan van de belangrijke waarden van belanghebbenden ophalen. Daarnaast duidelijkheid geven over het boogde planproces en de kaders voor de planontwikkeling. Bespreken van het doel van het participatieproces; ophalen wat men de relevante onderwerpen vindt. Mensen meenemen in het proces. Scherp krijgen van de ‘passende participatie-communicatie-manier’ en communicatieboodschap.

Stap 2 via bewonersbrief en advertentie met uitnodiging voor bijeenkomst in lokale suffertje Inloop bewonersbijeenkomst, hier kunnen mensen vragen stellen en uitleg krijgen Fase 3) Ideeën/voorstellen schetsen met belanghebbenden, die al input dient voor het ontwerp en proces. Terugkoppelen wat er met hun wensen en vragen gedaan is. Meenemen in de planvorming, woonprogramma en wie er komt te wonen. Fase 4) De verschillende stedenbouwkundige modellen bespreken waaruit we gaan kiezen. Afronding van haalbaarheidsstudie (ca. eind 2022). Hierop baseert de Sleutels de haalbaarheid, waarna over verdere uitwerking besloten wordt. Fase 5) Vervolgstappen bepalen met betrekking tot participatie en communicatie na de haalbaarheidsfase eind 2022.

Pagina 12 van 12