Besluitenlijst commissie P&C 26 mei 2021.docx

Besluitenlijst Commissie Planning & Control Voorschoten Datum

26-05-2021

Tijd

19:30 - 22:00

Locatie

Online via Teams

Voorzitter

Dhr. M.P.A. van Oostrum

Toelichting

1

Opening en vaststelling agenda Besluit Aanwezig zijn: Adriaan Andringa, Albert Deuzeman, Hans van der Elst, Erik Maassen, Katrien van Meenen, Marleen Persoon, René Zoetemelk, Ad de Graaf en Saskia Boom. De memo van de griffie over de beslotenheid van deze commissie geeft geen aanleiding tot een andere werkwijze voor deze vergadering.

2

Besluitenlijst vorige vergadering Besluit Deze wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Onderzoeksplan 2021-2022 Rekenkamercommissie - kennismaking nieuw lid Martijn Spaan De Rekenkamercommissie heeft het onderzoeksplan voor de komende twee jaar aan de raad aangeboden. Voorzitter Dolf Kamermans geeft een toelichting op het plan. Er is gelegenheid om vragen te stellen. Daarnaast is het nieuwe RKC lid Martijn Spaan aanwezig om kennis te maken met de commissie. Besluit Nieuw lid Martijn Spaan stelt zich voor. Voorzitter RKC Dolf Kamermans licht het onderzoeksplan voor de komende jaren toe. Op de vraag van D66 of de RKC ondersteunend kan zijn aan de complexe besluitvorming op gebied van klimaat, antwoordt Kamermans dat de RKC in principe ex post onderzoeken doet, maar dat hij de suggestie wel meeneemt. Op de vraag van GL over het impactkader bij het onderwerp onderwijshuisvesting antwoordt Kamermans dat aan het onderzoeksbureau nadrukkelijk wordt gevraagd om dat impactkader te beschrijven. Tevens worden de commissieleden uitgenodigd hiervoor suggesties te doen, als daar behoefte aan is. Op de vraag van ONS over de terugkoppeling van de aanbevelingen antwoordt Kamermans dat dit nog niet op orde is, maar dat hierover wel overleg plaatsvindt tussen RKC en de griffiers.

4

Toelichting door accountant op jaarstukken 2020 De accountant John Drost en senior manager audit Bert Kroon en Yuri van Kesteren zijn namens BakerTilly aanwezig om een toelichting te geven op de jaarrekening en vragen vanuit de commissie P&C te beantwoorden. Besluit De heren John Drost en Bert Kroon zijn namens accountant Bakertilly aanwezig om een toelichting te geven en vragen te beantwoorden. De werkzaamheden voor de controleverklaring zijn nog niet afgerond. Dit komt door de volgende oorzaken: - sociaal domein: informatie van derden is nog niet beschikbaar; - controle naleving Europese wet- en regelgeving en

- controle SISA zijn nog niet afgerond. De financiële positie/weerstandsvermogen kan worden gekwalificeerd als uitstekend maar er zijn wel een aantal risico's, waaronder de grondexploitatie Duivenvoordecorridor, sociaal domein, ontvlechting WODV en verdeelsleutel gemeentefonds. De onzekerheden in het sociaal domein zien vooral toe op prestatielevering. Deze zullen groter zijn dan voorgaande jaren, o.a. door Corona. De verbijzonderde interne controle waar de ambtelijke organisatie/college mee is aangevangen in 2020 heeft een iets langere doorlooptijd gekend. De accountant verwacht dat de werkzaamheden begin juli afgerond zullen zijn. Op de vraag van de PvdA over de kwalificatie uitstekend antwoordt de accountant dat dit is gebaseerd op de tabel op bladzijde 112. Op de vraag van GroenLinks over de tolerantiegrens van onzekerheden binnen het sociaal domein wordt geantwoord dat dit zijn weerslag zal hebben in de controleverklaring, maar die grens zal dit jaar niet bereikt worden. Handelingsperspectief voor de gemeente is dat bevorderd kan worden dat er sneller controleverklaringen van zorgverleners komen. Op de vraag over de financiële positie van VLS wordt geantwoord dat het vermogen ruim is maar dat het wel afneemt. Op korte termijn is dat geen probleem, maar op lange termijn kan de financiële positie onder druk komen te staan.

Op de vraag van het CDA over de getrouwheid op gebied van voorzieningen voor de beheerplannen wordt geantwoord dat de beheerplannen moeten worden geactualiseerd. Op dat moment moet bezien worden of er voldoende dekking is. Advies van de accountant is om ze tijdig te actualiseren en autoriseren; dit zal hij opnemen in de managementletter. 5

Onderzoek jaarrekening 2020 Zie bijgaande werkwijze voor de behandeling van dit agendapunt. Besluit De commissie komt tot de volgende conclusies: - De jaarstukken bevatten in technische en informatieve zin voldoende informatie voor de raad om te dienen als verantwoording van het college over het in 2020 gevoerde bestuur - De beantwoording van de gestelde vragen strekt tot tevredenheid van de commissie. - De jaarstukken 2020 kunnen om bestuurlijk advies worden voorgelegd aan de commissie voor Burger en Bestuur.

6

Programma van Eisen aanbesteding accountant 2022 e.v. Het contract met de huidige accountant loopt af met de controle van het jaar 2021. Dat betekent dat er voor de jaren 2022 en verder een nieuwe account gezocht moet worden. In de commissie P&C van 31 maart jl. is het plan van aanpak om tot een nieuwe accountant te komen vastgesteld door de commissie en zijn er twee leden aangewezen om plaats te nemen in de beoordelingscommissie: Katrien van Meenen en Mark van Oostrum. Ook is afgesproken om samen met Wassenaar op te trekken in deze procedure. Om de aanbestedingsprocedure te kunnen starten dient er door de raad een Programma van Eisen vastgesteld te worden op basis waarvan aanbieders een offerte kunnen maken. De commissie P&C wordt gevraagd akkoord te gaan met het aanbieden van het PvE aan de raad om vast te stellen in de vergadering van 15 juli as. In bijgevoegde oplegnotitie wordt een toelichting gegeven op de twee wijzigingen die de commissie P&C van Wassenaar heeft vastgesteld op het PvE. De commissie wordt gevraagd uit te spreken of deze wijzigingen ook voor Voorschoten akkoord zijn. Besluit De commissie gaat akkoord met het Programma van Eisen, inclusief de twee wijzigingen vanuit Wassenaar. Er wordt door GroenLinks, CDA en PvdA aandacht gevraagd voor goede communicatie en invulling van de adviesrol van de account

richting de gemeente en de kosten. Deze aandachtspunten worden meegenomen in het eisenpakket in de aanbestedingsprocedure. De beoordelingscommissie die kort na de zomer de offertes zal beoordelen kan bij de presentaties van de offertes hierover de aanbieders bevragen. 7

Motie 186 over versterking informatie- en controlfunctie Deze motie is ingediend en aangenomen in de raad van 29 april jl. bij het agendapunt over de Reactie op de toezichtsbrief van de provincie. Afgesproken is de uitvoering van de motie in de commissie P&C te bespreken. De commissie kan aan de wethouder vragen om een voorstel te doen over hoe hij denkt de motie te kunnen uitvoeren en dit voor te leggen in de commissie P&C van 6 oktober. Input kan hiervoor gegeven worden. Besluit De commissie geeft een aantal aandachtspunten mee aan de wethouder, die als input kunnen dienen voor het voorstel van het college dat besproken wordt in de commissie P&C van 6 oktober: - geen besluiten neem of stukken naar de provincie sturen zonder goedkeuring of afstemming met de accountant - grip houden op de financiën van gemeenschappelijke regelingen - grote verschil tussen najaarsnota en jaarrekening voorkomen - nieuwsbrieven accountant doorsturen naar de raad - interne processen in communicatie en informatievoorziening tussen aqccountantorganisatie-college-raad verbeteren - minder onderbegroten en PM posten - tussentijdse begrotingswijzigingen niet 'ad hoc' door het jaar heen maar clusteren rond de P&C cyclus.

De wethouder schetst een aantal korte termijnmaatregelen die al in gang zijn gezet en een aantal lange termijn maatregelen waar met de nieuwe Voorschotense organisatie aan gewerkt gaat worden. Hij zal op 6 oktober een aantal voorstellen voorleggen.

8

Ingekomen stukken / informatie Zie bijgaande memo over de beslotenheid van deze commissie. Besluit De commissie gaat akkoord met de memo over de beslotenheid van de commissie P&C.

9

Rondvraag Dit agendapunt is bedoeld voor vragen over actuele bestuurlijk-inhoudelijke zaken. Onderwerpen voor dit agendapunt moeten 24 uur tevoren worden aangemeld bij de griffie. De rondvraag is bedoeld voor vragen over actuele onderwerpen, die niet op de wijze als in artikel 39 Reglement van Orde kunnen worden gesteld, omdat de actualiteit dit vergt. Louter technische of informatieve vragen worden op een andere wijze gesteld. Besluit Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

10

Sluiting Besluit Ca. 22.10 uur.