Besluitenlijst commissie P&C 19 juni 2024

Besluitenlijst Commissie Planning & Control Voorschoten Datum

19-06-2024

Tijd

19:30 - 21:30

Locatie

Raadzaal Voorschoten

Voorzitter

Dhr. M.P.A. van Oostrum

1

Opening en vaststelling agenda Besluit: De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Besluitenlijst vorige vergadering Besluit: De besluitenlijst is ongewijzigd vastgesteld.

3

Toelichting afdeling financiën op jaarstukken 2023 Besluit: Concerncontroller Erwin Hiep geeft een toelichting op de jaarrekening. De sheets van de presentatie zijn in Ibabs toegevoegd bij dit agendapunt.

4

Toelichting door en bespreking met accountant jaarstukken 2023 Besluit: De accountant Wayne de Vries en opdrachtleider Jeffry van der Lek zijn namens Verstegen accountants aanwezig voor het geven van een toelichting en beantwoording van vragen. Zie bijgevoegde presentatie in Ibabs. De accountant geeft aan dat de samenwerking in het tweede jaar met de organisatie goed is. Hij geeft aan dat de controle bijna is afgerond. Gewacht wordt nog op informatie vanuit het sociaal domein, SiSa en de verbijzonderde interne controle (VIC). Ondanks goed gemaakte afspraken hierover is er enige vertraging. De vernieuwde rechtmatigheidscontrole heeft meer tijd gekost; naast overschrijdingen worden nu ook onderschrijdingen en afwijkingen van de baten gerapporteerd. De account noemt de belangrijkste thema's uit het 'verkeerslichtenmodel'. De financiële kengetallen zien er positief uit. Het jaarrekeningproces is goed verlopen. Bij de risico-en fraudebeheersing ziet de accountant verbetermogelijkheden door hiervoor een proces in de interne beheersing op te nemen. De VIC is dit jaar minder goed tot zijn recht gekomen, maar er wordt gewerkt aan een betere organisatie. Bij de SiSa is het proces beter gegaan dan vorig jaar. De accountantscontrole kan mogelijk nog leiden tot beperkte, maar vooral cosmetische correcties.

Maar het beeld en oordeel over deze jaarrekening zal niet of nauwelijks zal wijzigen. De enkele vragen uit de commissie zijn naar tevredenheid beantwoord.

5

Onderzoek jaarrekening 2023 Besluit: De commissie komt tot de volgende conclusies, onder voorbehoud van de goedkeurende accountantsverklaring: • De jaarstukken bevatten in technische en informatieve zin voldoende informatie voor de raad om te dienen als verantwoording van het college over het in 2023 gevoerde bestuur.

• De beantwoording van de gestelde vragen strekt tot tevredenheid van de commissie. • De jaarstukken 2023 kunnen om bestuurlijk advies worden voorgelegd aan de gecombineerde commissie van 27 juni 2024. 6

Amendement 267 over leesbaarheid van de begroting Besluit: De commissie is het erover eens dat het goed is om de begroting ‘in te dikken’ door niet meer op taakveldniveau te informeren/rapporteren maar enkel op programmaniveau. In de bijlage zullen de cijfers nog wel op programma- en taakveldniveau worden weergegeven. Er mogen minder herhalingen en meer visualisaties zoals infographics en tabellen in zitten die inzicht in één oogopslag geven. Afgesproken is dat deze aanpassingen doorgevoerd worden bij de begroting voor 2025.

7

Controleprotocol en normen en toetsingskader 2024 Besluit: De commissie heeft geen opmerkingen bij dit voorstel.

8

Ingekomen stukken / informatie Besluit: Het jaarverslag 2023 van de Rekenkamercommissie is voor kennisgeving aangenomen.

9

Rondvraag Besluit: Mevrouw Kortekaas zal in het presidium vragen naar de planning op de lange termijnagenda van de evaluatie van de financiele verordening.

10

Sluiting Besluit: Ca. 20.45 uur.

Pagina 2