Besluitenlijst commissie P&C 18 juni 2025

Besluitenlijst Commissie Planning & Control Voorschoten Datum

18-06-2025

Tijd

19:30 - 21:00

Locatie

Raadzaal Voorschoten

Voorzitter

Dhr. M.P.A. van Oostrum

1

Opening en vaststelling agenda Besluit: Marleen Persoon vervangt Wouter van Duivendijk. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Toelichting afdeling financiën op jaarstukken 2024 Besluit: De regisseur financiën geeft een toelichting op de jaarrekening. Samen met het afdelingshoofd Financiën beantwoordt ze de vragen uit de commissie. De commissie bespreekt het verschil in financieel beeld tussen najaarsnota en de jaarrekening en vraagt hoe dit komt. Geantwoord wordt dat er nog best wat tijd tussen het moment van opstellen van de najaarsnota en het einde van het jaar zit, wat van invloed is op de verschillen. De commissie bespreekt op welke wijze er meer realisme in de ramingen van de najaarsnota ingebouwd kan worden (procentueel is de afwijking bij de jaarstukken ten opzichte van de najaarsnota 1,9%). Hierover wordt geen eenduidige conclusie getrokken.

3

Toelichting door en bespreking met accountant jaarstukken 2024 Besluit: De accountant Wayne de Vries en controleleider Guido Weijland zijn namens Verstegen accountants aanwezig voor het geven van een toelichting en de beantwoording van vragen. De controle is bijna afgerond; er wordt gewacht op informatie vanuit Leidschendam-Voorburg, onderdeel Participatiewet. Hij geeft aan dat de samenwerking met de gemeente goed verloopt, de jaarrekening was goed voorbereid door de gemeente. Hij geeft een toelichting op de tabel op pagina 5 van het concept accountantsverslag, het verkeerslichtmodel onder Financiële positie en Interne beheersing. Voorschoten scoort mooi. Het weerstandsvermogen is goed. De toekomst is onzeker en dat is een aandachtspunt voor komende jaren. De accountant verwacht een goedkeurende verklaring af te geven voor getrouwheid. De afwijkingen zijn goed opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het risicomanagementsysteem is op orde, maar op onderdelen kan doorontwikkeling plaatsvinden: vooruit- en terugkijken en inbedding in verbijzonderde interne controle (VIC). De accountant ziet een verbetering ten opzichte van vorig jaar in de VIC. Hij adviseert wel om deze functie intern te beleggen in plaats van extern. De foutenevaluatie zou ook nog scherper kunnen. Het SiSa proces is goed verlopen.

4

Onderzoek jaarrekening 2024 Besluit: De commissie komt tot de volgende conclusies, onder voorbehoud van de goedkeurende accountantsverklaring: • De jaarstukken bevatten in technische en informatieve zin voldoende informatie voor de raad om te dienen als verantwoording van het college over het in 2024 gevoerde bestuur.

• De beantwoording van de gestelde vragen strekt tot tevredenheid van de commissie. • De jaarstukken 2024 kunnen om bestuurlijk advies worden voorgelegd aan de gecombineerde commissie van 26 juni 2025. 5

Controleprotocol en normen en toetsingskader 2025 Besluit: Vanuit GroenLinks komt de vraag of de privacywetgeving niet opgenomen moet worden in het controleprotocol. Afdelingshoofd Financiën zegt toe hierop schriftelijk terug te komen. (toezegging)

6

Vaststellen besluitenlijst Besluit: De besluitenlijst is ongewijzigd vastgesteld.

7

Ingekomen stukken / informatie Besluit: Er zijn geen ingekomen stukken.

8

Rondvraag Besluit: Van dit agendapunt is geen gebruik gemaakt.

9

Sluiting Besluit: De voorzitter sluit de vergadering om 20.45 uur.

Pagina 2