Besluitenlijst commissie P&C 13 juni 2023.pdf

Besluitenlijst Commissie Planning & Control Voorschoten Datum

13-06-2023

Tijd

20:30 - 22:30

Locatie

Raadzaal Voorschoten

Voorzitter

Dhr. M.P.A. van Oostrum

1

Opening en vaststelling agenda Besluit: Erik Maassen is afwezig. Esther Mieremet is vervangen door Jolien Schroot.

2

Besluitenlijst vorige vergadering Besluit: De besluitenlijst is ongewijzigd vastgesteld.

3

Toelichting afdeling financiën op jaarstukken 2022 Besluit: Concerncontroller Erwin Hiep geeft een toelichting op de jaarrekening. De sheets van de presentatie zijn in Ibabs toegevoegd bij dit agendapunt.

4

Toelichting door en bespreking met accountant jaarstukken 2022 Besluit: De accountant Wayne de Vries en opdrachtleider Jeffry van der Lek zijn namens Verstegen accountants aanwezig voor het geven van een toelichting en beantwoording van vragen. De accountant licht zijn bevindingen toe: de accountant toetst de meest belangrijke onderwerpen en thema's aan bepaalde normen. Voorschoten heeft een mooie score. Over de interne beheersing geeft hij aan dat er goede samenwerking en afspraken zijn met de ambtelijke organisatie. De organisatie moet een aantal toelichtingenanalyses toevoegen. Voorschoten is wat risicobeheersing goed bezig. Dat geldt ook voor de frauderisicoanalyse, maar bijvoorbeeld over integriteitsbeleid en eed aflegging door collega's mag meer op papier gezet worden. Over de verbijzonderde interne controle (VIC): advies is om te beslissen voor welke processen de VIC uitgebreid kan worden. Bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen toetsen zelf, maar het is goed als de gemeente dat ook doet. Een ontwikkelpunt is een 'kop en staart' geven aan VIC, dus analyse vooraf en rapportage achteraf. Teammanager Suzanne van Schaik vult aan dat de gemeente in 2020 is begonnen met de VIC en dat de raad toen is betrokken bij het maken van keuzes in de processen die getoetst worden. Zij gaat het genoemde ontwikkelpunt oppakken.

Uit de commissie komt de vraag of de commissie bijgepraat kan worden over tussentijdse uitkomsten. De concerncontroller Erwin Hiep antwoordt dat de managementletter ter informatie aan de commissie is gestuurd, maar dat het mogelijk is de commissie bij te praten over de processen waar nadruk op ligt. Op de vraag uit de commissie hoe de raad realistischer kan plannen om onderbesteding te voorkomen antwoordt de accountant dat hij daarover niet adviseert. De concerncontroller geeft aan dat hij met collega's uit andere gemeenten in overleg is om hierover ideeën op te doen. Tot slot geeft de accountant aan nog hard te werken aan de SiSa bijlage.

5

Onderzoek jaarstukken 2022

Besluit: De commissie komt tot de volgende conclusies: • De jaarstukken bevatten in technische en informatieve zin voldoende informatie voor de raad om te dienen als verantwoording van het college over het in 2022 gevoerde bestuur. • De beantwoording van de gestelde vragen strekt tot tevredenheid van de commissie. • De jaarstukken 2022 kunnen om bestuurlijk advies worden voorgelegd aan de gecombineerde commissie van 22 juni 2023. 6

Ingekomen stukken / informatie Besluit: Deze zijn voor kennisgeving aangenomen.

7

Rondvraag Besluit: Er zijn geen rondvragen.

8

Sluiting Besluit: Ca. 22.05 uur.

Pagina 2