Beantwoording technische vragen 625 Voorschoten Lokaal over de financiele verordening (incl. bijl.)

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 625

Datum

2 november 2023

Steller vragen

Wouter van Duivendijk

Over agendapunt

Raadsvergadering 2 november 2023- ag.punt 9; Financiele verordening

Het college wordt verzocht de volgende vraag/vragen* schriftelijk te beantwoorden:

Naar aanleiding van de beantwoording van de technische vragen aan het CDA met nummer 616 wordt het college verzocht de volgende vragen te beantwoorden. In de beantwoording worden diverse terminologieën gebruikt om de opbouw van een project te definiëren wat de duidelijkheid van de beantwoording niet ten goede komt. Te weten : • Overheidsprojecten met een langere looptijd • Fases • Bedrijfsvoering (definitie = ‘op een beheersbare wijze uitvoering geven’) en concluderend uit de beantwoording van de vragen 1 en 2 betreft dit een allesomvattend verantwoordelijkheidsgebied (van ict tot huisvesting) onder gezag van het college waarbij bedrijfsvoering boven de 75.000 euro ook onder de bevoegdheid van het college valt (artikel 9 lid 1a). Bedrijfsvoering kan daardoor gelijk gesteld worden aan het gehele project. • Fases die geen projectfases zijn • (Kleinere) stappen Bovenstaande terminologieën worden ingezet binnen een door de raad vastgesteld financieel kader (aldus beantwoording vraag 3) onder de paraplu van bedrijfsvoering (welke gelijk staat aan het gehele project) Verantwoording wordt achteraf afgelegd in P&C en/of haar documenten. Verantwoording die er achteraf op is gericht waar de gelden aan zijn besteed. Vraag 1 Op welk moment komt het college naar de raad als overschrijding van het financiële kader dreigt? Antwoord: Dit wordt geregeld in artikel 5.3.

van de financiële verordening. Dat betekent: Het college informeert de raad tussentijds : bij Voor- en Najaarsnota als zij verwacht dat de lasten of baten van een programma het budget; en/ of de investeringsuitgaven het geautoriseerde investeringskrediet met meer dan € 50.000 zal worden over- of onderschreden. De raad geeft vervolgens aan of hij het budget wil wijzigen of een wijziging van het beleid. (Ter aanvulling: bij Voorjaarnota en Najaarsnota is hiervoor een begrotingswijziging opgenomen die ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd). Als sprake is van een verwachte overschrijding groter dan € 250.000 wordt niet gewacht op een

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 625

tussentijdse rapportage maar de raad hier separaat over geïnformeerd. De raad kan vervolgens aangeven of zij hiervoor een begrotingswijziging wil of een voorstelling tot bijstelling van het beleid. (Een en ander wordt ook nader toegelicht m.b.v. casussen in bijgevoegde memo over budgetrecht).

Vraag 2 In de beantwoording van de vragen laatste alinea pagina 1 wordt aangegeven ‘……college en gemeenteraad de resultaten voor te leggen en waar nodig om besluitvorming te vragen’. Wanneer acht de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering het nodig dit te doen? Antwoord: De raad zal per oplevering van de verschillende projectfases worden geïnformeerd daarbij worden mogelijk besluiten voorgelegd ter actualisering van de kaders voor de vervolgfases van het project. Dat is noodzakelijk als blijkt dat het beleidsmatige kader of financiële kader om een wijziging vragen. Daarvan kan sprake zijn wanneer op basis van de dan actuele verwachtingen het project niet binnen de bestaande kaders gerealiseerd kan worden. Dat kan zijn: tijd, geld en beleidsinhoudelijke kaders. * Aangeven wat van toepassing is.

Toelichting (indien nodig):

Budgetrecht In dit memo wordt uitleg gegeven waar het budgetrecht van de gemeenteraad ligt en welke budgetbevoegdheden het college heeft. Het budgetrecht van de raad richt zich op twee onderdelen: 1. De programmabudgetten; en 2. De investeringskredieten

Programmabudgetten: Programmabegroting Jaarlijks stelt de gemeenteraad de programmabegroting vast. De begroting van gemeente Voorschoten bestaat uit 9 programma’s (P0 tot en met P8). Per programma is er een programmabudget. Daarbij is per programma bepaald hoeveel budget de raad beschikbaar stelt voor de uitvoering van het door de raad vastgesteld beleid. Het college dient uitvoering te geven aan dit beleid binnen dit vastgestelde financiële kader. Hoe het college dat doet is bedrijfsvoering en is aan het college. Hieronder de lasten budgetten (of uitgavenbudgetten) per programma zoals opgenomen in de begroting 2024.

De raad stelt naast de lastenbudgetten ook de batenbudgetten per programma vast. Dat geeft aan welke baten het college per programma dient te realiseren.

Waar bestaat zo’n programmabudget uit? Een programma is opgebouwd uit een aantal verschillende taakvelden. Daarbij wordt de indeling gebruikt die het BBV voorschrijft. Ter illustratie is de opbouw van het programmabudget Wonen en Bouwen weergegeven. Programma 8 Wonen en Bouwen bestaat uit 3 taakvelden: 1. 8.1. Ruimte en Leefomgeving 2. 8.2. Grondexploitatie (niet bedrijventerreinen) 3. 8.3 Wonen en Bouwen In de begroting is per taakveld het budget opgenomen. Opgeteld vormen de lastenbudgetten van de taakvelden het programma lastenbudget van € 10.006.000.

Collegebevoegdheid: Het college is vrij om budgetten binnen het programmabudget in te zetten. Daarbij kan onderbesteding op de lasten van het ene taakveld worden aangewend voor overschrijdingen op het andere taakveld. Hiervoor hoeft het college niet naar de gemeenteraad.

Tussentijdse prognoses: Voorjaarsnota en Najaarsnota Twee keer per jaar worden de prognoses voor de verwachte jaaruitgaven bijgesteld. Dat gebeurt bij de Voorjaarsnota en de Najaarsnota. Op dat moment worden op basis van de realisatiecijfers van respectievelijk de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden de budgetprognoses bijgesteld. Dat zijn de twee momenten in het jaar waarbij er een actueel beeld is op de verwachte over- en onderschrijdingen op de taakvelden en het geconsolideerde niveau van de programmabudgetten. Dat dit beperkt is tot twee keer per jaar is omdat dan voor elk budget in beeld moet worden gebracht: 1. De feitelijke uitgaven tot en met dat moment. 2. De bijgestelde prognose van de nog te verwachte facturen/ uitgaven. De actualiteit van de boekingen is per budget anders. Zorgleveranciers leveren gemiddeld pas 3 maanden na de geleverde zorg een factuur aan. De budgetuitputting loopt daar standaard 3 maanden achter. Een subsidie daarentegen wordt vaak eenmalig versterkt. Op basis van de gerealiseerd uitgaven wordt een extrapolatie gemaakt van de verwachte uitgaven. 3. Daarmee het totaal aan verwachte eindejaaruitgaven ( 1 en 2 tezamen)

4. Door de verwachte eindejaaruitgaven af te zetten tegen het budget wordt per budget de verwachte over- en onderbesteding in beeld gebracht. 5. Dit beeld wordt geconsolideerd op programmaniveau.

Daarbij kan sprake zijn van: 1. Afwijkingen op de lastenbudgetten van de taakvelden die binnen het totale lastenbudget van het programma kunnen worden opgevangen: Collegebevoegdheid Voorbeeld: Op taakveld 8.1 Ruimte en leefomgeving blijkt dat de uitvoering van de omgevingswet € 200.000 meer kost dan begroot. Op dit taakveld wordt een overschrijding verwacht van € 200.000 op de lasten en is extra budget nodig. Op taakveld 8.3 Wonen en Bouwen is het beeld dat de gemeente geen kosten maakt voor de aanleg van de begrote flexwoningen, maar dat het rijk de kosten volledig voor haar rekening neemt. Hierdoor wordt een onderschrijding op het lastenbudget verwacht van € 200.000. Het college kan in dit geval de begroting wijzigen zonder een raadsbesluit. Binnen de totale lastenbudget van het programma kan het college schuiven tussen de taakvelden. Dat is bij wet zo geregeld. Het programmabudget blijft daarmee gelijk. Alleen de allocatie van de middelen over de taakvelden binnen het programma wijzigt. Deze bijstelling vindt in principe plaats bij de Voor- en Najaarsnota.

2. Afwijkingen op de lastenbudgetten van de taakvelden die per saldo niet binnen het totale lasten budget van het programma kunnen worden opgevangen: Budgetrecht raad Raadsbevoegdheid: De raad bepaalt de omvang van het programmabudget. De raad stelt het lastenbudget en het batenbudget per programma vast. Dat is het budgetrecht van de raad. Als een wijziging (vermeerdering of vermindering) van de omvang van het programmabudget (lasten of baten) moet plaatsvinden kan alleen de gemeenteraad daarover besluiten. Als bij hierboven aangegeven voorbeeldcasus van programma 8 sprake zou zijn van: Taakveld 8.1 Overschrijding op het lastenbudget van € 200.000; Taakveld 8.3. Onderschrijding op het lastenbudget van € 100.000. Het college is in dit geval niet in staat om de verwachte hogere uitgaven binnen het beschikbare lastenbudget van het programma op te vangen. Het programmabudget is per saldo € 100.000 te laag om de verwachte uitgaven te kunnen dekken. Alleen de gemeenteraad kan besluiten € 100.000 extra lastenbudget beschikbaar te stellen voor programma 8. Het college zal hiertoe een voorstel en begrotingswijziging aan de raad moeten voorleggen.

Wat is hierover opgenomen in de Financiële verordening: In de financiële verordening is in artikel 5.3, lid a geregeld dat overschrijdingen op het programmabudget groter dan € 50.000 tussentijds via Voorjaarsnota en Najaarsnota aan de raad moeten worden voorgelegd.

Indien op het programmabudget een overschrijding wordt verwacht > € 250.000 wordt niet gewacht op een tussentijdse rapportage maar wordt de raad hier eerder over geïnformeerd. Dit is geregeld in artikel 5.3, lid C In beide gevallen kan de raad kan besluiten meer budget beschikbaar te stellen of besluiten tot wijziging van het beleid.

Budgetrecht raad: Investeringskredieten Naast de programmabudgetten stelt de raad ook de investeringskredieten vast. Omvangrijke investeringen kennen vaak een looptijd van meerdere jaren. De kapitaalgoederen die met deze investeringen worden gerealiseerd hebben een economische waarde ( boekwaarde). Daarnaast worden gedurende een langere periode gebruik gemaakt van deze kapitaalgoederen. Om die reden worden deze kapitaalgoederen geactiveerd. Het zijn vaste activa. Dat betekent dat gerealiseerde kapitaalgoederen (zoals bijvoorbeeld schoolgebouwen) een boekwaarde hebben die in meerdere jaren worden afgeschreven. De lasten (kapitaallasten) worden daarmee uitgesmeerd over de gehele periode dat er gebruik kan worden gemaakt van de kapitaalgoederen. Onderdeel van het budgetrecht van de raad is dat de raad bij elke investering het investeringskrediet beschikbaar stelt. Het kan daarbij voorkomen dat dit investeringskrediet in meerdere jaren wordt uitgegeven.

Fictief voorbeeld: Voor de aanleg van een nieuwe turnhal (het kapitaalgoed) is een investeringskrediet benodigd van € 4 miljoen. Overeenkomstig de verwachte levensduur en cf. de financiële verordening zal deze in 40 jaar worden afgeschreven. Het krediet zal worden aangewend van voorlopig ontwerp tot en met de feitelijke realisatie. Verwacht wordt de volgende (project)fasering van de investeringsuitgaven. • • •

2024 € 1.000.000 2025 € 2.000.000 2026 € 1.000.000

Via een raadsvoorstel, of expliciet besluit zal de raad worden verzocht dit investeringskrediet van € 4 mln. beschikbaar te stellen in 2024.

Uitvoering door college: College is bevoegd uitgaven te doen voor de realisatie van de turnhal, zolang dit past binnen het toegekende investeringskrediet.

Casus: Stel het college geeft in 2024 € 1,5 miljoen uit. Dat is € 0,5 miljoen meer dan werd verwacht op basis van de bovenstaande verwachte projectfasering. Zolang het college binnen het totaalkrediet blijft van

€ 4,0 miljoen, hoeft het college niet naar de raad om extra krediet beschikbaar te stellen. Het college handelt binnen het financiële kader: namelijk het beschikbare investeringskrediet van € 4,0 miljoen. Wel is het verstandig dat het college haar ramingen voor de totale kredietuitgaven in elke fase van het project actualiseert. Dit gebeurt dan ook tussentijds steeds bij voorjaarsnota en najaarsnota maar ook op belangrijke momenten in de totstandkoming van een investeringsproject. Als het college verwacht dat de turnhal niet binnen het budget van € 4,0 miljoen kan worden gerealiseerd, zal de raad hierover tijdig moeten worden geïnformeerd.

Budgetrecht raad: Wanneer in genoemde casus extra krediet benodigd blijkt kan alleen de raad daartoe besluiten. Voorbeeld: De kosten in bovengenoemde casus tot en met het definitief ontwerp waren € 1,0 miljoen. Nu zijn de offertes van de aannemers ontvangen waaruit blijkt dat de bouwkosten bij de laagste offerte € 3,5 miljoen bedragen. Beschikbaar is een investeringskrediet van € 4,0 miljoen. Totale kosten = €1,0 mln. gerealiseerd + €3,5 mln. verwacht op basis van de ontvangen offertes = € 4,5 miljoen. Bij gunning aan de goedkoopste aannemer zouden de investeringsuitgaven het krediet in de toekomst, in 2026 met € 0,5 mln. overschrijden. Voordat de definitieve gunning kan plaatsvinden dient de gemeenteraad in te stemmen met het verhogen van het krediet met € 0,5 miljoen. De raad heeft dan ook de mogelijkheid om af te zien van een turnhal, of aanpassingen te laten doorvoeren in het ontwerp. Tijdig informeren van de raad betekent dan ook dat de raad nog in staat is om te kunnen bijsturen. Daarvan is geen sprake meer als het college in dit geval de opdracht al zou hebben gegund aan een aannemer. Wat is hierover opgenomen in de Financiële verordening: In de financiële verordening is in artikel 5.3, lid b geregeld dat overschrijdingen op het investeringskrediet groter dan € 50.000 tussentijds via Voorjaarsnota en Najaarsnota aan de raad moeten worden voorgelegd.

Indien op het investeringskrediet een overschrijding wordt verwacht > € 250.000 wordt niet gewacht op een tussentijdse rapportage maar wordt de raad hier eerder over geïnformeerd. Dit is geregeld in artikel 5.3, lid C. In bovengenoemde casus zou het college de raad in dit geval met een separate brief moeten informeren, en moeten voorstellen het krediet aan te passen.