Beantwoording technische vragen 624 PvdA over Quick scan lokale democratie

624 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

Datum

21-10-2023

Steller vragen

Arnold Posthuma

Over agendapunt

10. Quick Scan Lokale Democratie

Aanleiding: Van 29 augustus tot en met 22 september 2023 konden bewoners, ambtenaren, raads- en commissieleden de enquête Quick Scan Lokale Democratie invullen. Deze Quick Scan werd gebruikt om indicatie te krijgen hoe de samenwerkingen tussen bewoners en gemeente wordt beleefd. 326 inwoners van Voorschoten namen de moeite om de lijst in te vullen, waarvan 142 ook de lijst daadwerkelijk compleet invulden. Ook aan het gemeentebestuur van Voorschoten is deze lijst verstuurd: in totaal aan 324 personen (290 ambtenaren, 30 raads- en commissieleden, 4 Collegeleden). Helaas hebben door verschillende reden, slecht 27 personen de lijst volledig ingevuld (19 ambtenaren, 7 raads- en commissieleden en 1 collegelid). Een respons van 8,3%. Het college wordt verzocht de volgende vragen schriftelijk te beantwoorden: 1. Hoe zag de begeleiding van dit project Quick Scan Lokale Democratie eruit in de praktijk? De QSLD is aangeboden door VNG. Vanuit dit programma bood VNG een onafhankelijke procesleider aan en verzorgde de backoffice, inclusief technische ondersteuning. Vanuit de gemeente werken we met een bestuurlijk opdrachtgever/portefeuillehouder, ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer. Daarnaast is voor de uitvoering van QSLD een begeleidingscommissie ingericht met 3 raadsleden, 1 collegelid, 2 ambtenaren en 2 inwoners.

In deze constructie zorgt de ambtelijke opdrachtnemer dat alle partijen op het juiste moment hun rol in het proces kunnen innemen. Voorafgaand aan het uitzetten van het onderzoek heeft de begeleidingscommissie vergaderd over het proces van QSLD en de formulering van de standaardvragen en open vragen. Vanuit de backoffice is deze vragenlijst drie weken uitgezet, waarbij de vier respondentgroepen een eigen link kregen om de vragenlijst in te kunnen vullen. Terwijl de vragenlijst uitstond werd realtime gemonitord wat er met de uitnodigingen gebeurde, hoeveel respondenten aan de vragenlijst begonnen en hoeveel die ook daadwerkelijk afmaakten. Om de vragenlijst bij inwoners onder de aandacht te brengen is hiervoor een publiekscampagne gestart, zowel in het huis-aan-huisblad als online. 2. Wanneer kwam de begeleiding erachter dat slecht iets meer dan de helft van alle inwoners een volledig ingevulde lijst kon afgeven? Heeft het College een idee waarom minder dan 50% uiteindelijk daadwerkelijk de lijst heeft ingevuld? VNG heeft aangegeven dat veel respondenten de vragenlijst niet volledig invullen vanwege de lengte hiervan. We hebben als gemeente geen signalen ontvangen dat inwoners door technische problemen de vragenlijst niet volledig konden invullen. Het respondentcijfers komen overeen met hoe de vragenlijst in andere gemeenten wordt ingevuld. 3.

Op welke moment kwam het College erachter dat de respons op de Quick Scan Lokale Democratie bij zowel ambtenaren, Collegeleden als raads- en commissieleden achterbleef? Doordat de vragenlijst drie weken open stond konden we de resultaten en voortgang na de eerste en tweede week evalueren. In de eerste week werd duidelijk dat gebruikers van het ICT systeem van Voorschoten problemen hadden met het invullen van de vragenlijst. Bij het versturen van

624 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

herinneringsmails was vanuit de backoffice zichtbaar dat deze niet verstuurd konden worden naar de respondenten, waarna we intern via andere kanalen (o.a. de vrijdagzending op 8 en 15 september en de terugkoppelingen van het college) de vragenlijst opnieuw onder de aandacht hebben gebracht. Toen de respons van de raadsleden laag bleef is via de appgroep de raad aan de vragenlijst herinnerd, waarna enkele raadsleden alsnog de vragenlijst hebben ingevuld. Het is de eigen verantwoordelijkheid van ieder om deze vragenlijst in te vullen. Het is niet bekend waarom veel raads- en commissieleden, collegeleden en ambtenaren geen gehoor hebben gegeven aan de herhaalde oproep om de vragenlijst in te vullen. Om de respons van de inwoners te verhogen is in de weken dat de vragenlijst openstond doorlopend een advertentie geplaatst in het huis-aan-huisblad, naast de reguliere online campagne hebben we ook op de dag van de democratie via de social-mediakanalen extra aandacht besteed aan QSLD. 4. Hoe vaak is hierover geëscaleerd richting College? De bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever zijn doorlopend geïnformeerd over het proces van QSLD, inclusief de ontstane technische problemen en de inzet om hier passende oplossingen voor te bedenken. 5.

In het raadsvoorstel en rapport wordt geen gewag gemaakt van acties die het College heeft ondernomen om de respons te verhogen Alleen de technische onmogelijkheden worden benoemd. Wat heeft het College gedaan om de respons toch hoger te krijgen? Zie antwoord vraag 3 6. Heeft het College overwogen om de Quick Scan Lokale Democratie in trekken en opnieuw uit te zetten, vanwege de geringe respons van ambtenaren, Collegeleden als raads- en commissieleden, en grote percentage van bewoners die de enquête niet volledig ingevuld heeft. Nee, dat heeft het college niet overwogen. * Aangeven wat van toepassing is. Toelichting (indien nodig):