Beantwoording technische vragen 616 CDA over de financiele verordening

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 616

Datum

2023 09 28

Steller vragen

Cees Bremmer

Over agendapunt

Raadsvergadering 28 september 2023, ag.punt 6.6; bijlage 2 Financieel Verordening Gemeente Voorschoten

Het college wordt verzocht de volgende vragen schriftelijk te beantwoorden: In het Financieel Verordening staat onder

Artikel 9. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

1. In het kader van de actieve informatieplicht beslist het college niet over:

a. de aan- en verkoop van gronden, goederen, werken en diensten, met uitzondering van

bedrijfsvoering, groter dan € 75.000; ( cursief = nieuwe tekst in verordening)

Bij beantwoording van vragen van de fractie van het CDA van dinsdag 26 september jl. stond onder vraag 1 vermeld:

Kan de startnotitie alsnog worden ingericht naar de gangbare projectfasering inclusief een duidelijke definitie van het resultaat per projectfase en inclusief de rollen van het college en raad per projectfase? Overheidsprojecten met een lange(re) doorlooptijd (zoals huisvesting gemeentelijke organisatie), veelal uitgevoerd conform het handboek soldaat, zijn over het algemeen weinig succesvol. Mede daarom is gekozen voor een gefaseerde aanpak, bestaande uit vijf stappen (in de startnotitie fases genoemd) voor dit betreffende project ten einde beheersbaarheid zo groot mogelijk te laten zijn. Binnen elke in de startnotitie genoemde fase vinden diverse activiteiten (waaronder projecten) uit. De wijze waarop deze op een beheersbare wijze uitgevoerd worden, betreft bedrijfsvoering en is daarmee de verantwoordelijkheid van het college. Gezien het feit dat de fases zoals genoemd in de startnotitie geen projectfases zijn, is het antwoord op deze vraag ‘Nee’. Er is juist gekozen voor een aanpak met kleinere stappen om de beheersbaarheid van het totale traject te vergroten en ook na elke in de startnotitie voorgestelde fase het college en de gemeenteraad de resultaten voor te leggen en waar nodig om besluitvorming te vragen.

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 616

Vraag 1.

Wat is de definitie van bedrijfsvoering?

Antwoord: Bedrijfsvoering is het besturen, beheersen, organiseren en uitvoeren van de processen in een bedrijf of organisatie. Het doel van bedrijfsvoering is om klanten tevreden te houden en waarde toe te voegen. Bedrijfsvoering omvat de primaire, sturende en ondersteunende processen, de producten en diensten, en de externe relaties van het bedrijf of organisatie. Vraag 2.

Wat valt allemaal onder bedrijfsvoering? ( graag een zo compleet mogelijke lijst)

Antwoord: Alle activiteiten die te maken hebben met het goed laten functioneren van het ambtelijke apparaat, waaronder organisatie, personeel, ICT, inkoop, huisvesting, facilitaire zaken, Financiën, communicatie en juridische zaken. Vraag 3.

Kan uit art.9, lid 1 a. Financ.Verordening, nieuwe tekst, geconcludeerd worden dat de

uitgaven van bedrijfsvoering, waarover het College beslist en waarvoor kennelijk geen actieve informatieplicht geldt ( dit i.t.t. de aan- en verkoop van gronden, goederen, werken en diensten) geen “begrenzing” in omvang kennen?

Antwoord: Bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid, bij wet geregeld, van het college waardoor geen actieve informatieplicht noodzakelijk is bij het doen van bestedingen op dit gebied, zolang de uitgaven passen binnen het door de raad vastgestelde financiële kader, het totaal van het programmabudget of het beschikbaar gestelde investeringskrediet . Het college legt meermaals per jaar, door middel van P&C documenten, verantwoording aan de gemeenteraad af inzake de bestedingen op het gebied van bedrijfsvoering ten opzichte van de door de gemeenteraad vastgesteld begroting. Toelichting (indien nodig):