Beantwoording technische vragen 611 PvdA over rechtmatigheidsverantwoording college

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 611

Datum

20-09-2023

Steller vragen

Arnold Posthuma

Over agendapunt

Cie B&B 21 september 2023, ag.punt 5; Rechtmatigheidsverantwoording College Het college wordt verzocht de volgende vraag/vragen* schriftelijk te beantwoorden:

1. Wat verstaat het College onder ‘programma’s’, zoals gesteld in de notitie? Antwoord: Programma’s betreffen de programma’s zoals genoemd in de programmabegroting. Zoals programma 5 Sport, cultuur en recreatie. ( Programma bestaat uit meerdere taakvelden). 2. Heeft de PvdA- fractie goed begrepen dat de Commissie Planning en Control uit het proces van Rechtmatigheidsverantwoording wordt gehaald? Wat is de reden daarvoor? Antwoord: Nee. De commissie P&C speelt straks een rol bij het beoordelen van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het presidium bepaalt de onderwerpen die geagendeerd worden. 3. Nu wordt gekozen voor 2% voor afwijkingen in rechtmatigheid. Is er ook een evaluatiemoment gepland omtrent dit percentage? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Nee. Vooralsnog niet. De financiële verordening, waar dit formeel in wordt vastgelegd en gepubliceerd wordt in principe niet jaarlijks geactualiseerd. We willen deze blijven koppelen aan de normen die gelden voor de accountantscontrole. 4. De Commissie BBV heeft geadviseerd om 2% grens/ 50.000 euro van afwijkingen te hanteren, inclusief reserves. Wat is de reden van de Commissie BBV om ook de reserves eraan toe te voegen? Antwoord: Daarbij geldt hetzelfde uitgangspunt zoals dit geldt voor de beoordeling van de getrouwheid van de jaarrekening. Die bij de accountant ligt.

Daarnaast gold dat uitgangspunt ook toen de accountant de rechtmatigheid nog in haar beoordeling meenam. Dit is dus een consistente lijn van de cie. BBV.

5. Is de grens van 2% voor gemeentes die qua omvang, grootte en financiële huishouding te

vergelijken zijn met Voorschoten? Antwoord: De grens heeft niets met de gemeentegrote te maken. De keuze tussen 1 of 3% wordt lokaal gemaakt. Voor het overige zie antwoord op vraag 4.

6. Wat was het percentage van afwijkingen in het oude systeem, waarbij de accountant de conclusies moest trekken? Antwoord: Hier wijkt het nieuw regime af van het oude. De accountant diende in de verantwoording daarbij het onderscheidt te maken tussen fouten en onzekerheden. Voor fouten gold de norm

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 611

dat deze toelaatbaar waren tot 1% Voor onzekerheden gold de norm van 3%. Opgeteld mochten de afwijkingen dus 4% beslaan. De minister heeft het voornemen om vanaf 2024 ook voor de getrouwheid (accountant) een norm van 2 % afwijkingen te hanteren. In 2023 is dat nog 1% onjuistheid en 3 % onzekerheid. 7. In de tekst wordt meerdere keren over capaciteitsissues bij de gemeente Voorschoten gesproken. Wat moet de gemeente- gegeven de nieuwe situatie- nu extra gaan doen, in vergelijking met de oude situatie? Antwoord: De gemeente zal meer verbijzonderde controlewerkzaamheden moeten uitvoeren. Zie pag 10. Kadernota 80.000 euro extra. Een uitbreiding van de werkzaamheden die al werden uitgevoerd. Maar ook de bewustwording over rechtmatigheid en sturing op verbetering daarvan meer moeten inbedden in de organisatie. 8.

Inzake de controleverordening: de stukken mogen tot 15 juli worden ontvangen door het College. Wat bedoelt het College met overleggen van stukken? Praktisch gesteld: wanneer komen de stukken ter bespreking in de commissie en wanneer in de gemeenteraad? Wat betekent dat voor de planning van de bespreking van de Jaarrekening en de Kadernota? Antwoord: Uitgaande dat wordt gerefereerd aan Art. 5.4:

Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan de raad. De reden dat hier 15 juli staat is dat de uiterlijke datum is dat een gecontroleerde jaarrekening met accountantsverklaring wordt opgeleverd. Deze datum sluit aan bij de wettelijke aanleverdatum bij de provinciaal toezichthouder. Praktisch gezien komen definitieve concept jaarrekeningen al voor de raadvergadering in de commissie ter bespreking. Die planning staat bij het opstellen van een nieuwe LTA voor een begrotingsjaar vast. Mochten er uit de accountantsverklaring bevindingen zijn die de gemeente dwingen tot een aanpassing, dan wordt dat meegenomen in mogelijk aangepaste jaarrekening met een addendum. Die mogelijkheid is aanwezig maar heeft zich de afgelopen jaren niet eerder voorgedaan. * Aangeven wat van toepassing is. Toelichting (indien nodig):