Beantwoording technische vragen 608 D66 over financiële verordening

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 608

Datum

18 september 2023

Steller vragen

Esther Mieremet

Over agendapunt

Cie B&B 21 september 2023, ag.punt 6 Financiële verordening

Het college wordt verzocht de volgende vraag/vragen* schriftelijk te beantwoorden: Op bijlage 2 staat dat de verordening geldig is met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023. 1. Wat zijn de maatregelen die getroffen moeten worden omdat het nu september is en deze verordening geldig is vanaf 01-01-2023? 2. En wanneer voeren we deze uit? 3. En wanneer we dit niet doen, wat zijn de consequenties? Antwoord op vraag 1. Er zijn artikelen over de rechtmatigheidsverantwoording toegevoegd. Die hebben betrekking op het gehele boekjaar. Deze leiden wel tot extra werkzaamheden zoals extra verbijzonderde interne werkzaamheden, een uitgebreider IC plan. Hiervoor is extra capaciteit beschikbaar gesteld. Daarnaast bevat de verordening aanpassingen die aansluiten op de reeds gangbare werkwijze in de gemeente. Daarmee is deze nu ook geformaliseerd. Daarop hoeven nu geen maatregelen worden doorgevoerd. Antwoord op vraag 2. De extra Verbijzonderde controle werkzaamheden a.g.v de rechtmatigheidsverantwoording vinden nu al plaats en zullen t/m maart 2024 worden uitgevoerd, zodat de bevindingen worden opgenomen in de jaarrekening van 2023. Antwoord op vraag 3. Als er niet cf. verordening is gehandeld komt dit terug in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening over 2023.

Daarbij zal tevens worden opgenomen welke beheersmaatregelen vervolgens worden genomen om afwijkingen in de uitvoering in de toekomst te voorkomen.

* Aangeven wat van toepassing is. Toelichting (indien nodig):

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 608

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 608

Toelichting schriftelijk indienen van vragen om inlichtingen. Ieder raadslid heeft het recht om vragen te stellen aan het college en de burgemeester. Het college en de burgemeester hebben namelijk een zgn. informatieplicht, zowel actief als passief. Dat is geregeld in de Gemeentewet, artikelen 155, 169 en 180. Dit betekent niet dat het college en de burgemeester verplicht zijn alle gevraagde informatie te geven. De informatie moet nodig zijn om de raad in staat te stellen zijn taak uit te oefenen. De wijze van het stellen vragen en de wijze van beantwoorden vereisen een zekere discipline. Enerzijds is het verstandig goed na te denken wat wel of niet wordt gevraagd, want elke vraag genereert werk en daarmee kostbare tijd. Anderzijds moeten het college en de burgemeester verstandig omgaan met de beantwoording, door snel en adequaat te reageren. Om het proces van vragen stellen en beantwoorden in goede banen te leiden zijn voor de verschillende soorten schriftelijke vragen zgn. formats ontwikkeld. De bedoeling daarvan is dat op de juiste wijze wordt voorgesorteerd en dus niet verschillende soorten vragen en onderwerpen door elkaar gaan lopen. Door de ingediende vragen te registeren per format is er ook een betere regie op de beantwoording. In de praktijk wordt onderscheid gemaakt tussen: 1.

vragen die bedoeld zijn om nadere uitleg/informatie te verkrijgen over agendapunten (meestal raadsvoorstellen) in een aanstaande commissie- of raadsvergadering en: 2. vragen die daar los van staan, vooral politiek-inhoudelijk. 3. Een aparte categorie vormen de verzoeken om informatie zoals bedoeld in de Verordening op de ambtelijke bestand. Het gaat dan om feitelijke informatie van geringe omvang en om documenten die reeds openbaar en dus beschikbaar zijn. Voor deze drie soorten vragen kennen we drie formats, t.w. resp.: 1. Het format technisch-informatieve vragen over lopende agendapunten 2. Het format schriftelijke vragen o.g.v. artikel 39 Regelement van Orde. 3. Het format vragen op grond van de Verordening ambtelijke bijstand c.a. Voor het indienen van vragen moet altijd een format worden gebruikt. Alle vragen moeten bij de griffie worden ingediend. Deze zorgt voor doorgeleiding naar het juiste orgaan.