Beantwoording technische vragen 488 CDA - jaarrekening Vos 2021.doc

488 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

nDatum Steller vragen

11 september 2021 CDA-fractie – M. van Oostrum

Over agendapunt

Jaarrekening VOS 2021 Het college wordt verzocht de volgende vragen te beantwoorden: Korte context In de commissie MenS van 15 september 2022 is de jaarrekening van de stichting VOS geagendeerd. Op blz. 41 van het jaarverslag 2021 staan diverse noties omtrent de huisvesting van beide schoollocaties waaronder; ‘naast huur voor de locatie Ter Lips etc’; ‘de gemeente Voorschoten is momenteel eigenaar van beide gebouwen’; ‘de verwachting is dat met de overdracht [ van beide gebouwen ] de huisvestingslasten toenemen en dat een eenmalige investering nodig is om beide gebouwen overdrachts-klaar te maken’; ‘Hoe de huisvestingslasten er na 2022 uit gaan zien is afhankelijk van de afspraken die worden gemaakt’; ‘het gesprek over de verdeling van de kosten nog moet plaatsvinden. Vooruitlopend op de uitkomst heeft het bestuur reeds in 2021 besloten een bestemmingsreserve op te nemen van € 300.000,- voor gebouwen en verbouwingen’. Voorts: In de voorjaarsnota 2020 heeft de raad besloten € 7.500,- beschikbaar gesteld ‘om de splitsing van het eigendomsrecht te regelen’. In de najaarsnota 2020 is opgenomen dat ‘de afhandeling [ van de eigendomsoverdracht ] zal ook nog in 2021 zijn beslag krijgen’. Naar aanleiding hiervan heeft de CDA-fractie de volgende vragen. 1.

Van welke schoolgebouwen die als zodanig actief dienst doen in Voorschoten is de gemeente Voorschoten momenteel juridisch eigenaar ? Antwoord: Voor beide schoolgebouwen van de VOS. Het gaat hier om de school Ter Lips en Mutatuli. 2. Volgens het IHP van maart 2020 dateert de locatie Ter Lips uit 2005 en de locatie Multatulilaan uit 2010.

488 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

Waarom vergt de eigendomsdomsoverdracht van beide schoollocaties van de gemeente naar de schoolbesturen in Voorschoten respectievelijk (tenminste circa) 17 jaar en 12 jaar ? Antwoord: Vanwege het feit dat de scholen in een multifunctionele accommodatie zitten met meerder gebruikers was de uitsplitsing niet eenvoudig en is er ook geen overeenstemming bereikt met het schoolbestuur. 3. Wie is formeel opdrachtgever van het (buiten)onderhoud van beide schoolgebouwen, de eigenaar (= gemeente) of het schoolbestuur (= huurder) ? Antwoord: De gemeente is hierbij formeel de opdrachtgever. Bij scholen waarbij het juridisch eigendom niet is overgedragen is de gemeente verantwoordelijk voor het onderhoud. Dit moet wel verrekend worden met de Materiele Instandhoudingsvergoeding( mi-vergoeding) die de school van de overheid ontvangt. 3a. Indien de gemeente opdrachtgever is v.w.b. het (buiten)onderhoud, hoe worden de onderhoudskosten doorbelast in de huur aan het schoolbestuur ? Antwoord: De gemeente rekent geen huur, maar een materiele instandshoudingsvergoeding. 4. Wat is de grondslag en de omvang van het huurtarief dat VOS aan de gemeente betaalt ? Antwoord: Het gaat hier om de materiele instandhoudingstarief(Mi), en is gekoppeld aan het aantal leerlingen van de school. Deze MI (mi)-vergoeding wordt berekend met de verordening voorzieningen huisvesting onderwijs. 5.

Is de huur van het schoolgebouw / gebouwen volledig kostendekkend ? Zo ja, kan het college dat met een berekening onderbouwen ? Antwoord: Zie antwoord 4. De MI (mi)-vergoeding, die nu wordt gehanteerd, is niet kostendekkend voor de exploitatielasten (incl. planmatig onderhoud). 6. Volgt uit de frase ‘de verwachting is dat de met de overdracht [van de beide gebouwen ] de huisvestingslasten toenemen ‘ a. dat de huur die VOS betaalt aan de gemeente mogelijk te laag is ? Zo nee, wat is dan de verklaring voor de toename van huisvestingslasten voor het schoolbestuur nadat de eigendomsoverdracht van gemeente naar schoolbestuur heeft plaatsgevonden ? Antwoord: Dit is een conclusie van het schoolbestuur. 7. Kan uit de frase ‘hoe de huisvestingslasten er na 2022 uit gaan zien is afhankelijk van de afspraken worden gemaakt etc’ geconcludeerd worden de huidige afspraken over huisvestingslasten kennelijk niet sluitend of ontoereikend zijn ? Antwoord: Die conclusie kan op dit moment nog niet getrokken worden. Het college is sinds dit voorjaar in overleg met het schoolbestuur (via externe adviseur). De verdere afwikkeling zal naar verwachting nog dit jaar afgerond moeten worden.

488 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

7a. Wat wordt precies verstaan over ‘de huisvestingslasten na 2022’? Om welke specifieke huisvestingslasten gaat het hier precies ? Antwoord: Betreft onderhoud, schoonmaak en kosten van de nutsvoorzieningen. 8. Is de eigendomsverhouding c.q. de verdeling van huisvestingslasten tussen gemeente en schoolbestuur VOS inzake beide schoollocaties transparant voor c.q. actief kenbaar gemaakt aan de andere schoolbesturen (bijv. in de verordening financiële en materiële gelijkstelling)? Zo nee, waarom niet ? Antwoord: Het jaarverslag en jaarrekening staan op de website van VOS. Het juridisch eigendom ligt bij de gemeente. Van daaruit wordt een wettelijke MI (mi)-vergoeding in rekening gebracht bij het schoolbestuur. Dit is een afspraak tussen gemeente en desbetreffende schoolbestuur op basis van de wet. Bouwheerschap 9. Volgt uit het gegeven dat de gemeente juridisch eigenaar is van beide schoollocaties tevens dat deze locaties in opdracht van de gemeente zijn gebouwd ? Antwoord: De gemeente is bouwheer geweest bij beide schoollocaties en heeft daarmee de opdracht verstrekt Er heeft geen juridische overdracht plaats gevonden. Dus de gemeente is nog juridisch eigenaar. 10. In de plint van de locatie Multatulilaan zit zowel een school als een kinderdagverblijf (het is één gebouw) . a. In wiens formele opdracht is het betreffende kinderdagverblijf destijds gebouwd ? b.

Wie is momenteel eigenaar van dat kinderdagverblijf (de gemeente of het kinderdagverblijf)? c. Indien de gemeente (nog) eigenaar is van het betr. kinderdagverblijf: betaalt dit kinderdagverblijf een kostendekkend huur ? Antwoord: a. Het pand, waar het kinderdagverblijf in zit, is niet van de gemeente. De gemeente is hier niet opdrachtgever van geweest. We hebben nog niet kunnen achterhalen wie de opdrachtgever geweest is destijds. b. Dit is onbekend. c. zie b, de gemeente is in ieder geval geen eigenaar. Effectuering eigendomsoverdracht 11. In de najaarsnota 2020 staat dat de eigendomsoverdracht van gemeente naar schoolbestuur in 2021 zal plaatsvinden. Uit het jaarverslag 2021 van VOS blijkt dat de eigendomsoverdracht niet in 2021 heeft plaatsgevonden. Wanneer wordt deze (alsnog) verwacht? Antwoord: Het college is sinds dit voorjaar in overleg met het schoolbestuur (via externe

488 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

adviseur). De verdere afwikkeling zal naar verwachting nog dit jaar afgerond moeten worden. 11a. Wie betaalt de ‘eenmalige investering’ om beide gebouwen overdrachtsklaar te maken (de gemeente of het schoolbestuur)? Antwoord: De gemeente betaalt de eenmalige investering. Hiervoor heeft de gemeente een bedrag geraamd van € 7.500 en kan dus uit deze post betaald worden. 11b. Is het college bereid een afschrift van de geactualiseerde afspraken over de verdeling van huisvestingslasten tussen gemeente en VOS aan de raad te zenden ? Antwoord: Het College is uiteraard bereid wanneer deze afspraken zijn vastgelegd uw Raad hierover te informeren.

* Aangeven wat van toepassing is. Toelichting (indien nodig):

488 Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten

Toelichting schriftelijk indienen van vragen om inlichtingen. Ieder raadslid heeft het recht om vragen te stellen aan het college en de burgemeester. Het college en de burgemeester hebben namelijk een zgn. informatieplicht, zowel actief als passief. Dat is geregeld in de Gemeentewet, artikelen 155, 169 en 180. Dit betekent niet dat het college en de burgemeester verplicht zijn alle gevraagde informatie te geven. De informatie moet nodig zijn om de raad in staat te stellen zijn taak uit te oefenen. De wijze van het stellen vragen en de wijze van beantwoorden vereisen een zekere discipline. Enerzijds is het verstandig goed na te denken wat wel of niet wordt gevraagd, want elke vraag genereert werk en daarmee kostbare tijd. Anderzijds moeten het college en de burgemeester verstandig omgaan met de beantwoording, door snel en adequaat te reageren. Om het proces van vragen stellen en beantwoorden in goede banen te leiden zijn voor de verschillende soorten schriftelijke vragen zgn. formats ontwikkeld. De bedoeling daarvan is dat op de juiste wijze wordt voorgesorteerd en dus niet verschillende soorten vragen en onderwerpen door elkaar gaan lopen. Door de ingediende vragen te registeren per format is er ook een betere regie op de beantwoording. In de praktijk wordt onderscheid gemaakt tussen: 1.

vragen die bedoeld zijn om nadere uitleg/informatie te verkrijgen over agendapunten (meestal raadsvoorstellen) in een aanstaande commissie- of raadsvergadering en: 2. vragen die daar los van staan, vooral politiek-inhoudelijk. 3. Een aparte categorie vormen de verzoeken om informatie zoals bedoeld in de Verordening op de ambtelijke bestand. Het gaat dan om feitelijke informatie van geringe omvang en om documenten die reeds openbaar en dus beschikbaar zijn. Voor deze drie soorten vragen kennen we drie formats, t.w. resp.: 1. Het format technisch-informatieve vragen over lopende agendapunten 2. Het format schriftelijke vragen o.g.v. artikel 39 Regelement van Orde. 3. Het format vragen op grond van de Verordening ambtelijke bijstand c.a. Voor het indienen van vragen moet altijd een format worden gebruikt. Alle vragen moeten bij de griffie worden ingediend. Deze zorgt voor doorgeleiding naar het juiste orgaan.