Beantwoording technische vragen 455 CDA Project Leidseweg Noord-Zuid riolering herinrichting.docx

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

Datum

7 januari 2022

Steller vragen Bremmer/Kortekaas Onderwerp

Project Leidseweg-Noord-Zuid En informatiebrief 75 en 95

Het college wordt verzocht de volgende vragen schriftelijk te beantwoorden: Naar aanleiding van informatiebrief 75 d.d. 6 oktober 2021 en informatiebrief 95 d.d. 7 december 2021, beiden over de Leidseweg Noord, heeft de CDA-fractie vragen. Uw college wordt verzocht de vragen duidelijk en volledig te beantwoorden voor de commissie WRG van 13 januari 2022 - Raadsvoorstel Leidseweg Noord 25 augustus 2016 In het raadsvoorstel aangaande de Leidseweg Noord van 25 augustus 2016 wordt op blz. 3 aangegeven dat: a. ‘Binnen de gemeentelijke begroting en beheerplannen onvoldoende budget is om de Leidseweg Noord in eenmaal aan te pakken’; b. ‘Financiële dekking voor de uitvoering van het zuidelijke deel van de Leidseweg Noord nog niet is gevonden’; c. ‘Een kredietaanvraag richting de raad zal volgen om het zuidelijk gedeelte van de Leidseweg Noord her in te richten’. In het projectplan bij het aangehaalde raadsvoorstel wordt op blz. 6 vermeld dat de kosten van de Leidseweg Noord deel Zuid uitgevoerd in stil asfalt € 2.760.000,- bedragen en € 2.540.000,- indien de weg zou worden uitgevoerd in betonklinkers.

- Raadsvoorstel Leidseweg Noord 4 oktober 2018 In het raadsvoorstel aangaande de Leidseweg deel zuid van 4 oktober 2018 wordt het benodigde krediet voor de Leidseweg Noord deel Zuid fors lager geraamd dan in augustus 2016, namelijk op € 1.580.000,- (1.280.000,- uitvoeringskosten + € 300.000,- ontwerpkosten, risico en onvoorzien). Tussen de kostenraming Leidseweg Noord deel Zuid van augustus 2016 en de kostenraming van 8 oktober 2018 zit een fors verschil van (afgerond) € 1.000.000,- tot € 1.200.000,-. Vraag 1: a. Wat is de verklaring voor het forse verschil tussen beide kostenramingen? Antwoord 1a: Tussen 2016 en 2018 heeft intern een bijstelling van de (m.n. verkeerskundige) scope plaatsgevonden. Ook is in de (interne) kostenraming dmv SSK_initiatieffase uit 2016 nog uitgegaan van een – bij die fase passende – (on)zekerheidsmarge van +/- ca. 40 %. De SSK_SO fase uit 2018 is mede gebaseerd op de bijgestelde scope en een – bij die opvolgende fase passende – (on)zekerheidsmarge van +/- 20-30 %. b. Heeft uw college in 2018 getoetst / gecontroleerd of het budget van € 1.580.000,- voor de renovatie van de Leidseweg Noord deel Zuid voldoende c.q.

toereikend was ? Zo ja, hoe ? Antwoord 1b: Ja, de SSK uit 2018 is extern opgesteld door het ingenieursbureau dat in vervolg op de eerdere (interne) SSK raming uit de Initiatieffase uit 2016 thans in 2018 op basis van nader onderzoek een uitwerking een (externe) SSK voor de SO fase (met een (on)zekerheidsmarge van +/- 20-30%) heeft 1

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

doorgerekend. Deze raming is zowel intern als extern getoetst op basis van de op dat moment bekende gegevens. Zo nee, waarom niet ? Antwoord 1b: zie antwoord 1a In zowel het raadsvoorstel van 4 oktober 2018 als in informatiebrief 20 (april 2019) als in informatiebrief 55 (juli 2020) geeft het colleg aan dan wel bevestigt dat het budget voor de Leidseweg Noord deel Zuid van € 1.580.000,- toereikend is. Vraag 2. Op wat voor moment is een kredietaanvraag voor de Leidseweg Noord ter instemming aan de raad voorgelegd zoals in het raadsvoorstel van 25 augustus 2016 werd aangekondigd? Antwoord 2: Ja, als onderdeel van het raadsbesluit Z/18/020635/79288 dat door u is besloten op 12 juli 2018 mbt scenario keuzes Leidseweg Noord (beslispunt 3). - Doorrekening definitief ontwerp (DO) Bij de MFA is het DO ter instemming aan de raad voorgelegd. Bij andere projecten (in de periode ’14 – ’18) zijn DO’s ook ter instemming aan de raad voorgelegd. In de ontwerpfase van een project wordt uitvoeringskosten gecalculeerd op basis van het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp. Het is gebruikelijk dat het beschikbaar te stellen budget wordt gebaseerd op de kostencalculatie van het definitief ontwerp. In het projectplan van augustus 2016 op blz. 13 wordt dit beginsel bevestigd in de volgende actie: ‘toets budget op basis van DO aan vastgesteld budget (met o.a. meer- en minderwerk)’.

Vraag 3: Heeft uw college de kosten van het DO van de Leidseweg Noord deel Zuid getoetst aan het budget van € 1.580.000,- en wanneer heeft uw college het DO van de Leidseweg Noord deel Zuid ter instemming voorgelegd aan de raad? Antwoord 3a: door middel van raadsinformatiebrief Z/19/28599/119756 dd 23 april 2019 is uw Raad geïnformeerd over het VO, incl. toetsing aan genoemde raming van € 1.580.00,- Via raadsbrief 055,Z/20/045492 dd 21-7-2020 is uw Raad vervolgens geïnformeerd over DO en toetsing aan beschikbaar krediet. De CDA fractie ziet graag een kopie van de DO-raming en raadsvoorstel tot vaststelling tegemoet. Antwoord 3b: Deze worden na besluitvorming in BW ter inzage gelegd in de fractiekamer. - Aanbesteding Leidseweg Noord deel Zuid Om onder meer om te bepalen welke inkoopprocedure passend is en ook om de inschrijfbegroting van de aannemer te kunnen toetsen wordt een directieraming van het project opgesteld. Ook deze actie is opgenomen het projectplan van augustus 2016 (blz. 14). De CDA fractie ziet graag een kopie van de directieraming tegemoet Antwoord 3c: Deze worden na besluitvorming in BW ter inzage gelegd in de fractiekamer. Op 11 januari 2021 zijn vier inschrijvingen voor de renovatie van de Leidseweg Noord ontvangen. Vraag 4: Is bij de aanbesteding van de Leidseweg Noord deel Zuid een plafondbedrag toegepast en zo ja, wat was de omvang van het plafondbedrag? 2

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

Antwoord 4: nee, er is bij de aanbesteding geen plafondbedrag gebruikt. Er zijn gemeenten die (door de raad) beschikbaar te stellen (uitvoerings-)budgetten niet opnemen in openbare raadsvoorstellen om zo maximale marktwerking te bewerkstellingen. In Voorschoten is dat niet aan de orde en zijn budgetten door het college expliciet opgenomen in openbare raadsvoorstellen. - Gunning opdracht januari - februari 2021 Vraag 5. Tussen de ontvangst van de offertes op 11 januari 2021 en de gunning van de opdracht aan de winnende aannemer, aangemaakt op 15 februari 2021 en verzonden op 23 februari 2021, zit een relatief lange periode van 5 tot 6 weken. Wat is de verklaring voor de (lange) duur van deze periode en is het mogelijk dat het openbaar beschikbaar stellen van (uitvoerings-) budgetten invloed heeft gehad op de ontvangen offertes? Antwoord 5: Wat de doorlooptijd betreft, er is gegund op basis van Beste Prijs Kwaliteitverhouding. Deze periode is gebruikt om de beoordeling te doen van de EMVI, wat enkele dagen heeft gekost. Daarna is er een analyse gedaan op de benodigde dekking, wat tijd heeft gevraagd. Vervolgens dient men de Alcatelperiode in acht te nemen. Nee, het is niet waarschijnlijk dat dit invloed heeft gehad op de prijs. Deze uitspraak op basis van het feit dat de winnende inschrijfprijs hoger lag dan het budget. Vraag 6: a.

Heeft er tussen voorlopige / voorgenomen gunning en definitieve gunning een verificatiegesprek plaatsgevonden waarin de inschrijfbegroting van winnende inschrijver is getoetst en besproken met de aannemer? Antwoord 6a: er heeft geen gesprek plaats gevonden. b. Zo ja, welke aandachtspunten zijn daar gesignaleerd en uitgewisseld? Antwoord 6b: Niet van toepassing c. Zo nee, waarom niet ? Antwoord 6c: er is contact geweest met het ontwerpbureau Omniform Engineering over de inhoud van de prijscomponent van de inschrijving. Hieruit is gebleken dat er geen bijzonderheden te melden was over de inschrijving van Bijleveld, anders dan dat het graafwerk op zich relatief hoog geprijsd was. Aanname hierin was dat Bijleveld daar waarschijnlijk meerwerk in zag. Zodoende is besloten, op basis van eerder succesvolle ervaringen met Bijleveld als aannemer voor een vergelijkbaar werk, dat een verificatiegesprek niet nodig was. De CDA-fractie ziet graag een kopie van het verslag van het verificatiegesprek tegemoet. Antwoord 5d: er is geen aantoonbaar bewijs aanwezig anders dan e-mail (Deze wordt na besluitvorming in BW ter inzage gelegd in de fractiekamer). - Informatiebrief 75 d.d. 6 oktober 2021 In informatiebrief 75 geeft uw college onder meer aan dat: a. Het toegekende risicobudget € 180.000,- bedraagt en dat de overschrijding van dit budget aanstaande is: b.

€ 50.000,- is uitgegeven voor bemalingskosten tbv de hoge gasdruk-leiding in mei 2021 c. € 50.000,- is ingezet voor een pompput als gevolg van een interpretatieverschil van de inschrijfstaat; d. € 60.000,- is ingezet om een ontwerpomissie (fietsveiligheid) te herstellen. Bij de CDA-fractie roept de inhoud en het momentum van informatiebrief 75 (6 oktober 2021) 3

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

vragen en verbazing op: Vraag 7: a. Klopt het dat er reeds bij de gunning van de renovatieopdracht in februari 2021 het budget van € 1.580.000,- met vele tonnen werd overschreden. Antwoord 7a: De dekking voor het project inclusief risicoprofiel is bijna 2 mio. b. Onder boven genoemde omstandigheden is er dan nog sprake van een positief saldo van het risicobudget van 180 k ? Zo ja, graag toelichting. Antwoord7b: Totale dekking is inschrijving Bijleveld plus 10% risicoprofiel. Vraag 8: Op welke datum heeft de gemeente Voorschoten ingestemd met het honoreren van extra bemalingskosten t.b.v. de hoge gasdruk-leiding? Antwoord 8: in week 21-2021 Vraag 9: a. Waarom zijn de meerkosten van de pompput van € 50.000,- niet al bij in het verificatiegesprek voorafgaande aan de gunning van de opdracht gesignaleerd? Antwoord 9a: deze is niet uit de beschouwing van Omniform naar voren gekomen. b. Wanneer deze meerkosten bij het verificatiegesprek niet bekend waren - hoe komt dat? Antwoord 9b: Deze is gemist in de analyse van het ontwerpbureau (zie eerdere beantwoording). c. Stonden de kosten van de pompput in de inschrijfbegroting van de aannemer? Antwoord 9c: Ja, deze stonden erin. d. Op welke datum ontstond het dispuut over de pompput en op welke datum is dit voorgelegd aan het Crow? Antwoord 9d: op 15 maart ‘21 is er melding gemaakt en op 16 maart ‘21 is de respons gekomen.

Gemeente heeft toen ingezien dat aannemer niet aansprakelijk gesteld kon worden voor de bestekspost inclusief beschrijving en er zodoende meerwerk van gemaakt. Vraag 10: Op welke datum heeft de gemeente Voorschoten de meerkosten van de ontwerpaanpassing fietsveiligheid van € 60.000,- opgedragen ? Antwoord 10:. In de periode week 11/12-2021 Op dinsdag 1 juni 2021 heeft het college de voorjaarsnota 2021 (VJN) vrijgegeven voor behandeling in de raad. Vervolgens is de VJN 2021 eind juni 2021 inhoudelijk in diverse commissies besproken. En op 15 juli is de nota door de raad vastgesteld. In de VJN 2021 is in totaal 693 k bijgeraamd als gevolg van de kostenoverschrijding op de Leidseweg Noord, deel Zuid. (40 k voor groenvoorzieningen en 653 k voor ‘riolering’). Vraag 11: Op welke data zijn de bestekafwijkingen voor respectievelijk de extra bemaling (50 k), de pompput (50 k) en de ontwerpaanpassing voor de fietsveiligheid (60 k) door de opdrachtgever (dat is het college) goedgekeurd ? Antwoord 11a: deze zijn niet voorgelegd aan het college maar genomen door directie van het project. Hiervoor is het risicoprofiel bedoeld. Er is melding gemaakt van benutting en uitputting van de beschikbare middelen in het alsdan gehanteerd risicoprofiel. De CDA-fractie ziet graag een kopie van de afgestempelde afwijkingen-lijst en de termijnstaten tegemoet.

Antwoord 11b: Deze worden na besluitvorming in BW ter inzage gelegd in de fractiekamer. 4

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

- Informatiebrief 058 d.d. 24 september 2019 en d.d. 7 december 2021 In informatiebrief 058 wordt een opsomming van vervolg onderzoeken aan de raad bekend gemaakt, o.a. proefsleuven. In informatiebrief 95 informeert het college de raad over ‘het aantreffen van oude riolering en de kosten die hiermee gemoeid zijn’. ‘Gedurende de realisatie is gebleken dat het oude riool, dat verwijderd had moeten worden in de jaren 60 in de vorige eeuw, is achtergebleven in de grond. Tijdens de voorbereiding was dit niet bekend’. Vraag 12: In informatiebrief 95 geeft het college niet aan wanneer / op welke datum de oude riolering is aangetroffen. Kan het college alsnog aangeven op welke datum het oude riool is aangetroffen ? Antwoord 12a: in september 2021 is er voor het eerst sprake van. Na de proefsleuf. Deze was niet diep genoeg. Men wist er niet van, dus toen wat op tekening stond zichtbaar was is men gestopt met graven. De CDA-fractie ontvangt graag een kopie van alle verslagen van de bouwvergaderingen. Antwoord 12b: Deze worden na besluitvorming in BW ter inzage gelegd in de fractiekamer. Uw college sluit informatiebrief 95 met de notie dat ‘de benodigde bijraming van onvoorziene kosten wordt gepresenteerd bij de voorjaarsnota 2022’.

De CDA-vraag fractie vindt het onwenselijk dat de raad als budgethouder pas bij de voorjaarsnota 2022 – dat is over een half jaar, i.c.in juni / juli 2022 - en na de gemeenteraadsverkiezingen wordt geïnformeerd over verdere overschrijdingen van kosten op dit project. Dit past ook niet bij de letter noch de geest van artikel 4 lid 3 van de financiële verordening waarin is opgenomen dat het college de raad ‘vooraf informeert indien geautoriseerde investeringskredieten met 50 k worden overschreden’ waarbij de fractie opmerkt dat: - vervanging van riolering ogv het BBV als een investering wordt beschouwd. de renovatie van de Leidseweg Noord deel Zuid op grond van informatie op de website van de gemeente Voorschoten als snel, d.w.z. in april 2022, wordt opgeleverd zodat het afgeven van een prognose van meerwerkkosten in januari 2022 niet onmogelijk zou moeten zijn. Vraag 13: a. Is college bereid de raad voor de raadsvergadering van 3 februari 2022 te voorzien van een prognose van verdere onvoorziene kosten op project Leidseweg Noord deel Zuid ? Antwoord 13a: In week 4-2022 en week 5-2022 worden op basis van de dan bekende en verwachte gegevens onder externe begeleiding enkele interne workshops georganiseerd teneinde een nieuw risicoprofiel voor dit werk op te stellen.

Verwacht wordt dat dit nieuwe risicoprofiel omstreeks week 9-2022 gereed is en vervolgens kan worden aangeboden in de daaropvolgende Raadsvergadering. Dit risicoprofiel vormt tevens de basis voor de berichtgeving in de Voorjaarsnota. b. Zo nee, waarom niet ? Antwoord 13b: Zie antwoord 13a - Persbericht Wethouder Spil Voorschotense Krant december 2022 In de december-editie van de Voorschotense krant staat ‘de broodnodige vervanging van de riolering van de Leidseweg bijna 2 miljoen kost maar dat de aanpassingen voorlopig nog niet 5

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

werken. De bewoners zijn moedeloos en vragen zich af hoe lang dit nog gaat duren’. Vraag 14: Waarom is de kennelijke aanhoudende wateroverlast voor inwoners van de Leidseweg Noord deel Zuid wel op genomen in de Voorschotense krant maar niet gemeld aan de raad in informatiebrief 95 van 7 december 2021? Antwoord 14: Informatiebrief 95 gaat in op de kosten van het aangetroffen oude riool. Dit oude riool cq de daarmee gepaard gaande kosten voor volschuimen hebben geen relatie met de optredende wateroverlast. Notabene: de in oktober 2018 aan de raad voorgestelde variant A zou de wateroverlast op de Leidseweg-Noord deel Zuid oplossen (door middel van een drainage en dubbele riolering). Omdat de wateroverlast op dit deel het meest omvangrijk was, is besloten met dit deel Zuid te starten. Vraag 15: a. Zijn er ter bevordering van ontkoppeling van hemelwaterafvoer van woningen van hun rioolafvoer inlaten op de hemelwaterafvoerleiding in de openbare ruimte aangebracht bij de erfgrens van elk kadastraal perceel? Antwoord 15a: nee, dit is gebeurd op aangeven van de eigenaar van het perceel. Zodoende is niet bij elke woning een uitlegger gerealiseerd. Eigenaren dienen zelf een investering te doen om de wateroverlast te beperken, als zij dit niet willen heeft het geen zin een uitlegger aan te brengen. b. Zo nee, waarom niet? Antwoord 15b: zie antwoord 15a.

Woningen aan de oneven zijde van de Leidseweg Noord-Zuid hebben recentelijk behoorlijk wateroverlast ondervonden waarbij naast in tuinen, ook binnen op begane grond vuilwater stond. Vraag 16: a. Heeft de gemeente al onderzocht of gaat de gemeente onderzoeken hoe de wateroverlast is ontstaan? Antwoord 16a: dit is al onderzocht. Naast water op eigen terrein is er nog een oorzaak. Water stroomt vanaf de Hooghkamer richting deze woningen en zorgt voor overlast. b. Wanneer blijkt dat deze overlast ontstond door een tijdens werkzaamheden nog onvoldoende functionerende afwateringssysteem van de gemeente, door bijv. onder capaciteit van de aanwezige noodstelsel, is de gemeente als opdrachtgever en eigenaar van de openbare ruimte verzekerd tegen mogelijk ontstane schade ( middels bijv. een CAR verzekering)? Antwoord 16b: gemeente heeft een CAR-verzekering. Echter, eigenaar is verantwoordelijk voor afwatering op eigen terrein en deze overlast is geen gevolg van de werkzaamheden. De sloot gelegen tussen Berbice en het Nicolaaspad is momenteel merkbaar vervuild met rioolwater ( dit is van verre te ruiken) Vraag 17: a. Wordt i.v.m. volksgezondheid en dierenwelzijn deze sloot gemonitord? Antwoord 17a: Nee, dat wordt het niet. b. Zo nee, waarom niet? Antwoord 17b: Tijdelijk effect door de werking van een overstort tijdens hevige en/ of 6

Technische/informatieve vragen over lopende agendapunten 455

langdurige regelval. c. Klopt het dat de vervuiling ontstaat door een overloop van de riolering in de Leidseweg-Noord en hoe lang gaat deze vervuiling nog plaats vinden? Antwoord 17c: het klopt dat dit komt door de overloop van het riool. Deze vervuiling blijft in soortgelijke omstandigheden plaats vinden, totdat de overstort verwijderd wordt. Dit gebeurd aan het einde van de werkzaamheden en is onderdeel van het project. - Risico-register begrotingen 2021 en 2022 In het risico-register in de begroting(en) is de top 10 risico’s van de gemeente Voorschoten opgenomen. Het budget van de Leidsweg Noord, deel zuid van € 1.580.000,- is overschreden met ten minste 693 k. Daar komen mogelijk nog meerwerkkosten bij alsook de aanvullende kosten van het afschuimen van oude riolering ad € 210.000,- zodat een overschrijding van € 900.000,- tot € 1.000.000,- niet uitgesloten lijkt. Vraag 18: Waarom heeft uw college de renovatie van de Leidseweg Noord deel Zuid niet opgenomen in het risico-register in de begroting 2021 en begroting 2022? Antwoord 18: Bij het opstellen van de begrotingen 2021 en 2022 en het bijbehorend risicoregister waren de in een later stadium optredende tegenvallers nog niet bekend cq verwacht.

Gelet op de marktontwikkelingen in algemene zin zal in het eerstvolgend financieel momentum (de jaarrekening) een update van het risicoprofiel worden gemaakt waar deze nieuwe inzichten alsnog in worden meegenomen. Toelichting (indien nodig):

7