Beantwoording schriftelijke vragen ex art. 39 RvO 214 CDA over programmering kapitaalgoederen openbare ruimte.pdf

Schriftelijke vragen

ex Artikel 39 Reglement van Orde gemeenteraad Voorschoten

Datum Uw kenmerk

di 13 juli 2021

Datum verzending Behandelaar

di 13 juli 2021 Jan Willem van der Geest

Ons zaaknummer

Z/21/055026/254168

Bijlage

Onderwerp

Beantwoording schriftelijke vragen 214 CDA met betrekking tot Informatiebrief 43: programmering kapitaalgoederen openbare ruimte

Geachte Raad, Door de CDA-fractie zijn op woensdag 23 juni 2021 vragen gesteld met betrekking tot Informatiebrief 43: programmering kapitaalgoederen openbare ruimte. De beantwoording van deze vragen treft u hieronder aan. Vraag 1. In artikel 19, lid 2 van de financiële begroting staat dat ‘de ramingen van de onderhoudsbudgetten in de begroting worden gebaseerd op meerjarige onderhoudsplanningen’. Is het college bekend met de financiële verordening en dit artikel ? Antwoord 1. Ja Vraag 2. Op welke onderhoudsplanningen worden de ramingen van de onderhoudsbudgetten in de begroting 2021 en begroting 2022 gebaseerd ? Antwoord 2. De geraamde onderhoudsbudgetten en investeringen die zijn meegenomen in de Kaderbrief 2022 zijn gebaseerd op de programmering 2021-2022 waarover de Raad in Informatiebrief 43 is geïnformeerd. De gevolgen van deze programmering voor de begroting 2021 zijn meegenomen in de Voorjaarsnota 2021. Vraag 3. In artikel 19, lid 3 van de financiële verordening staat dat ‘het college de raad ten minste eenmaal in de vier jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aanbiedt Het plan geeft het kader weer voor benodigde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast’. Is uw college bekend met artikel 19, lid 3 van de financiële verordening? Antwoord 3. Ja Vraag 4.

Wanneer wordt het plan als bedoeld in artikel 19, lid 3 van de financiële verordening ter vaststelling aan de raad voorgelegd ? Antwoord 4. Tijdens de begrotingsbehandeling 2021 is reeds aangekondigd dat er voor de korte termijn geen nieuwe beheerplannen worden opgesteld. Op het moment werkt de ambtelijke organisatie aan de voorbereiding voor het maken een beheervisie voor de fysieke leefomgeving. Met deze beheervisie wordt duidelijk gemaakt hoe er invulling wordt gegeven aan de afspraken met de gemeenteraad. Zoals onder andere over kwaliteitsniveau, verscheidenheid in het beheer maar ook hoe in te spelen op de ontwikkelingen die eraan komen. Dit vormt het kader hoe het beheer en onderhoud bijdraagt aan de gemeentelijke ambities. Het is een document dat de verbinding legt tussen strategische, tactische en operationele doelen.

Pagina 1 van 5

Deze beheervisie zal naar verwachting in 2022 aan de Raad worden aangeboden. Dit zal daarna verder worden uitgewerkt in instandhoudingsplannen die in de plaats komen van de bestaande beheerplannen. Vraag 4a. Heeft de raad een besluit genomen om van artikel 19, lid 3 van de financiële verordening af te wijken ? Zo ja, wanneer ? Antwoord 4A. Momenteel wijken wij af van de huidige en vastgestelde werkwijze en hierover hebben wij de raad reeds op de hoogte gesteld, gedurende verschillende P&C-momenten.

Vraag 5. De huidige beheerplannen openbare ruimte zijn van toepassing op de periode 2016 – 2020. In 2016 was al bekend dat de beheerplannen in 2020 zouden moeten zijn geactualiseerd. Het college had vier jaar de tijd om de plannen te actualiseren. Waarom zijn de beheerplannen desondanks niet in 2020 geactualiseerd opgeleverd aan de raad ? Antwoord 5. Voor het antwoord hierop verwijzen we naar het antwoord op vraag 9 in de Beantwoording schriftelijke vragen 196 CDA over speelplek Frisolaan die op 13 april 2021 aan de Raad is verzonden: “Tijdens de begrotingsbehandeling 2021 is reeds aangekondigd dat er voor de korte termijn geen nieuwe beheerplannen worden opgesteld. Op het moment werkt de ambtelijke organisatie aan een beheervisie voor de fysieke leefomgeving. Met deze beheervisie wordt duidelijk gemaakt hoe er invulling wordt gegeven aan de afspraken met de gemeenteraad. Zoals onder andere over kwaliteitsniveau, verscheidenheid in het beheer maar ook hoe in te spelen op de ontwikkelingen die eraan komen. Dit vormt het kader hoe het beheer en onderhoud bijdraagt aan de gemeentelijke ambities. Het is een document dat de verbinding legt tussen strategische, tactische en operationele doelen. Deze beheervisie zal naar verwachting in 2022 aan de Raad worden aangeboden.

Dit zal daarna verder worden uitgewerkt in instandhoudingsplannen die in de plaats komen van de bestaande beheerplannen. In afwachting hierop en om de komende periode te overbruggen wordt op dit moment een onderhoudsprogrammering voor de jaren 2021 en 2022 opgesteld.” Voor verdere uitleg verwijzen wij naar het antwoord op vraag 10. Vraag 6. Bij het herstelplan 2017 heeft de raad het beleidskader voor het beheerniveau openbare ruimte vastgesteld (C-niveau). In informatiebrief 43 worden de ‘belangrijkste opgaven binnen Voorschoten voor de komende jaren’ genoemd. Kan de raad of accountant op grond van informatiebrief 43 vaststellen of het door de raad vastgestelde kwaliteitskader van de openbare ruimte in geheel Voorschoten in stand wordt of kan worden gehouden (gezien het ontbreken van een integrale onderhoudsplanning van het volledige areaal) ? Zo ja, hoe ? Antwoord 6. De programmering 2021-2022 waarover de Raad in informatiebrief 43 is geïnformeerd is een integrale onderhoudsplanning van het volledige areaal die de periode moet overbruggen tussen de planning is die opgenomen in de beheerplannen 2016-2020 en de komende instandhoudingsplannen. Bij de programmering 2021-2022 is uitgegaan van het beheerniveau zoals de Raad dit in het Herstelplan 2017 heeft vastgesteld. Vraag 7.

Kan de raad of de accountant op basis van de ‘onderhoudsprogrammering’ genoemd in informatiebrief 43 beoordelen of de ramingen en voorzieningen voor onderhoud openbare ruimte in de meerjarenbegrotingen toereikend zijn ? Zo ja, hoe ? Antwoord 7. Voor het antwoord hierop verwijzen we naar het antwoord op vraag 10 in de Beantwoording schriftelijke vragen 196 CDA over speelplek Frisolaan die op 13 april 2021 aan de Raad is verzonden: “In de beheerplannen 2016 – 2020 is een onderbouwing van de voorzieningen over een langere periode (20 jaar) opgenomen. Desalniettemin is een actualisatie van de beheerplannen nodig voor het instant houden van de onderhoudsvoorziening.

Pagina 2 van 5

In de op te stellen beheervisie voor de fysieke leefomgeving worden deze voorzieningen daarom geactualiseerd. Voor de jaren 2021 en 2022 wordt op dit moment een onderhoudsprogrammering opgesteld. Deze programmering dient ook als onderbouwing van de omvang van de voorzieningen. De beoordeling door de accountant blijkt uit de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening.” Vraag 8. Op blz. 2 van de informatiebrief staat onder meer dat ‘de keuze voor bijvoorbeeld een vaste fiets-voetgangersbrief of een beweegbare brug in hoge mate de kosten bepaalt’. Enkele zinnen later: ‘de keuze of deze brug beweegbaar moet blijven zal met de ruimtelijke ontwikkeling van de jachtwerf worden meegenomen’. Hoe maakt de raad keuzes als deze, als een actueel en volledig beheerplan bruggen, waarin het kwaliteitskader voor onderhoud en vervanging van bruggen is opgenomen, ontbreekt ? Antwoord 8. Bovenstaande passages hebben betrekking op twee verschillende bruggen. De keuze voor een bijv. een vaste fiets-voetgangersbrug of een beweegbare brug heeft betrekking op de brug aan de Hofvliet. Deze keuze is afhankelijk van de keuzes die gemaakt moeten worden rond ontwikkeling van Starrenburg III. De keuze of de huidige beweegbare brug aan de Hofweg door een beweegbare of een vaste brug wordt vervangen zal met de ruimtelijke ontwikkeling van de jachtwerf worden meegenomen.

Onafhankelijk van welke keuzes hier gemaakt gaan worden zullen deze bruggen moeten voldoen aan de door de Raad vastgestelde kwaliteitskaders. Voor zover deze in het beheerplan bruggen zijn vastgelegd en er nog geen nieuwe beheerplannen zijn vastgesteld zijn de kwaliteitskaders zoals deze in het Beheerplan bruggen 2016-2020 zijn vastgelegd nog onverminderd van toepassing.

Vraag 9. Op blz. 1 van de informatiebrief staat dat ‘de programmering flexibel is: door onvoorziene omstandigheden kunnen projecten doorgeschoven, geannuleerd worden of juist versneld worden doorgevoerd. (…). De financiële gevolgen van deze dynamische meerjarenplanning worden hiermee ook jaarlijks inzichtelijk. En zullen worden meegenomen in de reguliere P en C- cyclus’. Hoe verhoudt een dynamische planning waarin projecten worden ‘ geannuleerd, versneld of doorgeschoven ‘ zich tot de kaderstellende en controlerende taak van de raad? En hoe wordt voorkomen dat dit gaat leiden tot (een oncontroleerbaar aantal ?) mutaties en afwijkingen met een forse financiële impact ? Antwoord 9. Als er tussentijdse wijzigingen plaatsvinden ten opzichte van de vastgestelde meerjarenplanning zullen eventuele financiële consequenties in ieder geval worden meegenomen in de planning en control-cyclus en in de kadernota, voorjaarsnota of najaarsnota. Hierbij zullen deze wijzigingen duidelijk worden toegelicht. Het uitgangspunt is hierbij dat de onderhoudsprogrammering binnen de begroting beschikbaar gestelde middelen blijft. Mocht dit niet het geval zijn, zal dit aan uw raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Vraag 10.

In de najaarsnota 2020 – vastgesteld door de raad op 10 december 2020 - wordt vermeld dat ‘in het vierde kwartaal 2020 brengen wij door middel van een notitie kapitaalgoederen in beeld met welke processen wij bezig zijn en een huidige stand van zaken van de kapitaalgoederen’. In informatiebrief 43 wordt gemeld dat deze notie pas in 2022 wordt opgeleverd. Wat is de verklaring voor deze vertraging van 2 jaar ? Antwoord 10. De Notitie Kapitaalgoederen Fysieke Leefomgeving is in het 4 e kwartaal 2020 opgeleverd en in de B&W-vergadering van 1 december 2020 besproken. Op 13 januari 2021 is aan de Raad een presentatie gegeven over de Notitie Kapitaalgoederen Fysieke Leefomgeving zoals ook in de Informatiebrief 43: programmering kapitaalgoederen openbare ruimte staat vermeld. In deze notitie is de richting aangegeven voor wat betreft het beheer en het onderhoud van de kapitaalgoederen in de komende jaren. Pagina 3 van 5

Het doel is om de komende jaren een transitie te maken naar een beheer op basis van Integraal Gebiedsgericht Werken (IGW) en Assetmanagement. Dit zal verder worden uitgewerkt in een Beheervisie en een Nota Kapitaalgoederen Fysieke Leefomgeving. Deze zullen dan vervolgens worden vertaald in instandhoudingsplannen die de oude beheerplannen die een looptijd hebben van 2016 tot en met 2020 gaan vervangen. Tijdens de bovengenoemde presentatie is aangegeven dat de Nota Kapitaalgoederen en de instandhoudingsplannen in 2022 worden opgeleverd. De bovengenoemde instandhoudingsplannen zullen dus in de loop van 2022 worden vastgesteld en zullen dan betrekking hebben op 2023 en volgende jaren. Om de periode tussen de oude beheerplannen (2016-2020) en de nieuwe instandhoudingsplannen (2023- ) te overbruggen hebben wij een programmering gemaakt voor de vervangings- en onderhoudsopgaven die in die jaren 2021 en 2022 zullen worden opgestart en uitgevoerd. Dit is de programmering waarover de Raad in Informatiebrief 43 is geïnformeerd. Het bovenstaande staat ook beschreven in de Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen in de Jaarrekening 2020.

Vraag 11. Op grond van de najaarsnota 2020, zie blz. 18, heeft de raad € 60.000,beschikbaar gesteld voor het maken van een integrale meerjarenplanning voor onderhoud aan en vervanging van wegen. Waarom is er desondanks geen integrale onderhoudsplanning wegen aan de raad voorgelegd ? Is die 60 k wel uitgegeven ? Antwoord 11. In 2020 heeft externe ondersteuning en advisering plaatsgevonden voor het verder op orde krijgen van de beheerdata, het uitvoeren van onderzoeken en het maken van een integrale meerjarenplanning. Hier was de bovengenoemde € 60.000 voor bedoeld. De integrale meerjarenplanning die in de najaarsnota 2020 genoemd staat is de programmering waarover de Raad in informatiebrief 43 over is geïnformeerd. Het is dus niet zo dat de bovenstaande € 60.000 bedoeld was voor het opstellen van de nieuwe beheerplannen. Er wordt in de najaarsnota 2020 gesproken over een integrale meerjarenplanning. Er staat niet dat het hier gaat om de nieuwe beheerplannen.

Vraag 12. In de begroting 2020, in voorjaarsnota 2020 en in de najaarsnota 2020 (vastgesteld in december 2020) wordt consequent gerefereerd aan de actualisatie van de beheerplannen en oplevering daarvan in 2020. In december 2020 wordt hiervoor zelfs nog eens € 60.000,- door het college gevraagd en vervolgens door de raad beschikbaar gesteld. Pas bij de jaarrekening 2020 – dus ruim nadat 2020 is verstreken - wordt de actualisatie van de beheerplannen en oplevering daarvan in 2020 losgelaten, notabene nadat voor de beheerplannen aanvullend 60 k beschikbaar is gesteld. Wat is de reden om achteraf, dus na afloop van 2020, een wijziging in de strategie tav de onderhoudsplannen toe te passen en te communiceren ? Antwoord 12. In de begroting 2020 is inderdaad opgenomen dat de beheerplannen in 2020 zouden worden geactualiseerd. In de voorjaarsnota 2020 staat vermeld dat er in 2020 een nota kapitaalgoederen zou worden opgesteld en als vervolgstap een beheervisie. Vervolgens zouden dan de onderhoudsplannen voor de openbare ruimte die medio 2021 gereed moeten zijn. Dit is volledig in overeenstemming met de strategie die nu gevolgd wordt. Door het vertrek van medewerkers en de ontvlechting van de WODV kunnen de beheervisie en de instandhoudingsplannen (nieuwe beheerplannen) echter pas in 2022 worden opgeleverd.

Tijdens de begrotingsbehandeling 2021 is daarom reeds aangekondigd dat er voor de korte termijn geen nieuwe beheerplannen worden opgesteld. De nota kapitaalgoederen die in de voorjaarsnota 2020 staat genoemd is de Notitie Kapitaalgoederen Fysieke Leefomgeving. Deze is in het 4e kwartaal 2020 opgeleverd zoals ook in de najaarsnota 2020 is aangekondigd. In de najaarsnota 2020 staat verder niets vermeld over de beheerplannen zelf.

Pagina 4 van 5

Vraag 13. Op 13 januari 2021 is door middel van een presentatie aan de raad gecommuniceerd dat een transitie wordt gemaakt naar gebiedsgericht werken. Schort een presentatie de werking van artikel 19, lid 3 van de financiële verordening op ? Anders gezegd: leidt een presentatie aan de raad tot opschorting van de plicht beheerplannen openbare ruimte ter vaststelling aan de raad voor te leggen ? Antwoord 13. Tijdens de begrotingsbehandeling 2021 is reeds aangekondigd dat er voor de korte termijn geen nieuwe beheerplannen worden opgesteld. Op het moment werkt de ambtelijke organisatie aan de voorbereiding voor het maken een beheervisie voor de fysieke leefomgeving. Met deze beheervisie wordt duidelijk gemaakt hoe er invulling wordt gegeven aan de afspraken met de gemeenteraad. Zoals onder andere over kwaliteitsniveau, verscheidenheid in het beheer maar ook hoe in te spelen op de ontwikkelingen die eraan komen. Dit vormt het kader hoe het beheer en onderhoud bijdraagt aan de gemeentelijke ambities. Het is een document dat de verbinding legt tussen strategische, tactische en operationele doelen. Deze beheervisie zal naar verwachting in 2022 aan de Raad worden aangeboden. Dit zal daarna verder worden uitgewerkt in instandhoudingsplannen die in de plaats komen van de bestaande beheerplannen Vraag 14.

Sluit de introductie van gebiedsgericht werken het maken en vaststellen van een meerjarenonderhoudsplanning openbare ruimte uit ? Of maakt een integrale meerjaren onderhoudsplanning gebiedsgericht werken juist mogelijk (randvoorwaardelijk) ? Antwoord 14. Bij Integraal Gebiedsgericht Werken (IGW) wordt vanuit beheerperspectief en vanuit ruimtelijke ordeningsperspectief bekeken welke opgaven er binnen een gebied in de komende vijf jaar te verwachten zijn. Ook opgaven die spelen in het sociaal domein worden in beeld gebracht. Door al deze opgaven te bundelen wordt duidelijk in welke gebieden een integrale aanpak meerwaarde biedt en welke kansen hierbij ontstaan. Om al deze gebundelde opgaven goed in beeld te brengen is dus hier juist een integrale meerjarenonderhoudsplanning onontbeerlijk.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 5 van 5