Annotaties vergaderstukken AB ODWH d.d. 11 maart 2024

Geannoteerde agenda Datum: Aan: Van: Onderwerp:

4 maart 2024 H. Schokker; H. van der Elst E. van der Pluijm Annotaties stukken AB van de ODWH

Vergadering Datum: AB ODWH 11 maart 2024 Tijd: 16:00-18:00 uur Locatie: ODWH, Vondellaan 55, 2332 AA Leiden Documenten:

Agenda en bestuursvergaderingen - Omgevingsdienst West-Holland (odwh.nl)

1. Opening en vaststellen agenda, mededelingen en ingekomen post Ingekomen post is ter informatie en bestaat uit: a.

Brief van het college van B&W van Noordwijk aan het AB van de ODWH over de stand van zaken besluitvorming bouwtaken. B&W van Noordwijk geven aan dat uiterlijk in het derde kwartaal van 2024 de gemeenteraad van Noordwijk een advies krijgt om tot een onomkeerbaar besluit te komen over de bouwtaken.

2. Verslag AB vergadering 30 oktober 2023 3. Mededelingen van de dienst Strategie 2024-2035, gevolgen van Robuustheidsaanpak Visitatie Essentie voorstel Overweging Voorschoten

Informatief -

Opmerkingen

Tijdens de vergadering wordt toelichting gegeven over de visitatie, die eind november 2023 plaatsvond. Het eindrapport over de visitatie is nu (4-3-2024) nog niet beschikbaar. In het kader van de bestuurlijke afspraken van het Interbestuurlijke programma VTH (IBP) worden alle OD’s gevisiteerd. Visitatie is een leeren ontwikkelmethode waarbij een visitatiecommissie met de OD’s en haar partners in gesprek gaat. Op 22 & 23 november 2023 vond de visitatie plaats bij de ODWH. Wat is het doel? De visitatiecommissie is samengesteld uit collega’s van andere OD’s en één of meer externen. Deze commissie bevraagt de regio vanuit een waarderend en ontwikkelgericht perspectief en geeft de ODWH feedback op haar organisatieontwikkeling. De feedback is vooral gericht op spiegelen, reflecteren en niet op oordelen en verantwoorden. Het gaat om het verbeteren van de organisatie door een blik van buiten van gelijkwaardige gesprekpartners. Het doel van de visitatie is dus het opleveren van leerpunten voor de omgevingsdienst, de visitatiecommissie, alle samenwerkende omgevingsdiensten en partners

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 6 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

van de ODWH. Op de eerste dag bereidde de visitatiecommissie gezamenlijk, aan de hand van de thema’s en de individuele beoordeling van de zelfevaluatie, de interviews voor. In de loop van de dag vond er een kennismakingsgesprek plaats tussen een vertegenwoordiging van het bestuur van de omgevingsdienst, de directie en de visitatiecommissie, waarna het bestuur en de directie afzonderlijk werden geïnterviewd. Op de tweede dag stond het afnemen van interviews centraal. Aan de interviews werd deelgenomen door bestuurders, ambtelijk opdrachtgevers (waaronder Voorschoten), ketenpartners en een doorsnede van de organisatie. Hierbij wordt opgemerkt dat de partners van de dienst (zoals het bestuur) géén onderwerp vormen van de visitatie. Ze werden wel geïnterviewd om een beeld te kunnen vormen van het effect van de omgeving op het functioneren van de dienst en het realiseren van (toekomstig) opgaven. Wat werd er besproken? Voorafgaand aan de visitatie werd door de ODWH een zelfevaluatie opgesteld. In dit evaluatieverslag staan de volgende onderwerpen centraal: A. Kwaliteitsankers wet- en regelgeving B. Ontwikkelkracht en innovatieruimte C. Ketensamenwerking en Strafrecht D. Onafhankelijkheid E. Prioritering en Uitvoeringsprogramma’s

Advies

Voor kennisgeving aannemen

4. Kadernota 2025 Bijlagen: Aanbiedingsformulier Kadernota 2025 (concept) Dienstplan Essentie voorstel

Overweging Voorschoten

Opmerkingen

Pagina 2 van 6

Het algemeen bestuur wordt gevraagd: in te stemmen met het verlagen van de productiviteitsnorm van gemiddeld 1420 uur per jaar per fte naar gemiddeld 1365 uur per jaar per fte de Kadernota 2025 vast te stellen De benodigde uren (3.438) en middelen (€ 377.598) voor Voorschoten, die in het concept-Dienstplan zijn vermeld, zijn overeenkomstig de begroting van de ODWH en de begroting van Voorschoten. Dit is exclusief benodigde extra uren en middelen vanwege toename van wettelijke taken. In de voorjaarsnota wordt daarover een voorstel gedaan. De indexering van het tarief is bepaald op 9,25 % en is gebaseerd op de richtlijn van de commissie Financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden (FKGRHM). Na indexering komt het tarief

voor 2025 op € 114,00 (was € 104,35). Deze tariefverhoging wordt in de kadernota van de gemeente Voorschoten meegenomen. De bijstelling van de productiviteitsnorm zorgt ervoor dat de ODWH met een meer realistische productiviteitsnorm gaat rekenen. De meeste omgevingsdiensten hanteren deze norm. Hierdoor is meer formatie nodig om dezelfde hoeveelheid werk te kunnen uitvoeren. Aan de andere kant is minder inhuur nodig, hoewel de arbeidsmarkt lastig blijft. Volgens de ODWH is er sprake van communicerende vaten en kan de wijziging van de productiviteitsnorm worden gerealiseerd binnen de financiële kaders (met indexering).

Advies

Geen opmerkingen m.b.t. de beleidsmatige uitgangspunten in de Kadernota. De Kadernota 2025 vaststellen Instemmen met het verlagen van de productiviteitsnorm naar 1365 uur per jaar per fte.

5. Robuustheid (nazending) Bijlagen: Aanbiedingsformulier voor het DB Concept plan van aanpak (pva) robuustheid Brief ‘beoordeling zelftoets robuuste omgevingsdienst’ van de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat aan het AB ODWH Essentie voorstel

Het conceptplan van aanpak Robuustheid is besproken in het DB van 29 januari 2024. Het definitieve plan van aanpak wordt besproken in de AB-vergadering van 11 maart 2024. Bedoeling is dat er (principe) besluitvorming plaatsvindt. In de periode 12 tot 21 maart 2024 worden de opmerkingen van het AB verwerkt in het plan van aanpak. Daarna kan het pva worden verzonden naar het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Overweging Voorschoten

In het pva zijn geen onderwerpen aanwezig die specifiek op Voorschoten van toepassing zijn. De uitwerking van het pva kan gevolgen hebben voor de begroting 2025-2026, maar daarover is nog geen duidelijkheid. Het pva komt als vast agendapunt in de vergaderingen van DB en AB om te informeren over de voortgang.

Pagina 3 van 6

Opmerkingen

Het pva Robuustheid sluit aan bij het interbestuurlijk programma versterking VTH-stelsel (IBP-VTH) en de brief van de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat. In deze brief is aangegeven welke onderdelen minimaal aanwezig moeten zijn in het pva.

Advies

Instemmen met het (concept) pva.

6. Stemverhouding toekomst (voorstel voor nieuwe methode) Bijlagen: Aanbiedingsformulier voor AB 1. Bestuursmodel zoals vastgesteld in AB 12 mei 2014 2. Overzicht omgevingsdiensten: stemverhouding en aantal AB-leden bij andere diensten 3. Verdeling stemverhouding huidig en nieuw (30-70) Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met de wijziging van de methode van bepalen van de stemverhouding.

Overweging Voorschoten

Voor Voorschoten betekent de nieuwe methode dat de stemverhouding stijgt van 2 % naar 6 %. Op de gemeenten Noordwijk (14%) en Leiden (11%) en de provincie Zuid-Holland (9%) na, komt de nieuwe stemverhouding van Voorschoten op nagenoeg hetzelfde percentage uit als de overige gemeenten (6 of 7%).

Opmerkingen

Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen is het niet toegestaan dat het DB een meerderheid van de stemmen in het AB heeft. Bij één AB-lid per deelnemer zou het DB 70 % van de stemmen hebben op basis van de financiële bijdrage van de deelnemers. Om dat te voorkomen is gekozen voor een andere stemverhouding, waarbij 30 % van de stemverhouding is gebaseerd op de jaarlijkse bijdrage per deelnemer en 70% op basis van één stem per deelnemer (het ‘one-manone-vote’ principe). Daarbij zijn alle combinaties mogelijk van een DB bestaande uit vijf leden. Het staande beleid dat de drie deelnemers met de grootste jaarlijkse bijdrage lid van het DB zijn kan ongewijzigd blijven. De grote deelnemers leveren met de nieuwe methode stemrecht in en de kleinere deelnemers krijgen meer stemrecht. De stemverhoudingen zijn daardoor evenwichtiger geworden.

Advies

Pagina 4 van 6

Instemmen met het voorstel.

7. Voortgang GR – Zienswijzen Bijlagen: Aanbiedingsformulier voor AB a. Reactie op zienswijzen b. Zienswijze gemeente Leiderdorp c. Zienswijze provincie Zuid-Holland d. Zienswijze gemeente Oegstgeest e. Zienswijze gemeente Noordwijk Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van: -

de reactie op de zienswijzen en de ambtshalve wijzigingen conform bijlage a; de verwerking van deze reactie en de ambtshalve wijzigingen in de gewijzigde ontwerpregeling 13e wijziging Gemeenschappelijke Regeling

Overweging Voorschoten

Voorschoten heeft geen zienswijze naar voren gebracht.

Opmerkingen

In bijlage a zijn de zienswijzen van de gemeenten Leiderdorp, Noordwijk en Oegstgeest en van de provincie Zuid-Holland vermeld en is op onderbouwde wijze aangegeven of de zienswijzen wel, niet, of gedeeltelijk zijn overgenomen. In de vergadering van het dagelijks bestuur van 25 maart aanstaande worden de reacties op de zienswijzen en de ambtshalve wijziging beoordeeld. Daarna wordt de gewijzigde GR aangeboden aan de colleges voor het vervolgtraject.

Advies

Kennisnemen van: -

de reactie op de zienswijzen en de ambtshalve wijzigingen conform bijlage a; de verwerking van deze reactie en de ambtshalve wijzigingen in de gewijzigde ontwerpregeling 13e wijziging Gemeenschappelijke Regeling.

8. Aanbestedingen 8a. Aanbesteding Accountant Essentie voorstel

Overweging Voorschoten Opmerkingen

Het algemeen bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van de aanbesteding van de accountantsdiensten Het contracteren van de accountant te bekrachtigen. Samenvatting: Uit een aanbestedingsprocedure is de ‘oude’ accountant Baker Tilly als beste partij uit de bus gekomen. De overeenkomst met Tilly Baker loopt van 1 november 2023 tot 31 oktober 2027. Het contract is al gesloten, maar de aanstelling van de accountant had door het AB moeten gebeuren. Deze procedurefout is achteraf geconstateerd. Het

Pagina 5 van 6

contracteren van de accountant wordt daarom alsnog ter bekrachtiging voorgelegd aan het AB. Advies

Instemmen met het voorstel.

8b. Aanbesteding Energiescans, Startformulier Europese aanbesteding Energiescans Essentie voorstel Overweging Voorschoten Opmerkingen

Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van de aanbesteding van de energiescans Samenvatting: Uit een aanbesteding voor het uitvoeren van energiescans bij bedrijven is het bedrijf Klimaatroute als enige bedrijf overgebleven. Klimaatroute is in 2023 negatief in het nieuws geweest omdat getwijfeld werd aan de onafhankelijkheid, vooral door de overname van dit bedrijf door energieleverancier Essent. De ODWH is tot gunning overgegaan, waarbij de opdrachtverlening aan Klimaatroute in projecten wordt aangescherpt en de uitvoering strak wordt gemonitord.

Advies

Pagina 6 van 6

Kennisnemen van de aanbesteding van de energiescans.