Accountantsverslag Gemeente Voorschoten.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeente Voorschoten Boekjaar 2020
12-07-2021
1
Aan de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten
Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de gemeente Voorschoten te controleren.
ONDERWERP: Accountantsverslag 2020
Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Vanwege de Corona-maatregelen hebben wij afgelopen jaar de controles en werkzaamheden volledig digitaal uitgevoerd. Hierdoor gingen afstemmingen over bevindingen en het proces anders dan gebruikelijk. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
drs. J.M.A. Drost RA Partner Audit
2
Inhoudsopgave
1.
Bestuurlijke samenvatting
5
2.
Opdracht, scope en uitkomsten
8
3.
Financiële positie
12
4.
Belangrijkste bevindingen
15
5.
Bevindingen interne beheersing
25
6.
Rechtmatigheid
31
7.
Overige onderwerpen
35
Bijlagen
40
3
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
Opdracht, scope en uitkomsten
Financiële positie
Rechtmatigheid
Overige onderwerpen
Bijlagen
Belangrijkste bevindingen
4
Bestuurlijke samenvatting
1. Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden
6
1. Bestuurlijke samenvatting Wij hebben een goedkeurende controleverklaring op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid verstrekt bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Voorschoten.
De financiële positie van de gemeente is goed. De kengetallen van de gemeente vallen op basis van de VNG-normering in de risicocategorie voldoende/ redelijk. De invloed van Covid-19 is zichtbaar in de hele jaarrekening. De indirecte invloed, zoals Tozo, subsidies, jeugdzorg, Wmo en de bedrijfsvoering van de gemeente, is te zien in de rest van de jaarstukken. De opgenomen toelichtingen in de jaarstukken geven een toereikend inzicht in de impact van Corona op de gemeente.
De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en zijn goed toegelicht.
Inzake de kosten Jeugdwet en de Wmo nieuwe taken steunt de gemeente op verantwoordingen van enerzijds Servicebureau jeugdhulp Haaglanden en anderzijds de Wmo-zorgverleners. De controle hierop heeft geleid tot een onzekerheid van € 1.761.000.
Wij hebben geen onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de controle van de Tozo-regeling.
Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole geconstateerd dat er geen onrechtmatigheden aanwezig zijn als gevolg van kredietoverschrijdingen. Wij hebben ten aanzien van de Europese aanbestedingen geen onrechtmatigheden geconstateerd. Er zijn tevens geen andere rechtmatigheidsafwijkingen geconstateerd.
Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd.
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 in overeenstemming is met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Voorschoten voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. 7
Opdracht Scope en uitkomsten
2. Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen). - De jaarrekening. - Bijlagen. Met de opdrachtbevestiging van d.d. 6 oktober 2020 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich een aantal belangrijke wijzigingen voorgedaan, deze ziet vooral toe op de uitvoering van de Tozo en de impact van Covid-19. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 635.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol.
Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2020 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.
Grondslag
Bedrag
1% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 635.000
Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 1.905.000
Goedkeuringstolerantie fouten
Rapporteringstolerantie
5% van de goedkeuringstolerantie
€ 31.000
9
2. Opdracht, scope en uitkomsten Controleverklaring Wij hebben u op 12 juli 2021 gemachtigd om onze controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2020.
Element jaarverslag
Vereisten BBV
Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel. Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2020 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
Verenigbaar
Onze waarneming Uw jaarverslag bevat de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV. Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag
Overeenstemming
overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Paragrafen
Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau. De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een
Informatiewaarde
adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.
Incidentele baten en lasten
De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Uw gemeente heeft ervoor gekozen om geen afzonderlijke paragraaf op te nemen waarin de impact als gevolg van
Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.
Covid-19
Covid-19 is beschreven. U heeft er voor gekozen om waar van toepassing het effect toe te lichten. Hiermee geeft u een goed inzicht in deze bijzondere gebeurtenissen.
10
2. Opdracht, scope en uitkomsten Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB. Naar aanleiding van de beoordeling van de AO/IB hebben wij een accountantsverslag geschreven welke gericht is aan het algemeen bestuur en directie van de Werkorganisatie Duivenvoorde (hierna: WODV). Dit accountantsverslag hebben wij op 16 april 2021 besproken met de directie en daarna in definitieve vorm uitgebracht. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In bovengenoemd accountantsverslag hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien van de IT-omgeving opgenomen. De directie van de WODV heeft aangegeven hieraan opvolging te willen geven.
11
Financiële positie
3. Financiële positie 3.1 Staat van baten en lasten 3.1 Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2020 volgens de jaarrekening € 35,1 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)
40.000
3.2 Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een negatief saldo zien. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten bedraagt afgerond € 2,1 miljoen negatief. Tussentijds is per saldo € 3,8 miljoen aan de reserves onttrokken waardoor het gerealiseerde resultaat afgerond € 1,7 miljoen positief is. Wij hebben vastgesteld dat aan de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves raadsbesluiten ten grondslag liggen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening wordt vanaf pagina 185 in hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. Als onderdeel van de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 wordt overzichtelijk aangegeven welke baten en lasten als incidenteel zijn aan te merken. Voor een nader gedetailleerd inzicht van de afwijkingen en de verklarende toelichting hierop verwijzen wij u naar de toelichtingen per programma, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in uw jaarrekening.
35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2017
2018
2019
2020
Wij constateren dat het resultaat per programma in belangrijke mate in lijn ligt met de gewijzigde begroting.
Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat
Van de totale reserves ter hoogte van € 35,1 miljoen is € 22,3 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gedaald met € 1,1 miljoen. Per saldo is gedurende 2020 € 3,8 miljoen onttrokken aan de reserves. Deze onttrekking (ten gunste van het resultaat) vormt samen met het totaal saldo van baten en lasten (€ 2,1 miljoen nadelig) het gerealiseerde resultaat van € 1,7 miljoen (voordelig).
13
3. Financiële positie 3.1 Staat van baten en lasten 3.3 Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke en regionale benchmark. Hieronder hebben wij de ontwikkelingen in uw kengetallen en een relatie naar de landelijke ontwikkelingen weergegeven. Hieruit blijkt hoe de kengetallen van de gemeente zich verhouden ten opzichte van de landelijke en regionale benchmarks.
3.4 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Als gevolg van de afgenomen algemene reserve is ook het weerstandsvermogen enigszins afgenomen. De ratio, die bestaat uit de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de geïdentificeerde risico’s en het beschikbare weerstandsvermogen geeft per ultimo 2020 een uitkomst van 5,9. Het (incidentele) weerstandsvermogen is daarmee als uitstekend geclassificeerd. De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico zijn: • Risico’s binnen de grondexploitatie - (incidenteel). • Risico’s binnen het sociaal domein (Jeugd, Wmo) - (structureel). • Risico’s als gevolg van de ontvlechting van de GR WODV – (structureel). • Risico als gevolg van een wijziging van de verdeelsleutel gemeentefonds - (structureel).
2020
2019
2020
2019
Wij constateren dat de gemeente beheersingsmaatregelen heeft genomen om deze risico’s te beheersen. Wij constateren dat de structurele risico’s voor de gemeente zijn toegenomen. In combinatie met de beperkte overschotten in de begroting 2021 adviseren wij om op basis van Zuid-Holland 50.000 – scenario’s vooraf mogelijkheden voor 100.000 inw. dekking te vinden voor 2020 2019 2020 2019 geconstateerde (structurele) risico’s.
Netto schuldquote
33%
49%
67%
56%
109%
75%
79%
69%
Netto schuldquote gecorrigeerd
31%
38%
60%
49%
108%
67%
76%
69%
Solvabiliteit
40%
42%
32%
34%
22%
33%
26%
26%
Kengetallen
Voorschoten
Landelijk
Grondexploitaties
5%
9%
10%
12%
5%
17%
13%
14%
Belastingcapaciteit
148%
147%
105%
103%
109%
107%
103%
100%
Structurele exploitatieruimte
1,0%
4,0%
0%
0%
3,7%
0,9%
0,3%
0,5%
14
Belangrijkste bevindingen
4. Belangrijkste bevindingen Covid-19 Impact Covid-19 voor de gemeente De belangrijkste effecten van de Corona-crisis voor de gemeente Voorschoten zijn nader toegelicht in de diverse paragrafen. De belangrijkste impact voor de gemeente en voor onze controle is hieronder benoemd: • Uitvoeren Tozo regeling. • Lasten Corona. • Toelichting met betrekking tot corona in jaarverslag, grondslagen en jaarrekening.
De uitvoering van de Tozo is door gemeente Voorschoten ondergebracht bij de gemeente Leidschendam-Voorburg. Uw gemeente heeft in 2020 € 4,4 miljoen ontvangen in het kader van de Tozo. Er is in 2020 uiteindelijk een bedrag van € 2,4 miljoen verstrekt aan zelfstandigen via de Gemeente Leidschendam-Voorburg, op basis van 696 aanvragen. Daarnaast is € 0,2 miljoen vanuit het Rijk vergoedt als uitvoeringskosten. Het resterende deel is als schuld op de balans opgenomen. Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de verantwoording van de ToZo.
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Het kabinet heeft meerdere maatregelen getroffen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (hierna: Tozo) is één van die maatregelen om specifiek zelfstandige ondernemers, waaronder ZZP’ers, financieel te ondersteunen. De uitvoering van de Tozo is decentraal door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente neergelegd. Op basis van de Tozo kunnen zelfstandigen een beroep doen op twee soorten voorzieningen: een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en een lening voor bedrijfskapitaal. De Tozo is onder grote tijdsdruk door het Rijk opengesteld en door uw gemeente in samenwerking met de gemeente Leidschendam-Voorburg met grote inspanning in uitvoering gebracht. Met name bij Tozo 1 is er gezien de grote tijdsdruk sprake geweest van beperktere controle-eisen op de aanvraag, dan dat dit geldt voor andere regelingen binnen de bestaande wetten, waaronder de Participatiewet.
16
4. Belangrijkste bevindingen Waardering grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is een significant risico in onze controleaanpak, vanwege de mate van schattingsonzekerheid. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen redelijk. Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw grondexploitatie gedurende de afgelopen vier jaar weergegeven.
Ten opzichte van 31 december 2020 is de boekwaarde van de post grondexploitatie afgenomen met € 1,5 miljoen. De afname van de boekwaarde per 31 december 2020 is als volgt samen te vatten:
(Bruto) Boekwaarde per 1 januari
4.825
9.776
Grafiek ontwikkeling grondexploitaties (x € 1 miljoen)
Voorziening per 1 januari
-654
-1.246
(Netto) Boekwaarde per 1 januari
4.171
8.530
Investeringen
170
443
Grondverkopen
-1.666
-5.393
40
591
(Netto) Boekwaarde per 31 december
2.715
4.171
Voorziening per 31 december
-614
-654
(Bruto) Boekwaarde per 31 december
3.329
4.825
Nog te maken kosten
6.244
6.456
Nog te realiseren opbrengsten
8.951
10.893
Verwacht resultaat
- 614
- 654
15.000
2017 2018
10.000
2019 2020
5.000
(x € 1.000)
Mutatie voorziening
0 Bruto boekwaarde
Verliesvoorziening
Netto boekwaarde
Uit de bovenstaande ontwikkeling is zichtbaar dat het geïnvesteerd vermogen in de afgelopen jaren sterk is afgenomen. Dit wordt veroorzaakt door gerealiseerde verkopen, hiermee is het risicoprofiel van de gemeente ook afgenomen. Uit uw analyse van de risico’s blijkt dat de omvang van de geïdentificeerde risico’s is afgenomen met € 0,3 miljoen. Dit wordt veroorzaakt door afname van risico’s inzake het project Duivenvoorde Corridor. In de jaarrekening zijn, in tegenstelling tot een vereiste volgens het BBV, de volgende bedragen niet toegelicht: Nog te realiseren opbrengsten, Nog te realiseren kosten en de verwachte eindwaarde (met toelichting op de gehanteerde parameters (indexatie opbrengsten/kosten, rente).
2020
2019
17
4. Belangrijkste bevindingen Waardering grondexploitaties Gehanteerde parameters De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door gemeente Voorschoten gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. De belangrijkste uitkomsten hiervan kunnen als volgt worden samengevat: Parameter
2020
2019
Kostenstijging
Opbrengstenstijging
Rekenrente
Disconteringsvoet
Programmering
Verkoopprijzen
10-jaarstermijn
nvt
nvt
Legenda status: = evenwichtig = optimistisch = voorzichtig = controleverschil
Kostenstijging De gehanteerde parameter voor de kostenstijging is 1,5% (2019: 1,5%) en ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. Gezien de prijsontwikkelingen in de markt is het van belang de ontwikkelingen hierin goed te monitoren. Opbrengstenstijging Het college rekent met de volgende opbrengstenstijgingen: van 1% voor Noortveer, de resterende opbrengsten 0%, want die zijn contractueel vastgelegd. Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig.
Rekenrente Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 1,0% (2019: 1,1%). De rekenrente is gebaseerd op de huidige leningenportefeuille van gemeente Voorschoten. Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. Wij achten deze parameter evenwichtig. Disconteringsvoet De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties is door de commissie BBV voor alle gemeenten gelijkgesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor inflatie binnen de Eurozone (2%). Dit percentage is door de gemeente correct toegepast, waardoor wij deze parameter kwalificeren als evenwichtig. Programmering De programmering van de grondexploitaties wordt actief gemonitord door de gemeente Voorschoten. De ingerekende programmering ligt in lijn met vorig jaar en is onder andere gebaseerd op interne en externe onderzoeken. Verkoopprijzen De verkoopprijzen zijn niet significant gewijzigd. Gedurende 2020 hebben verkopen plaatsgevonden waarbij de ingerekende prijs is gerealiseerd.
18
4. Belangrijkste bevindingen Waardering grondexploitaties Ontwikkelingen per project In de onderstaande toelichting zijn de belangrijkste ontwikkelingen in de grondexploitaties in 2020 nader toegelicht.
Waardering
Toelichting grondexploitatie Duivenvoorde corridor
De grondexploitatie Duivenvoorde corridor ziet toe op de ontwikkeling van een plangebied van 112.102 m2. Voor alle opbrengsten in de grondexploitatie, met uitzondering van Noortveer 37.095 m2, zijn reeds overeenkomsten gesloten met derden, waarmee het risico voor de gemeente aan de kant van de te realiseren opbrengsten beperkt is. Bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden is geconstateerd dat in 2020 een verkoop heeft plaatsgevonden voor het laatste gedeelte Roosenhorst.
19
4. Belangrijkste bevindingen Sociaal domein Algemeen De gemeente Voorschoten voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden:
Onderdeel
Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Bepaling last boekjaar
Jeugdwet
Zelfstandig / H10
n.v.t
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Wmo
Zelfstandig/ Zorglokaal
n.v.t
Afrekening op basis van werkelijke lasten
PGB’s
Sociale verzekeringsbank
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Jeugdwet In 2020 is de jeugdwet uitbesteed aan Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Zij voeren de inkopen en controleren de declaraties.
De gecontroleerde verantwoording van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is ontvangen. Door de accountants van de aangesloten gemeenten is een dossierreview uitgevoerd op de werkzaamheden van de GAD. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van de dossierreview. De impact van de controle en hieruit voortvloeiende onzekerheden is ingeschat op basis van de ontvangen verantwoording van SbJH. . (Bestedingen zijn inclusief Corona-kosten). Jeugdzorg
Bestedingen niet in verantwoording SbJH Bestedingen SbJH Regionaal transitie arrangement (RTA) zonder goedkeurende verklaring Bestedingen SbJH Landelijk transitie arrangement (LTA) zonder goedkeurende verklaring Totaal onzekerheden
Onzekerheid 150.000 877.000
185.000 1.212.000
20
4. Belangrijkste bevindingen Sociaal domein Wmo De Wmo-verstrekkingen verlopen via ZorgLokaal. Wij hebben van Zorglokaal een gecontroleerde productieverantwoording ontvangen. Hieruit blijkt dat de verantwoorde lasten voor wat betreft de Wmo nauwkeurig zijn verantwoord. Uit de verantwoording blijken geen onzekerheden voor wat betreft de levering van de Wmo. PGB De uitgaven met betrekking tot het PGB worden uitgevoerd door de SVB. De in het boekjaar verantwoorde lasten met betrekking tot PGB zijn aangesloten met de verantwoording van de SVB. De totale lasten kunnen als volgt worden gespecificeerd: PGB
Onzekerheid
Analyse ten opzichte van eerdere jaren Wij hebben een analyse uitgevoerd van de geconstateerde onzekerheden ten opzichte van vorig jaar. Hieruit blijkt dat de onzekerheid in 2020 is toegenomen van € 0,6 miljoen naar € 1,7 miljoen. Deze stijging van de onzekerheden is in lijn met de landelijke ontwikkelingen die het gevolg zijn van vertraging van de oplevering van productieverantwoordingen van zorgverleners samenhangend met de Coronacrisis. Specifiek voor de gemeente Voorschoten geldt dat twee, voor de gemeente omvangrijke, zorgleveranciers geen goedkeurende verklaring hebben aangeleverd. Hierdoor is de onzekerheid groot ten opzichte van andere gemeenten binnen de regio. Conclusie onzekerheden sociaal domein De geconstateerde onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein zijn op basis van vorenstaande opgeteld tot het totale bedrag aan onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein:
Wet maatschappelijke ondersteuning
192.000
Jeugdwet
357.000
Onzekerheden sociaal domein
Totaal onzekerheden
549.000
Wmo ZIN
0
Wmo PGB
192.000
Vanwege het ontbreken van zekerheid omtrent de levering bij de PGBuitgaven zijn de volledige lasten als onzeker aangemerkt.
Onzekerheid
Jeugdwet ZIN
1.212.000
Jeugdwet PGB
357.000
Totaal onzekerheden
1.761.000
21
4. Belangrijkste bevindingen Processen/ overige bevindingen Splitsing Werkorganisatie Duivenvoorde De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten Wassenaar en Voorschoten hebben in de loop van 2020 besloten om de samenwerking, vormgegeven via de Werkorganisatie Duivenvoorde, in 2021 te beëindigen. Het bestuur van de WODV heeft per medio 2020 besloten om de organisatie in 2021 te splitsen, waarbij de middelen en personeel rechtstreeks onder aansturing en verantwoording van beide gemeenten worden gesteld. Naar verwachting zal de splitsing met ingang van 1 september 2021 volledig zijn beslag krijgen. De gemeente heeft deze gebeurtenis na balansdatum toegelicht onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen.
De aanstaande wetswijziging op dit punt is bedoeld om de kaderstellende en controlerende rol van de Raad te versterken. Tevens is de intentie dat hiermee de (politieke) verantwoordelijkheid ten aanzien van financiële rechtmatigheid van het College wordt benadrukt en dat dit een kwaliteitsverhogend effect heeft op de financiële bedrijfsvoering van de gemeente.
Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van boekjaar 2022 dienen de Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten zelf verantwoording af te leggen aan de Raad over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen.
Methodiek omgaan met onttrekkingen reserves Uw gemeente heeft het voornemen geuit om de methodiek tot het onttrekken en toevoegen aan reserves te veranderen. Bij de jaarrekening 2020 moest namelijk voor het eerst de regel worden toegepast dat reserves worden gemuteerd conform het begrote bedrag, ongeacht de realisatie van lasten of baten (conform gemeentewet, budgetrecht Raad).
Deze verantwoording zal onderdeel gaan uitmaken van de jaarrekening van de gemeente en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. De Raad zal de materialiteits- en rapporteringsgrens bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De voorgestelde tekst van de rechtmatigheidsverantwoording zal dan duidelijk worden. Daarin zal aandacht worden besteed aan de verantwoordelijkheid van het College, een overzicht van fouten en onzekerheden worden opgenomen (onderverdeeld naar de rechtmatigheidscriteria: voorwaarden, begroting en misbruik & oneigenlijk gebruik) en optioneel het College een toelichting kunnen geven van eventueel te treffen beheersmaatregelen om geconstateerde fouten en onzekerheden naar de toekomst toe te beperken.
In de jaarstukken 2020 van de gemeente is als bijlage een “oefen” rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de strekking van de “oefen” rechtmatigheidsverantwoording niet strijdig is met onze bevindingen.
Nadeel is dat hierdoor het aantal verschillen toeneemt bij de jaarrekening, waarvan vervolgens weer wordt voorgesteld om deze verschillen bij resultaatbestemming terug te storten in, danwel te onttrekken uit, de betreffende reserve. Om deze verschillen zoveel mogelijk te voorkomen en de jaarrekening daarmee niet te belasten is het voorstel om een stelselafspraak op te nemen in de financiële verordening met als afspraak dat de gerealiseerde lasten en baten leidend zijn voor een reserve mutatie, en niet de begrote mutatie. Concreet betekent dit als in een jaar een bedrag van € 100.000 is begroot ten laste van een reserve, maar er is uiteindelijk € 35.000 besteed in dat jaar, er dan € 35.000 wordt onttrokken aan de reserve en niet de eerder begrote € 100.000. Van belang voor u is te beseffen dat ondanks de nieuwe financiële verordening er nog steeds de verplichting bestaat om het budget ad € 65.000 opnieuw aan te vragen in het juiste boekjaar. 22
4. Belangrijkste bevindingen Processen/ overige bevindingen Restwaardesystematiek Naar aanleiding van het ontvangen van een position paper is eind 2020 een discussie ontstaan over de wijze waarop de voorgenomen restwaarde bepaald zou moeten worden. Het hanteren van een restwaarde is wettelijk mogelijk. In de notitie Materiële vaste activa van januari 2020 zijn de voorwaarden opgenomen, waaronder de methodiek van het hanteren van een restwaarde toegepast mag worden. Aanvullend bracht op 3 december 2020 de commissie BBV een “vraag en antwoord” uit, waarin de voorwaarden nader zijn uitgewerkt. Dit heeft er toe geresulteerd dat in de jaarrekening 2020 de methodiek van voorgaande jaren, dus zonder restwaarde, is gehanteerd. Exploitatie bijdrage Sportfondsen Voorschoten B.V. De gemeente Voorschoten verstrekt jaarlijks op basis van een exploitatieovereenkomst met Sportfondsen Voorschoten B.V. een exploitatiebijdrage aan Sportfondsen Voorschoten B.V. In de overeenkomst zijn partijen overeengekomen dat een positief exploitatieresultaat in enig jaar in de jaarrekening van Sportfondsen Voorschoten B.V. zal worden toegevoegd aan de post ‘Nog te besteden exploitatiebijdrage’. Een eventueel nadelig exploitatieresultaat zal allereerst worden verrekend met deze post. Via de jaarrekening heeft Sportfondsen Voorschoten B.V. zich verantwoord over de omvang van deze post.
Omdat de gemeente deze vordering formeel niet kan opeisen was het bovenstaande voorgaande jaren in de jaarrekening van gemeente Voorschoten verwoord in de Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen.
Deltaplein De gemeente heeft in het verleden een subsidie beschikbaar gesteld ter dekking van het verwachte exploitatietekort van de parkeergarage Deltaplein. Sindsdien heeft de gemeente een voorziening verantwoord voor de verwachte uitstroom van middelen van ca. € 3,3 miljoen. Tot op heden heeft de gemeente geen toereikend kostenonderbouwing ontvangen van de tegenpartij. Inmiddels zijn er door de tegenpartij juridische procedures gestart, waarbij in enkele gevalle de gemeente in het gelijk is gesteld. Tot het moment van verstrijken van de indieningstermijn van de definitieve subsidieaanvraag heeft de gemeente uit voorzichtigheid de voorziening nog steeds opgenomen in de jaarrekening. Voorzieningen De gemeente heeft ultimo 2020 voor een bedrag van ca. € 4 miljoen verantwoord ten behoeve van het vormen van egalisatievoorzieningen ten behoeve van toekomstig onderhoud. Dit toekomstig onderhoud is gebaseerd op beheerplannen die een periode bestrijken van 2016 tot en met 2020. Voor 2021 en verder zijn de beheerplannen nog niet formeel goedgekeurd door de gemeenteraad. Wij adviseren u voor tijdige goedkeuring zorg te dragen, zodat eventueel gevormde voorzieningen ook in de jaarrekening 2021 een deugdelijke grondslag hebben.
Naar aanleiding tussen gesprekken tussen de gemeente en het bestuur van Sportfondsen Voorschoten B.V. is er besloten om met ingang van 2020 een “harde” vordering op te nemen. Dit heeft voor de gemeente Voorschoten geleid tot een eenmalige bate in 2020 van ca. € 1,4 miljoen. Eind juni 2021 was het bedrag nog niet ontvangen. 23
4. Belangrijkste bevindingen Processen/ overige bevindingen SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
WNT verantwoording Sinds enkele jaren geldt de Wet normering topinkomens (WNT). Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Beide topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2020 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.
24
Bevindingen interne beheersing
Bevindingen interne beheersing Inleiding In dit accountantsverslag lichten wij de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole 2020 en de jaarrekeningcontrole 2020. Gezien de timing van de afronding van de interimcontrole is ervoor gekozen om in dit boekjaar de bevindingen die wij onder reguliere omstandigheden in de managementletter opnemen, in dit verslag op te nemen. In dit verslag zullen wij allereerst een toelichting opnemen over de belangrijkste bevindingen op het gebied van interne beheersing. Algemene indruk In 2020 is de WODV, in voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording 2021, gestart met het opzetten van een interne verbijzonderde interne controle. Wij zien dat hier door de medewerkers van de VIC grote inspanningen zijn geleverd om de verbijzonderde interne controle op te zetten en uit te voeren. De uiteindelijke kwaliteit van de opgeleverde controlewerkzaamheden en achterliggende documentatie is goed. Wij constateren, met de medewerkers van de verbijzonderde interne controle, dat de Werkorganisatie Duivenvoorde nog niet op alle vlakken is ingericht om interne controle op een effectieve en efficiënte manier te laten plaatsvinden. Dit uitte zich in een lange doorlooptijd van de VIC-controles, deze lange doorlooptijd werd onder andere veroorzaakt door: • Onbekendheid van medewerkers van de verschillende afdelingen met deze controlewerkzaamheden.
• Ongestructureerde archivering van stukken, waardoor aanlevering van de benodigde informatie moeizaam op gang komt en leidt tot veel aanvullende vragen. • Onvolkomenheden in de opzet van processen of in de zichtbaarheid van maatregelen in processen, waardoor interne beheersingsmaatregelen niet kunnen worden getoetst of in opzet niet toereikend zijn. Wij hebben in het accountantsverslag van de WODV onder bevindingen gerapporteerd met betrekking tot de volgende processen: • Inkoop en aanbesteding. • Betalingsverkeer. • Personeel. • Subsidies..
In dit accountantsverslag rapporteren we over de processen, waarvoor de verbijzonderde interne controle in april nog niet was afgerond: • Wmo. • Jeugdzorg. • Bouwleges. De processen Belastingen en Uitkeringen zijn uitbesteed aan respectievelijk de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) en Gemeente Leidschendam-Voorburg. Bevindingen naar aanleiding van de rapportages van deze beide partijen zullen wij tevens middels het accountantsverslag van de gemeenten rapporteren. Splitsing Werkorganisatie Duivenvoorde met ingang van 1 september 2021 In 2021 zal de werkorganisatie Duivenvoorde worden ontvlochten en gaan de taken op het gebied van financiën en control weer terug naar de deelnemende gemeenten. Voor uw gemeente betekent dat de organisatie voor deze onderdelen opnieuw moet worden ingericht. In voorgaande jaren hebben wij gerapporteerd dat de controlfunctie binnen de gemeente dient te worden versterkt. Ook in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording is dat een belangrijk element in het kader van het slagen hiervan. Wij adviseren u een scheiding aan te brengen tussen de taken op het gebied van financiën en control en de controlfunctie een onafhankelijke positie te geven binnen de organisatie. Bijvoorbeeld rechtstreeks onder de gemeentesecretaris en met een rapportage lijn richting Raad en College.
De Controller dient kritisch naar zijn eigen organisatie te kijken, verbetervoorstellen aan te dragen en vast te stellen dat de verbetervoorstellen ook daadwerkelijk worden geïmplementeerd. Juist in deze periode waarbij processen weer opnieuw worden ingericht, is het van belang goede invulling te geven aan de controlfunctie binnen uw organisatie.
26
Detailbevindingen interim-controle Uitleg opbouw detailbevindingen In deze bijlage zijn de detailbevindingen opgenomen. Per bladzijde van deze bijlage is een bevinding opgenomen met daarbij het risico en een aanbeveling. Bij elke bevinding staat het boekjaar van de eerste vermelding aangegeven samen met de gradatie van de constatering. Bij de prioriteit staat de mate van belangrijkheid en urgentie (hoog, gemiddeld, laag).
Boekjaar
Prioriteit
Boekjaar eerste vermelding
Urgentie en belang van de bevinding
= opgelost = afgehandeld (risico geaccepteerd) = actie ondernomen, maar nog niet afgerond
Update 2020: In dit blok wordt een update gegeven van de status van de bevindingen uit voorgaande jaren.
= geen actie ondernomen = nieuwe bevinding NB = niet bekend (proces is nog niet getoetst)
Bevinding /risico/aanbeveling / commentaar management
Bevinding
Risico
Aanbeveling
Management commentaar
In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.
Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de bevinding en wat de gevolgen voor uw onderneming kunnen zijn.
Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding.
Na het bespreken van het concept verslag krijgt u de mogelijkheid om hier uw commentaar op geven.
27
Detailbevindingen interim-controle Bevinding 1.
Onvoldoende functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen in Civision
Jaar van constatering:
2019
Bevinding Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat de budgethouder ook de PAV-er (prestatieakkoordverklaarder) kan zijn of de PAV-er wordt overgeslagen en alleen de budgethouder de factuur autoriseert. Er ontbreekt in deze gevallen een 4-ogen principe.
Proces:
Inkopen
Risico Aangezien er geen sprake is van een 4-ogen principe bij het autoriseren van de facturen, is de kans op frauderen aanwezig.
Prioriteit:
Middel
Status:
Aanbeveling en gevolgen jaarrekening Wij bevelen u aan om het proces en de workflow ook zo in te richten dat er zichtbaar wordt vastgelegd wie de inkoopfacturen autoriseren (conform de 4- ogen principe). Wij hebben aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht op deze facturenstromen, waarbij deze functiescheiding niet aanwezig is. Uit deze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen.
28
Detailbevindingen interim-controle Bevinding 2
Contraberekening bouwkosten bij bouwleges
Jaar van constatering:
2019
Bevinding We hebben begrepen dat er zelden een contraberekening plaatsvindt op de opgegeven bouwkosten bij de aanvraag van bouwleges. Wel beoordelen de Case managers kritisch, op basis van ervaring, de opgegeven bouwkosten, maar dit wordt verder niet gedocumenteerd met berekeningen.
Proces:
Bouwleges
Risico Opbrengst uit bouwleges zijn niet volledig als gevolg van onjuiste opgave van bouwkosten.
Prioriteit:
Laag
Status:
Aanbeveling en gevolgen jaarrekening Wij bevelen u aan om bij bouwleges vanaf een bepaalde omvang een contraberekening te verrichten om de opgegeven bouwkosten van de aanvrager te toetsen, zoals ook intern beschreven staat. Commentaar management In 2015 is onderzoek gedaan naar de juistheid van opgegeven bouwkosten. In een steekproef zijn de opgegeven bouwkosten gespiegeld aan bouwkosten berekend op basis van kengetallen (m2 en m3 prijzen). Hieruit bleek dat bij aanvragen met bouwkosten kleiner dan 50K de opgegeven bouwkosten gemiddeld 40% hoger lagen dan de bouwkosten berekend op basis van kengetallen. Voor de aanvragen met bouwkosten hoger dan 50K was dat 65% hoger. Dit is de reden dat de opgegeven bouwkosten slechts bij gerede twijfel van de casemanagers worden gecontroleerd. Follow up 2020 Wij hebben vastgesteld bij de controle per ultimo boekjaar dat de gehanteerde bouwkosten op basis van de aanvraag aansloten met de achterliggende kengetallen. Dit was door de gemeente voor de betreffende dossiers inzichtelijk gemaakt. Wij adviseren u als onderdeel van de VIC periodiek deze controle zelf uit te voeren.
29
Detailbevindingen interim-controle Bevinding 3
Beschikking Jeugd afgegeven zonder toets op het dossier
Jaar van constatering:
2019
Bevinding We hebben in 2019 tijdens de interim controle vastgesteld dat bij één waarneming van de 20 geen toetser is geweest in het proces van beschikken. Uit navraag bij de medewerker bleek dat op die dag de prioriteit hoog was en er geen toetser aanwezig is geweest. Daarnaast staat de status in Suite op ‘Nog te behandelen’. Dit houdt in dat de status in Suite is doorgezet naar een toetser, maar deze had er nog niet naar gekeken. De beschikking was al wel verstuurd.
Proces:
Uitkeringen
Risico Beschikking Jeugd wordt ten onrechte afgegeven, waardoor de kosten onrechtmatig zijn.
Prioriteit:
Middel
Status:
Aanbeveling en gevolgen jaarrekening We adviseren om enkel beschikkingen af te geven indien er een toets heeft plaatsgevonden op het dossier. Daarnaast adviseren wij u na te gaan of deze tekortkoming zich vaker voordoet of voor heeft gedaan en daarnaast adviseren wij u om de beschikking alsnog te analyseren. Commentaar management Dit betreft een incident met een casus die zodanig urgent was dat direct handelen noodzakelijk was. Toetsing op juistheid beschikking vindt naast de collegiale toetsing via GWS ook altijd plaats in het MDO (casuïstiekoverleg). In een casus waarin snel gehandeld moet worden vindt de inhoudelijke toetsing ook altijd plaats in de vorm van overleg met tenminste 1 andere collega en een gedragsdeskundige. Deze toetsing is niet in het systeem als zodanig terug te vinden, echter wel in de inhoudelijke contactjournaals. Follow up 2020 Voor wat betreft de externe verwijzingen kan de functiescheiding tussen de registratie van VOT's in Suite en ZorgNed niet worden vastgesteld. Om deze reden kan voor de registratie van beschikkingen in ZorgNed (die de basis vormen onder de controle door SJH) niet worden gesteund op het proces. Ook wordt de controle op het woonplaatsbeginsel niet zichtbaar vastgelegd, waardoor dit alleen middels reperformance gecontroleerd kan worden.
Op basis van deze conclusies is de conclusie getrokken dat niet volledig kan worden gesteund op het proces. Wij hebben derhalve aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht om deze controles (WP-beginsel en registratie beschikkingen en VOT’s in ZorgNed) uit te voeren. 30
Rechtmatigheid
5. Rechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij Begrotingsde begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, rechtmatigheid 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Lastenoverschrijding programma Begrotingsafwijking In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen Programma 0 Bestuur en Meer inhuurkosten personeel. opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend ondersteuning (totaal € 209.000) Onrechtmatig maar telt niet mee in het oordeel toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen Programma 1 Veiligheid Extra personeel handhaving. het programma. Het college stelt uw gemeenteraad (totaal € 6.000) Onrechtmatig en telt niet mee in het oordeel voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020. Programma 3 Economie Hogere lasten agv stroomvoorziening weekmarkten. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan (totaal € 44.000) Onrechtmatig maar telt niet mee in het oordeel bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings-) rechtmatigheid. Hogere afschrijvingslasten agv niet mogen Programma 4 Onderwijs De overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van toepassen andere restwaardesystematiek. de gewijzigde begroting zijn in de tabel opgenomen. (totaal € 94.000) Onrechtmatig maar telt niet mee in het oordeel
Programma 7 Volksgezondheid en
Hogere kosten milieustraat.
milieu (totaal € 91.000)
Onrechtmatig maar telt niet mee in het oordeel
32
5. Rechtmatigheid aanbestedingsrichtlijnen Rechtmatigheid Europese In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) – Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wij constateerden hierbij geen onrechtmatigheden. aanbesteding Wij adviseren u om de diepgang van de interne controle op de Europese aanbestedingen (spendanalyse) te verbeteren. Hierbij valt te denken aan onder meer: • Vastleggen van de overwegingen aan de voorkant, door middel van de aard van de opdracht, raming met onderbouwing en de keuze van procedure. • Een goede registratie, inclusief alle documentatie is en blijft van groot belang. • Een ander belangrijk blijvend algemeen aandachtspunt, betreft verlengingstermijnen binnen een contract. Wanneer er onduidelijkheid heerst over de duur van een opdracht is het aan te bevelen hier in de overeenkomst rekening mee te houden, ten aanzien van de hoogte van de maximale contractduur en -waarde.
Rechtmatigheid Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde - Kredieten kredieten. Wij constateren dat er geen overschrijdingen op investeringsniveau aanwezig zijn ten opzichte van de gevoteerde kredieten.
33
5. Rechtmatigheid Rechtmatigheid – Overige
Niet financiële beheersingshandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Financiering In 2020 heeft uw gemeente een nieuwe langlopende lening van € 6 miljoen afgesloten en een lening afgelost voor een bedrag van € 4,25 miljoen.
Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Voorschoten zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening.
34
Overige onderwerpen
6. Overige onderwerpen Fraude, corruptie en naleving wet- en regelgeving Fraude Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het college gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersings-maatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.
Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.
Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Gemeente Voorschoten beschikt over beschreven procedures ten aanzien van het intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: •
Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed.
•
Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt.
Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen, die niet al eerder zijn vermeld.
Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. 36
6. Overige onderwerpen Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast. Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten. • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. • In- en extern kwaliteitsonderzoek. • Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten. • Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.
37
6. Overige onderwerpen Cybercrime Cybercrime is een toenemende bedreiging voor veel bedrijven. In 2020 is de cybercriminaliteit verder toegenomen en het einde van die trend is helaas nog niet in zicht. Reden genoeg om u nogmaals te wijzen op de risico’s van cybercrime. Er worden meer phishing mails verstuurd, sociale media wordt vaker ingezet om bijvoorbeeld malware te verspreiden en steeds meer bedrijven krijgen direct of indirect via hun leveranciers te maken met ransomware (gijzelsoftware) of phishing aanvallen. Thuiswerken Sinds maart werken veel mensen niet meer op kantoor en loggen vanuit huis in op het netwerk van het bedrijf waar ze werken. Via allerlei slinkse methoden proberen cybercriminelen de inloggegevens van medewerkers te stelen om zichzelf toegang tot het bedrijfsnetwerk te verschaffen. Bij menig medewerker blijkt de (privé) laptop of pc waarmee wordt ingelogd kwetsbaar voor diverse vormen van malware. Soms gaat dat via malware die toetsaanslagen bijhoudt tot vormen waarbij de complete computer wordt overgenomen, bijvoorbeeld het Remote Desktop Protocol. Wanneer criminelen toegang tot het bedrijfsnetwerk hebben kan de schade variëren van diefstal van bedrijfsgegevens tot fraude en het ontoegankelijk maken van gegevens en systemen. Tips: • Zorg voor tweetrapsauthenticatie (2FA of MFA) bij toegang tot het netwerk.
• Borg dat medewerkers antivirus software installeren en up-to-date houden. • Beveilig het dataverkeer tussen thuiswerkers en het bedrijfsnetwerk via VPN.
Phishing Cybercriminelen spelen al jaren handig in op de actualiteiten om mensen te verleiden op een linkje te klikken of een bijlage te openen. Aan het begin van de pandemie speelde men in op de behoefte aan informatie over maatregelen, besmettingsgevaar en producten als mondkapjes en bacteriële zeep. Naarmate er meer mensen werden besmet en stierven, ging men over op slinkse boodschappen zoals een besmetting bij buurtbewoners of collega’s. Nu een vaccin in aantocht is, verwachten we phishing mails en smsjes die inspelen op de behoefte aan een snelle levering met berichten als “wilt u niet wachten op het rijksvaccinatieprogramma?” Het doel blijft ongewijzigd, men probeert malware op uw computer of smartphone te installeren of uw persoonlijke gegevens of geld te ontfutselen. Voor phishing aanvallen wordt overigens niet alleen e-mail ingezet, maar bijvoorbeeld ook sms, WhatsApp en WeChat maar ook via social media. Deze kanalen blijken effectief voor cybercriminelen omdat de ontvangers vaak snel reageren en op linkjes klikken. Door een beroep te doen op uw emotie, kunnen criminelen heel overtuigend zijn waardoor u klikt. Kenmerken van veel phishing mails zijn urgentie (u moet snel reageren) en angst (we gaan uw pas of account blokkeren).
Tips: • Zorg voor bewustwording in uw organisatie en creëer awareness bij uw medewerkers dat ze niet klikken op links en bijlagen uit onbetrouwbare emails.
38
6. Overige onderwerpen Ransomware Dit jaar is het aantal bedrijven dat slachtoffer is geworden van ransomware fors gestegen. Cybercriminelen slagen er steeds vaker in om dit type malware bij bedrijven naar binnen te smokkelen via phishing mails of door gebruik te maken van kwetsbaarheden of configuratiefouten in IT systemen, bij medewerkers of bij een van uw leveranciers. Door niet direct toe te slaan, maar eerst de back-up te besmetten komen bedrijven voor het blok te staan en wordt steeds vaker het geëiste losgeld betaald. Door kartelvorming bij cybercriminelen en services als ‘Ransomware as a Service’ wordt het gevaar helaas steeds groter. Tevens zien we dat criminelen vertrouwelijke gegevens verkopen op illegale marktplaatsen. Er is ook een trend waarbij bedrijven niet direct door cybercriminelen worden geraakt, maar via hun leveranciers. Door toenemende digitalisering en integratie van supply chains verwachten wij de komende jaren een verdere stijging te zien. Om die reden is het verstandig om hier met uw leveranciers aandacht aan te besteden.
Tot slot Absolute veiligheid bestaat niet. Goede voorbereiding en besluitvorming op het gebied van cybersecurity vormen echter onderdeel van de verantwoordelijkheid van het management. Wij adviseren u om dit thema met regelmaat en hoog op de bestuursagenda te zetten.
Tips • Houd uw software (Operating System, Antivirus en Firewall) up-to-date. • Voer periodiek een virusscan uit, bij voorkeur via realtime scanners. • Verwijder software die u niet meer gebruikt. • Splits uw netwerk in aparte delen om te voorkomen dat het hele netwerk wordt geraakt. • Maak regelmatig een back-up en bewaar die apart van uw systeem en internet. Zorg er ook voor dat de back-up wordt getest zodat je zeker weet dat die gebruikt kan worden. • Zorg ervoor dat u een cyber response plan heeft.