Accountantsverslag 2022 - Gemeente Voorschoten - 6 juli 2023.pdf

2022 Accountantsverslag 2022 6 juli 2023 – definitief te maken na goedkeuring jaarrekening raad 6 juli 2023

Aan de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten Postbus 393 2250 AJ VOORSCHOTEN Dordrecht, 6 juli 2023 Ref.: XXX

Betreft: Accountantsverslag controle jaarrekening 2022 gemeente Voorschoten

Geachte leden van de gemeenteraad, Overeenkomstig uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2022 van gemeente Voorschoten gecontroleerd. In overeenstemming met artikel 213 van de Gemeentewet en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol WNT 2022. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 757.000 voor fouten en op € 2.271.000 voor onzekerheden. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die om kwalitatieve redenen materieel zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen.

Het college is ook verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2022 geeft een eigen vermogen, bestaande uit algemene reserves en bestemmingsreserves, aan per 31 december 2022 van afgerond € 35,1 mln. (2021: € 34,3 mln.) plus een positief resultaat over 2022 van € 5,9 mln. (2021: € 2,5 mln. positief) na mutaties in de reserves.

Op 6 juni 2023 heeft het college de jaarrekening 2022 vastgesteld en ter behandeling aan de gemeenteraad van 6 juli 2023 verzonden, met als doel goedkeuring. Voorschoten heeft de grondexploitatie Duivenvoorde Corridor geactualiseerd naar stand van 1 januari 2023 en het college heeft de geactualiseerde grondexploitatieberekening per 1 januari 2023 (ongewijzigd) vastgesteld. In de vergadering van de gemeenteraad van 6 juli 2023 is de geactualiseerde grondexploitatieberekening behandeld en goedgekeurd. Wij hebben onze controle afgerond en wij verstrekken bij de jaarrekening 2022 een goedkeurende controleverklaring, bestaande uit een goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid en een goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op 6 juli 2023 ongewijzigd is vastgesteld door de gemeenteraad. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van gemeente Voorschoten en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding.

Wij hebben dit accountantsverslag en onze bevindingen toegelicht aan de Commissie Planning & Control (P&C) op 13 juni 2023. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,

W.P. de Vries RA

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Gemeente Voorschoten in beeld ................................................................................................. 5

2.

Onze belangrijkste bevindingen .................................................................................................. 8

3.

Vermogen, resultaat en continuïteit ......................................................................................... 11

4.

3.1.

Algemeen ................................................................................................................................................... 11

3.2.

Analyse vermogen en resultaat en resultaatontwikkeling ........................................................................ 12

3.3.

Financiële positie en continuïteit............................................................................................................... 12

3.4.

Weerstandsvermogen ............................................................................................................................... 13

Jaarverslag ............................................................................................................................... 14 4.1.

5.

6.

7.

8.

Wet open overheid .................................................................................................................................... 14

Interne beheersing ................................................................................................................... 15 5.1.

Algemeen ................................................................................................................................................... 15

5.2.

VIC-functie ................................................................................................................................................. 15

5.3.

Normenkader en toetsingskader rechtmatigheid ..................................................................................... 15

5.4.

Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................................. 16

Controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2022 .................................................................. 16 6.1.

Grondontwikkeling .................................................................................................................................... 16

6.2.

Sociaal domein .......................................................................................................................................... 18

6.3.

Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................................... 20

6.4.

EU-aanbesteding ........................................................................................................................................ 21

6.5.

VIC meervoudige inkopen .......................................................................................................................... 21

6.6.

Verhuren en pachten ................................................................................................................................. 21

6.7.

WNT-verantwoording ................................................................................................................................ 22

6.8.

Single audit, Single informatie (SiSa) ......................................................................................................... 22

6.9.

IT-beheersing Voorschoten ........................................................................................................................ 25

6.10.

Verwerking van geconstateerde afwijkingen ............................................................................................ 25

Overige onderwerpen............................................................................................................... 26 7.1.

Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing ................................................................... 26

7.2.

Verplichte rapportering door accountant over fraude en continuïteit in de controleverklaring .............. 27

7.3.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................................... 28

Slot .......................................................................................................................................... 29

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 4

1. Gemeente Voorschoten in beeld In onderstaand overzicht geven wij een totaalbeeld van de financiële positie en interne beheersing van de gemeente Voorschoten met verwijzingen naar de verdere uitwerking in dit verslag. De onder “Financiële positie” opgenomen signalering is uitsluitend een cijfermatige berekening en aansluiting en is geen kwaliteitsaanduiding. De gehanteerde normen onder “Norm” zijn algemene, bruikbare normen waaraan wij de gemeente Voorschoten toetsen. Geen noemenswaardige bevindingen

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact

Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact

Beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten

Signalering Onderwerp

Bevindingen 2022

Norm 2022

2021

FINANCIËLE POSITIE Saldo van baten en lasten

Gerealiseerd resultaat

Saldo van baten en lasten (€ 4.258.000) als % van totale baten (€ 74.267.000). Gerealiseerd resultaat (€ 5.934.000) als % van totale baten (€ 74.267.000).

> 0% < 0% < -2% > 0% < 0% < -2%

Vermogenspositie

Eigen vermogen (€ 41.065.000) als % van totale baten (€ 74.267.000).

> 50% > 25% < 25%

Vermogenspositie

Eigen vermogen (€ 41.065.000) als % van totaal vermogen (€ 86.738.000).

> 30% > 10% < 10%

Weerstandsvermogen

Het beschikbare weerstandsvermogen als factor van de benodigde weerstandscapaciteit is 3,3. Deze ratio kwalificeert Voorschoten als uitstekend.

> 1,5 > 1,0 < 1,0

INTERNE BEHEERSING

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 5

Signalering Onderwerp

Bevindingen 2022

Norm 2022

Jaarrekeningproces

Op 13 maart 2023 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De concept jaarrekening was beschikbaar op het afgesproken startmoment van de controle. De concept jaarrekening en het jaarrekeningdossier waren op belangrijke onderdelen nog niet volledig. Belangrijke onderdelen waren nog onderhanden in de organisatie en op meerdere onderdelen voldeed de jaarrekening nog niet aan de geldende verslaggevingseisen (BBV). Naar aanleiding van de interne en externe controle zijn meerdere afwijkingen geconstateerd en correcties verwerkt in de jaarstukken 2022, zowel tekstueel als cijfermatig. Om bovengenoemde redenen en door aanvullende gestelde eisen van het Rijk voor wat betreft de controles op onder meer het omvangrijk aantal SiSa-regelingen 2022 van de gemeente is er sprake geweest van vertraging in het controletraject en zijn extra inspanningen nodig geweest van uw organisatie en het controleteam van Verstegen. Er resteren nog ongecorrigeerde controleverschillen lager dan de materialiteit. Het totaal aan niet gecorrigeerde fouten en de resterende fouten en onzekerheden zijn opgenomen onder paragraaf 6.10.

2021

H.2

n.v.t.

7.1

n.v.t.

Voorschoten brengt risico’s in kaart, maar kent nog geen geformaliseerd risicobeheersings- en controlesysteem, inclusief fraudebeheersing. Risicobeheersings- en controlesysteem

Voorschoten heeft een frauderisicoanalyse opgesteld. Hierin is een verdere (door)ontwikkeling en formalisatie van deze frauderisicoanalyse nodig. Wij adviseren het risicobeheersingssysteem, inclusief actuele schriftelijke (fraude)risicoanalyse te optimaliseren.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 6

Signalering Onderwerp

Bevindingen 2022

Norm 2022

(Verbijzonderde) interne controle

Een externe medewerker heeft in overeenstemming met het door gemeente Voorschoten vastgestelde VIC-plan 2022 verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) verricht voor de geselecteerde (financiële) processen inkopen & betalingen, subsidieverstrekkingen, personeel en WMO en Jeugd. Voor andere belangrijke (financiële) processen is, weliswaar conform VIC-plan 2022, geen VIC uitgevoerd in 2022. De VIC heeft de belangrijkste toetspunten van de geselecteerde VIC processen geraakt, maar is hiermee niet volledig dekkend voor alle belangrijke processen van de gemeente.

2021

5.2

n.v.t.

Grondexploitaties

Voorschoten heeft zorgvuldige aandacht besteed aan een correcte waardering van haar grondposities in de jaarrekening 2022.

6.1

n.v.t.

Verhuren en pachten

Wij signaleren aandachtspunten in de interne beheersing gericht op de juistheid en volledigheid van de opbrengstverantwoording uit verhuren pachten. Dit leidt tot een onzekerheid over de volledige verantwoording van de verhuurbaten in 2022.

6.6

n.v.t.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

De VIC werkzaamheden worden vooralsnog gegevensgericht en achteraf uitgevoerd, wij zien hierin mogelijkheden voor verdere doorontwikkeling van de VIC, ook uit oogpunt van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Voor de processen van het sociaal domein is de VIC intern niet op tijd opgeleverd. Dit komt dit mede door omstandigheden bij de gemeente en door afhankelijkheid van de gemeente van externe partijen.

Pagina 7

Signalering Onderwerp

Bevindingen 2022

Norm 2022

2021

Sociaal domein

Wij signaleren aandachtspunten in de interne beheersing voor wat betreft de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten sociaal domein. Uit de controle van de lasten binnen het sociaal domein zijn onzekerheden geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid.

6.2

n.v.t.

Aanbestedingen

Uit de interne controles uitgevoerd door de gemeente Voorschoten blijken geen onrechtmatige aanbestedingen.

6.4

n.v.t.

Single information, Single audit (SiSa)

Wij signaleren aandachtspunten in de interne beheersing voor wat betreft de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten, baten en balansposities die verband houden met de SiSaregelingen.

6.8

n.v.t.

2. Onze belangrijkste bevindingen Controleverklaring Wij hebben de controle van de jaarstukken 2022 van de gemeente Voorschoten afgerond. Wij verstrekken bij de jaarrekening 2022 een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid. De raad heeft de jaarrekening op 6 juli 2023 goedgekeurd. Wij hebben dit accountantsverslag en onze bevindingen toegelicht aan de Commissie Planning & Control (P&C) op 13 juni 2023. Het totaal aan niet gecorrigeerde fouten en de resterende fouten en onzekerheden zijn opgenomen onder paragraaf 6.10. Financiële positie Het gerealiseerde resultaat over 2022 voor reservemutaties bedraagt € 4,3 mln. positief. Nadat per saldo over 2022 € 1,7 mln. aan de reserves is onttrokken, resteert een resultaat na reservemutaties van € 5,9 mln. positief. In de jaarstukken 2022 is dit per programma inhoudelijk en financieel toegelicht. In de gewijzigde begroting 2022 is een positief resultaat opgenomen van circa € 1,5 mln. na reservemutaties. De afwijking met het werkelijke resultaat over 2022 is toegelicht in het jaarverslag bij het onderdeel programmaverantwoording. Over de ontwikkeling in het resultaat wordt de raad geïnformeerd.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 8

De opbouw van het rekeningresultaat 2022 is als volgt:

Voor inzicht in de belangrijkste kengetallen van de gemeente Voorschoten verwijzen wij naar hoofdstuk 1 van dit accountantsverslag. Europese aanbesteding Onderdeel van de controle is een toets op de juiste naleving van (externe) Europese aanbestedingsregels. Door uw organisatie is vastgesteld dat er geen opdrachten zijn die onrechtmatig zijn aanbesteed. Wij komen tot dezelfde conclusie. Normenkader Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2022. Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole 2022 is besluitvormend voorgelegd aan het college op 1 november 2022 en het college heeft dit vastgesteld. Het normenkader is ter kennisgeving voorgelegd aan de raad op 8 december 2022. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is onrechtmatig, echter niet in alle gevallen heeft dit gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. De accountant heeft de verantwoordelijkheid om kostenoverschrijdingen, waarvan het college moet aangeven dat de raad deze nog dient te autoriseren, op te nemen in het verslag van bevindingen.

In totaal heeft Voorschoten volgens de gewijzigde begroting 2022 € 76,3 miljoen aan lasten begroot (primitieve begroting 2022 € 63,6 miljoen) tegenover € 70,0 miljoen aan werkelijke lasten. Aan baten heeft Voorschoten over 2022 een bedrag geraamd van € 75,0 miljoen volgens de gewijzigde begroting (primitieve begroting € 62,4 miljoen), tegenover gerealiseerde baten van € 74,3 miljoen. Dit betekent een onderrealisatie van de lasten en van de baten.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 9

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordelen wij de lastenoverschrijdingen per programma. Wij verwijzen naar uw inhoudelijke analyse van de overschrijdingen per programma in de jaarrekening in het onderdeel begrotingsrechtmatigheid onder in de jaarrekening, waarin een analyse is opgenomen van begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid. Er zijn op programmaniveau geen overschrijdingen van de lasten in 2022, waardoor er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheden. Onderdeel van de controle op de begrotingsrechtmatigheid is de controle op mogelijke overschrijdingen van investeringskredieten ultimo boekjaar. Ook hierbij geldt dat een overschrijding van het investeringskrediet in beginsel onrechtmatig is. In de Kadernota Rechtmatigheid is door de commissie BBV uitgeschreven in welke situaties een overschrijding van het investeringskrediet (budget) meeweegt in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Wij hebben vastgesteld dat de interne analyse op kredietoverschrijdingen ultimo boekjaar 2022 zorgvuldig is uitgevoerd en adequaat is toegelicht in bijlage 1 van de jaarstukken 2022. Ultimo 2022 zijn twaalf investeringskredieten (met kleine bedragen) overschreden voor een totaal van circa € 162.000. Hiervan telt de overschrijding op één investeringskrediet (Steiger Hofvliet Starrenburg II) ten bedrage van € 56.000 mee in ons rechtmatigheidsoordeel 2022.

Opvang Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers in crisisnoodopvanglocaties De Rijksoverheid heeft veiligheidsregio’s opdracht gegeven om gemeentelijke opvangplekken voor Oekraïense vluchtelingen (ontheemden) te realiseren. Medio 2022 is aanvullend aan veiligheidsregio’s door de Rijksoverheid gevraagd om asielzoekers tijdelijk op te vangen in crisisnoodopvanglocaties vanwege de capaciteitsuitdagingen van Ter Apel. Dit heeft geleid tot nieuwe wet- en regelgeving, nieuwe kaders, afspraken en richtlijnen en heeft geleid tot nieuwe financiële stromen en tot aanpassing van de interne beheersingsmaatregelen bij gemeenten, veiligheidsregio’s en GGD’s. Veiligheidsregio’s, GGD’s en gemeenten worden volgens voorwaarden gecompenseerd voor gemaakte kosten. De financiële impact van de vluchtelingencrisis is ook voor uw gemeente hiermee groot. Op grond van de regeling en de vastgestelde normbedragen voor gemeentelijke- en particuliere opvang verantwoordt de gemeente een bedrag van circa € 2,2 miljoen in de SiSa-bijlage 2022. Dit bedrag is als vordering op het Rijk opgenomen in de balans. SiSa regelingen In de afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen fors toegenomen voor gemeenten. In de jaarrekening 2022 verantwoordt Voorschoten inmiddels 21 regelingen.

Materialiteit Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 757.000 voor fouten en op € 2.271.000 voor onzekerheden. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO), gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2022 plus de toevoegingen aan de reserves.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 10

Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die om kwalitatieve redenen materieel zijn. Verloop van de controle Op 13 maart 2023 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De concept jaarrekening was beschikbaar op het afgesproken startmoment van de controle. De concept jaarrekening en het jaarrekeningdossier waren op belangrijke onderdelen nog niet volledig. Belangrijke onderdelen waren nog onderhanden in de organisatie en op meerdere onderdelen voldeed de jaarrekening nog niet aan de geldende verslaggevingseisen (BBV). Dat is gedurende de controle in goed overleg en met extra inspanningen van de gemeente en Verstegen aangevuld door de gemeente. Deze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle uiteindelijk binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Uit de interne en externe controle zijn afwijkingen geconstateerd die zowel tekstuele als cijfermatige correcties tot gevolg hadden.

Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2022 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest. Om bovengenoemde redenen en door aanvullende gestelde eisen van het Rijk voor wat betreft de controles op onder meer het omvangrijk aantal SiSa-regelingen 2022 van de gemeente is er sprake geweest van vertraging in het controletraject en extra inspanningen van uw organisatie en het controleteam van Verstegen. De samenwerking is tijdens de controle goed en constructief geweest. Na de vaststelling van de jaarstukken door de raad evalueren wij met elkaar het jaarrekeningproces, inclusief de controle. Onze controlewerkzaamheden zijn daardoor intensiever geweest en hebben ook meer tijd gekost dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en controlekosten zullen wij met het management overleggen en een voorstel aan de griffie doen om aanvullende tijdbesteding in rekening te brengen. Wij zijn van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

3. Vermogen, resultaat en continuïteit 3.1.

Algemeen Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor Voorschoten het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties vinden plaats op basis van besluitvorming door de raad. De jaarrekening 2022 van gemeente Voorschoten is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. Bij de jaarrekening 2022 is een SiSa-bijlage gevoegd.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 11

3.2.

Analyse vermogen en resultaat en r esultaatontwikkeling In de door ons gecontroleerde jaarrekening 2022 is een gerealiseerd resultaat over 2022 voor reservemutaties van € 4,3 mln. positief opgenomen. Nadat per saldo over 2022 € 1,7 mln. aan de reserves is onttrokken, resteert een resultaat na reservemutaties van € 5,9 mln. positief. Het verschil kent diverse oorzaken. Voor een analyse van de verschillen per programma tussen begroting en realisatie verwijzen wij naar de analyse in uw jaarstukken 2022. Voor een uitgebreide toelichting op de stortingen en onttrekkingen in de reserves wordt verwezen naar de toelichting op het Eigen vermogen in de jaarrekening. De analyse van het resultaat 2022 ten opzichte van de begroting 2022 is naar aanleiding van onze opmerkingen toereikend toegelicht per programma in het jaarverslag en in het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.

3.3.

Financiële positi e en continuïteit Uitgangspunt bij de begroting van Voorschoten is dat de begroting ten minste sluitend is. In de (gewijzigde) begroting 2022 is een resultaat opgenomen van (afgerond) € 1,5 mln. na reservemutaties. De jaarrekening 2022 is opgesteld volgens de continuïteitsveronderstelling. De omvang van het eigen vermogen (inclusief resultaat) is in 2022 toegenomen met een bedrag van € 4,3 mln. Dit wordt voornamelijk verklaard door het saldo van reservemutaties en het positieve saldo van baten en lasten. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de ontwikkeling van het eigen vermogen en de belangrijkste solvabiliteitsindicatoren van gemeente Voorschoten.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 12

Onderstaand overzicht, overgenomen uit de jaarstukken 2022 van de gemeente Voorschoten, geeft aan de hand van kengetallen een beeld van de ontwikkeling in het eigen vermogen, de schuldpositie en overige indicatoren van de gemeente Voorschoten per balansdatum.

We merken op dat de kengetallen over het algemeen gelijk zijn ten opzichte van 2021. Voorschoten licht toe dat financiële positie van de gemeente over het algemeen voldoende tot redelijk is. 3.4.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen heeft de aandacht van management, college en gemeenteraad. Risico’s van gemeenten zijn door de band genomen omvangrijk en daar hoort een passend weerstandsvermogen bij. Risicomanagement vindt onder andere plaats in de vorm van een risicotabel, waarin Voorschoten de risico’s in beeld brengt en periodiek monitort. In de jaarstukken 2022 is een risicotabel opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Op basis van de huidige inzichten schat de gemeente Voorschoten in dat per eind 2022 volgens de vermelde risicotabel in de jaarrekening, een onderbouwde kans bestaat dat een bedrag van € 5,5 miljoen noodzakelijk is om aan de zo reëel mogelijk ingeschatte financiële risico's weerstand te bieden. Voor een nadere specificatie verwijzen we naar paragraaf Weerstandsvermogen in de jaarstukken 2022. Vervolgens is de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen weerstandscapaciteit die benodigd zou moeten zijn. Op grond van deze analyse berekent Voorschoten dat een weerstandscapaciteit van € 18,5 miljoen beschikbaar is. De beschikbare ratio weerstandsvermogen komt uit op 3,3. Voorschoten kwalificeert de weerstandscapaciteit als uitstekend. In zijn algemeenheid wordt dit beoordeeld als een goed weerstandsvermogen.

Hoewel er geen harde norm is voor de gewenste omvang van het weerstandsvermogen, kan worden gesteld dat uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit bezit om onvoorziene financiële tegenvallers op te vangen. Wij adviseren u de ontwikkeling van de risico’s en de ontwikkeling van de reserves die aangewezen zijn als dekking van de risico’s tussentijds nauwlettend te blijven volgen.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 13

4. Jaarverslag Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die bestaat uit: • • •

Infographic Leeswijzer Jaarverslag, bestaande uit programma's en paragrafen

Samen met de jaarrekening en het jaarverslag, publiceert Voorschoten bij de jaarrekening bijlagen die betrekking hebben op: • • •

Overzicht over te hevelen en af te sluiten kredieten Algemene uitkering Subsidies

Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2022 van de gemeente de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. 4.1.

Wet open over heid Per 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) in werking getreden, deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De nieuwe wet is bedoeld om de overheid transparanter te maken en bevat kaders en verplichtingen voor bestuursorganen over de openbaarmaking van publieke informatie. Zo is nu onder meer een inspanningsverplichting opgenomen om informatie over beleid actief openbaar te maken en is de afhandelingstermijn voor Woo-verzoeken (voorheen Wob-verzoeken) aangescherpt. In artikel 3.5 van de Woo is de openbaarheidsparagraaf opgenomen. In de openbaarheidsparagraaf is bepaald dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht dient te besteden aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo. In de jaarstukken dient vervolgens verslag te worden gedaan van de uitvoering van de wet, mede in relatie tot de beleidsvoornemens uit de begroting. De commissie BBV heeft op 27 september 2022 een artikel gepubliceerd waarin zij de openbaarheidsparagraaf benoemen als verplichting die al geldt voor de jaarstukken 2022. De openbaarheidsparagraaf Woo dient in de begroting en jaarstukken te worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Bij de eerstvolgende wijziging zal het BBV hierop worden aangepast.

Voorschoten heeft deze paragraaf opgenomen in de jaarstukken 2022 onder de verplichte paragrafen.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 14

5. Interne beheersing 5.1.

Algemeen Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. Wij hebben onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing opgenomen in onze managementletter 2022. Onze managementletter hebben wij toegelicht aan uw organisatie en aan de Commissie P&C van de gemeente Voorschoten. Vanuit onze controleopdracht hebben wij de kwaliteit beoordeeld van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de jaarrekening van Voorschoten. Wij vinden dat er binnen de gemeente – rekening houdend met de aard en omvang van de (administratieve) organisatie – geen sprake is van belangrijke tekortkomingen in de interne beheersingsmaatregelen rond de financiële verslaglegging.

5.2.

VIC-functie Een externe medewerker heeft in overeenstemming met het door gemeente Voorschoten vastgestelde VIC-plan 2022 verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) verricht voor de geselecteerde (financiële) processen inkopen & betalingen, subsidieverstrekkingen, personeel en WMO en Jeugd. Voor andere belangrijke (financiële) processen is, conform VIC-plan 2022, geen VIC uitgevoerd in 2022. De VIC heeft de belangrijkste toetspunten van de geselecteerde VIC processen geraakt. Deze verbijzonderde interne controles zijn voor uw organisatie van belang omdat ze inzicht geven in de kwaliteit van deze processen en in de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan Voorschoten moet voldoen, voorafgaand aan onze controle. Voor onze (externe) controle maken wij gebruik van uitgevoerde verbijzonderde interne controle en zijn deze werkzaamheden ondersteunend aan onze controle. Dat betekent dat onze accountantscontrole uitgaat van een gegevensgerichte controleaanpak, waarbij de VIC van de gemeente van goede kwaliteit is en op tijd gereed is om tijdens onze controle gebruik van te maken. De kwaliteit van de interne beheersing en ook de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle is voldoende. Wij merken nogmaals op dat niet alle belangrijke (financiële) processen van de gemeente in de VIC voor 2022 zijn opgenomen.

De VIC controlewerkzaamheden worden door de gemeente vooralsnog gegevensgericht en achteraf uitgevoerd. Wij zien mogelijkheden voor een verdere doorontwikkeling van de VIC, ook in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2023 van toepassing is. In onze managementletter 2022 hebben wij adviezen ter doorontwikkeling van de VIC vermeld.

5.3.

Normenkader en toetsingskader rec htmatig heid Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole 2022 is besluitvormend voorgelegd aan het college op 1 november 2022 en het college heeft dit vastgesteld. Het normenkader is ter kennisgeving voorgelegd aan de raad op 8 december 2022.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 15

Wij adviseren u, met oog op de rechtmatigheidsverantwoording 2023, een toetsingskader op te stellen waarmee gemeente Voorschoten inzichtelijk kan maken aan welke voorwaarden voldaan moet worden. Het is vervolgens belangrijk dat de gemeente zelf zichtbaar intern toetst of wordt voldaan aan de bepalingen uit de relevante interne en externe wet- en regelgeving uit het normenkader, bijvoorbeeld via werkprogramma’s voor de betreffende processen of in checklists. Op deze wijze kan de gemeente zelf en tijdig zichtbaar maken dat/of aan alle relevante (financiële) bepalingen van de externe wet- en regelgeving uit het normenkader wordt voldaan en welke voorwaarden bijvoorbeeld (nog) niet. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar onze managementletter 2022. 5.4.

Rechtmatig heidsv erantwoordi ng In onze managementletter 2022 hebben wij u geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van verslagjaar 2023 is ingetreden. Voorschoten acteert hierop actief en treft voorbereidingen. Wij verwijzen naar onze tussentijdse bevindingen en de acties die wij geformuleerd hebben voor de korte termijn. Wij trekken hierin desgewenst samen met u op in de verdere voorbereidingen en de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

6. Controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 2 6.1.

Grondontwikkeling

6.1.i.

Algemeen De gemeentelijke grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten is een belangrijke balanspost in de jaarrekening van Voorschoten. Een belangrijk onderdeel van onze controle is de controle van de juiste waardering van grondexploitaties. Voor de grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten vindt jaarlijks een actualisatie plaats. Over de ontwikkelingen wordt de raad tussentijds geïnformeerd. Over de uitkomsten van de actualisatie per 1 januari 2023 wordt de raad geïnformeerd via de Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2023 Voorschoten heeft zorgvuldige aandacht besteed aan een correcte waardering van haar grondpositie in de jaarrekening 2022 en het proces dat hiertoe moet leiden. Jaarlijks wordt de grondexploitatie geactualiseerd en aangeboden aan de gemeenteraad. Hierin wordt verantwoording afgelegd en inzicht gegeven in alle activiteiten met betrekking tot het beheren en exploiteren van de grondexploitatie.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 16

6.1.ii.

Actualisatie grondexploitatie Om inzicht te krijgen in de verwachte inkomsten en uitgaven en in de risico’s en kansen actualiseert Voorschoten jaarlijks de grondexploitatieberekening. Dit is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag, zoals het inflatiecijfer waartegen toekomstige kosten en opbrengsten worden gecorrigeerd, gehanteerde rentepercentages, de looptijd van het project, fasering van geplande opbrengsten en kosten en uitgifteprijzen. Deze variabelen bepalen in hoge mate het verwachte financiële resultaat. De uitgangspunten die bij de actualisaties worden gehanteerd, hebben grote impact op de netto contante waarde van de grondexploitaties. De uitgangspunten voor de ramingen zijn toegelicht in de Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2023. De grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten wordt bij het vaststellen van de jaarstukken goedgekeurd door de gemeenteraad. Hierbij zijn door Voorschoten belangrijke keuzen gemaakt en standpunten ingenomen. Met deze berekeningen heeft Voorschoten ook beoordeeld of de onderhanden werk positie in de balans van 2022 op een juiste wijze is gewaardeerd en in welke mate Voorschoten verliesvoorzieningen moet treffen en/of (tussentijds) resultaat moet nemen over 2022.

Per ultimo 2022 heeft de gemeente een voorziening voor verlieslatende projecten opgenomen. In de paragraaf Grondbeleid en in de toelichting op de balans (voorraden) is dit nader uiteengezet.

6.1.iii.

Bevindingen Op basis van een risicoanalyse hebben wij de grondexploitatie gecontroleerd. Naar aanleiding daarvan constateren we dat de beheersing van het project en inschatting en bewaking van de belangrijke risico’s toereikend is. De risico’s die Voorschoten loopt zijn toereikend toegelicht in de jaarrekening. Wij verwijzen naar de paragraaf grondbeleid en de toelichting onder de voorraden in de jaarrekening, waarin het college van de grondexploitaties onder meer status, voortgang, schattingen, bijbehorende risico’s en verwachte financiële uitkomsten op totaal niveau toelicht. In de actualisatie van de grondexploitaties heeft het college rekening gehouden met de meest recente ontwikkelingen, zoals de gehanteerde veronderstellingen met betrekking tot de gesloten overeenkomsten, het uitgiftetempo, de verwachte verkoopprijzen, de ontwikkeling van de plankosten, extern onderzoek, taxatierapporten en statistische gegevens. De mogelijke risico’s zijn door Voorschoten naar beste schatting in kaart gebracht. Het gaat daarbij om algemene risico’s en risico’s die verband houden met specifiek project Duivenvoorde Corridor Voorschoten. De uitgangspunten en onderbouwingen van Voorschoten zijn gebaseerd op gedegen voorbereiding en onderzoek.

Hoewel de huidige marktontwikkelingen onzekerheden met zich meebrengen, hebben deze ontwikkelingen volgens de inschatting van de gemeente geen materiële gevolgen voor de schattingen en uitkomsten van de grondexploitatie van de gemeente Voorschoten en voor vermogen en resultaat. De grondexploitatie bevat omvangrijke ramingen van kosten en opbrengsten. Het college en de raad (h)erkennen dat het zo goed mogelijk schatten van uitkomsten onzekerheden met zich meebrengt, doch is van mening dat de ramingen en scenario’s naar dit moment de beste inschattingen zijn.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 17

Gemeente Voorschoten heeft ter afdekking van risico’s in de grondexploitatie een voorziening getroffen. Als gevolg van de actualisatie van Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2023 heeft Voorschoten ultimo 2022 een verlies geprognosticeerd van € 0,6 mln. De grondexploitatie was voorgaande boekjaren reeds verlieslatend en voorzien. Vorig jaar bedroeg de voorziening eveneens (afgerond) € 0,6 mln. 6.2. 6.2.i.

Sociaal domei n Jeugdhulp ZIN De uitvoering van de Jeugdhulp ZIN is ondergebracht bij het Inkoopbureau SbJH (Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden). Dit Inkoopbureau heeft over 2022 voor de tien deelnemende gemeenten voor circa € 305 miljoen zorg ingekocht bij meer dan 100 zorgaanbieders. SbJH verzorgt ook de controle op de declaraties van de zorgaanbieders. Voorschoten heeft over 2022 circa € 5,4 miljoen aan jeugdhulp ZIN ingekocht, waarvan circa € 5,0 miljoen via Inkoopbureau SbJH en € 0,4 miljoen buiten SbJH. Zorgaanbieders die jeugdhulp aanbieden moeten jaarlijks een productieverantwoording indienen waarin zij verantwoording afleggen over de geleverde zorg bij de financier. Afhankelijk van de omvang van de geleverde zorg moeten de zorgaanbieders hier een bestuurdersverklaring of controleverklaring bij verstrekken. Van de zorginstellingen met een budget groter dan € 250.000 zijn (over het algemeen goedkeurende) controleverklaringen ontvangen bij de productiegegevens over geheel 2022. Het gaat hierbij overigens om controleverklaringen bij het totaalbedrag dat door de instelling aan SbJH is geleverd. Dit zijn nadrukkelijk geen controleverklaringen per deelnemende gemeente. Dit is in lijn met het landelijk voorgestelde controleprotocol en derhalve in lijn met veel andere deelnemende gemeenten.

Het inkoopbureau SbJH stelt vervolgens een (financiële) verantwoording op waarin per gemeente de ingekochte zorg wordt gerapporteerd en of een controleverklaring is ontvangen van de betreffende zorginstelling. Deze (financiële) verantwoording van SbJH wordt gecontroleerd en voorzien van een controleverklaring door de Gemeentelijke Accountantsdienst van de gemeente Den Haag (GAD). Vervolgens voert op basis van een roulatieplan de accountant van een van de aangesloten gemeenten een review uit op de werkzaamheden en rapportage van de GAD. De review door de accountant is uitgevoerd en hieruit komen geen bijzonderheden. Uit de beoordeling van de GAD en de review van de accountant blijkt dat er van het ingekochte bedrag van circa € 5,0 miljoen een bedrag van circa € 4,8 miljoen onderbouwd kan worden met een controleverklaring door de aanbieders. Het verschil tussen de beide bedragen wordt met name veroorzaakt doordat voor kleinere zorgaanbieders volstaan wordt met een productieverantwoording voorzien van een bestuursverklaring. Declaraties worden weliswaar getoetst aan de afgegeven beschikking, maar dit geeft echter geen zekerheid over de prestatielevering. Er is daarom voor een bedrag van circa € 0,2 mln. uitgaven Jeugd ZIN 2022 aangemerkt als onzeker voor getrouwheid en daardoor ook voor rechtmatigheid.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 18

Gelet op het bovenstaande is onze foutenevaluatie een totale onzekerheid voor getrouwheid en rechtmatigheid van circa € 0,2 mln. opgenomen voor de uitgaven Jeugd ZIN 2022. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van de dossierreview en de rapportage. De impact van de controle en de hieruit voortvloeiende onzekerheden is door Voorschoten ingeschat op basis van de ontvangen verantwoording van SbJH. 6.2.ii.

Wmo ZIN De Wmo ZIN verstrekkingen (begeleiding en hulp bij huishouding) verlopen via ZorgLokaal B.V. Wij hebben van Zorg-Lokaal B.V. een gecontroleerde productieverantwoording met een goedkeurende controleverklaring d.d. 3 april 2023 ontvangen. In 2022 heeft Voorschoten afgerond € 3,2 miljoen besteed aan Wmo, waarvan circa € 2,3 miljoen ingekochte zorg via Zorg-Lokaal B.V. en € 0,9 miljoen aan ingekochte zorg buiten Zorg-Lokaal B.V. De accountant van Zorg-Lokaal B.V. heeft gerapporteerd dat de daadwerkelijke levering van de ondersteuning (de prestatie) is getoetst en vastgesteld voor de uitgaven WMOhuishoudelijke hulp (HBH) maar niet voor de uitgaven WMO-begeleiding (BEG). Om deze reden is er voor 2022 sprake van een totale onzekerheid voor de prestatielevering WMO-begeleiding (BEG) voor de gemeente Voorschoten van afgerond € 0,8 miljoen. Deze onzekerheid is opgenomen in de foutenevaluatie. Een aanvrager van een voorziening voor zorg in natura (hulp in de huishouding, begeleiding) of een financiële tegemoetkoming (persoonsgebonden budget) is een eigen bijdrage verschuldigd op grond van de Wmo. De wetgever heeft bepaald dat het CAK de berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage uit voert. Gemeenten beschikken, vanwege privacy redenen, over onvoldoende informatie om de juistheid op persoonsniveau en volledigheid van de eigen bijdrage te kunnen vaststellen.

De verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen op grond van de Wmo kan hiermee geen gemeentelijke verantwoordelijkheid zijn. De gemeente kan derhalve geen zekerheid ontlenen omtrent de omvang en hoogte van de eigen bijdragen (in 2022 circa € 130.000 verantwoord). Deze onzekerheid heeft Voorschoten toegelicht in de jaarrekening 2022.

6.2.iii.

PGB’s De uitvoering van het persoonsgebonden budget (PGB) ligt bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). In 2023 is door de accountant van de SVB opnieuw geen goedkeurende controleverklaring verstrekt over boekjaar 2022. Bovendien worden door de SVB geen controles uitgevoerd op prestatielevering van de PGB’s, die door de gemeenten zelf uitgevoerd moet worden. Voorschoten heeft geen werkzaamheden uitgevoerd om de prestatielevering van de bestedingen zelf vast te stellen. Zoals geadviseerd kan de prestatielevering (deels) vastgesteld worden middels het voeren van (telefonische of fysieke) gesprekken, onderzoeken en/of enquêtes. Door het ontbreken van de controle op prestatielevering is, net als voorgaande jaren, de gehele PGB massa aangemerkt als onzeker.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 19

De gemeente heeft de totale kosten van de PGB-budgetten gebaseerd op de schatting van de SVB. Voor 2022 bedraagt de totale onzekerheid circa € 447.000 (PGB-uitgaven WMO en Jeugd) voor rechtmatigheid en dus ook getrouwheid. Deze onzekerheid is opgenomen in de foutenevaluatie. 6.2.iv.

Participatiewet Gemeente Voorschoten heeft de uitvoering van onder meer de Gebundelde uitkeringen Participatiewet, Bbz, Tozo, Wet Inburgering, Hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire en uitkering onderwijsroute uitbesteed aan de gemeente Leidschendam-Voorburg. Met de accountant van de gemeente Leidschendam-Voorburg hebben wij afspraken gemaakt over de door hen uit te voeren controles en de rapportage daarover. De accountant van Leidschendam-Voorburg heeft de (financiële) verantwoording 2022 op 20 april 2023 voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Uit de verantwoording en rapportage 2022 blijken geen fouten en onzekerheden voor rechtmatigheid en getrouwheid voor Voorschoten.

6.3.

Begrotingsrechtmatig heid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Voorschoten moet bewaken dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad. Volgens de kadernota rechtmatigheid zijn strikt genomen bestedingen boven het begrotingsbedrag onrechtmatig. Een overschrijding van de begroting hoeft echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven.

Wij verwijzen voor de inhoudelijke analyse van de gemeente over de begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma in de jaarrekening naar pagina 187(paragraaf Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid). Wij hebben hieronder de begrote en werkelijk gerealiseerde baten en lasten uiteengezet:

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 20

Dit betekent een onderrealisatie van de lasten en de baten. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid controleert de accountant op lastenoverschrijdingen per programma. Er zijn op programmaniveau geen overschrijdingen van de lasten in 2022, waardoor er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheden (die meetellen in het oordeel van de accountant over begrotingsrechtmatigheid 2022). Onderdeel van de controle op de begrotingsrechtmatigheid is de controle op mogelijke overschrijdingen van investeringskredieten ultimo boekjaar. Ook hierbij geldt dat overschrijdingen van het investeringskrediet in beginsel onrechtmatig zijn. In de Kadernota Rechtmatigheid is door de commissie BBV uitgeschreven in welke situaties een overschrijding van het investeringskrediet (budget) meeweegt in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Wij hebben vastgesteld dat de interne analyse op kredietoverschrijdingen ultimo boekjaar 2022 zorgvuldig is uitgevoerd en adequaat is toegelicht in bijlage 1 van de jaarstukken 2022. Ultimo 2022 zijn twaalf investeringskredieten (met kleine bedragen) overschreden voor een totaal van circa € 162.000. Hiervan telt de overschrijding op één investeringskrediet (Steiger Hofvliet Starrenburg II) ten bedrage van € 56.000 mee in ons rechtmatigheidsoordeel 2022. Deze rechtmatigheidsfout hebben wij opgenomen in de foutenevaluatie. 6.4.

EU-aanbestedi ng Onderdeel van het vastgestelde normenkader van Voorschoten zijn regels en voorschriften ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. Voorschoten controleert of juiste naleving van deze Europese (EU) aanbestedingsregels heeft plaatsgevonden. Als onderdeel van onze controle hebben wij getoetst of de juiste naleving van de EU-aanbestedingsregels heeft plaatsgevonden. De gemeente ziet voorafgaand aan aanbestedingen toe dat bij het aangaan van nieuwe opdrachten de regels ten aanzien van EU-aanbesteding worden nageleefd. Voorschoten heeft onderbouwd, vastgesteld en gerapporteerd dat er geen inkoopopdrachten zijn die onrechtmatig zijn aanbesteed. Wij komen tot dezelfde conclusie.

6.5.

VIC meervoudig e inkopen De VIC meervoudige inkopen had een langere doorlooptijd en kon pas medio mei 2023 worden afgerond en vervolgens aan Verstegen worden aangeleverd. Uit de VIC en onze controle op de aangeleverde VIC van dit proces zijn geen afwijkingen en/of onrechtmatigheden gebleken. De dossiervorming en archivering van contracten en opdrachtverleningen en de reproduceerbare vastlegging van de interne toets op de prestatielevering van aan Voorschoten geleverde diensten en leveringen blijft een aandachtspunt voor uw gemeente. Wij kijken samen met u waar de verbetermogelijkheden liggen, ook in de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording 2023.

6.6.

Verhuren en pachten Over 2022 heeft de gemeente Voorschoten baten uit verhuren en pachten gerealiseerd voor een bedrag van circa € 1,7 miljoen. Tijdens het opstelproces van de jaarrekening

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 21

beschikte de gemeente niet over informatie om de volledigheid van deze baten vast te kunnen stellen. Wij constateren diverse bevindingen rondom contractbeheer, volledigheidscontrole en aansluitingen. Van de grote objecten heeft Voorschoten vastgesteld dat huurinkomsten in 2022 correct zijn verantwoord. Omdat een totaalanalyse bij Voorschoten ontbreekt, hanteren we een ingeschatte onzekerheid op onvolledige verhuuropbrengsten in 2022 van 20%. Voor dit proces voert de gemeente geen VIC uit en wordt geen VIC-rapportage opgesteld. Het bedrag van € 332.000 merken we aan als onzeker en nemen wij mee in de onze foutenevaluatie. 6.7. 6.7.i.

WNT-verantwoor ding Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2022 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2022. Daarbij zijn door ons beperkte tekstuele en cijfermatige afwijkingen geconstateerd die zijn gecorrigeerd in de definitieve versie van de WNT-verantwoording 2022.

6.7.ii.

Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Wij hebben de toepassing van de WNT door Voorschoten gecontroleerd overeenkomstig de Regeling Controleprotocol WNT 2022. Daarbij hebben wij ons gebaseerd op de in de jaarrekening verantwoorde gegevens en bedragen en de daaraan ten grondslag liggende administratieve bescheiden. Het kan zijn dat bepaalde (kosten)vergoedingen niet door de gemeente en/of door ons zijn geïdentificeerd. Deze vergoedingen zouden dan al dan niet terecht buiten de WNT-verantwoording kunnen zijn gebleven en buiten de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden. Als de WNT-verantwoording niet strookt met uw beeld van de werkelijkheid of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons per omgaande te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren. Het controleprotocol WNT heeft niet tot doel om vast te stellen of de bezoldiging overeenkomt met de afspraken die hierover zijn gemaakt. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken.

6.8.

Single audit, Single informati e (SiSa) Bij de jaarrekening 2022 voegt Voorschoten als bijlage de SiSa-verantwoording toe. Voorschoten heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. Wij hebben tijdens onze controle de SiSa-bijlage gecontroleerd, die door Voorschoten is opgemaakt, op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022 van 8 februari 2023. Wij benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Het is de taak van de accountant om als onderdeel van de controle van de jaarrekening vast te stellen dat de gemeente aan de voorwaarden heeft voldaan en dat de SiSa-bijlage door de gemeente correct en volledig is ingevuld. Uit onze controle zijn meerdere afwijkingen gebleken die Voorschoten heeft gecorrigeerd in de definitieve versie van de SiSa-bijlage.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 22

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in ons accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 in het kader van SiSa worden verantwoord. Wet Inburgering 2021 (SiSa-regeling G10) Ten aanzien van de Wet Inburgering (regeling G10) merken wij op dat de gemeente algemeen M&O beleid heeft, maar dat dit nog specifiek gemaakt moet worden voor de Wet Inburgering. Hierdoor kon opzet, bestaan en effectieve werking van het M&O beleid van de Wet Inburgering in 2022 niet worden vastgesteld. De omvang van de uitgaven in 2022 is overigens beperkt. Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (Tozo) (SiSa-regeling G4) Uitvoeringsgemeente Leidschendam-Voorburg heeft het M&O-beleid Tozo vastgelegd in het “Controleplan rechtmatigheid Tozo-regeling”. Ons is het volgende gemeld. In dit controleplan is onder meer opgenomen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg bij het Inlichtingenbureau signalen (IB-signalen) opvraagt als onderdeel van de controle achteraf. Dit doet de gemeente Leidschendam-Voorburg als uitvoeringsorganisatie ook voor de gemeente Voorschoten. De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft in de maanden mei tot en met december 2022, door een tekort aan personele bezetting, geen controle uitgevoerd op binnengekomen signalen.

Hierdoor kon het bestaan en de werking van de opvolging c.q. afhandeling van IB-signalen Tozo in overeenstemming met het uitgewerkte M&O-beleid Tozo en het controleplan niet worden vastgesteld in 2022. De omvang van de uitgaven in 2022 is overigens beperkt. Het is volgens de nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van een verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. De betreffende tabel is onderstaand opgenomen.

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 23

Nummer Specifieke uitkering specifieke uitkering conform SiSa-bijlage 2022 A13 Regeling specifieke uitkering naleving controle coronatoegangsbewijzen

Fout of onzekerheid

Financiële Toelichting omvang fout/onzekerheid in euro’s

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

A16

Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C31

Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C41B

Specifieke uitkering Regeling flexibele inzet woningbouw (SiSa tussen medeoverheden)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C43

Regeling reductie energiegebruik woningen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C55

Aanpak energiearmoede

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C62

Specifieke uitkering aan gemeenten voor de bekostiging van de kwijtschelding van gemeentelijke belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen COVID19 gerelateerde onderwijsvertragingen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

D19

Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig n.v.t. ondernemers en de Tijdelijke regeling overbruggingsregeling (Tozo) _gemeentedeel 2022 Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2022 n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kwijtschelden publieke schulden SZWdomein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Regeling specifieke uitkering stimulering sport Regeling Sportakkoord 2020-2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

C32

G10 G12

G13 H4 H8 H12

Strekking controleverklaring bij de jaarrekening 2022 t.a.v. getrouwheid: goedkeurend Strekking controleverklaring bij de jaarrekening 2022 t.a.v. rechtmatigheid: goedkeurend

Accountantsverslag 2022

Gemeente Voorschoten

Pagina 24

6.8.i.

Opvang Oekraïne/ Cri sisnoodopvang . Uw gemeente heeft het afgelopen jaar te maken gekregen met extra taken in de vorm van Crisisnoodopvang Oekraïners (CNO) voor het COA (Centraal Orgaan opvang asielzoekers). Daarnaast is er ook sprake van langdurige opvang, in de vorm van gemeentelijke en particuliere opvang van ontheemde Oekraïners voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Oekraïne). Voorschoten heeft de aanvullende kosten apart geregistreerd en heeft de kosten gecontroleerd via verbijzonderde interne controle op getrouwheid en rechtmatigheid De (meer)kosten die de gemeente hiervoor maakt worden onder voorwaarden vergoed. De vergoeding van de meerkosten Oekraïne verloopt via het Rijk (Ministerie van Justitie en Veiligheid) en de vergoeding van de kosten CNO verloopt via het COA. Op grond van de regeling en de vastgestelde normbedragen voor gemeentelijke- en particulier opvang verantwoord de gemeente een bedrag van circa € 2,2 mln. in de SiSa-bijlage 2022. Dit bedrag is als vordering op het Rijk opgenomen in de balans per ultimo 2022. Voorschoten heeft geen aanvullende kosten, naast de normvergoeding, verantwoord. De verantwoording over de besteding van de meerkosten eerste opvang ontheemden Oekraïne verloopt via de SiSa-systematiek (Single information, Single audit).

In het Verantwoordingsoverzicht SiSa 2022 in de jaarrekening 2022 legt de gemeente verantwoording of over ontvangen bijdragen en de bestedingen.

6.9.

IT-beheersi ng Voorsc hoten De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking is een terugkerend onderwerp bij onze controlewerkzaamheden en de rapportage van onze bevindingen. Onze werkzaamheden richten zich vooral op de IT-beheersingsmaatregelen die relevant zijn in het kader van onze opdracht voor het controleren van de jaarrekening. Wij benadrukken dat onze werkzaamheden zich niet richten op alle IT-risico’s en -beheersingsmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de risico’s en beheersingsmaatregelen die voortvloeien uit cybercriminaliteit. In onze managementletter van 2022 hebben wij gerapporteerd over de IT-beheersing, waaronder ook de naleving van De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO). In onze managementletter noemden wij een aantal trends in IT en spiegelden wij de ITontwikkelingen binnen Voorschoten aan deze trends. Voor onze bevindingen verwijzen wij hiernaar. Vanuit de door ons uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij geen significante tekortkomingen, risico’s of aandachtspunten geconstateerd voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.