2518 Brief dd 25-06-2024 Gemeente Wassenaar over Jaarafrekening 2023 DvO Informatie en datamanagement

Gemeente Voorschoten College van Burgemeester en Wethouders Leidseweg 25 2252 LA Voorschoten c.c. Gemeenteraad van Voorschoten

Datum Uw kenmerk Ons zaaknummer

Donderdag 20 juni 2024 Z/24/087728

Datum verzending Behandelaar Bijlage

Dinsdag 25 juni 2024 Ing. H. Akhiat -

Onderwerp

Zienswijze Jaarafrekening 2023 dienstverleningsovereenkomst informatie- en datamanagement

Geachte college, Wij hebben met grote teleurstelling recent kennis genomen van de door het college van Voorschoten geagendeerde concept-jaarrekening 2023 voor de gecombineerde commissievergadering van 27 juni 2024. Op www.voorschoten.nl staat in de concept-jaarrekening -op pagina 138- dat het college van Voorschoten uitgebreid stil staat bij de jaarafrekening 2023 van de, op 8 juni 2021 door beide colleges vastgestelde, dienstverleningsovereenkomst (DvO) informatie- en datamanagement. Wij betreuren het dat wij hier niet vooraf door u zijn geïnformeerd en hebben niet de mogelijkheid gehad om hier voorafgaand aan de agendering op te reageren. Met klem nemen we afstand van de passages en feitelijk verkeerde voorstelling van zaken. Het doet ook geen recht aan de jarenlange samenwerking op de verschillende beleidsterreinen tussen onze gemeenten. Vandaar deze brief die u als zienswijze kunt beschouwen. Overschrijding kosten In de concept-jaarrekening 2023 wordt een overschrijding van €117.000,- ten laste van ICTdiensten aan de gemeente Voorschoten aangegeven. Abusievelijk geeft u hierbij aan dat deze overschrijding niet bijtijds aan u zou zijn aangekondigd. Daarnaast stelt u dat de gemeente Wassenaar haar dienstverlenende taken niet zou willen uitvoeren indien de rekening van de overschrijding niet voldaan zou worden.

Meer licenties dan gebruikelijk door personele wisselingen in Voorschoten Tijdens de bestuurlijke overleggen van april en mei 2024 is gebleken dat de overschrijdingen het gevolg zijn van fors meer licentie- en hardware-aanvragen vanwege het grote verloop en inhuur bij de ambtelijke organisatie van Voorschoten en dat klaarblijkelijk hier onvoldoende rekening mee is gehouden door u. Dat softwarelicenties binnen de wereld van de overheid niet gratis zijn is algemeen bekend. Moderne personeelsplanning betekent ook dat naast budgettering van de

Kenmerk: Pagina:

Z/24/087728 Pagina 2 van 3

salariskosten tevens standaardzaken als huisvestingskosten, aanschafkosten hardware en licenties voor software eveneens worden begroot. Daarbij ligt de verplichting bij Voorschoten als opdrachtgever om forse personele ontwikkelingen tijdig bij Wassenaar als opdrachtnemer te melden. Dienstverlening gaat te allen tijde door Verder bevreemdt het ons dat gesuggereerd wordt dat Wassenaar eenzijdig de dienstverlening zou stoppen. Er is nooit sprake geweest van het stopzetten van vitale ICT-dienstverlening. Dat is niet gebeurt bij bijvoorbeeld de grootschalige cyberaanval tijdens de Paasdagen en ook nu niet. Wij zijn allen dienaren van de publieke zaak en ICT-ondersteuning is van vitaal belang voor beide gemeenten. De licenties zijn afgegeven met het doel om ambtelijke medewerkers in staat te stellen hun functie uit te kunnen oefenen in Voorschoten. Dat betekent overigens niet dat er ‘gratis’ besteld kan worden zonder de rekening te voldoen zoals gemeld in de bestuurlijke overleggen van april en mei. Binnen de afgesproken termijnen Het college van Wassenaar neemt zijn rol als opdrachtnemer binnen de DvO uiterst serieus en is aan opdrachtgever Voorschoten tijdig (7 februari 2024) en in lijn met artikel 14.1.4 van de DvO de eindafrekening van 2023 verstrekt.

In het artikel is opgenomen dat opdrachtnemer uiterlijk op 1 maart van elk boekjaar de eindafrekening voor het voorafgaande boekjaar stuurt waarbij op basis van nacalculatie de definitieve verschuldigde betaling is opgenomen. De ambtelijke accounthouder DvO heeft naar aanleiding van de jaarafrekening om een aanvullende onderbouwing gevraagd. Deze informatie is op 22 februari 2024 verstrekt aan Voorschoten. Dit alles binnen de met elkaar afgesproken termijnen. In november 2023 is alleen het jaarplan voor aankomend jaar besproken zoals afgesproken. Met ingang van Q2 2024 worden op verzoek van opdrachtgever de financiële ontwikkelingen en de personeelsmutaties geagendeerd voor de periodieke accounthoudersoverleggen, of eerder indien daar aanleiding toe is. Aankondiging eenzijdige ICT-evaluatie De in de jaarrekening aangekondigde ICT-evaluatie is door opdrachtgever al in het najaar van 2023 aangekondigd en staat los van de jaarafrekening 2023. In de opdrachtgeveropdrachtnemersoverleggen (OGON’s) is afgesproken om de inhoud van de evaluatie met elkaar af te stemmen. Wassenaar is eind mei 2024 echter door opdrachtgever Voorschoten in kennis gesteld van een opdrachtverstrekking aan een adviesbureau voor het uitvoeren van de ICT-evaluatie en is verzocht om de volledige medewerking te verlenen aan de evaluatie. Van enige inhoudelijke afstemming is geen sprake.

Het college van Wassenaar betreurt dat we hier niet gezamenlijk in optrekken en ziet dit als een stap die ten koste gaat van de versterking van onze samenwerking terwijl de uitdagingen onverminderd groot zijn. In de komende periode wordt in de OGON’s de evaluatie geagendeerd en

Kenmerk: Pagina:

Z/24/087728 Pagina 3 van 3

worden er nadere afspraken gemaakt over de inzet van opdrachtnemer en de vergoeding van de gemaakte inzet. De bestuurlijke opstelling van Voorschoten maakt de samenwerking zowel bestuurlijk als voor de ambtelijke organisatie erg ingewikkeld. Dit leidt tot een onnodige escalatie met een verkeerde voorstelling van zaken. Het kost veel tijd en energie die wij graag anders zouden besteden zoals het verder versterken van goede dienstverlening en noodzakelijke informatiebeveiliging. We wachten met vertrouwen de evaluatie af en gaan graag met u in gesprek over de resultaten. Een afschrift van deze brief is naar uw raad toegezonden. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. K.D. Handstede, gemeentesecretaris

drs. L.A. de Lange, burgemeester