Verbeterplan VAZ 2024
Tekst van het document
Verbeterplan naar aanleiding van de aanbevelingen van de toezichthouder Streekarchief Voorne-Putten op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2024. NR.
KPI
Omschrijving probleem (knelpunt)
1.
Lokale regelingen
1
1.3
Risico
Priorit eit
Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Aanpak op hoofdlijnen
Jaarlijks het SIO laten plaatsvinden.
Een SIO is voorbereid in twee Tactische Informatieoverleggen. Het eerste SIO is gepland in maart 2025
Overzicht van partijen die archiefwaardige informatie voortbrengen bij de uitvoering van gemeentelijke taken
Onderzoeken welke taken zijn uitbesteed en of er een archiefparagraaf is vastgelegd
Datum aanbeveling archivaris
Start activiteit
Geplande realisatie activiteit
Voortgang in %
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
25 50 75 100
2
De gemeente dient te beschikken over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). In 2024 is dit overlegorgaan niet bijeen geweest.
4
5
6
7
5
1
2
1.4 Breng in beeld welke partijen in opdracht van de gemeente taken uitvoeren, die ook archiefwaardige informatie voortbrengen
3
3
1.7
Niet alle overeenkomsten met derden, die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie vererken, bevatten een duidelijke archiefparagraaf waarin de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld
1
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
3.1
De gemeente beschikt niet over een compleet overzicht over welke informatieobjecten zij beschikt en in welke informatiesystemen deze worden opgeslagen
2
4
De archiefruimten voldoen niet allemaal aan de eisen van de Archiefregeling.
3
5
De gemeente beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op alle archiefruimten
3
5
3.2
3.5
10
Zorg voor een duidelijk overzicht van de te bewaren informatie die de gemeente beschikt, en in welke informatiesystemen het wordt opgeslagen
maart 2025
De archiefruimte in Hellevoetsluis is geinspecteerd. Aan de hand van het inspectierapport wordt de ruimte hersteld De gemeente Voorne aan Zee beschikt over Calamiteitenplan van Brielle herschrijven voor een calamiteitenplan (voor de de gemeente Voorne aan Zee; voor Rockanje archiefruimte) een plan op hoofdlijnen schrijven
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
De gemeente beschikt niet over een metagegevensschema voor de gehele organisatie.
De gemeente Voorne aan Zee heeft geen achterstanden in analoge en digitale archivering
3
Het wegwerken van achterstanden heeft dagelijks onze aandacht
eind 2025
In het tactisch informatieoverleg is hiervoor aandacht gevraagd. Hulp van Informatievoorziening is hierbij noodzakelijk
maart 2025 eind 2027
maart 2025 eind 2025
Het calamiteitenplan voor de locatie Hellevoetsluis is vastgesteld. Het plan van Brielle dient op enkele punten te worden aangepast naar de huidige situatie. Voor de kluis in Rockanje wordt een plan op hoofdlijnen geschreven.
dagelijkse aandacht
4
5
De gemeente Voorne aan Zee beschikt over In het vastgestelde handboek vervanging zijn metadata schema's van alle gebruikte metadataschemas als bijlage aanwezig. Dit software waar archiefbescheiden in betreft de meest belangrijke applicaties als opgeslagen zijn het gaat digitaal archief beheer. Van de overige applicaties moeten nog metadata schema's opgesteld worden.
6.4
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 3 5 Werk de achterstanden in de analoge en Er zijn geen achterstanden in analoge en
6.4
digitale vernietiging weg Vernietig uit vakapplicaties
3
Maken van een overzicht van te bewaren informatie en het systeem waarin het is opgeslagen
De archiefruimte moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling
Zorg dat de achterstanden in zowel analoge als digitale archivering onder controle zijn
6.
9
maart 2025 eind 2025
5.
5.2
maart 2025 eind 2025
Neem in alle overeenkomsten met derden onderzoeken welke taken zijn uitbesteed en of die ook archiefwaardige gemeentelijke er een archiefparagraaf is vastgelegd informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide patijen met betrekking tot archivering worden vermeld
5.1
2
8
2
maart 2025
5
Analoge en digitale vernietiging uitvoeren digitale vernietiging De gemeente Voorne aan Zee vernietigt uit Overzicht maken van de applicaties waaruit vakapplicaties informatie moet worden vernietigd
maart 2025 eind 2025
Hiervoor maken we gebruik van de inventarisatie softwareapplicaties uit de i-navigator. Dit zal samen met de applicatiebeheerder opgesteld worden.
dagelijkse eind 2028 aandacht maart 2025 eind 2026
analoge vernietiging wordt inmiddels ingelopen Zie ook 3.1