Toelichting Partners+Pröpper bij raadsvoorstel

Toelichting bij raadsvoorstel

Externe Rekenkamer Voorne aan Zee Van

Ing. Peter Struik MBA Directeur Partners+Pröpper Noordwijk

www.partnersenpropper.nl www.opgavengestuurdwerken.nl

Inhoudsopgave 1 Het bureau Partners+Pröpper..........................................................1 1.1 Bureaubeschrijving....................................................................................1 1.2 Diversiteit en inclusiviteit...........................................................................1 1.3 Continuïteitswaarborging...........................................................................2 1.4 Kwaliteitsborging.......................................................................................2 1.5 Korte CV’s..................................................................................................3

2 Onze visie, werkwijze en interactie met opdrachtgevers.................4 2.1 Onze visie op rekenkameronderzoek.........................................................4 2.2 Proces en werkwijze...................................................................................5

Pagina 1

1

Het bureau Partners+Pröpper 1.1 Bureaubeschrijving Partners+Pröpper is een bestuurskundig onderzoeks- en adviesbureau voor het openbaar bestuur. Het bureau is onder andere gespecialiseerd in (rekenkamer)onderzoek, beleidsevaluatie en bestuurskrachtonderzoek en ontwikkeling. Het bureau is begin jaren 2000 opgericht door Dr. Igno Pröpper. De partners (mede-eigenaren) van het bureau zijn Ing. Peter Struik MBA en Drs. Bart Litjens. Het bureau heeft twee vestigingen, in Noordwijk en Vught. Alle onderzoeksactiviteiten zijn in ons team van het kantoor te Noordwijk geconcentreerd, waar Peter Struik directeur van is. Ons bureau heeft zeer ruime ervaring met onderzoeken voor lokale rekenkamers, alsmede het uitvoeren van de gehele rekenkamerfunctie. Wij voeren jaarlijks 15 tot 20 onderzoeken uit voor rekenkamers van gemeenten en waterschappen. Daarnaast voeren wij onderzoeksopdrachten uit voor provincies en ministeries. In totaal hebben wij sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur meer dan 400 onderzoeken gedaan. Tevens voerden wij het directeurschap voor de lokale rekenkamers van de gemeenten Nieuwkoop (Peter Struik van 20142018) en Langedijk (Peter Struik van 2014-2021) en de gezamenlijke rekenkamer van de gemeenten Aalten, Oost Gelre en Winterswijk (Igno Pröpper van 20142022).

Per 1 januari 2024 is Peter Struik gestart als directeur van de Rekenkamer Hardinxveld-Giessendam en per 1 maart jl. als directeur van de Rekenkamer Zoeterwoude. Peter Struik, die wij graag willen inzetten als directeur van de externe rekenkamer, geeft leiding aan het onderzoeksteam in Noordwijk en is tevens meewerkend hoofdonderzoeker. Hij heeft jarenlange ervaring met rekenkameronderzoek over uiteenlopende onderwerpen.

1.2 Diversiteit en inclusiviteit Het onderzoeksteam is divers. Onze mensen hebben uiteenlopende eigenschappen en kenmerken die ieder voor zich uniek zijn. Het is een mix van man/vrouw, verschillende culturele achtergronden, verschillende opleidingen en ervaringen en van jong tot oud. Zo hebben wij in ons midden twee bestuurskundigen (m), een bedrijfskundige (m), een onderzoeker met een sociaal-agogische opleiding met ervaring in het sociaal domein (v), een afgestudeerd onderzoeker Management- en Gezondheidswetenschappen (v), een zeer ervaren projectmanager die jarenlang werkzaam is geweest voor gemeenten (v) en twee bedrijfskundigen met specialisatie informatiemanagement (m/v). Bij de werving van een nieuw lid voor ons team staan wij stil bij diversiteit maar ook exclusiviteit: hoe zorgen wij ervoor dat mensen zich gerespecteerd voelen en ervaren dat zij deel uitmaken van een gezamenlijk geheel? Voor ons team is inclusiviteit een noodzaak. De organisatie is plat en niet zo groot dat er functieverkokering ontstaat. Iedereen pakt naast zijn of haar hoofdtaak ook taken

Pagina 2

op voor het gezamenlijk geheel. Denk aan marketing, informatiebeheer en beveiliging, facilitaire inkoop et cetera. Het kunnen ook eenvoudige taken zijn zoals het verzorgen van de planten, inruimen van de vaatwasser, voorraadbeheer kantoorartikelen en koffie et cetera. Mijn ervaring is (hier spreekt Peter Struik) dat juist door het oppakken van eenvoudige taken iedereen voor het gezamenlijke geheel werkt en zich mede eigenaar voelt. Als laatste zorgen wij ervoor dat ook mensen uit de flexibele schil een eigen werkplek hebben. Zij hoeven dus niet enkel vanuit huis te werken of aan te schuiven aan het hoekje van de tafel.

1.3 Continuïteitswaarborging Voor ieder onderzoek wordt een onderzoeksteam samengesteld uit het kernteam, bestaande uit de door ons voorgestelde directeur van de Rekenkamer Peter Struik, een onderzoeker en een projectcoördinator/-ondersteuner. Het team verzorgt het gehele proces van een onderzoek: de opmaak van een onderzoeksplan, de uitvoering en de rapportage. Continuïteit is gewaarborgd met: > Peter Struik als directeur en uitvoerend hoofdonderzoeker. Mocht hij onverhoopt uitvallen dan kan de plaatsvervangend directeur deze twee taken invullen. > Een senior- en/of junioronderzoeker uit het vaste team van onderzoekers. Deze kan vervangen worden door een andere onderzoeker, > Igno Pröpper in de rol van plaatsvervangend directeur, als achtervang voor Peter Struik; > Twee projectcoördinatoren/-ondersteuners die elkaars werk eenvoudig kunnen overnemen.

1.4 Kwaliteitsborging Partners+Pröpper heeft zeer ruime ervaring met (beleids)evaluatie en (rekenkamer)onderzoek. Onze onderzoekers zijn zich bewust van het specifieke karakter van (beleids)onderzoek: de politiek-bestuurlijke context, de vereiste transparantie en traceerbaarheid in onderzoeksmethodiek en de zorgvuldigheid die het proces van de onderzoekers vraagt. Onze onderzoekers hebben ruime ervaring met onderzoeksmethoden en -technieken, zoals: > Onderzoek doen aan de hand van een expliciet toetsingskader; > Verificatie van gespreksverslagen door de betrokkenen: nauwgezette controle op feitelijke juistheid; > Objectiviteit van onderzoeksbevindingen: het ‘gronden’ van bevindingen met een combinatie van bronnen (triangulatie), waarbij interviews te allen tijde dienen als ondersteuning en inkleuring van bevindingen die via andere bronnen verkregen zijn (géén opinieonderzoek). Partners+Pröpper is lid van de Vereniging voor Beleidsonderzoek en committeert zich bij de uitvoering van projecten aan de professionele standaarden en gedragscodes die deze vereniging aan het lidmaatschap stelt.

De vereniging heeft ten doel het bevorderen van de kwaliteit van beleidsonderzoek, zijnde toegepast wetenschappelijk onderzoek en advisering ten behoeve van de ontwikkeling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van beleid, welk onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van beleidsinstanties, van met de uitvoering van het beleid belaste organisaties, en van het bedrijfsleven.

Pagina 3

1.5 Korte CV’s Peter Struik stellen wij voor als directeur van de externe rekenkamer en hoofdonderzoeker, Igno Pröpper als plaatsvervangend directeur. Ing. Peter Struik MBA is directeur van Partners+Pröpper Noordwijk, het kantoor waar alle onderzoeken zijn geconcentreerd. Hij studeerde techniek, management & organisatie en management & economie aan de TH-Rijswijk, TSM Business School en The Hague University. Tijdens zijn laatste studie MBA koos hij het hoofdvak ‘Strategic Management’ en zijn afstudeerscriptie betrof het onderwerp ‘Strategic Alliances’. Sinds 2009 is Peter werkzaam bij Partners+Pröpper. Hij heeft zich gespecialiseerd in (rekenkamer)onderzoek en beleidsevaluaties, geeft leiding aan het gehele onderzoeksteam in het kantoor te Noordwijk en heeft zelf vele onderzoeken uitgevoerd voor lokale rekenkamers van gemeenten en waterschappen en voert die ook nog dagelijks uit. Vanuit Partners+Pröpper was hij tevens directeur van de Rekenkamers voor de gemeenten Nieuwkoop (2014-2018) en Langedijk (2014-2021). Vanaf 1 januari 2024 is hij de directeur van de Rekenkamer Hardinxveld-Giessendam en vanaf 1 maart 2024 directeur van de Rekenkamer Zoeterwoude. Dr. Igno Pröpper is algemeen directeur van Partners+Pröpper.

Hij studeerde bestuurskunde aan de Universiteit Twente en promoveerde bij dezelfde universiteit op een evaluatieonderzoek naar de Wet Investeringsrekening en het gebruik ervan in het beleidsproces. Voor de gemeente Leeuwarden werkte hij enkele jaren, eerst als hoofd van het bureau financieel beleid en planning en nadien als afdelingshoofd beleid en bestuur. Hij was van 1990 tot 2001 als universitair hoofddocent Bestuurskunde verbonden aan de Vrije Universiteit, waar hij doceerde op het terrein van organisatietheorie, beleidsprocessen en communicatie in het openbaar bestuur. Igno verrichte de afgelopen jaren een groot aantal onderzoeken, waarin het realiseren van maatschappelijke opgaven via samenwerking het centrale thema is. In dat kader verrichtte hij een groot aantal onderzoeken voor onder meer voor ministeries, provincies, waterschappen en gemeenten. Igno is de grondlegger van opgaven gestuurd werken. Als bestuurskundige wil hij een bijdrage leveren aan maatschappelijke vraagstukken en het versterken van het openbaar bestuur. Met opgaven gestuurd werken heeft Igno een werkwijze ontwikkeld om in samenwerking met verschillende partijen maatschappelijke opgaven te realiseren.

Pagina 4

Onze visie, werkwijze en interactie met opdrachtgevers

2.1 Onze visie op rekenkameronderzoek Partners+Pröpper heeft in haar jarenlange ervaring methoden ontwikkeld om de effectiviteit van rekenkamers te verbeteren, en heeft deze ook succesvol in de praktijk toegepast. Hierbij functioneert de rekenkamer nadrukkelijker als instrument van de raad. Een dienstbare werkwijze is binnen deze benadering het hoofdprincipe. Een onafhankelijke rekenkamer is het afgeleide principe en vormt een noodzakelijke voorwaarde voor deze dienstbaarheid. Dat betekent niet dat ons bureau het uitgangspunt van een onafhankelijke rekenkamer betwist. Onafhankelijke oordeelsvorming en het buiten de deur houden van partijpolitieke invloeden blijven belangrijke uitgangspunten. De discussie hierover richt zich vooral op de onafhankelijkheid van de rekenkamer wat betreft de onderwerpkeuze. De onafhankelijkheid van de rekenkamer wat betreft onderwerpkeuze moet, wat ons betreft, niet worden verabsoluteerd.

Voor

Van

De rekenkamer is een instrument van, voor en dóór de raad

Door

2

De rekenkamer als eigen instrument en ‘onderzoeksbureau’ van de raad.  De raad heeft de regie en is richtinggevend voor onderwerpkeuze.  Actuele vragen en kennisbehoeften van de raad flexibel bedienen, ook ruimte bieden voor kleine onderzoeken naar lokale actuele onderwerpen.  Een onafhankelijke rekenkamer vormt een noodzakelijke voorwaarde voor de dienstbare werkwijze. Dit betekent onafhankelijke oordeelsvorming. Aansluiting bij de politiek-bestuurlijke praktijk en actuele kennisbehoeften van de raad en wezenlijk bijdragen aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad.  Praktisch bruikbare rapporten die toegesneden zijn op de raad als doelgroep.  Zingevende rapportages die gaan over de kern: wat er werkelijk voor de raad toe doet, zonder onnodige focus op bewijslast.  Raadsleden voeden en ‘prikkelen’ met moderne en aansprekende rapportagevormen. Actieve betrokkenheid en deelname van raadsleden bij de rekenkamer waar mogelijk en wenselijk.  Een klankbordgroep van vaste leden vanuit de raad of de auditcommissie van de raad: gespreks- en sparringpartner van de directeur en die waar wenselijk bijdraagt aan doorgeleiding, juiste behandeling en ‘doorleving’ van rapporten door de gehele raad.

Pagina 5

2.2 Proces en werkwijze NAUWE SAMENWERKING MET DE ADVIESCOMMISSIE REKENKAMER EN DE ROL VAN DE RAADSGRIFFIER Om een rekenkamer ‘van, voor en door de raad’ te realiseren, stellen wij voor dat de directeur nauw samenwerkt met adviescommissie van de raad. Dit is nodig om een relatie op te bouwen met de raad en het rekenkamerwerk goed aan te sluiten bij de politiek-bestuurlijke actualiteit en kennisbehoeften van de raad. De raadsgriffier speelt wat ons betreft ook een rol. In onze ervaring is ondersteuning van de griffie(r) om de volgende redenen zinvol: (a) voor een goede aansluiting van rekenkameronderzoek bij de raadsagenda, (b) voor het vervullen van de rol van informant en sparringpartner voor de directeur om goed te kunnen inspelen op de politiek-bestuurlijke actualiteit. Wij verwachten bescheiden secretariële ondersteuning vanuit de griffie. Zoals in het voorgaande hoofdstuk beschreven maakt een vaste projectcoördinator/-ondersteuner deel uit van ons onderzoeksteam en hij/zij zal de werkzaamheden afstemmen met de secretaris die verbonden is aan de griffie. PROCES: ONDERWERPKEUZE EN AANPAK VAN ONDERZOEK De raad heeft de regie over onderwerpkeuze van het rekenkameronderzoek. De rekenkamer houdt tegelijkertijd ruimte om de onderwerpkeuze te beoordelen en uit eigen beweging onderzoek te initiëren naar onderwerpen die de rekenkamer belangrijk vindt.

Jaarlijks inventariseert de directeur samen met de adviescommissie de onderzoeksonderwerpen door een uitvraag naar de fracties (rondje fracties). De rekenkamer stuurt jaarlijks uiterlijk in oktober, na overleg met de adviescommissie, een onderzoeksprogramma voor het komende jaar aan de raad. Het onderzoeksprogramma bevat: de geselecteerde onderzoeksonderwerpen met een motivatie en per onderwerp het doel van het onderzoek, een korte omschrijving van het onderzoeksonderwerp en de start- en einddatum van het onderzoek. Wij stellen voor om na een eventuele gunning, deze procedure voor het jaar 2024 te versnellen, zodat al na het zomerreces gestart kan worden met onderzoeken. Aansluitend bij de actualiteit kunnen raden overigens gedurende het gehele jaar ook met concrete extra wensen komen. Op verzoek kan de directeur hiertoe een aanvullend onderzoek en budget voorstellen (offerte) dat na instemming van de raad kan worden uitgevoerd.

Twee typen onderzoek Er wordt gewerkt met twee typen onderzoek: rekenkamercontroles en rekenkameronderzoeken. Rekenkamercontroles zijn van toepassing bij hanteerbare onderwerpen waarbij de raad behoefte heeft aan snel grof inzicht (quickscan) in een bepaald onderwerp. Rekenkamercontroles ondersteunen de gemeenteraad over actuele onderwerpen. Het gaat dan om onderwerpen die met een relatief beperkte inzet en korte doorlooptijd afgehandeld kunnen worden. Rapportage vindt in een korte en compacte notitie plaats. Rekenkameronderzoeken (ex-post of ex-ante) zijn van toepassing bij complexere onderwerpen die meer diepgaand onderzoekswerk vragen en vaak ook een langere doorlooptijd nodig hebben, van zes tot negen maanden. Voor aanvang van een onderzoek werkt de directeur het desbetreffende onderzoek uit in een concreet onderzoeksplan. Dit onderzoeksplan wordt afgestemd met de adviescommissie en omvat tenminste: een uitwerking van het

Pagina 6

doel van het onderzoek naar een centrale vraagstelling en deelvragen, een typering van het onderzoek, een beschrijving van de reikwijdte van het onderzoek, een evaluatiemodel en normenkader, een beschrijving van de onderzoeksmethoden en -instrumenten, en een gefaseerde aanpak inclusief planning. Een onderzoek start met een informatiebrief aan de griffier, het college en de gemeentesecretaris. Daarna worden belangrijke ambtelijke sleutelpersonen uitgenodigd voor een startgesprek. Tijdens het startgesprek geeft de directeur van de rekenkamer een toelichting op het onderzoek en presenteert de detailplanning. Daardoor weet iedereen wat kan worden verwacht, welke data op welk moment voorhanden moeten zijn en wanneer interviews met wie gaan plaatsvinden. Er worden hiertoe ook werkafspraken gemaakt: aan wie vragen we documenten uit, via wie plannen we interviews, et cetera. Het onderzoek verloopt verder volledig via het onderzoeksprotocol van de rekenkamer: ambtelijke verificatie van het conceptrapport van bevindingen en een bestuurlijke zienswijze van het college op de conclusies en aanbevelingen. De bestuurlijke zienswijze wordt integraal opgenomen in het eindrapport, waarna het eindrapport aan de raad zal worden aangeboden. De directeur van de rekenkamer licht het eindrapport toe in de meningsvormende raad en biedt daarmee de gelegenheid om vragen te stellen.

Lopende een onderzoek worden tenminste drie overlegmomenten met de adviescommissie ingepland: een bespreking over de onderzoeksaanpak (doel, vraagstelling en activiteiten), vervolgens een bespreking over het conceptrapport van bevindingen (voor ambtelijke verificatie) en als laatste een bespreking van het eindrapport voor bestuurlijk wederhoor. In dit laatste overleg staan de conclusies en aanbevelingen centraal: zijn deze helder voor raadsleden, zijn ze hanteerbaar en haalbaar, is de toon goed, et cetera. PROJECTCOÖRDINATIE EN -BEWAKING Een vaste projectcoördinator/-ondersteuner maakt deel uit van het onderzoeksteam. De ervaring leert dat goede projectcoördinatie en ondersteuning een belangrijke succesfactor is voor onderzoeken. Denk aan het bewaken van de planning, het uitvragen van documenten, het inplannen van interviews, het versturen voorbereidende gespreksnotities voor interviews, het uitzetten van enquêtes, rappelleren, et cetera. De projectcoördinator actualiseert de detailplanning tijdens het onderzoek regelmatig; in de planning zijn de activiteiten op weekniveau zichtbaar.

Indien de planning stagneert, bijvoorbeeld door ontbrekende documenten of agendatechnische problemen met het plannen van interviews, zal in eerste instantie de projectcoördinator samen met de ambtelijke organisatie en/of griffier afstemmen en tot oplossingen komen. Lukt dat niet dan treedt de directeur van de rekenkamer in overleg met de gemeentesecretaris en/of griffier. RAPPORTAGES EN VORMEN Wij onderscheiden ons door onderzoeksrapporten op te leveren en zodanig te presenteren dat die de raad en het college motiveren om ook daadwerkelijk het openbaar bestuur door te ontwikkelen. Dit doen we vanzelfsprekend vanuit een kritische onafhankelijke blik van buiten, maar vooral ook vanuit een ontwikkelgerichte insteek, zie het onderstaande kader. Om te voorzien in zinvolle en op maat gesneden rapportages beschikken wij over een menukaart met verschillende rapportagevormen.

Pagina 7

Kritische onafhankelijke blik Een onderzoek van Partners+Pröpper is onafhankelijk. Onderzoekers van Partners+Pröpper zijn geen doorgeefluik of stenograaf. Hun onafhankelijkheid is merkbaar: onderzoekers hebben kennis van zaken, wegen en duiden, spreken aantoonbaar onjuiste informatie tegen, vragen door naar beweringen en los-uit-depols uitspraken en zoeken verbanden en patronen. Ontwikkelgericht Dat betekent niet enkel de vinger leggen op zaken die niet goed gaan (dat is makkelijk), maar vooral ook het bieden van een perspectief voor verdere ontwikkeling. Dat vraagt om een vorm waarmee bevindingen, conclusies en aanbevelingen ook doorleeft worden. In onze onderzoekspraktijk zien wij hierin een duidelijke beweging. Zo worden onderzoeken in toenemende mate afgesloten met praktische handreikingen voor de raad of werkateliers voor raadsleden om te ‘oefenen’ met de aanbevelingen. ONDERZOEKEN PER JAAR Uitgaande van het beschikbare budget per jaar voor de gezamenlijke rekenkamer komen wij tot de onderstaande grove opstelling.

Jaarlijks terugkerende activiteiten Opstellen en afstemmen van de jaarlijkse onderzoeksagenda met de adviescommissie. Tussentijds overleg met de adviescommissie over lopende onderzoeken. Jaarlijkse korte schriftelijke verantwoording naar de raad: de uitgevoerde onderzoeken, reflectie op de meerwaarde van onderzoeken en benutting van het budget. Jaarlijkse structurele onderzoeksactiviteiten  Minimaal twee rekenkameronderzoek per jaar met een gemiddelde omvang of,  Een groot rekenkameronderzoek en een/twee rekenkamercontroles.