Document · PDF

Syntrophos Bijlage 7. Rapportage Benchmark Voorne aan Zee Nissewaard

Raadsvergadering 7 juli 2026, gemeente Voorne aan ZeeBij agendapunt: Herziening Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos7.654 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Benchmark IV-IT organisatie

van de gemeenten Voorne aan Zee & Nissewaard met de GR Syntrophos

Adviesrapportage

J J

en J

WOENSDAG 16 OKTOBER 2024 VERSIE 0.7, DEFINITIEF

Intern vertrouwelijk

Management samenvatting Door Berenschot is een benchmark uitgevoerd naar de IV/ICT keten van de combinatie van Nissewaard, Voorne aan Zee en Syntrophos. Daarbij zijn de volgende aspecten onderzocht. Hieronder leest u per aspect de belangrijkste conclusies en aanbevelingen. 1. Technische infrastructuur. Deze is op grote lijnen gelijk aan de infrastructuur in andere gemeenten. Aandachtspunten zijn de voortgang in het gebruik van Microsoft Teams om betere IT-mogelijkheden aan de gemeenten te bieden en het zorgvuldig afwegen van scenario’s bij het vervolg op het beëindigen van het datacentrum in Rockanje, vanwege de grote technische/financiële gevolgen daarvan. 2. Beheer en organisatie-inrichting. Aandachtspunten zijn de actualisatie van de dienstverleningsovereenkomst tussen Syntrophos en Nissewaard, het heroverwegen van de taakverdeling op het gebied van Geo-informatie, en het verduidelijken van de taakverdeling van CISO’s, ISO’s en FG. 3. Governance. De gemeenten professionaliseren de IV binnen de organisatie. De nieuwe leidende samenwerkingsprincipes tussen de gemeenten en Syntrophos zijn reeds vastgesteld. Het advies is om deze samenwerkingsprincipes vast te laten leggen door het bestuur, een traject te starten om

de samenwerkingsafspraken uit te gaan voeren met een onafhankelijke zakelijke gespreksleider en notulist. En daarbij voortgang en evt. afwijkingen vast te leggen, te rapporteren aan het bestuur en te evalueren na 3 maanden. 4. Budget en budgetverdeling. De totale apparaatskosten per inwoner van de primaire IV/IT-taken zijn 7% hoger dan gemiddeld en vallen daarmee binnen de bandbreedte van wat Berenschot als gemiddeld beschouwt. Met name de volgende posten vallen op, en bieden aanknopingspunten voor vervolgonderzoek: ‘licenties en contracten’ (+€ 1,3 mio), ‘functioneel beheer’ (+€ 0,4 mio), ‘ontwikkeling en projecten’

(+€ 0,3 mio), ‘beleid en informatiemanagement’ (+€ 0,3 mio), ‘inventaris’ (+€ 0,2 mio), ‘service en contractmanagement’ (+€ 0,1 mio), ‘beheer’ (-€ 0,7 mio), ‘verbruikskosten voor data/telefonie’ (-€ 0,4 mio) en ‘privacy’ (-€ 0,1 mio). • NB: We hebben in de vergelijking de totale kosten van Voorne aan Zee, Nissewaard en Syntrophos bij elkaar opgeteld en niet de kosten van de afzonderlijke gemeenten en Syntrophos vergeleken. De reden is dat de afzonderlijke organisaties niet goed vergelijkbaar zijn met andere gemeenten (er is bijvoorbeeld een verschil in de taken die zelf worden gedaan en afname van externe instellingen). In het rapport wordt er een aantal keer verwezen naar “Uw organisatie”. Hiermee bedoelen wij de optelling van de kosten en fte’s van deze drie organisaties. Intern vertrouwelijk

Aanbevelingen voor het vervolg 1. Ga formeel de samenwerkingsafspraken uitvoeren. De samenwerkingsafspraken zijn in mei 2024 vastgesteld. Nu de zomerperiode is afgelopen, breekt de periode aan om deze afspraken toe te passen en uit te voeren in de samenwerking. Dat betekent wekelijks overleg tussen de gemeenten als opdrachtgever en Syntrophos als opdrachtnemer. Met een onafhankelijke, zakelijke voorzitter en notulist vanuit de eigenaren. Met maandelijkse rapportage aan het bestuur van Syntrophos. Met elke 3 maanden een eerlijk gesprek: werken de afspraken zoals ze zijn vastgelegd

en bedoeld? Zien we dat terug in de behaalde resultaten, in houding en gedrag? 2. Kies 3 aandachtspunten uit de financiële benchmark en onderzoek deze. Kies gezamenlijk drie aspecten voor vervolgonderzoek aan de hand van de aandachtspunten uit de financiële benchmark en voer dit onderzoek op korte termijn uit. Neem daarbij tevens scenario’s voor het datacentrum in Rockanje mee. 3. Breng bestuurders in positie.

Laat de samenwerkingsafspraken formeel vaststellen door het bestuur van Syntrophos. Het Pieter-Frijns traject was in opdracht van bestuurders, dus over de uitvoering en naleving daarvan moet ook op bestuurlijk niveau gerapporteerd worden met een goede ambtelijke voorbereiding. Breng de bestuurders periodiek op de hoogte van de voortgang in de uitvoering van deze afspraken. En betrek ze bij de evaluatie van de samenwerkingsafspraken.

Intern vertrouwelijk

Inhoudsopgave

1 Inleiding Aanleiding en context

2 Technische infrastructuur Onderzoeksvraag 1a

3 Het beheer van de GR en organisatieinrichting

Onderzoeksvraag 1b en 2

4 Governance Onderzoeksvraag 3

5 Budget en budgetverdeling Onderzoeksvraag 4

Bijlagen 72955-Intern vertrouwelijk

1. Inleiding

72955-Intern vertrouwelijk

Inleiding [1/2] Historie De gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard hebben beide op het thema informatievoorziening stappen gezet, door bijvoorbeeld een Chief Information Officer aan te stellen. De gemeente Nissewaard werkt vanuit een visie op informatievoorziening inclusief een digitale agenda voor 2021-2024. De gemeente Voorne aan Zee bestaat per 1 januari 2023 na een fusie van drie andere gemeenten. Tijdens de fusie is het moment aangegrepen om een I-visie (2022) op te stellen voor de gemeente in wording. De gemeenten hebben de afgelopen jaren een visie geformuleerd op IV en de realisatie vindt nu en de komende jaren plaats. Daarbij maken ze in een gemeenschappelijke regeling gebruik van het Shared Service Center (SSC) Syntrophos voor ICT-dienstverlening. Aanleiding In de tweede helft van 2023 is een herijking gestart van de samenwerking en de ICT-dienstverlening. De aanleiding vormde onder andere de organisatorische en bestuurlijke ontwikkelingen binnen de gemeenten en de noodzakelijke aanpassingen in de IT-dienstverlening en in het IT-landschap. Aanvullend waren de eerder gemaakte afspraken met betrekking tot een nieuw governance model onvoldoende van de grond

gekomen. In de herijking is gekeken naar de governance, de bestaansgrond, de leidende principes en de randvoorwaarden. Dit moet leiden tot een producten- en dienstencatalogus voor zowel de dienstverlening als de onderlinge samenwerking. In het herijkingstraject (o.l.v. Pieter Frijns) afspraken gemaakt over de leidende principes voor de samenwerking tussen de gemeenten en Syntrophos die in een document zijn samengevat in april 2024.

72955-Intern vertrouwelijk

Inleiding [2/2] Uw vraag De twee gemeenten hebben organisatieadviesbureau Berenschot gevraagd een benchmark uit te voeren vanuit een helpend en lerend perspectief. Dit met twee doelen: a) of de inrichting van de ICT/IV-keten, waarvan de GR Syntrophos onderdeel is,

marktconform/marktvergelijkbaar is qua opzet, inrichting en werking, en b) of de huidige situatie een passend vertrekpunt is en een goede basis vormt om aan een toekomstbestendige doorontwikkeling te kunnen werken. Daartoe zijn vier onderzoeksvragen gesteld die hierna worden beantwoord: • 1a. Technische infrastructuur. Wat zijn aandachtspunten bij de technische infrastructuur? • 1b. Het beheer van de GR. Wat zijn aandachtspunten bij het beheer van de GR? (technisch beheer, technisch en functioneel

applicatiebeheer, helpdesk, etc.). Ook kijken we naar de mate waarin alle hoofdaspecten volgens ITIL aan bod komen. • 2. Organisatie-inrichting. Zijn de ITIL-taakgebieden herkenbaar belegd? Hoe zijn de PIOFACH-taken belegd, ook in samenhang met de deelnemers? • 3. Governance. Hoe zijn strategisch, tactisch en operationele sturing belegd? • 4. Budget en budgetverdeling. Zijn de gebudgetteerde ICT-kosten in lijn met de kosten van vergelijkbare gemeenten? Onderzoeksmethode Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen 1, 2 en 3 zijn verschillende bronnen gebruikt. Er is een uitgebreide documentstudie geweest waarbij alle drie de organisaties stukken hebben aangeleverd. Ook hebben er semigestructureerd gesprekken plaatsgevonden met functionarissen van alle drie de organisaties. Onderzoeksvraag 4 is beantwoord via de benchmarkmethodiek, waarbij er diverse financiële

stukken zijn gebruikt en voor een verdere duiding van de cijfers er toebedelingsgesprekken zijn gevoerd. De rapportage is in conceptversie besproken met de opdrachtgevers waarna deze vervolgens breder is gedeeld. Tot slot is een leerbijeenkomst georganiseerd voor alle betrokken functionarissen. In de bijlage staat het onderzoeksproces beschreven.

72955-Intern vertrouwelijk

Onderzoeksvraag 1a: Technische infrastructuur

72955-Intern vertrouwelijk

Technische infrastructuur [1/2] Onderzoeksvraag: Wat zijn aandachtspunten bij de technische infrastructuur? Beschrijving: Op basis van een gesprek en verkregen documenten is een overzicht verkregen van de technische infrastructuur voor de IT. Details zijn opgenomen in de bijlage. Wij zien veel elementen in de IT technische infrastructuur die wij ook zo aantreffen bij andere

gemeenten. Daarnaast zijn sommige zaken wat minder gebruikelijk in vergelijking met andere gemeenten, die staan hieronder beschreven bij de bevindingen. ‘Ongebruikelijk’ of ‘opvallend’ is daarmee geen waardeoordeel, maar komt voort uit de benchmark gedachte. Met andere woorden: het is afwijkend van wat we zien bij andere gemeenten. Bevindingen

• Er is één tenant Syntrophos.nl voor Nissewaard, Voorne aan Zee en Syntrophos samen. Bij andere IT-SSC’s zien we dat ook, maar ook dat elke gemeente een eigen tenant heeft. De gemeenten hebben het besluit genomen om één tenant per gemeente te willen realiseren, het is opvallend dat dat nog niet is gebeurd, omdat er al geruime tijd geleden een besluit over is genomen. • Het is ongebruikelijk dat de helft van de laptops van Nissewaard niet worden beheerd door Syntrophos, omdat we zien dat bij andere IT-SSC’s alle laptops overwegend in beheer zijn bij het servicecentrum.

• Het is enigszins ongebruikelijk dat thin clients m.b.v. RDC (VMWare Horizon) zo centraal staat voor vrijwel alle (niet Geo) laptops en PCs, maar deze opzet kan qua kosten en beheer voordelen opleveren. Andere gemeenten gebruiken meer de rekenkracht van de laptop zelf en de moderne tools van Microsoft en anderen om de PCs op afstand te beheren en actueel te houden. • Het datacenter in Rockanje zal worden opgeheven, over het vervolg zal een besluit moeten worden genomen. • Het is ongebruikelijk dat Office365 en Teams nog in een pilot fase verkeert. In veel gemeenten is het gebruik hiervan breder. Voor gebruikers zijn wel al de (gebruikelijke) E3 licenties aangekocht. Teams wordt nu buiten de thin client omgeving ingezet. Als ook de bestandopslag functie binnen Teams gebruikt gaat worden, kan dat leiden tot een heroverweging van de inzet van thin client. 72955-Intern vertrouwelijk

Technische infrastructuur [2/2] Aanbeveling Wij adviseren aandacht te besteden aan de volgende punten: 1. Voortgang in het Office365 en Teams traject om gebruik te kunnen gaan maken van moderne IT mogelijkheden voor de gemeentelijke organisaties. 2. Bij de keuze voor het vervolg op het beëindigen van het datacentrum in Rockanje is het verstandig meerdere scenario’s af te wegen.

Dit biedt ook de mogelijkheid om de toekomstige situatie met mogelijk meer gebruik van SaaS en minder gebruik van thin clients mee te wegen. Dit hangt ook samen met het gebruik van Microsoft Teams en de opzet van de tenants.

72955-Intern vertrouwelijk

Onderzoeksvraag 1b: Het beheer van de GR en vraag 2: organisatieinrichting

72955-Intern vertrouwelijk

Beheer GR en organisatie-inrichting [1/2] Onderzoeksvraag 1b: Hoe is het beheer van de GR georganiseerd? In welke mate komen de hoofdaspecten van ITIL aan bod? Onderzoeksvraag 2: Zijn de ITIL-taakgebieden herkenbaar belegd? Hoe zijn de PIOFACH-taken belegd, ook in samenhang met de deelnemers? Hoe is het toegenomen belang van de cloud vertaald in de organisatie-inrichting? Beschrijving: Op basis van een gesprek en verkregen documenten is een overzicht verkregen van het beheer van de GR en hoe de PIOFACH taken zijn belegd. Hieronder staande meest opvallende zaken bij de bevindingen. Bevindingen

•

De operationele en tactische ITIL processen zijn goed belegd en uitgevoerd binnen het SSC. Dit is 16/4/2024 ook onderzocht voor het ICT beheer door Syntrophos door Noordbeek op basis van ISAE3000D en vrijwel alles voldoet. Een dergelijke audit is professioneel en komt niet vaak voor bij andere gemeenten. o

De tactische ITIL processen Service level management (SLA, DAP, overleg tactisch, operationeel en strategisch en cost management (ook voor cloud, Azure; budgetten, verantwoording en doorbelasten) is echter niet beoordeeld door Noordman, en zijn in dit onderzoek

onderdeel van vraag 3: Governance. •

De PIOFACH taken worden grotendeels afgenomen van Nissewaard, behalve financiën volgens de DVO. Syntrophos neemt in de praktijk ook beperkt juridische taken af, enkel inkoop. Daarom is de dienstverleningsovereenkomst tussen Syntrophos en Nissewaard niet meer actueel en zou herijkt moeten worden conform praktijk.

•

Het functioneel beheer van de primaire applicaties wordt bij de gemeenten uitgevoerd. Ook dit is gebruikelijk

•

De afdeling GEO/Data van Syntrophos bestaat uit 16 fte, hieronder vallen o.a. beleid, uitvoering, functioneel beheer, technisch beheer en beheer data en koppelingen. Het is ongebruikelijk dat Geo en landmeten onderdeel is van een ICT SSC, veelal zijn deze taken onderdeel van gemeenten of een specifiek SSC.

•

Een FG en CISO is veelal als derde lijn functie gericht op audit/controle. Het is gebruikelijk dat deze functies zo dicht mogelijk bij het verantwoordelijk gremium wordt georganiseerd bij de gemeenten. Bij de beschrijving van taken lijkt het erop dat de CISO van Syntrophos in

Intern vertrouwelijk ieder geval ook tactisch sturend kan zijn en daarmee (ook) een ISO takenpakket heeft.

Beheer GR en organisatie-inrichting [2/2] Aanbevelingen 1. Actualiseer en herijk de dienstverleningsovereenkomst tussen Syntrophos en Nissewaard, uitgaande van de praktijk. 2. Heroverweeg de taakverdeling tussen gemeenten en Syntrophos op het gebied van Geo. Dit is een ontwikkeling die al in gang is gezet. 3. Ontwikkel een duidelijke indeling van taken en activiteiten van CISO’s, ISO’s, PO’s en FG. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen uitvoerende, sturende en controlerende taken op het gebied van security. Daarbij kan het RACI Model behulpzaam zijn. Sluit daarbij ook aan op o.a. het

document IV-organisatie Voorne aan Zee.

72955-Intern vertrouwelijk

Onderzoeksvraag 3: Governance

72955-Intern vertrouwelijk

Governance [1/5] Onderzoeksvraag: Hoe zijn strategisch, tactisch en operationele sturing belegd? In hoeverre is duidelijk wie waarover gaat, ook met het oog op helderheid van besluitvorming en efficiëntie in de besturing, en in relatie tot de kosten? Beschrijving: Er zijn drie overleggen, elk één op bestuurlijk, strategisch (OGON) en tactisch (OPAF) niveau. Op de volgende sheet staat een visualisatie van de overleggen, wie er deelnemen en waarover ze besluiten. Bevindingen

Vertrekpunt organisaties. Gemeenten zijn met het aanstellen van een CIO en het opstellen van een I-visie gestart met het moderniseren en professionaliseren van IV binnen de organisatie (in lijn met IT). In vergelijking met een paar jaar terug, zijn ze gegroeid in hun sturende rol en hebben ze meer behoefte aan eigen regie. Dat kan als afwijkend ervaren worden ten opzichte van het patroon en de verhouding tussen Syntrophos en de gemeenten in de afgelopen jaren. Het Frijns traject heeft leidende principes en daarmee rolduiding opgeleverd voor de samenwerking. Het gaat er nu om, om deze principes in de praktijk te brengen en na te leven.

Verschillende perspectieven op IV. Alle organisaties hebben een visie op IV-ICT opgesteld. Dit is opvallend, omdat de GR uitgaat van een opdrachtgevers-opdrachtnemerrelatie met het eigenaarschap bij de gemeenten. Een opdrachtnemer kan een visie hebben op en adviseren bij de invulling van het hoe, maar het is gebruikelijk dat een visie op het wat (inhoudelijke ambities) wordt opgesteld door de opdrachtgever.

Sturing van tactisch overleg door strategisch overleg van bestuurders lastig. De wethouders van de gemeenten zijn

bestuurders van de gemeenten maar ook van Synthropos. Gebruikelijk is dat gemeenten dit primair zien als een manier om vanuit de eigen gemeente directe controle op richting en werkwijze van het SSC uit te voeren. 72955-Intern vertrouwelijk

Governance [2/5]: visualisatie huidige overleggen

Verantwoording

Bestuurlijk

P&C, jaarstukken

Wethouders, directeur

Het wat

Strategisch

Visie, doelen, kaders

OGON: (OpdrachtGevers, OpdrachtNemer): OG CIO’s, ON directeur

Het hoe

Tactisch

SLA/vraag en aanbod, projecten en changes

Operationeel

Beheer en changes

Intern vertrouwelijk

Portfolio overleggen gemeenten

OPAF

Governance [3/5] Concluderend:

• Samenwerkingsafspraken. Uit de oplegnotitie en samenvatting van de samenwerkingsafspraken zijn de gebruikelijke principes bij een ICT GR opgenomen: ‘sturing en besluitvorming door de gemeenten’, ‘vervanging en/of vernieuwing een bewuste en planmatige karakter’, ‘gemeenten budgeteigenaar en GR Syntrophos budgetbeheerder’, en afspraken over activiteiten om dit uit te werken. Daarbij zijn nu in de praktijk de CIO’s gemandateerde opdrachtgevers en de directeur van de GR is opdrachtnemer. Vanuit de gesprekken merken wij dat sturing door de gemeenten niet goed kan plaatsvinden doordat de CIO’s niet echt als opdrachtgevers worden gezien door Syntrophos en opdrachten niet leiden tot uitvoering door Syntrophos. • Teambuilding proces. Vanuit het traject met een externe begeleider (ondanks de inzet) komen geen leidende principes/spelregels, waar alle betrokkenen zich volledig in kunnen vinden en zich aan houden. Conceptspelregels na afloop door één deelnemer opgesteld leiden tot verdere discussies. Vanuit teambuilding perspectief: we blijven nog wat in de ‘storming’ fase, en komen niet in de ‘norming’ of ‘performing’ fase. Als gevolg van de tijdsinvestering en vele discussies zijn eigenlijk alle betrokkenen vermoeid geraakt. • Benchmark/vergelijking met andere gemeenten. De tactische sturing van een ICT-GR is nooit eenvoudig. Vaak vindt de GR dat

er teveel wordt gevraagd en er niet genoeg budget is, hetgeen een lastige positie is. Syntrophos lijkt soms wel een autonoom bedrijf dat gemeenten wil sturen en begeleiden in de digitale transitie. Waarbij de kosten moeten worden gedekt door de gemeenten. Deze opstelling is ongebruikelijk. • Techniek. In de (verouderde) DVO staat dat de technische keuzen worden gemaakt door Syntrophos, in overeenstemming hoe het vroeger ging. Dit is ongebruikelijk, vaak worden daar door CIO’s juist veel gesprekken over gevoerd, want het ‘wat en ‘’hoe’ hebben

ook invloed op elkaar.

72955-Intern vertrouwelijk

Governance [4/5] Eén van de onderzoeksdoelen was om te kijken of de huidige situatie een passend vertrekpunt is en deze een goede basis vormt om aan een toekomstbestendige doorontwikkeling te kunnen werken. Op basis van onze bevindingen denken wij dat de nu op papier gestelde samenwerkingsafspraken een goede basis kunnen zijn. Essentieel is echter dat deze afspraken ook zo worden uitgevoerd, zodat er vertrouwen kan zijn en aan de toekomst kan worden gewerkt. Een invulling hiervan kan zijn om structureel te werken aan het uitvoeren van de samenwerkingsafspraken: 1. Accepteer de leidende samenwerkingsafspraken uit het Frijns traject en combineer deze met de ‘uitvoerende verantwoordelijkheden’ uit de ‘Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos‘ (artikel 5.1). Neem deze afspraken op in een nota en laat deze goedkeuren door het bestuur van Syntrophos. 2. Accepteer dat verder ontwikkelen van iedereen een energie vraagt, maar het moet geen uitputtingsslag worden. Het gaat niet om ‘volhouden’, maar om ‘doorpakken’ met de blik naar de toekomst. Daarbij moeten duidelijke afspraken worden gemaakt en nagekomen - met de gemeenten als budgeteigenaar en Syntrophos als budgetbeheerder – zeker met het oog op het ravijnjaar. 3.

Maak een nadere invulling voor de belangrijkste uitvoeringsonderwerpen: wie bepaalt, wie voert uit, wie controleert? Een mogelijke vorm kan zijn: stel vast welke onderwerpen nu in uitvoering aan de orde moeten komen, en laat elke partij dit invullen. Uitgangspunt zijn de afspraken uit het Frijns traject. Bespreek evt. verschillen en laat in een vergadering van de gemeenten en Syntrophos een nota met de keuzen bepalen en vastleggen in het bestuur van Syntrophos. 4. Bespreek wekelijks de voortgang in de uitvoering onder leiding van een externe zakelijke gespreksleider. Maak onafhankelijke verslagen en bespreek de voortgang maandelijks met directeuren en wethouders gemeenten.

5. Evalueer na en elke 3 maanden. 72955-Intern vertrouwelijk

Governance [5/5] Als extra is gevraagd naar eventuele alternatieven voor een GR. Daarbij zijn de volgende overwegingen relevant:

a. De huidige gemeenschappelijke regeling is van kracht vanaf 7 oktober 2023 en is ingesteld door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. De regeling over het bestuur is in deze regeling beschreven. De leden van het bestuur van de GR worden “door het college vanuit zijn midden” aangewezen (WGR art. 13.6). b. In de gemeenschappelijke regeling en in het instellingsbesluit van 10 oktober 2020 is opgenomen dat uittreding na zes jaar mogelijk is. Dit kan na de omzetting tot een bedrijfvoeringsorganisatie dan wel na toetreding tot de regeling kan plaatsvinden, met diverse

bepalingen over besluitvorming, termijnen en financiële afwikkeling. Hierdoor zal een verandering van de huidige GR niet snel en eenvoudig te realiseren zijn. Er zijn vele alternatieven en afwegingen. Onderstaand is ter indicatie een ruwe en onvolledige tabel opgenomen. Alternatief

Snelheid

Kwaliteit

Kosten

Afbreukrisico

Syntrophos bepaalt wat en hoe voor gemeenten, CIO office wordt ingekrompen

Centrumgemeente of gastheerconstructie: Syntrophos wordt afdeling van bv. Nissewaard

+/-

Personele wisselingen

+/-

Vervolg Frijns met focus op uitvoering

Onderbrengen Syntrophos bij ander SSC

Outsourcen naar private partij

Opheffen Syntrophos en elke gemeente eigen I&A afdeling

72955-Intern vertrouwelijk

Onderzoeksvraag 4: Budget en budgetverdeling Bevindingen Toelichting benchmarkmethodiek Opbouw verzamelde gegevens Benchmarkvergelijking op totaal Benchmarkvergelijking per categorie

72955-Intern vertrouwelijk

Budget en budgetverdeling Onderzoeksvraag 1: Zijn de gebudgetteerde kosten in lijn met de kosten van vergelijkbare gemeenten? Beschrijving: De kosten van de onderzochte onderwerpen zijn bij elkaar opgeteld 7% hoger dan gemiddeld. Dat is een verschil van € 1,6 miljoen t.o.v. het gemiddelde. Vanuit Berenschot valt dit binnen de bandbreedte van wat wij als gemiddeld zouden beschouwen. Als je dieper kijkt naar de opbouw van de kosten dan zien we wel een aantal opvallende verschillen waar de kosten niet in lijn liggen met andere gemeenten. De meest opvallende hierin zijn de hogere kosten voor licenties en contracten (88% bij Syntrophos),

functioneel beheer (6% Syntrophos), ontwikkeling en projecten (58% Syntrophos), beleid en informatiemanagement (19%), inventaris (94% Syntrophos) en service-/contractmanagement (79% Syntrophos). We zien ook opvallend lage kosten voor beheer (98% Syntrophos), verbruikskosten data/telefonie (100% Syntrophos) en privacy (17% Syntrophos). Onderzoeksvraag 2: Past het deel van de totale ICT-kosten voor Syntrophos bij de taken die Syntrophos uitvoert?

Het is niet mogelijk om antwoord te geven op deze onderzoeksvraag. Dit komt omdat Syntrophos geen enkele taak volledig zelf uitvoert of volledig de kosten maakt voor een specifieke taak, met uitzondering van de verbruikskosten voor data/telefonie. We kunnen wel aangeven welk deel van de kosten door Syntrophos worden gemaakt, maar het is niet mogelijk om dit deel van de kosten te vergelijken met andere organisaties. Het is alleen mogelijk om op de totale kosten van een taak te vergelijken. Bij de beantwoording van onderzoeksvraag 1 hebben we echter wel aangegeven hoeveel procent van de kosten afkomstig zijn van

Syntrophos. NB1: We hebben in de vergelijking de totale kosten van Voorne aan Zee, Nissewaard en Syntrophos bij elkaar opgeteld en niet de kosten van de afzonderlijke gemeenten en Syntrophos vergeleken. NB2: Wij vergelijken kosten in de benchmark tussen gemeenten altijd op taken, gecorrigeerd naar aantal inwoners of aantal fte . 72955-Intern vertrouwelijk

Bevindingen •

De totale apparaatskosten per inwoner zijn 7% hoger dan gemiddeld (+€ 1,6 miljoen). Dit zit met name in meer formatie dan andere gemeenten (+€ 1,5 miljoen).

•

Hieronder volgt een nadere detaillering van de geconstateerde verschillen en hoeveel procent van de kosten afkomstig zijn vanuit Syntrophos:

•

Informatisering en automatisering (+€ 1,4 miljoen): We zien hogere kosten voor licenties en contracten (+€ 1,3 miljoen), ontwikkeling en projecten (+€ 0,3 miljoen), inventaris (+€ 0,3 miljoen), beleid en informatiemanagement (+€ 0,3 miljoen) en service en contractmanagement (+€ 0,1 miljoen). De kosten voor beheer (-€ 0,6 miljoen) en de verbruikskosten voor data/telefonie (-€ 0,4 miljoen) zijn daarentegen weer lager dan gemiddeld. De totale kosten voor informatisering en automatisering zijn voor 79% afkomstig van Syntrophos.

•

Functioneel beheer (+€ 0,4 miljoen): We zien een hogere inzet op functioneel beheer voor fysieke thema’s (+2,3 fte), sociale thema’s (+2,4 fte) en algemene thema’s (+1,3 fte) en een lagere inzet voor de bedrijfsvoeringsthema’s (-2,4 fte). De totale kosten voor functioneel beheer zijn voor 6% afkomstig van Syntrophos.

•

Beleid en uitvoering BAG, BGT en landmetingen (-€ 0,0 miljoen): We zien meer beleid (+€ 0,1 miljoen) en minder uitvoering (-€ 0,1 miljoen), maar per saldo is het gemiddeld. De totale kosten voor beleid en uitvoering BAG, BGT en landmetingen zijn voor 40% afkomstig van Syntrophos.

•

Business intelligence (-€ 0,1 miljoen): We zien een lagere formatieve inzet t.o.v. het referentiegemiddelde (-1,0 fte). De totale kosten voor business intelligence zijn voor 21% afkomstig van Syntrophos.

•

Privacy (-€ 0,1 miljoen): We zien een lagere formatieve inzet t.o.v. het referentiegemiddelde (-1,1 fte). De totale kosten voor privacy zijn voor 17% afkomstig van Syntrophos.

72955-Intern vertrouwelijk

Toelichting benchmarkmethodiek •

Berenschot heeft door middel van een benchmarkonderzoek onderzocht hoe de kosten en formatie van de onderzochte taken van de gemeenten Voorne aan Zee, Nissewaard en de Syntrophos zich tot die van andere gemeenten verhouden.

•

De peildatum van het onderzoek betreft de vastgestelde formatie 01-07-2024 en begroting van 2024 inclusief enkele wijzigingen.

•

De volgende onderwerpen zijn binnen scope: informatisering en automatisering, privacy, business intelligence, functioneel beheer en beleid/uitvoering voor BAG, BGT en landmetingen. Deze onderwerpen worden in het onderzoek nog verder uitgesplitst naar een aantal onderliggende taken.

•

We brengen de onderstaande componenten in kaart. Bij elkaar opgeteld noemen wij dit in de rest van het document de apparaatskosten. • Formatie en loonkosten (minus opbrengsten uit diensten voor derden bijv. streekarchief) • Inhuurkosten (Dit betreft alleen de inhuurkosten die bovenop formatiebudget zijn begroot; Dit is exclusief vervangingsinhuur en inhuur op vacatureruimte om zo een dubbeltelling te voorkomen met de formatie en loonkosten) • Overige relevante kosten (dit zijn materiële IT-lasten en uitbestedingskosten)

•

We hebben u gezamenlijk vergeleken met een referentiegroep van 18 gemeenten die recentelijk hebben deelgenomen aan de benchmark. Het merendeel van de gemeenten in deze groep hebben ook (een deel van) de ICT-werkzaamheden uitbesteed.

•

We hebben in de vergelijking de totale kosten van Voorne aan Zee, Nissewaard en Syntrophos bij elkaar opgeteld en niet de kosten van de afzonderlijke gemeenten en Syntrophos vergeleken. De reden is dat de afzonderlijke organisaties niet goed vergelijkbaar zijn met andere gemeenten (er is bijvoorbeeld een verschil in de taken die zelf worden gedaan en afname van externe instellingen). In het rapport wordt er een aantal keer verwezen naar “Uw organisatie”. Hiermee bedoelen wij de optelling van de kosten en fte’s van deze drie organisaties.

•

Er zijn verschillen in de mate van uitbesteding en ook verschillen in de overheadkosten van de gemeenten. Om het goed vergelijkbaar te houden is er besloten om de overheadkosten buiten beschouwing te laten en alleen te focussen op de primaire activiteiten.

•

In de vergelijking met andere organisaties houden we rekening met de verschillen in omvang (bijvoorbeeld het aantal inwoners, het aantal formatieplaatsen die ondersteunt worden, het aantal applicaties, het aantal configuration items etc.). Dit doen wij door de kosten van uw organisatie bijvoorbeeld af te zetten tegen het aantal inwoners en die van de andere organisaties ook, waarna de kosten van de andere organisaties per inwoner vermenigvuldigd worden met het aantal inwoners van Nissewaard en Voorne aan Zee bij elkaar opgeteld.

•

In de eerste tabel zijn de kolommen gesorteerd op basis van de omvang van de kosten niet gecorrigeerd voor het aantal inwoners. Voor de overzichtelijkheid is deze volgorde ook aangehouden in de daaropvolgende slides.

72955-Intern vertrouwelijk

Opbouw [1/3] – totaaloverzicht kosten Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos*

Totaal uw organisatie

Loonkosten (incl. correcties voor derden)

€ 2.723.148

€ 3.437.811

€ 4.354.882

€ 10.515.840

Inhuurkosten

€ 171.528

Overige relevante kosten

€ 587.909

€ 1.202.351

€ 10.863.100

€ 12.653.360

€ 3.482.585

€ 4.640.162

€ 15.217.982

€ 23.340.728

Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos*

Totaal uw organisatie

Informatisering en automatisering

€ 1.512.946

€ 2.278.819

€ 14.356.412

€ 18.148.176

Privacy

€ 168.948

€ 86.917

€ 53.433

€ 309.298

Business intelligence

€ 101.845

€ 193.820

€ 76.295

€ 371.960

Functioneel beheer

€ 1.319.130

€ 1.618.988

€ 177.411

€ 3.115.529

BAG, BGT en Landmetingen (incl. beleid)

€ 379.717

€ 461.618

€ 554.431

€ 1.395.766

€ 3.482.585

€ 4.640.162

€ 15.217.982

€ 23.340.728

Type kosten

Totaal

Categorie

Totaal

*De kosten van Voorne aan Zee, Nissewaard en Syntrophos zijn exclusief overheadkosten. Om aan te sluiten bij de begroting van Voorne aan Zee en Nissewaard hebben we in bijlage 3 de kostenopbouw van Syntrophos inclusief overhead weergegeven. 72955-Intern vertrouwelijk

Opbouw [2/3] - totaaloverzicht formatie (fte’s) Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

Informatisering en automatisering

8,5

9,4

37,3

55,2

Privacy

2,0

0,9

0,5

3,3

Business intelligence

1,0

1,8

0,9

3,7

Functioneel beheer

14,5

18,6

2,0

35,1

BAG, BGT en Landmetingen (incl. beleid)

4,6

5,0

7,0

16,6

Totaal

30,5

35,6

47,7

113,8

Categorie

72955-Intern vertrouwelijk

Opbouw [3/3] - materiële IT-lasten Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

Licenties en contracten

€ 257.189

€ 716.664*

€ 7.314.651

€ 8.288.504

Afschrijvingen hard-/software en infrastructuur

€ 1.850

€ 2.550.012

€ 2.551.862

Projectkosten

€ 168.499

€ 485.687

€ 494.713

€ 1.148.899

€ 368.988

€ 160.372

€ 155.940

€ 316.312

€ -21.204

€ 587.909

€ 1.202.351

€ 10.863.100

€ 12.653.360

Type kosten

Verbruikskosten data/telefonie Overige directgenomen materiële kosten Doorbelaste kosten aan externe organisaties Totaal

*Hierin gaat een bedrag van € 596.664 nog over naar Syntrophos voor licenties en contracten.

72955-Intern vertrouwelijk

Vergelijking van uw organisatie [1/3] – spreiding totale kosten per 1.000 inwoners € 250.000

€ 200.000

€ 150.000

€ 134.472

€ 100.000

€ 50.000

€0

Uw organisatie

72955-Intern vertrouwelijk

Vergelijking van uw organisatie [2/3] – totale kosten Type kosten

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 23.340.728

+7%

+€ 1.558.773

Loonkosten

€ 10.515.840

+16%

+€ 1.486.428

Inhuurkosten

€ 171.528

+73%

+€ 72.177

€ 12.653.360

+0%

+€ 168

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 23.340.728

+7%

+€ 1.558.773

Informatisering en automatisering

€ 18.148.176

+8%

+€ 1.351.594

Functioneel beheer

€ 3.115.528

+16%

+€ 420.570

BAG, BGT en landmetingen (incl. beleid)

€ 1.395.766

-0%

€ -5.308

Business intelligence

€ 371.960

-17%

€ -74.856

Privacy

€ 309.298

-30%

€ -133.226

Overige relevante kosten

72955-Intern vertrouwelijk

Vergelijking van uw organisatie [3/3] – totale formatie (fte’s) Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

113,8

+12%

+12,5

Informatisering en automatisering*

55,2

+23%

+10,2

Functioneel beheer

35,1

+11%

+3,5

BAG, BGT en Landmetingen (incl. beleid)

16,6

+5%

+0,8

Business intelligence

3,7

-21%

-1,0

Privacy

3,3

-24%

-1,1

Totaal

*Op formatie is deze taak niet goed vergelijkbaar wegens verschillen in uitbesteding in de gemeenten welke zijn meegenomen in de benchmark. Indien er rekening wordt gehouden met de hogere mate van uitbesteding bij de referentieorganisaties dan zijn de kosten van uw organisatie 6% hoger (+/- 3,3 fte).

72955-Intern vertrouwelijk

Informatisering en automatisering [1/2] - opbouw Categorie

Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

Totaal

€ 1.512.946

€ 2.278.819

€ 14.356.412

€ 18.148.176

€ 925.037

€ 1.076.468

€ 3.493.312

€ 5.494.818

€0

€ 42.865

€ 1.720.264

€ 1.763.129

Beleid en informatiemanagement

€ 422.344

€ 705.799

€ 266.849

€ 1.394.992

Ontwikkeling en projecten

€ 303.739

€ 106.296

€ 979.982

€ 1.390.017

Beleid en advies informatiebeveiliging

€ 104.740

€ 221.508

€ 181.740

€ 507.988

Service- en contractmanagement

€ 94.215

€0

€ 344.477

€ 438.692

€0

€ 587.909

€ 1.202.351

€ 10.863.100

€ 12.653.360

Licenties en contracten

€ 257.189

€ 716.664

€ 7.314.651

€ 8.288.504

Afschrijvingen hard-/software en infrastructuur

€ 1.850

€0

€ 2.550.012

€ 2.551.862

Projectkosten (opdrachten, incidentele inhuur/projecten)

€ 168.499

€ 485.687

€ 494.713

€ 1.148.899

€0

€ 368.988

€ 160.372

€0

€ 155.940

€ 316.312

€0

€ -21.204

Totaal dienstverlening (loon, inhuur en uitbesteding) Beheer*

Overig Totaal materieel

Verbruikskosten data/telefonie Overige directgenomen materiële kosten Doorbelaste kosten aan externe organisaties

*Hieronder vallen de volgende taken: systeem- en netwerkbeheer, helpdesk/servicedesk/procesbeheer en technisch applicatiebeheer. 72955-Intern vertrouwelijk

Informatisering en automatisering [2/2] – apparaatskosten Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 18.148.176

+8%

+€ 1.351.594

€ 5.494.818

+6%

+€ 330.890

Ontwikkeling en projecten

€ 1.390.017

+89%

+€ 655.952

Beleid en informatiemanagement

€ 1.394.992

+27%

+€ 295.746

Service- en contractmanagement

€ 438.692

+44%

+€ 134.829

Beleid en advies informatiebeveiliging

€ 507.988

-5%

-€ 27.455

Overig

€0

-100%

-€ 104.562

Beheer*

€ 1.763.129

-26%

-€ 623.619

€ 12.653.360

+9%

+€ 1.020.703

Licenties en contracten

€ 8.288.504

+19%

+€ 1.315.980

Afschrijvingen hard-/software en infrastructuur

€ 2.551.862

+24%

+€ 498.183

Doorbelaste kosten aan externe organisaties

€ -21.204

-84%

+€ 107.772

Overige directgenomen materiële kosten

€ 316.312

-38%

-€ 193.212

Projectkosten (opdrachten, incidentele inhuur/projecten)

€ 1.148.899

-23%

-€ 341.608

Verbruikskosten data/telefonie

€ 368.988

-50%

-€ 366.411

Totaal dienstverlening (loon, inhuur en uitbesteding)

Totaal materieel

*Onder beheer vallen de volgende taken: systeem- en netwerkbeheer, helpdesk/servicedesk/procesbeheer en technisch applicatiebeheer. 72955-Intern vertrouwelijk

Functioneel beheer [1/2] - apparaatskosten Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

€ 1.319.130

€ 1.618.988

€ 177.411

€ 3.115.528

Functioneel beheer fysieke thema’s

€ 228.660

€ 181.079

€ 177.411

€ 617.619

Functioneel beheer sociale thema’s

€ 398.204

€ 300.053

€0

€ 706.887

Functioneel beheer algemene thema’s

€ 150.082

€ 325.217

€0

€ 478.535

Functioneel beheer bedrijfsvoeringsthema’s

€ 459.784

€ 812.640

€0

€ 1.312.488

Categorie Totaal

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

€ 3.115.528

+16%

+€ 420.570

Functioneel beheer fysieke thema’s

€ 617.619

+64%

+€ 239.917

Functioneel beheer sociale thema’s

€ 706.887

+36%

+€ 185.967

Functioneel beheer algemene thema’s

€ 478.535

+32%

+€ 115.449

Functioneel beheer bedrijfsvoeringsthema’s

€ 1.312.487

-8%

-€ 120.762

Totaal

• Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde/veiligheid, economie/recreatie/toerisme, KCC, burgerzaken en belastingen/WOZ. Zie bijlage 4 voor toelichting wat we onder alle thema’s verstaan. 72955-Intern vertrouwelijk

Functioneel beheer [2/2] – formatie (fte’s) Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

14,5

18,6

2,0

35,1

Functioneel beheer sociale thema’s

4,9

3,5

0,0

8,4

Functioneel beheer fysieke thema’s

2,6

2,0

6,6

Functioneel beheer algemene thema’s

1,8

3,9

0,0

5,7

Functioneel beheer bedrijfsvoeringsthema’s

5,1

9,2

0,0

14,4

Categorie Totaal

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

35,1

+11%

+3,5

Functioneel beheer sociale thema’s

8,4

+39%

+2,4

Functioneel beheer fysieke thema’s

6,6

+54%

+2,3

Functioneel beheer algemene thema’s

5,7

+29%

+1,3

Functioneel beheer bedrijfsvoeringsthema’s

14,4

-14%

-2,4

Totaal

BAG, BGT en landmetingen [1/2] - apparaatskosten Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

€ 379.717

€ 461.618

€ 554.431

€ 1.395.766

€ 85.319

€ 55.377

€ 32.217

€ 174.531

Uitvoering landmetingen

€0

€ 179.561

Uitvoering overig

€0

€ 286.307

€ 406.241

€ 342.653

€ 1.041.674

Categorie Totaal Beleid BAG, BGT en landmetingen

Uitvoering basisregistraties*

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

€ 1.395.766

-0%

-€ 5.308

Beleid BAG, BGT en landmetingen

€ 174.531

+93%

+€ 84.169

Uitvoering landmetingen

€ 179.561

+13%

+€ 20.674

€0

-100%

-€ 31.726

€ 1.041.673

-7%

-€ 78.425

Totaal

Uitvoering overig Uitvoering basisregistraties*

*Onder de basisregistraties verstaan wij BAG, BGT, GEO, GIS, BRO en WIBON. 72955-Intern vertrouwelijk

BAG, BGT en landmetingen [2/2] – formatie (fte’s) Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

4,6

5,0

7,0

16,6

Uitvoering BGT/GEO/GIS/BRO/WIBON

3,7

4,5

2,4

10,6

Beleid BAG, BGT en landmetingen

0,9

0,5

0,3

1,6

Uitvoering landmetingen

0,0

2,0

Uitvoering overig

0,0

Uitvoering BAG

0,0

2,4

Categorie Totaal

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

16,6

+5%

+0,8

Uitvoering BGT/GEO/GIS/BRO/WIBON

10,6

+30%

+2,4

Beleid BAG, BGT en landmetingen

1,6

+77%

+0,7

Uitvoering landmetingen

2,0

+19%

+0,3

Uitvoering overig

0,0

-100%

-0,1

Uitvoering BAG

2,4

-51%

-2,5

Totaal

72955-Intern vertrouwelijk

Business intelligence – apparaatskosten en formatie (fte’s) Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

Business intelligence

€ 101.845

€ 193.820

€ 76.295

€ 371.960

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

€ 371.960

-17%

€ -74.856

Categorie

Business intelligence

Categorie Business intelligence Categorie Business intelligence

72955-Intern vertrouwelijk

Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

1,0

1,8

0,9

3,7

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

3,7

-21%

-1,0

Privacy – apparaatskosten en formatie (fte’s)

Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

Privacy

€ 168.948

€ 86.917

€ 53.433

€ 309.298

Categorie

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

€ 309.298

-30%

€ -133.226

Categorie

Privacy

Categorie Privacy Categorie Privacy

72955-Intern vertrouwelijk

Voorne aan Zee

Nissewaard

Syntrophos

Totaal uw organisatie

2,0

0,9

0,5

3,3

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

3,3

-24%

-1,1

Bijlagen

72955-Intern vertrouwelijk

Bijlage 1. Onderzoeksproces

Doel onderzoek: Voer een benchmark uit vanuit een helpend en lerend perspectief. Dit met twee doelen: a) of de inrichting van de ICT/IV-keten, waarvan de GR Syntrophos onderdeel is, marktconform/marktvergelijkbaar is qua opzet, inrichting en werking, en b) of de huidige situatie een passend vertrekpunt is en een goede basis vormt om aan een toekomstbestendige doorontwikkeling te kunnen werken.

1. Oriënteren

• Startgesprek opdrachtgevers • Documentatie verzamelen

Intern vertrouwelijk

2. Onderzoek

• Groepsgesprekken relevante stakeholders • Toebedelingsgesprekken voor financiële stukken • Documentstudie

3. Advies

• Beantwoorden onderzoeksvragen • Opstellen advies • Bespreken met opdrachtgevers

4. Afronden en leren

• Leerbijeenkomst ▪ Antwoorden vragen ▪ Conclusie & handelings-perspectief • Opleveren definitieve rapportage

Bijlage 2a. Benchmark Techniek – achtergrond - overzicht Op basis van inventarisatie van gebruikte technieken: • Cloud: Het is bekend bij Syntrophos welke grotere cloud diensten worden gebruikt, zowel voor centrale technische zaken als gemeentelijke applicaties. De gemeentelijke applicaties zijn vaak niet gelijk voor Voorne aan Zee en Nissewaard. Dit is logisch vanui5 de historie maar levert beperkt schaalvoordeel op. Voorne aan Zee is bezig om toe te werken naar één omgeving per applicatie voor de gehele gemeente.

• Voor registratie van gebruikers wordt gebruik gemaakt van Entra (f.k.a. Active Directory) en AAD. Deze worden logisch ingezet. • Security. De technische infrastructuur lijkt goed beveiligd met passwords/SSO, firewalls, vituele networks, intrusion detection, endpoint security. Backups zijn dagelijks en offline opgeslagen. Jaarlijks is er een externe praktische check. • Office applicaties: o Er zijn Microsoft E3 licenties voor alle beheerde gebruikers, daarbij gebruik Azure o Er is nu een pilotgroep van 150 voorlopers die alle mogelijkheden van Office E3 hebben en verkennen, , met Teams, Sharepoint, Onedrive. Office

Online, Word, Excel, etc.ook mogelijkheid lokaal werken. o Er is opdracht gegeven om een ontwikkelspoor te starten. Er is een intentie vanuit de drie partijen voor een organisatiespoor, maar hier is nog geen opdracht voorgegeven. Daarna is een Adoptiespoor voorzien. o Er zijn ongeveer 2200 gebruikers. De 2050 gebruikers zonder het moderne Office 365 hebben een digitale werkplek met netwerkschijven voor o.a. afdelingsmappen. o De AI van MS: Copilot is niet in beeld. Voorne is bezig met Office Plugin SafeGPT

• Power BI/Fabric nu in test Azure, wordt wellicht Amazon Web Services • Aspecten vanuit techniek toekomst: o Werkplek modernisering: bv. laptops slimmer beheren (bv. geinstalleerd afleveren) o Kosten meer spreiden met derde deelnemer o Beheer aanpassen aan overgang naar cloud o Voorbereiden komst NIS2 72955-Intern vertrouwelijk

Bijlage 2b. Benchmark Techniek – achtergrond - overzicht • Datacenters in Nissewaard en Rockanje (gaat weg 2025), onderling verbonden met 40 Gb dark fiber met dubbele lijnen met aparte tracé’s. • 1 Active Directory (p.k.a. Entra) met eronder OA’s: 4: Voorne aan Zee, 3 Nissewaard, 2 Syntrophos en 1 streekarchief, via VPN naar AAD 1 tenant

• Netwerk: Switches van HP, Aruba, Comware, dubbele verbinding internet vanaf twee datacenters, providers Eurofiber en Dataweb. • Gebruik VNG GT contracten: vast, mobiel, print, Microsoft, herstart. Ook gebruik van inkoop brokers samen met Hoekse Waard: SW, HW complex, devices. • Wifi op 40 locaties, ook openbaar, centraal beheerde HP controllers. • 2200 beheerde accounts met inlogcode en email en Office E3, 1300 laptops, nu Dell 5540, beheerde laptops: MS Intune. Onbeheerde laptops: via VMWware horizon toegang tot gemeentelijke omgeving.

• Alle laptops en accounts (behalve Geo) zijn thin clients (met Vmware Horizon, via connection server op RDS, 1 VM/10 gebruikers). • Behalve CAD en Geo stations: extra beeldscherm en grafische kaart, fat clients. • Naar verluid is videovergaderen goed mogelijk met de thin clients. Er zijn twee ‘mogelijkheden’: ➢ A. MS Teams is opgenomen in de VMWare Horizon thin client, maar door Syntrophos afgesloten met de Ivanti workspace manager (latency van Teams in Horizon was een probleem gedurende Corona). ➢ B. Vanuit onbeheerde en beheerde laptops kun je Teams opstarten op je eigen laptop buiten de thin client om. Je kunt tekst copy/pasten tussen

teksten in Horizon thin client en applicaties op de laptop zelf. Dit kan een beveiligingsrisico vormen: medewerkers sturen bestanden naar privé mail om ze dan buiten de thin client in Teams te kunnen gebruiken. • Geo stations: Microstation en AutoCad als applicaties, GeoSource Server als geo database en Postgress, SQL server en Oracle databases. Gemeenten gebruiken ESRI applicatie uit de cloud. • 90 Multifuntionals: via VNG overeenkomst Gtprint, met leverancier PCI, 90 stuks, met Kofax.

72955-Intern vertrouwelijk

Bijlage 3. Opbouw kosten Syntrophos Type kosten

Kosten in €’s

Loonkosten primaire activiteiten

€ 4.354.882

Materiële IT-lasten

€ 10.863.100

Totaal exclusief overheadkosten

€ 15.217.982

Overheadkosten

€ 1.378.835

• Loonkosten

€ 778.835

- Directie en management

€ 314.020

- Privacy en business intelligence voor eigen organisatie

€ 14.414

- Beleid en advies informatiebeveiliging voor eigen organisatie

€ 10.100

- Financiën en control

€ 360.100

- Secretariaat

€ 80.201

• Overige relevante kosten

€ 600.000

- Huur pand

€ 300.000

- Ondersteuning P&O

€ 75.000

- Facilitaire ondersteuning

€ 225.000

Totaal inclusief overheadkosten

€ 16.596.817

De totale kosten van Syntrophos bestaan voor 8% uit overheadkosten. Binnen de sector van ICT-dienstverlening ziet Berenschot een bandbreedte van het overheadpercentage tussen de 8% en 29%. 72955-Intern vertrouwelijk

•

Bijlage 4. Uitsplitsing van de benchmarktaken

72955-Intern vertrouwelijk

Toelichting op de uitzonderingsgronden De letters in de documenten verwijzen naar de onderstaande legenda, waarin de toepasselijke bepalingen uit de Wet open overheid (Woo) zijn vermeld. Hiermee wordt inzicht gegeven in de wettelijke grondslag voor het achterwege van de informatie. Legenda

Artikel

Uitzonderingsgrond

Artikel 5.1 lid 1 – Absolute uitzonderingsgronden Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: A

5.1 lid 1 a

de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen

5.1 lid 1 b

de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

5.1 lid 1 c

bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

5.1 lid 1 d

persoonsgegevens betreft als bedoeld in in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;

5.1 lid 1 e

nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

Artikel 5.1 lid 2 – Relatieve uitzonderingsgronden Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: F

5.1 lid 2 a

de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;

5.1 lid 2 b

de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;

5.1 lid 2 c

de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

5.1 lid 2 d

de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

5.1 lid 2 e

de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

5.1 lid 2 f

de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevensgegevens;

5.1 lid 2 g

de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;

5.1 lid 2 h

de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;

5.1 lid 2 i

het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

5.1 lid 4

Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist.

Het bestuursorgaan doet mededeling aan de verzoeker van de termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden.

5.1 lid 5

In uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieuinformatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden.

5.1 lid 6

Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade. Artikel 5.2 – Persoonlijke beleidsopvattingen

5.2 lid 1

In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Onder persoonlijke beleidsopvattingen worden verstaan ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad, niet zijnde feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief of andere onderdelen met een overwegend objectief karakter.

5.2 lid 2

Het bestuursorgaan kan over persoonlijke beleidsopvattingen met het oog op een goede en democratische bestuursvoering informatie verstrekken in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/17024157/1