Syntrophos Bijlage 6. Samenvatting Samenwerkingsafspraken NW-VAZ-SYN

Samenva'ng (6 april 2024)

De samenwerkingsafspraken tussen Nissewaard, Voorne aan Zee en GR Syntrophos: samenwerken doe je niet alleen Inleiding Ruim 10 jaar geleden hebben de toenmalige gemeenten de gemeenschappelijke regeling (GR) Syntrophos opgericht ter ondersteuning van hun IT-activiteiten. Met de fusie van de voormalige gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne naar de gemeente Voorne aan Zee zijn per 1 januari 2023 de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee eigenaren van de GR Syntrophos. Dit is medio 2023 geformaliseerd door het vaststellen van een nieuwe GR. Sinds het derde/vierde kwartaal van 2023 zijn de gemeenten Nissewaard (NSW) en Voorne aan Zee (VAZ) de eigenaren van de GR Syntrophos. Nadat in april 2022 al een basis was gelegd voor een nieuw governance model is er medio 2023 besloten om een traject te starten om de samenwerking en de IV/ITdienstverlening beter te laten aansluiten aan de gewenste situatie. De aanleiding vormde onder andere de organisatorische en bestuurlijke ontwikkelingen binnen de gemeenten, de noodzakelijke aanpassingen in de IT-dienstverlening en het ITlandschap. En het feit dat de eerder gemaakte afspraken met betrekking tot een nieuw governance model niet altijd werden nageleefd alsook tot rol- en verantwoordelijkheidsconflicten leiden, bij enkele grote thema’s. In dit document worden de belangrijkste uitkomsten van dit traject weergegeven.

1. De bestaansgrond van GR Syntrophos

Binnen NSW en VAZ wordt steeds meer gebruik gemaakt van IT-middelen, zowel voor de interne bedrijfsvoering als de dienstverlening aan burgers en bedrijven. De kosten van IT nemen daardoor logischerwijs toe. Door het inrichten van de GR Syntrophos wordt getracht de IT-kosten optimaal te kunnen beheersen. Dit onder het motto: minder meer en niet meer dan nodig. Deze doelmatigheidsdoelstelling van de GR Syntrophos wordt op verschillende manieren gerealiseerd. Allereerst wordt door de concentratie van IT-middelen en ITpersoneel gezorgd dat de kosten lager zijn dan dat elke gemeente het voor zichzelf organiseert. Dit mede- en hergebruik van middelen vergroot tevens de kans dat zowel NSW als VAZ met de beschikbare financiële middelen meer en betere IT-toepassingen kunnen benutten. Ten tweede, IT-personeel met adequate kennis is schaars en er is sprake van een toenemende krapte op de arbeidsmarkt. Door deze schaarse kennis en kunde te concentreren in de GR-Syntrophos wordt de kans vergroot om als NSW en VAZ optimaal te kunne beschikken over de benodigde kennis en kunde om de digitaliseringsdoelstellingen van nu en in de toekomst te kunnen realiseren. De derde toegevoegde waarde van de GR Syntrophos is het vergroten van de flexibiliteit om tijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen binnen de gemeentes en de veranderende wensen van de inwoners van de gemeenten.

Van de (gemeentelijke) GR 1

mag worden verwacht dat deze tijdig op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen binnen en in de omgeving van NSW en VAZ. Hierdoor kan tijdig en snel worden geanticipeerd op de consequenties voor de inrichting van de IT-omgeving en de ITdienstverlening. Tegelijkertijd zou dit een goede impuls/bijdrage moeten leveren aan de gewenste vernieuwingen en innovaties ter ondersteuning van de digitaliseringvisie van beide gemeenten.

2. De dienstverlening van IT-B Syntrophos Zoals elke gemeenschappelijke regeling is de GR Syntrophos ingesteld door de colleges/raden van de gemeenten die eigenaar rol vervullen. Elke GR heeft een primair doel en opdracht, zo ook de GR Syntrophos. In principe is Syntrophos een ITbeheerorganisatie(IT-B) met de bestuursvorm van een GR. De overeengekomen dienstverlening van IT-B Syntrophos is opgenomen in twee typen producten en diensten catalogus (PDC): (1) de dienstverlening PDC en (2) de samenwerking PDC. A. Dienstverlening PDC In de dienstverlening PDC staan de diensten opgenomen die aan de eindgebruikers (lees: de medewerkers van de gemeenten) worden geleverd. In de huidige PDC (nog niet vastgesteld) betreft dit met name (1) de digitale werkplek en (2) het technisch beheer en via de digitale werkplek beschikbaar stellen van bedrijfsspecifieke applicaties. Hiervoor stelt IT-B Syntrophos de technische aansluitvoorwaarden op zodat de koppeling met de applicatie/ander systeem niet leidt tot verstoringen van de reguliere dienstverlening. Daarnaast wordt door IT-B Syntrophos de technische dienstverlening geleverd op het gebied van datatransport, dataopslag en dataverwerking. Voor alle diensten geldt dat ondersteuning van de eindgebruiker beschikbaar is. Voor de diensten zijn verschillende service-levels afgesproken.

Deze service level agreements (SLA) moeten er voor zorgen dat de dienstverlening aansluit bij de eisen en wensen van de medewerkers binnen de gemeenten. De service levels omvatten onder meer de beschikbaarheid, hersteltijd bij storingen, omgaan met incidenten en verstoringen. Deze service levels zullen in de (nabije) toekomst verder worden uitgewerkt. Uiteraard zal bij de bepaling van het niveau van elke service level een afweging worden gemaakt tussen de noodzakelijkheid en de kosten. De samenstelling van de PDC en service levels zal jaarlijks worden bepaald als onderdeel van het reguliere planning-en-control proces. In principe wordt de PDC voor een jaar vastgesteld. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat een zekere mate van continuïteit noodzakelijk is om de kwaliteit en doelmatigheid van IT-B Syntrophos te kunnen waarborgen. Tegelijkertijd kan het voorkomen dat gedurende een kalenderjaar aanpassingen worden gedaan, bijvoorbeeld omdat verwacht wordt dat bepaalde vernieuwingen of innovaties in de dienstverlening PDC verwerkt gaan worden. Ook deze afspraken worden in principe tijdens het P&C-proces gemaakt. B. Samenwerking PDC Naast de reguliere dienstverlening aan de eindgebruikers, zijn er aanvullende activiteiten die door IT-B Syntrophos op verzoek en aansturing van NSW en/of VAZ worden uitgevoerd. Deze aanvullende dienstverlening wordt vastgelegd in de 2

zogenaamde samenwerking PDC. Dit betreft met name activiteiten die onder verantwoordelijkheid van NSW en VAZ vallen, maar die in opdracht van de gemeenten door IT-B Syntrophos worden uitgevoerd. Een aantal van deze activiteiten zijn in het verleden bewust en onbewust bij IT-B Syntrophos terecht gekomen. Gedeeltelijk omdat de gemeenten er zelf de capaciteit en/of kennis niet voor hadden. Een ander deel van de activiteiten is IT-B Syntrophos gaan uitvoeren omdat ze zagen dat de gemeenten hier (nog) geen invulling aan (konden) geven. De activiteiten die hierbij worden onderscheiden zijn onder andere: (1) Geoinformatie, (2) functioneel beheer van bepaalde specifieke applicaties, (3) contract- en leveranciersmanagement, (4) licentiemanagement en -beheer. Daarnaast zijn er activiteiten die op verzoek van de gemeenten worden uitgevoerd, zoals projecten. Maar ook wordt overwogen om bepaalde rollen door IT-B Syntrophos of juist door één gemeente namens de andere organisaties te laten uitvoeren. Hierbij kan gedacht worden aan de ISO, CISO, TISO, FG en PO. Afgesproken is dat voor de daadwerkelijke invulling van de samenwerking PDC op korte termijn vervolg acties worden genomen om tot eenduidige afspraken te komen. Hiervoor worden eerst een aantal inventarisaties uitgevoerd zodat een gezamenlijk beeld wordt verkregen wat de huidige stand van zaken op deze onderwerpen is.

Op basis van deze inventarisatie worden afspraken gemaakt over de (her)verdeling van de activiteiten, passend bij de doorontwikkeling van de digitaliseringsstrategie en organisatorische inrichting van de gemeenten en Syntrophos alsook de afgesproken leidende principes voor samenwerking en dienstverlening.

3. De leidende principes voor samenwerking en dienstverlening Om tot een optimale en toekomstbestendige samenwerking tussen de gemeenten en ITB Syntrophos te kunnen komen, zijn onderling leidende principes afgesproken met betrekking tot de samenwerking en de invulling van de dienstverlening. De belangrijkste worden hieronder kort toegelicht. a. Sturing en besluitvorming door de gemeenten Het meest fundamentele principe is dat de gemeenten als opdrachtgever richting IT-B Syntrophos optreden. Vanuit de gemeente wordt de functionele behoefte en de kaders gesteld voor de dienstverlening. Vanuit IT-B Syntrophos wordt de technische doorvertaling gemaakt waarmee de functionele behoefte van de gemeenten gerealiseerd kunnen worden. Voor de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten en/of nieuwe diensten is een vijf stappen-aanpak opgesteld. Per stap in het ontwikkelingsproces wordt door de gemeenten bepaald of en onder welke condities een verdere voortzetting van de ontwikkeling noodzakelijk, haalbaar en wenselijk wordt geacht. Dit betekent dat tijdens de ontwikkeling van een aanvullende functionaliteit of dienst steeds wordt overwogen en bewust wordt besloten om al dan niet met de ontwikkeling door te gaan.

Belangrijke criteria hierbij zijn onder meer de mate waarin het technische ontworpen/ontwikkelde functionaliteit invulling geeft aan de behoefte, de kosten voor verdere ontwikkeling, de uiteindelijke beheer- en exploitatiekosten. Dit alles onder het motto: de gemeente aan het stuur.

3

b. Life-cycle-management als beheersmaatregel Daarnaast is afgesproken om de principes van life-cycle-management (LCM) te hanteren. Dit geldt voor zowel de functionele kant van de dienstverlening als de technische componenten die gebruikt worden voor de dienstverlening. In concreto betekent het toepassen van LCM dat zowel voor de functionaliteiten in de dienst, de dienst als geheel als de technische componenten die voor de dienstverlening noodzakelijk zijn, in kaart wordt gebracht in welke levensfase deze zitten en wanneer vernieuwing of vervanging noodzakelijk wordt geacht. Nadat dit voldoende inzichtelijk is, wordt in het reguliere P&C-proces afspraken gemaakt over mogelijke vervanging of niet. Bij de keuze van het wel of niet vervangen kunnen verschillende aspecten een rol spelen, zoals de contractuele verplichtingen met externe leveranciers, het verlengen van de life-cycle met extra onderhoudskosten om een nieuwe investering uit te stellen, technische en/of beveiligingseisen, wettelijke verplichtingen etc. Afgesproken is dat daar waar nodig of gewenst een impact-analyse vooraf gaat aan het besluit zodat een onderbouwde en bewuste keuze door de gemeenten kan worden gemaakt. In principe ligt de besluitvorming voor de bedrijfsmiddelen van IT-B Syntrophos bij deze organisatie.

Echter, als het gaat om (grootschalige) vervanging/investering, componenten met impact voor de middellange of lange termijn functionaliteit of componenten die rechtstreeks de digitaliseringsstrategie (inclusief de werkplekvisie) of de interoperabiliteit met andere componenten of samenwerkingspartners van de gemeente raakt, worden de mogelijke alternatieven aan de gemeenten ter besluitvorming voorgelegd. Met betrekking tot de realiserende activiteiten in het kader van LCM is de afspraak gemaakt dat de inzet op deze activiteiten uit de beschikbare beheercapaciteit wordt opgepakt (3fte aan uren). Projectcapaciteit (uren) voor vernieuwing wordt in overleg ingezet of ingehuurd, in het geval dat er bij IT-B Syntrophos geen uren meer beschikbaar zijn.

C. Shared en niet-Shared dienstverlening Een belangrijke doelstelling van de GR Syntrophos is het zorgen voor een passende, betrouwbare, toekomstbestendige en betaalbare IT-ondersteuning voor de gemeenten. Hierbij wordt er naar gestreefd om zoveel mogelijk mede- en hergebruik te realiseren. In de praktijk betekent dit, dat NSW en VAZ er naar streven om de gevraagde dienstverlening door IT-B Syntrophos zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen/gelijk te laten zijn. Kortom, de nadruk ligt op het realiseren van zoveel mogelijk gebruik te maken van shared dienstverlening. Ondanks dit streven zullen zich situaties kunnen voordoen waarin dit (nog) niet lukt. Het kan zijn dat bepaalde dienstverlening (bijv. ten behoeve van bedrijfsspecifieke applicaties) slechts voor een van de deelnemende gemeenten van belang is of omdat de ene gemeente alvast een bepaalde dienst of functionaliteit wil gebruiken terwijl de andere gemeente daar nog geen behoefte aan heeft. Een derde situatie die zich kan voordoen, is dat een gemeente een gedeelde functionaliteit niet meer of minder wenst af te nemen. In alle gevallen zullen de gemeenten eerst in onderling overleg gaan en een besluit nemen voordat een opdracht aan IT-B Syntrophos wordt verstrekt. Tegelijkertijd

4

is afgesproken dat elk besluit wordt voorafgegaan door een impactanalyse waarin zowel de consequenties voor de gemeenten als IT-B Syntrophos in beeld worden gebracht.

D.

Budgeteigenaar en budgetbeheerder

Een belangrijk aspect voor de samenwerking is de verdeling en het aanwenden van financiële middelen. Hierbij is het behulpzaam om onderscheid te maken tussen budgeteigenaar en budgetbeheerder. Binnen overheidsorganisaties is het gebruikelijk om de rol van budgeteigenaar te beleggen op strategisch niveau van de organisatie. De afdelingen binnen de overheidsorganisaties krijgen vervolgens van de eigenaar budgetten toegekend op basis van goedgekeurde plannen, vaak aangeduid als allocatie van financiële middelen. De betreffende afdeling wordt daarmee beheerder van deze financiële middelen en mag deze aanwenden voor de activiteiten die in het goedgekeurde plan (resultaat van P&Ccyclus) zijn opgenomen. Over de aanwending van deze gealloceerde middelen legt de budgetbeheerder achteraf verantwoording af. Mocht de beheerder de beschikbaar gestelde financiële middelen anders willen inzetten (afwijkend van het goedgekeurde plan) zal deze op voorhand dit bespreken met de budgeteigenaar. Als deze akkoord is, mogen de financiële middelen voor deze ‘nieuwe’ activiteiten worden aangewend )en dan achteraf uiteraard weer verantwoording over afleggen). In het geval dat een deel van het budget aan een afdeling wordt toegekend zonder dat er voorafgaand een inhoudelijke en planmatige invulling is vastgesteld, zal voor elke aanwending voorafgaand overleg met de budgeteigenaar moeten plaatsvinden.

In het kader van de samenwerking tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos is afgesproken bovenstaande principes ook te hanteren. Dit betekent dat de gemeenten de rol van budgeteigenaar vervullen en de directie van IT-B Syntrophos de rol van budgetbeheerder. De toebedeling van budgetten vormt daarmee een vast onderdeel van het P&C-proces Zie voor de rolverdeling verder in samenvatting onder het kopje samenwerking). Hierin wordt bepaald welke budgetten worden gealloceerd voor welke activiteiten zowel voor de exploitatie, vernieuwing als innovatiebudgetten. Tegelijkertijd wordt bepaald welke activiteiten voldoende zijn gespecificeerd zodat IT-B Syntrophos deze budgetten kan benutten met verantwoording achteraf en welke allocatie van budgetten nog nadere specificatie en goedkeuring van de gemeente moeten krijgen, voordat ze mogen worden gebruikt door IT-B Syntrophos. In de praktijk blijkt eveneens dat het investeringsbudget zoals opgenomen in de jaarlijkse begroting, te algemeen c.q. niet voldoende gespecificeerd te zijn. Afgesproken is om dit budget onder te verdelen in: (1) exploitatiebudget, (2) vernieuwingsbudget (voor nieuwe functionaliteiten in een bestaande dienst) en (3) in novatie-en onderzoeksbudget.

Ook voor deze budgetten geldt hetzelfde leidend principe dat de budgeteigenaar alleen die budgetten vrijgeeft aan de budgetbeheerder als er concrete en goedkeurde plannen/activiteiten aan ten grondslag liggen. Bovenstaande aanpak is een andere werkwijze dan voorheen zodat afspraken zijn gemaakt voor de begroting 2025 en 2026. Ook voor de huidige begroting 2024 is de afspraak gemaakt om volgens de nieuwe werkafspraken te werken. Dit betekent dat voor iedere niet gealloceerd budget het 5 stappen principe wordt gehanteerd. Gezien de 5

wettelijke deadlines voor de begrotingscyclus is het niet mogelijk om op korte termijn volledig volgens de nieuwe werkwijze te gaan werken. Afgesproken is, dat de exploitatiebudgetten en sommige vernieuwings- en innovatiebudgetten waarvoor al verplichten zijn aangegaan door IT-B Syntrophos, in principe komen te vallen onder het regime van achteraf verantwoording via de P&C cyclus. De overige activiteiten en gealloceerde budgetten zullen het principe van voorafgaande goedkeuring door de gemeenten, volgen. Daarnaast is afgesproken, dat in de situaties waarin de beschikbaar gestelde middelen niet (volledig) nodig zijn, het resterend deel weer ter beschikking van de budgeteigenaar komt (lees: gemeenten) zodat deze middelen voor andere doelen kunnen worden ingezet. In het geval dat het toegekende budget niet toereikend blijkt te zijn, zal dit door IT-B Syntrophos tijdig (lees: zodra zij dat weten) aan de gemeenten worden gemeld, zodat de gemeenten kunnen besluiten in hoeverre het wenselijk is dat de betreffende activiteit doorgang moet vinden en hoe zij met de financiële situatie om willen gaan. Uiteraard wordt een dergelijk besluit voorafgegaan door een impactanalyse vanuit gemeentelijk en IT-B Syntrophos perspectief. Om de omvang en de verdeling van de budgetten beter te kunnen besturen, is er voor gekozen om de dienstverlening PDC meer functioneel in te richten.

Op basis van deze functionele beschrijving van de diensten is IT-B Syntrophos gevraagd een technische breakdown te maken in services en componenten. Deze zogenaamde decompositie vormt de basis om per dienst de zogenaamde fabricagekostprijs te bepalen (de feitelijke kosten aan materiaal, contracten en personeel). Deze fabricagekostprijs is niet gelijk aan het tarief van de dienst. Het tarief wordt namelijk bepaald door de optelling van (1) de fabricagekostprijs, (2) de overheadkosten (verdeeld over de diensten in beide PDC’s) en (3) eventuele geaccordeerde kosten voor planmatige innovatie. c. Data-eigenaar en data-beheerder In de digitaliserende wereld, vormen digitale data een steeds belangrijker onderdeel van de gemeentelijk bedrijfsvoering en dienstverlening. Voor alle data die door de gemeente worden gecreëerd, opgeslagen, bewerkt of vernietigd, geldt dat de gemeente eigenaar is van deze data. De dienstverlening van IT-B Syntrophos is er primair op gericht om de technische faciliteiten te realiseren zodat de gemeenten de gehele lifecycle van data (van datacreatie t/m datavernietiging) kunnen realiseren, zolang de gemeenten daar behoefte aan hebben.

4. De inrichting van de samenwerking

Bij de inrichting van de samenwerking zijn drie perspectieven te onderscheiden: (1) de relatie tussen de gemeenten en GR Syntrophos, (2) de relatie van het bestuur van de GR Syntrophos en de directeur van de IT-B Syntrophos en (3) de samenwerking tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos. a. De relatie tussen de gemeenten en GR Syntrophos Ruim 10 jaar geleden is de GR Syntrophos ingesteld/bekrachtigd door de colleges/raden van de toenmalige gemeenten. Bij het instellingsbesluit zijn afspraken gemaakt over de 6

doelstellingen en de scope van de dienstverlening van IT-B Syntrophos. Tegelijkertijd zijn de statuten vastgesteld en is het bestuur benoemd. Eventuele wijzigingen in de instellingsbeschikking, statuten of de samenstelling van het bestuur (of uitbreiding van het aantal eigenaren door toetreding van andere gemeenten), hebben de goedkeuring van de colleges/raden van gemeenten die eigenaar zijn van GR Syntrophos nodig. In de afgelopen jaren is de samenstelling van de deelnemende gemeenten veranderd als gevolg van gemeentelijke fusies. Op dit moment zijn de gemeente Nissewaard en de gemeente Voorne aan Zee de twee eigenaren van de GR Syntrophos. Het bestuur wordt gevormd door de wethouders met IT in hun portefeuille van beide gemeentes. Het bestuur vervult een belangrijke rol in de p&c-clus. Zij stellen het concept jaarplan van ITB Syntrophos vast voorafgaand aan de behandeling van het jaarplan en de begroting in beide gemeenteraden. b. De relatie bestuur van GR Syntrophos en de directeur van IT-B Syntrophos Het bestuur van de GR Syntrophos heeft een hiërarchische relatie met de directeur van IT-B Syntrophos. Deze relatie is tweeledig. Allereerst draagt het bestuur de Pverantwoordelijkheid voor de directeur en maakt zij afspraken over de inhoudelijke resultaten in het jaarlijks management contract. Over de realisatie legt de directeur verantwoording af aan het bestuur.

Daarnaast vervult het bestuur de rol van ‘beschermheer’ voor IT-B Syntrophos. Vanuit deze laatste rol heeft zijn een besluitnemende verantwoordelijkheid aangaande onderwerpen die het mandaat van de directeur overschrijden en stelt het bestuur de concept P&C producten goed voorafgaand aan de definitieve besluitvorming in de colleges/raden. Aangezien de leden van het bestuur ook wethouder zijn in de ‘eigen’ gemeente, is het belangrijk dat er voor wordt gewaakt dat de rol van wethouder (politiek inhoudelijk verantwoordelijk voor IV/IT in de ‘eigen’ gemeente) niet wordt verward met de rol van bestuurder van GR Syntrophos (gericht op de kwaliteit en continuïteit van IT-B Syntrophos). Hierover zullen expliciete afspraken worden gemaakt en zal ook worden door vertaald in de agendasetting en samenstelling van de bestuursvergadering. c. De relatie tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos De samenwerking tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos is primair gericht op de waarborging van de noodzakelijke en gewenste dienstverlening door IT-B Syntrophos, waarbij continuïteit, bruikbaarheid, structurele betaalbaarheid en toekomstbestendigheid belangrijke randvoorwaarden c.q. eisen zijn. Deze samenwerking kan als volgt worden gevisualiseerd:

7

wethouder

wethouder

NSW

VAZ

Strategisch

Strategisch

bestuur GR Syntrophos Doel, Kaders

Externe IT Service Organisatie

Strategisch

Strategisch

a Tactisch

Tactisch

Randvoorwaarden Tactisch

Tactisch

Functionele behoefte PDC

Operationeel

Operationeel

Operationele behoefte

Operationeel

Operationeel

Dienstverlening Dienstverleningsketen op elkaar afgestemd? Consultancy & Training Libertas

C.1. Richtinggevende activiteiten en bijbehorende overleggen Richtinggevende aspecten (vaak aangeduid als strategisch) die op elkaar afgestemd moeten worden, zijn onder andere de doorvertaling van de digitaliseringssstrategie (inclusief de werkplek strategie), de innovatiestrategie en de sourcingsstrategie (kaders voor investeren en aan-/uitbesteden) van de gemeenten naar de IT-strategie, de technische innovatiestrategie en de aanbestedingsstrategie van IT-B Syntrophos. In principe vraagt dit om een continue afstemming waardoor de continuïteit en de kwaliteit van de dienstverlening van IT-B Syntrophos blijft aansluiten op de (veranderende) behoefte van de gemeenten. Tegelijkertijd biedt het IT-B Syntrophos de mogelijkheid om tijdig te kunnen anticiperen op de ontwikkelingen en daarmee veranderende behoeften van de gemeenten. In principe vormt dit de basis om te komen tot de jaarlijkse dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dit betekent dat voor deze activiteiten drie typen overleggen nodig zijn: (1) informatief/beeldvormend overleg en (2) adviserend/oordeelsvormend overleg en (3) besluitnemend overleg. Aangezien de gemeenten verantwoordelijk en besluitnemende zijn ten aanzien van de functionele wensen en kaders voor de dienstverlening door IT-B Syntrophos, zal aan de gemeentelijk zijde een aanvullend overleg noodzakelijk zijn.

Dit intergemeentelijk overleg heeft tot doel de ideeën, wensen en bijbehorende urgentie/noodzaak met elkaar te bespreken en af te stemmen. Hierdoor kunnen de gemeenten hun gezamenlijke rol als opdrachtgever richting IT-B Syntrophos beter invullen en wordt meer duidelijkheid voor IT-B Syntrophos gecreëerd. De wijze waarop de NSW en VAZ de interne overlegstructuur en rolverdeling invullen, kan per gemeente uiteraard verschillen. Het heeft echter wel de voorkeur dit zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen zodat onderlinge samenwerking makkelijker tot stand kan komen.

8

C.2. Inrichtende activiteiten en bijbehorende overleggen Naast deze richtinggevende activiteiten zijn er nadrukkelijk ook inrichtende activiteiten, vaak aangeduid als activiteiten op tactisch niveau. Aan de gemeentelijke zijde betreft dit onder meer het opstellen van (1) de PDC, (2) het projectenplan c.q. activiteitenplan, (3) portfoliomanagement (om blijvend de gewenste dienstverlening te kunnen vragen), (4) opstellen innovatieplan, (5) kaders voor functioneel beheer etc. Voor IT-B Syntrophos zijn deze activiteiten aan de gemeentelijke zijde van cruciaal belang om invulling te kunnen geven aan de technische invulling van de dienstverlening, innovaties en de technische realisatie/ondersteuning van functioneel beheer. Tegelijkertijd vormen deze activiteiten een belangrijke basis om invulling te kunnen geven aan life-cyclemanagement en life-cycle-costing. Aangezien de rollen voor deze activiteiten nog niet eenduidig zijn belegd bij de gemeenten noch bij IT-B Syntrophos, zal in de komende tijd hier aandacht aan worden besteed zodat ook de noodzakelijke overleggen tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos nader uitgewerkt kunnen worden. Hierover zullen op korte termijn afspraken worden gemaakt zodat hierover zo snel mogelijk duidelijkheid bestaat en bekend is welke medewerkers waarvoor verantwoordelijk zijn.

Dit is namelijk bepalned voor het in de praktijk kunnen toepassen van de gemaakte afspraken en leidende principes. C.3. Realiserende activiteiten en bijbehorende overleggen Alle medewerkers van NSW en VAZ maken gebruik van de dienstverlening van IT-B Syntrophos. Bij het gebruik kunnen zich verstoringen en/of hulpvragen voordoen. Hiervoor is door IT-B Syntrophos gebruikersondersteuning ingericht (bv. helpdesk) en advisering bij projecten. Om meer zicht te krijgen op de beleving/waardering van de eindgebruikers zouden naast enquêtes en dergelijke ook een gebruikersoverleg/klantenraad ingericht kunnen worden. Met betrekking tot de overleggen, zowel binnen de gemeenten, tussen de gemeenten en tussen de gemeenten en IT-B Syntrophos zal in de komende periode nog nader bekeken en invulling worden gegeven. Uit bovenstaande blijkt dat in de samenwerking een goede balans moet worden gevonden tussen de activiteiten en de bijbehorende overleggen. Hierbij is wel belangrijk dat het aantal overleggen beperkt blijft en voor elk overleg een expliciete bedoeling en bijbehorende samenstelling wordt bepaald. Tegelijkertijd is het van belang om voor elk overleg een passende agenda te hebben. Daarnaast leert de ervaring dat het belangrijk en wenselijk is om voor elk overleg de bijbehorende spelregels op te stellen om oeverloze discussies of onwenselijke groepsdynamica te voorkomen.

Door deze gezamenlijke spelregels op papier te zetten, wordt het makkelijker om elkaar te complimenteren of aan te spreken op ‘oud’ gedrag. Dit onder het motto: we hebben allemaal rechten en plichten om de samenwerking goed te laten verlopen zodat de totale IV-keten bijdraagt aan de missie van de gemeenten om de inwoners goed te kunnen helpen en tegelijkertijd een goede werkgever te kunnen zijn.

9

5. De verdere vervolgstappen

Zoals uit bovenstaande blijkt, zijn er in de afgelopen mooie en grote stappen voorwaarts gezet. Het is belangrijk om deze afspraken om te zetten in een wilsverklaring en in de praktijk te gaan brengen. Hierbij geldt nadrukkelijk het principe: de toekomst begint nu! Vanuit deze overtuiging en wederzijdse verbondenheid is het belangrijk om de in gang gezette veranderingen en verbeteringen verder vorm te geven en na te leven. We gaan dan ook vanaf nu werken conform de nieuwe principes. Waar dit op gespannen voet komt te staan met noodzakelijke/verplichte deadlines wordt in onderling overleg bepaald hoe hiermee wordt omgegaan. Hierbij wordt vooral bekeken en besloten om ook in die situaties zoveel mogelijk in lijn met de nieuwe afspraken te werken en/of het noodzakelijk besluit zo min mogelijk blokkerend te laten zijn om in de (nabije) toekomst via de nieuwe aanpak/werkwijze en afspraken te laten verlopen. Voor de realisatie zijn een aantal omgangsafspraken met elkaar gemaakt. Het is belangrijk dat iedereen zich aan de afspraken houdt en rolvast is. In het geval dat er nog twijfel bestaat of onduidelijkheden zijn, wordt met elkaar contact gezocht om zo (voor)tijdig tot afstemming te komen en onnodige wrijving of conflicten te voorkomen. Elkaar complimenteren of bij oud gedrag elkaar aanspreken of attenderen, is hierbij wenselijk.

Hierbij past een mensbeeld van vertrouwen beter dan een mensbeeld van wantrouwen en achterdocht. Immers, samenwerken doe je niet alleen en vraagt om wederzijds begrip en respect. Zodra de belangrijkste leidende principes in de praktijk invulling hebben gekregen, zal een benchmark worden uitgevoerd. Deze benchmark is helpend en lerend bedoeld en heeft tot doel om een scherper beeld te krijgen van de gezamenlijke startpositie. Dit betekent dat gekeken zal worden naar zowel de inrichting van de IV-keten als de inrichting van de IT-B Syntrophos en de huidige IT-infrastructuur.

10