RIB aanvullende vragen Streekarchief nav vragen commissie AZM 17 september

E-mail gemeente@voorneaanzee.nl Telefoonnummer 140181

Aan de raad van de gemeente Voorne aan Zee

Verzenddatum Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlage(n) ..

Onderwerp Raadsinformatiebrief aanvullende vragen Streekarchief n.a.v. commissie AZM 17 september 2025. Geachte leden van de raad, In de commissie AZM van woensdag 17 september 2025 zijn vragen gesteld over de huisvesting van het Streekarchief. U vroeg daarbij onder meer naar de onderzochte scenario’s, de keuze voor de locatie Kickersbloem3 en de verdeling van de huurkosten voor de nieuwbouw. Daarnaast hebben wij op verzoek een zienswijze opgesteld en toegevoegd aan de stukken en artikel II toegevoegd aan de gemeenschappelijke regeling (GR). In dit artikel is duidelijk omschreven hoe de huurverdeling voorafgaand aan de nieuwbouw en na ingebruikname van de nieuwbouwlocatie is afgesproken. Hiermee wordt beoogd misverstanden over de huurverdeling in de toekomst te voorkomen. Met deze brief gaan wij nader in op onderstaande onderwerpen. In de bijlage vindt de informatie waar wij, in verband met economische belangen, geheimhouding hebben opgelegd en u vertrouwelijk doen toekomen. Huisvesting Na vaststelling van de gebiedsagenda op 30 januari 2025 is ruimte ontstaan om alternatieve locaties te onderzoeken voor de vestiging van het Streekarchief. Voor Voorne aan Zee is het van groot maatschappelijk belang dat het Streekarchief binnen onze gemeentegrenzen blijft gevestigd.

Dit bevordert de bereikbaarheid, versterkt de lokale identiteit en borgt optimale dienstverlening aan onze inwoners. Dit uitgangspunt heeft mede geleid tot de bereidheid om een groter deel van de huurkosten te dragen dan de andere deelnemende gemeenten. De businesscase is daarbij opgesteld met een focus op kostenbeheersing en het voldoen aan het programma van eisen, inclusief voldoende kluisruimte voor de wettelijke archieftaken. In aanloop naar de keuze voor een nieuwe locatie voor het Streekarchief zijn verschillende opties onderzocht. Daarbij golden de volgende kaders: • Planning (streefdatum ingebruikname Q1 2027).

Bezoekadres Oostzanddijk 26 3221 AL Hellevoetsluis Telefoon 14 0181 Email gemeente@voorneaanzee.nl

Postadres Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis KvK 88738388 BTW NL826902273B01

• • •

Financiën (de investering moet aansluiten bij het eerder geraamde bedrag). Bereikbaarheid; centraal ten opzicht van de drie deelnemende gemeenten. Zichtbaarheid van de locatie; de locatie moet in het zicht liggen.

Gemeentelijke panden (zoals bijvoorbeeld het Arsenaal en voormalig gemeentehuis Brielle) en kavels (zoals bijvoorbeeld het Geuzenpark, Idylle Brielle, ook wel bekend als de Vlindertuin, de Fazantenlaan te Hellevoetsluis en de gemeentewerf van Hellevoetsluis) voldeden niet aan deze voorwaarden. Ook locaties van derden (zoals bijvoorbeeld de Haringvlietweg 3, de ontwikkellocatie bij de Sliklandseweg, een kavel naast de Verwondering in bezit van een ondernemer en de locatie van Aralia te Hellevoetsluis) vielen af door financiële of planologische belemmeringen. Na een zorgvuldige en uitgebreide inventarisatie waarin alle van belang zijnde aspecten zijn meegenomen, is de locatie Kickersbloem 3 in Hellevoetsluis het meest geschikt gebleken. Deze locatie is centraal gelegen, tevens zichtlocatie, goed bereikbaar per auto en openbaar vervoer, reeds bouwrijp en eigendom van de gemeente. Algemene reserve Per 1 januari 2026 bedraagt de algemene reserve van het Streekarchief € 760.604. In het bestuur is afgesproken dat bij de toetreding van de gemeente Goeree-Overflakkee dit bedrag terugvloeit naar de huidige deelnemers (VaZ en Nissewaard). Met de drie nieuwe eigenaren zal vervolgens een beperkte reserve worden aangehouden van 75% van het maximum. Dit betekent een reservering van circa € 45.000 per gemeente. Tijdens uw vergadering is gevraagd of de reserve naar 0% kan worden teruggebracht.

Dit is zorgvuldig overwogen, maar wij achten dit niet wenselijk. De vorming van een nieuw organisatie brengt mogelijk onvoorziene kosten met zich mee, zoals de verhuizing van de archieven, harmonisatie van processen en mogelijke ICT-aanpassingen. De hoogte van deze kosten is nog exact te ramen. Een beperkte reserve biedt de flexibiliteit om dergelijke uitgaven op te vangen zonder extra bijdragen van de deelnemende gemeenten. Huurkosten Bij de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten met de gemeente Goeree-Overflakkee is bewust gekozen voor een gelijke verdeling van de kosten over de drie deelnemende gemeenten (1:1:1), met uitzondering van de huisvestingskosten. De belangrijkste overwegingen voor deze verdeling zijn als volgt: • Gelijkwaardige deelname en zeggenschap De uitbreiding van de GR wordt gedragen door het uitgangspunt van gelijkwaardigheid. Dit uit zich in de voorgestelde stemverhouding van 1:1:1 binnen het bestuur. Een gelijke financiële bijdrage sluit hier logisch op aan en voorkomt dat verschillen in financiële inbreng tot ongelijkheid in betrokkenheid of besluitvorming leiden. • Eenvoud en transparantie Verschillende verdeelmethodes zijn overwogen, waaronder op basis van inwoneraantal of op basis van afgenomen diensten. Een eenvoudige en transparante verdeling heeft hierbij de voorkeur.

De methode 1:1:1 is eenvoudig te begroten en voorkomt jaarlijkse discussie over meetmethodes of verdeelsleutels. • Stabiele en voorspelbare financiering Een vaste verdeling biedt stabiliteit aan de begroting van het Streekarchief. Dit is van belang voor de opbouw van een robuuste organisatie, met een beperkte uitbreiding

•

van personeel en faciliteiten om aan de wettelijke eisen en verwachtingen van drie gemeenten te kunnen voldoen. Uitzondering huisvestingskosten Voor de huisvestingskosten is een afwijkende afspraak gemaakt, waarbij Voorne aan Zee 50% draagt (bij huisvesting in haar gemeente) en de overige 50% evenredig wordt verdeeld (25%-25%).

Wij hechten er veel waarde aan dat het Streekarchief binnen onze gemeentegrens blijft. Ter aanvulling noemen wij dat de vrijgekomen reserve van € 380.302 (zie punt Algemene reserve) zal worden ingezet om deze huurlasten (de komende vijf jaar) deels op te vangen. Daarnaast is in de kadernota rekening gehouden met een stijging van de kosten en is hiervoor een bedrag van € 150.000 (structureel) opgenomen. De toetreding van Goeree-Overflakkee tot de GR staat nu centraal. De kosten over de nieuwe locatie, beoogde financiering inclusief de geraamde hoogte van de huurlasten komen later aan de orde. Wij streven ernaar om nog dit jaar uw raad hierover te informeren. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn vanzelfsprekend bereid eventuele aanvullende vragen te beantwoorden. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Voorne aan Zee

L. Mans MSc gemeentesecretaris

A.R.C. Scheepers RA MSc burgemeester