Raadsvoorstel Verslag Archivaris 2024

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente over het jaar 2024 (KPI) Robert van der Kooi 43821-2025

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit 1. Kennis te nemen van het door het college vastgestelde verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2024 2. Kennis te nemen van het antwoord op de bevindingen van de archiefinspecteur zoals opgenomen in het verbeterplan Advies van commissie De commissie AZM heeft positief geadviseerd en heeft geadviseerd dit voorstel als hamerstuk te agenderen voor de raadsvergadering. 1.

Inleiding

Het college van burgemeester en wethouders is ingevolge de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de gemeentelijke archieven. Jaarlijks wordt hierover horizontaal verantwoording afgelegd aan uw raad. De archiefinspecteur heeft het “Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2024” in concept aangeboden. In het verslag toetst de archiefinspecteur volgens Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG het archief- en informatiebeheer. Het conceptverslag is door het college vastgesteld, inclusief het verbeterplan. Het college brengt het nu ter kennis en verantwoording aan uw raad. Hierna wordt het verslag toegezonden aan de provinciaal toezichthouder, op grond van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). 2.

Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten

Als zorgdrager van het archief- en informatiebeheer geven we uitvoering aan de bepalingen van de wet- en regelgeving door vaststelling van het verslag, om mede daarmee onze verantwoording af te leggen aan uw raad. Bovendien voldoen we door toezending van het besluit aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie. 3.

Argumenten

Het archiefwettelijke toezicht op ons archief- en informatiebeheer is belegd bij de gemeentearchivaris. Uitvoering hiervan vindt plaats door de archiefinspecteur, die zijn verslag over 2024 hierbij in concept aanbiedt.

Het verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI”s) voor het archief- en informatiebeheer van de VNG. Dit is een instrument om te toetsen of wij als gemeente voldoen aan de wettelijke eisen. Het KPI 2024 laat een positief beeld zien van de werkzaamheden die door Informatiebeheer zijn uitgevoerd. - In het e-depot bij het Streekarchief zijn records opgenomen van rechtsvoorgangers van de gemeente Voorne aan Zee (pakket Verseon/Mylex van Westvoorne en SBALeef van Hellevoetsluis); - In november heeft het college een calamiteitenplan vastgesteld voor de archiefkluis in Hellevoetsluis. Hierdoor zijn de hier aanwezige analoge archiefbescheiden beter beschermd. In 2024 hebben zich overigens geen incidenten voorgedaan; - In november heeft u ook het Kwaliteitshandboek vastgesteld. Hierdoor houden we meer vat op de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden; - We beschikken over metagegevensschema’s van de nog in gebruik zijnde dms- en zaaksystemen.

Aan een metagegevensschema voor de gehele organisatie wordt, samen met Informatievoorzieningen, nog gewerkt; - Het wegwerken van de analoge achterstanden is op dreef gekomen, mede dankzij het vrijmaken van middelen hiervoor; - In april heeft uw college met terugwerkende kracht een algemeen vervangingsbesluit en een handboek vervanging vastgesteld, waardoor fysieke documenten mogen worden vervangen door digitale bestanden (die het nieuwe origineel worden); - Bouwvergunningen en omgevingsvergunningen van de voormalige gemeente Brielle over de periode 1990-2019 zijn verhuisd van de archiefruimte in Brielle naar de archiefruimte in Hellevoetsluis. Hierdoor zijn er minder reisbewegingen bij zoekvragen; - Er zijn twee Technische Informatie Overleggen gehouden. Hierin is teamoverkoepelend gesproken over beheer van digitale informatie. In het KPI 2024 is nog een aantal verbeterpunten benoemd. Deze zijn opgenomen in het verbeterplan. Door de raad en de provincie in kennis te stellen van vaststelling van het verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding en het erbij behorende verbeterplan voldoen we aan de verantwoordingseis.

4.

Communicatie en participatie

Communicatie vindt plaats naar de provinciaal toezichthouder. Participatie is niet van toepassing. 5.

Duurzaamheid

Niet van toepassing 6.

Kosten, baten en dekking

Niet van toepassing

2

7.

Regionale afstemming

Niet van toepassing Bijlage(n): 1. Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2024; 2. Verbeterplan; 3. Concept raadsbesluit.

3