Raadsvoorstel Raadscommunicatieplan Voorne aan Zee 2023-2026

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Vaststellen Raadscommunicatieplan Voorne aan Zee 2023-2026 165140-2023

Gevraagd besluit Vaststellen Raadscommunicatieplan Voorne aan Zee 2023-2026.

Advies van commissie Openbare commissie AZM d.d. 20 september 2023. De commissie adviseert om het voorstel als hamerstuk te agenderen voor de raadsvergadering van 3 oktober 2023.

1. Inleiding In de voorbereiding op de fusie is de werkgroep Raadscommunicatie aan de slag gegaan om richtlijnen te bieden voor de raadscommunicatie vanuit de gemeenteraad Voorne aan Zee. Daarbij werden de wensen en behoeften van de raadsleden meegenomen. Tijdens de fusie van de drie gemeenten heeft de werkgroep onder andere gekeken naar: • Wat verstaan we onder raadscommunicatie? • Wat willen we bereiken met onze communicatie? • Wie willen we bereiken met onze communicatie? • Wat moet er gedaan worden om op en na 1 januari 2023 goed van start te kunnen als gemeenteraad van Voorne aan Zee? Vanaf 1 januari 2023 is de raad voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee van start gegaan en met de komst van de adviseur raadscommunicatie is ook een start gemaakt met een werkgroep Raadscommunicatie. In deze werkgroep zit een groot afvaardiging van alle partijen. De werkgroep heeft een raadscommunicatieplan opgesteld. Hierin staat de hoofdlijnen opgenomen voor de raadscommunicatie voor Voorne aan Zee. In dit communicatieplan gaat het om de hoofdlijnen en later wordt dieper ingaan op de communicatiemiddelen die we tot onze beschikking hebben en hoe we deze kunnen gebruiken. Dit wordt uitgewerkt in zogenoemde communicatie jaarplannen. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten n.v.t. 3.

Argumenten Raadscommunicatie is de ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Uitgangspunten voor raadscommunicatie zijn: 1) Raadscommunicatie biedt inwoners algemene informatie 2) Raadscommunicatie is apolitiek (neutraal) 3) Raadscommunicatie biedt continuïteit 4) De raad gaat actief in contact met de omgeving (de 10 kernen), haalt input op en koppelt terug

5) In de communicatie naar de inwoners ligt de focus op eenvoudige taal, zodat alle inwoners begrijpen waar de raad over praat en besluit 6) Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als de inzet voor de uitvoering. Raads- en commissieleden zijn tenslotte als ‘ambassadeur’ zelf het ‘visitekaartje’. Rollen Het college van B&W en de gemeenteraad hebben beiden hun eigen taak. En die taak is wezenlijk anders. Natuurlijk zijn ze samen één bestuur, maar het dualisme is er niet voor niets. De raad vertegenwoordigt de inwoners (volks vertegenwoordigende rol), stelt de kaders voor de uitvoering van het college en controleert hierop. Raadscommunicatie over het besluitvormingsproces in commissie en raad staat los van de communicatie door het college over beleidsvoornemens en uitvoering van beleid. Uiteraard zal er bij communicatie over eenzelfde onderwerp afstemming moeten zijn. Wel zal er duidelijk moeten worden gemaakt dat het gaat om communicatie van de raad. Inwoners zien de gemeente en het bestuur als één, zonder onderscheid tussen raad en college. Doelstelling raadscommunicatie De gemeenteraad is zichtbaar, toegankelijk en herkenbaar. Dat vereist de inzet van verschillende communicatiemiddelen om zoveel mogelijk inwoners te bereiken.

Raadscommunicatie is actief, open, begrijpelijk en laagdrempelig (gemakkelijk). Communicatiedoelen zijn: • Informeren over actuele zaken Raadsleden vertegenwoordigen de inwoners van Voorne aan Zee. In die rol willen ze naar de inwoners terugkoppelen wat ze besluiten en betekenen. Terugkoppelen van besluiten (resultaten zijn aan het college, een besluit is voor de raad) aan inwoners is van groot belang. Dit kan individueel, maar ook als collectief naar alle inwoners van Voorne aan Zee. Dit laatst valt onder raadscommunicatie. • Vergroten van de zichtbaarheid van de gemeenteraad De raad is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar voor inwoners, organisaties en ondernemers van Voorne aan Zee. De gemeenteraad stelt kaders, controleert en vertegenwoordigt de inwoners. Zij moeten weten dat de gemeenteraad er voor hen is, wat de gemeenteraad voor hen kan betekenen en hoe zij in contact komen met raadsleden. • Actief de verbinding leggen tussen inwoners en de raad De raad gaat actief op zoek naar interactie met inwoners (bedrijven, organisaties, instellingen, etc). De raad stelt vragen, luistert naar meningen over onderwerpen die ter besluitvorming voorliggen en nodigt inwoners uit om onderwerpen aan te dragen voor de agenda van de raad en hen te interesseren voor de lokale politiek. 4.

Communicatie en participatie De uitvoering van de raadscommunicatie en eindredactie van artikelen gebeurt door de griffie, dit in overleg met de werkgroep raadscommunicatie. Ook bewaakt de griffie de scheidslijnen tussen raadscommunicatie en partijcommunicatie en de verdeling qua aandacht, tijd en ruimte. De griffie is ook het eerste aanspreekpunt voor journalisten. Feitelijke vragen worden door de griffie beantwoord. Als de vragen gaan over standpunten van fracties, zal de griffie de journalist doorverwijzen naar desbetreffende fractievoorzitter/ partij. 2

De werkgroep raadscommunicatie denkt mee, wordt geïnformeerd over de voortgang en evalueert. Deze werkgroep vergadert 4 à 6 x per jaar. Gemeenteraadsleden en fracties zijn zelf verantwoordelijk voor hun uitspraken in de pers en de stukken die zij aanleveren. De gemeenteraad stelt het raadscommunicatieplan vast.

5. Duurzaamheid n.v.t. 6. Kosten, baten en dekking Voor raadscommunicatie is op de griffiebegroting voor 2023 vooralsnog een bedrag van 10.000 euro opgenomen. Met dit bedrag kan een start gemaakt worden. Het jaarplan zal uitwijzen of dit budget toereikend is. 7. Regionale afstemming n.v.t. Bijlage(n): - Raadscommunicatie Voorne aan Zee 2023-2026 8. - Communicatie door de raad van de gemeente Voorne aan Zee

3