Raadsvoorstel Huisvesting Streekarchief

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuille: Zaaknummer:

Huisvesting Streekarchief Igor Bal 193249-2025

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit: - Een krediet van € 8.019.000 beschikbaar te stellen voor de nieuwbouw van het Streekarchief. - Een krediet van € 1.507.500 beschikbaar te stellen voor de- technische- overheveling van de grond in de grondexploitatie op Kickersbloem 3 naar de gemeente. Advies van commissie De commissie heeft geadviseerd het voorstel als bespreekpunt te agenderen voor de raad. 1. Inleiding De afgelopen jaren bent u als gemeenteraad op meerdere momenten geïnformeerd over de voortgang van de nieuwbouw van het Streekarchief. Het huidige archief voldoet niet meer aan haar wettelijke eisen voor archiefbeheer. De afgelopen maanden is gewerkt aan de toetreding van Goeree-Overflakkee tot de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten (GR). Gelijktijdig aan dit traject is de gemeente Voorne aan Zee gestart met de uitwerking van het nieuw te bouwen archief op kavel 1A van Kickersbloem 3 te Hellevoetsluis. Dit is een bijzonder mooie locatie voor het Streekarchief, perfect gelegen tussen Goeree-Overflakkee en Nissewaard. Tijdens dit proces is het Programma van Eisen (PvE) geactualiseerd, wat heeft geleid tot de uitbreiding van zowel kantoor- als archiefruimte. Hierdoor zijn eerdere kostenramingen niet meer direct vergelijkbaar met de huidige situatie.

Op dinsdag 2 december heeft een raadsinformatieavond plaatsgevonden, waarin u bent geïnformeerd over de financiële uitwerking van de drie scenario’s. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten Dit voorstel sluit aan bij: - De wettelijke taak van de gemeente inzake de archiefwet - De vastgestelde gebiedsagenda Rickse Boomgaert (30 januari 2025) 3. Argumenten De huidige huisvesting: Is onvoldoende voor het bewaren van de archieven volgens de Archiefwet. Leidt tot extra kosten door externe opslag op meerdere locaties. Heeft een verouderde huurprijs die niet meer representatief is. Beperkt de kwaliteit van dienstverlening aan burgers en onderzoekers. Nieuwbouw op de locatie Kickersbloem 3 (kavel 1) in Hellevoetsluis biedt de mogelijkheid om deze knelpunten structureel op te lossen, hiermee: - Wordt voldaan aan wettelijke eisen: Een nieuw gebouw voldoet aan alle actuele archiefvoorschriften, inclusief klimaatbeheersing en toegankelijkheid. - Is ruimte voor groei: eventuele groei van archieven en extra taken binnen de gemeenschappelijke regeling zijn mogelijk.

- Voorziet in efficiëntie en op termijn kostenbesparing: Door alle archieven en medewerkers op één locatie te huisvesten, verdwijnen de kosten en logistieke lasten van externe opslag. - Zal bijdragen aan verbeterde dienstverlening: Meer en betere faciliteiten maken het archief toegankelijker voor het publiek en stimuleren onderzoek. - Speelt ruimte vrij voor woningbouw: De huidige archieflocatie komt vrij, wat ruimte schept voor circa 175 woningen, wat bijdraagt aan gemeentelijke woonopgaven. - Voorkomt enorme investeringen die gedaan moeten worden in het huidige pand. Naar aanleiding van de start van het schetsontwerp door de ontwerpcombinatie Antea Group/Croonenburo5 is het Programma van Eisen (PvE) herijkt. Tijdens de gezamenlijke radenbijeenkomst op 3 september 2025 gaf de projectleider aan dat een herijking gevolgen kan hebben voor de benodigde vierkante meters. Eind oktober was de herijking afgerond en dit leidde inderdaad tot de behoefte aan meer kantoor- en archiefruimte. Drie scenario’s Op de raadsinformatiebijeenkomst van 2 december zijn de financiële effecten van de scenario’s gepresenteerd aan de raad. De drie scenario’s zijn: Scenario 1: Enkel de realisatie van het Streekarchief Scenario 2: Het Streekarchief met een kleinschalige optopping van circa 2 lagen á 1.094 m² uitgeefbare meters voor kantoorfunctie.

Scenario 3: Het Streekarchief met een grote optopping van circa 5 lagen á 2.735 m² uitgeefbare meters voor kantoorfunctie. De gemeente heeft twee scenario’s (scenario 2 en 3) uitgewerkt voor het Streekarchief, waarbij extra kantoorruimte wordt toegevoegd (‘optopping’). De gemeente wilde onderzoeken of een deel van de huurkosten, die zij via haar inbreng betaalt, kan worden terugverdiend door verhuur van deze extra kantoorruimte. Uit de analyse blijkt echter dat beide scenario’s met een aanvullend programma financieel niet haalbaar zijn. Het scenario waarbij alleen het Streekarchief wordt gerealiseerd, is financieel wel haalbaar zonder verhuur van extra kantoorruimte. Op basis van een herijking van het Programma van Eisen (PvE) en de financiële haalbaarheid is daarom gekozen voor het scenario zonder aanvullend programma. Dit zorgt voor een optimale balans tussen ruimte, functionaliteit en kosten. 4. Communicatie en participatie Met de eindgebruiker is periodiek overleg over de voortgang. De gemeenteraad wordt per ontwerpfase op de hoogte gebracht van de voortgang alsook de financiële verfijning. 5. Duurzaamheid De nieuwbouw voldoet aan de laatste eisen en regelgeving voor het bouwen van overheidsarchieven. 6.

Kosten, baten en dekking

Voor de nieuwbouw van het Streekarchief is voldoende financiële dekking binnen de begroting en meerjarenraming (nihil verschil van 9.000). Om de nieuwbouw te realiseren is een krediet benodigd van € 8.019.000 en voor de overheveling van de grond vanuit de grondexploitatie naar de gemeente een krediet van € 1.507.500. Er is reeds € 3,5 miljoen beschikbaar gesteld door de voormalige gemeente Brielle. De bedragen bij elkaar zorgen 2

dus voor een totaalbedrag van € 13 miljoen. De huisvestingskosten zullen conform de 2-1-1 constructie tussen de deelnemende gemeenten in de GR worden verdeeld. De overige exploitatiekosten zullen gelijkwaardig worden verdeeld. Hieronder een verdere uiteenzetting van de financiële consequenties in de verschillende rollen: Gemeente als huidige verhuurder (huidige pand De Rik) • De afkoopsom voor het huidige pand ad € 433.000 wordt gedekt uit een specifieke uitkering. • De verhuuropbrengsten minus onderhoudslasten en kapitaallasten van het huidige pand die in de begroting zijn opgenomen (circa 23.000 euro) vallen weg. Dit nadeel wordt structureel verwerkt in de Kadernota 2027. Na de ontwikkeling van deze locatie zullen hier belastingopbrengsten tegenover staan. Gemeente als toekomstige verhuurder (nieuw pand Kickersbloem 3) • De geraamde huurbaat voor het eerste jaar van het nieuw te bouwen Streekarchief is circa € 406.000 en wordt structureel opgenomen in de Kadernota 2027. • De nog te begroten lasten voor 2027 voor de gemeente als verhuurder zijn € 415.000, inclusief de kapitaalslasten voor de nieuwbouw en de grond. Dit wordt structureel opgenomen in de Kadernota 2027. Gemeente als deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling (GR): • De algemene reserve van het huidige Streekarchief zal uitgekeerd worden aan de twee deelnemers.

Deze incidentele uitkering wordt ingezet ter dekking van de lasten Streekarchief 2027 en 2028. • In de Begroting 2026 is door de Raad structureel € 150.000 beschikbaar gesteld voor de lasten van het Streekarchief 2029 en verder. 7. Regionale afstemming Via de GR worden de gemeentelijke partners in de GR op de hoogte gehouden van de voortgang. Bijlage(n):

3