Raadsvoorstel Huisvesting gemeentehuis

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Lange termijn huisvesting gemeentehuis Voorne aan Zee Igor Bal 72336-2025

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit 1. Geen nieuw gemeentehuis te bouwen voor Voorne aan Zee. 2. Voor de langere termijn het gemeentehuis in Hellevoetsluis te verbouwen en te behouden als gemeentehuis voor Voorne aan Zee. 3. Een voorbereidingskrediet van € 550.000,-- beschikbaar te stellen voor het uitwerken van het huisvestingsplan door een nog samen te stellen projectteam.

Advies van commissie Let op, enkel in te vullen door de Griffie zelf! 1. Inleiding Dit raadsvoorstel omvat het Lange termijn Huisvestingsplan (LTHP) met een schets van de herontwikkeling van het gemeentehuis van Voorne aan Zee. Na de gemeentelijke fusie is er met inbreng van de fusiecommissie in 2022 een Huisvestingsvisie vastgesteld waarin werd gekozen voor één hoofdlocatie. De voorkeur ging uit naar het gemeentehuis in Hellevoetsluis. De belangrijkste argumenten voor deze keuzen waren:  Dicht bij de inwoner en flexibel toegankelijk (digitaal, ambtenaar naar inwoner of inwoner naar de hoofdlocatie of locaties werken in de wijk).  Het bevorderen van samenwerking tussen ambtenaren en bestuur door hen op één locatie te huisvesten.  Het ondersteunen van hybride werken en daarmee ook domein overstijgend samenwerken. Huidige situatie Het gemeentehuis in Hellevoetsluis is in 2022-2023 aangepast om aan de ambities van de gemeente op korte termijn te voldoen. In mei 2024 heeft het college een bestuursopdracht geformuleerd om de herinrichting van het gemeentehuis te onderzoeken. Dit betrof een haalbaarheidsstudie /schets voor de herinrichting van de begane grond. Het doel was het optimaliseren van de capaciteit en gebruiksfuncties binnen de exploitatie van het gemeentehuis voor de ambtelijke organisatie en het bestuur.

Nu, 2,5 jaar na de fusie, is met voortschrijdend inzicht een uitgebreider huisvestingsplan/schets gemaakt voor de langere termijn die ook de twee verdiepingen van het gemeentehuis betreft. Dit plan voorziet in alle gedane vragen/eisen zoals modernisering en verduurzamen van het gebouw. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten Dit voorstel sluit aan bij de gemeentelijke Huisvestingsvisie en eerdere besluitvorming over de bestuursopdracht van 2024. De verbouwing draagt bij aan het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners, efficiëntie, goed werkgeverschap en duurzaamheid.

3. Argumenten De gemeente Voorne aan Zee wil de dienstverlening aan de inwoners verbeteren en voorzieningen bereikbaar en toegankelijk houden. Om onze dienstverlening toekomstbestendig te maken en goed te kunnen organiseren zijn randvoorwaarden zoals goede publieksbalies en een veilige raadszaal die goed toegankelijk is voor het publiek essentieel. Bij de besluitvorming over de huisvesting van het gemeentehuis is het belangrijk om zowel de wensen van de inwoners als de uitgangspunten van de gemeente mee te nemen. Een belangrijk uitgangspunt is de visie om functionele dienstverlening centraal te plaatsen in het gemeentehuis. We kijken hierbij naar oplossingen voor inwoners die niet in staat zijn om naar het gemeentehuis te komen. De sociale zorg- en ondersteuningsstructuur gaan we verder versterken in de wijken en dorpen. Hierbij sluiten we zoveel mogelijk bij bestaande locaties waar inwoners elkaar nu al ontmoeten. Dit betekent dat voorzieningen dichter bij de inwoners worden gebracht, zodat deze laagdrempelig en toegankelijk zijn. Een goed voorbeeld hiervan is de al gerealiseerde locatie in Brielle. Dit concept zal worden uitgebreid naar meerdere locaties binnen Voorne aan Zee. Deze beweging sluit aan bij de vastgestelde bestuursopdrachtsociaal domein over de toegang waarin het gebiedsteam meer wijk en dorpsgericht gaat werken.

Het programma van eisen voor de verbouwing van het gemeentehuis is zorgvuldig opgesteld in samenspraak met diverse belanghebbenden, waaronder klankbordgroepen, het sociaal gebiedsteam, vertegenwoordigers van de gemeenteraad, de griffie en andere betrokkenen. De belangrijkste aandachtspunten die hieruit naar voren zijn gekomen, zijn:      

Een duidelijke en herkenbare identiteit van het gebouw, met een heldere routing. Een veiliger en modernere opstelling van de raadszaal. De samenvoeging van receptie en loketten voor een efficiëntere dienstverlening Een veilige en toegankelijke entree en goed bereikbare omgeving voor inwoners en medewerkers. Het bevorderen van samenwerking door multifunctionele ruimtes en verbeterde contactmogelijkheden tussen afdelingen. Goed werkgeverschap, gecombineerd met ontspanningsruimtes en lichte, prettige werkplekken.

Het plan beoogt een veilige en toegankelijk entree voor de inwoner waar dienstverlening, het publieke aspect (zoals raadsvergaderingen), burgerzaken en ontvangst samen komen. Daarnaast is er voldoende werk- en vergaderruimten voor de ondersteunende afdelingen binnen het gemeentehuis. De schets laat zien dat door het betrekken van het De Ruyterhuis, de binnentuin en de voorentree bij het gemeentehuis, voldoende ruimte ontstaat, waardoor er aanvullende mogelijkheden zijn voor een ontmoetingsruimte met ontvangst waar de inwoner zich welkom voelt en de juiste weg kan vinden naar de loketten. Bij de verbouwing houden we ook rekening met praktische uitdagingen, zoals het verbeteren van de parkeersituatie rondom het gemeentehuis. We gaan onderzoeken hoe we bestaande parkeermogelijkheden in de buurt beter kunnen benutten, gecombineerd met duurzame mobiliteitsoplossingen voor het openbaar vervoer.

2

Voor het vergelijk van de stichtingskosten van nieuwbouw en een verbouwing zijn bijgevoegde stichtingskosten opgesteld door bureau Interplan. Het onderzoek toont aan dat de stichtingskosten van nieuwbouw van het gemeentehuis aanzienlijk hoger zijn (€ 55 - 60 mln) dan de kosten van een uitgebreide verbouwing van het huidige gemeentehuis (€ 20-25 mln). Gezien de financiële overwegingen, snelle oplevering, een vertrouwde plek voor inwoners en medewerkers en beheersbare risico’s, stellen we voor om het bestaande gemeentehuis te moderniseren en verduurzamen. De verbouwing van de huidige locatie biedt niet alleen financiële voordelen, maar maakt ook een alternatief ontwerp en tijdige realisatie mogelijk door een gefaseerde projectplanning. Tijdens de verbouwing wordt tijdelijke huisvesting geregeld, zodat de werkzaamheden ongestoord kunnen doorgaan. De verbouwing wordt in fasen uitgevoerd. In de oriëntatiefase is de bestuursopdracht leidend geweest. In deze fase is de onderzoeksvraag beschreven voor de opdracht richting de projectleider en het ontwerpbureau en is een projectteam samengesteld. Een extern ontwerpbureau heeft verschillende scenario’s op schetsniveau uitgewerkt. De ontwerpen zijn tot stand gekomen op basis van onderzoek naar het gebouw en de gehouden interviews. Er is een afweging gemaakt (gebruik, architectuur, technisch, financieel) om tot een ontwerp te komen.

Bij het ontwerp is een technisch en functioneel programma van eisen opgesteld met een kostenramingen. Na de besluitvorming over het voorbereidingskrediet worden er, door een nog samen te stellen projectteam, onderzoeken uitgevoerd naar de technische geschiktheid voor herontwikkeling tegen welke investering. Zie bijlage 2. 4. Communicatie en participatie Communicatie Op 23 september heeft een besloten raadsinformatieavond plaatsgevonden voor de raad. Team communicatie is betrokken bij de vorming van dit LTHP en stelt een communicatie aanpak op om onder meer de volgende doelgroepen te informeren en te betrekken; de omwonenden (met name voor parkeren en goede buur zijn), inwoners en bezoekers (met name op ontvangst en routing), raadsleden (met betrekking op ontvangst en raadszaal), de medewerkers (voor de kantoordelen en loketten). Participatie Er zijn verschillende klankbordgroepen betrokken, onder andere een klankbordgroep van raadsleden die betrokken zijn bij het proces om draagvlak en samenwerking te bevorderen. In de volgende fase wordt gekeken of en hoe inwoners bij de verbouwing worden betrokken. 5. Duurzaamheid Binnen het ontwerp wordt rekening gehouden met de milieu- en duurzaamheidsaspecten waaronder het hergebruik van vastgoed en het toepassen van milieuvriendelijke maatregelen, binnen de beperkingen van het werken met een monument. 6.

Kosten, baten en dekking Er wordt een voorbereidingskrediet van € 550.000,-- gevraagd voor de kosten om het schetsontwerp verder te brengen naar een definitief ontwerp. Het voorbereidingskrediet wordt bij het beschikbaar stellen van een uitvoeringskrediet daarin opgenomen en vervolgens geactiveerd en afgeschreven. Als er geen uitvoeringskrediet beschikbaar wordt gesteld komt het voorbereidingskrediet in één keer ten laste van het resultaat van het betreffende jaar. 3

Kosten: De Stichtingskosten van nieuwbouw bedragen tussen de € 55 - 60 mln. De eerste voorlopige berekeningen voor de aanpassingen van het bestaande gemeentehuis o.b.v. schetsontwerp tellen op naar een investering van rond de € 20- 25 mln. Eind 2026 is een voorlopig ontwerp gereed waarbij we kritisch kijken naar de kosten door slimme keuzes te maken. De toekomstige dekking hiervoor is deels opgenomen in de begroting 2028 en zal deels gevonden worden in het onderzoeken van andere dekkingsbronnen. Zoals het mogelijk anders inzetten van huurpanden of eigen panden. Het college behoudt de vrijheid om dit verder te onderzoeken. Naar verwachting is een voorlopig ontwerp eind 2026 gereed. Op basis daarvan zal een krediet worden aangevraagd.

Bijlage(n): 1. Samenvatting van de Stichtingskostenberekening gemeentehuis in Hellevoetsluis van het bureau Interplan. 2. Voorstel onderzoeken

4