Raadsvoorstel herziening GR Syntrophos

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Herziening Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos Portefeuille: Peter Schop Zaaknummer: 90938-206 Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit: 1. Kennis te nemen van de achtergronden en uitkomsten van de strategische heroriëntatie Syntrophos. 2. Als uitvloeisel van de strategische heroriëntatie, op grond van artikel 1 lid 2 en 3 Wgr, bij wijze van zienswijze, een positief oordeel te geven op het ontwerp tot herziening van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos (zoals opgenomen onder bijlage 1 en nader toegelicht in bijlage 2). Advies van commissie Let op, enkel in te vullen door de Griffie zelf! 1. Bestuurlijk/maatschappelijk vraagstuk ☐Wettelijke taak ☐ Collegeprogramma ☐ Begroting X Regionale afspraken Aanleiding De strategische opgave waar wij als gemeenten voor staan op het gebied van digitale transformatie, informatieveiligheid, datagedreven werken en innovatie (o.a. kunstmatige intelligentie en de toepassing hiervan) vraagt om een toekomstbestendige samenwerkingsvorm. De aansturing van de huidige gemeenschappelijke regeling (GR) is complex en tijdrovend. Dit gaat ten koste van de digitale transitie binnen de deelnemende gemeenten, iets dat we ons niet kunnen veroorloven. De wereld om ons heen verandert snel, de digitalisering en dataficering van de samenleving gaat in hoog tempo.

De laatste jaren volgen technologische veranderingen, met steeds grotere impact, elkaar in rap tempo op waardoor nieuwe kansen ontstaan. Willen wij deze ontwikkelingen benutten, dan zullen we meer van onze energie en middelen daarop moeten inzetten. En de komende jaren meer de directe regie voeren op onze digitale transformatie, waarbij informatieveiligheid, informatievoorziening en data-gedreven werken niet langer ondersteunende thema’s zijn, maar kernonderdelen van de bestuurlijke verantwoordelijkheid en doorontwikkeling. Een strategische heroriëntatie ICT/IV (Syntrophos) is uitgevoerd om te bezien welke maatregelen nodig zijn in dit kader. Dit heeft o.a. geresulteerd in een advies om de huidige Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos (GR) te herzien. Door het aanbrengen van focus (scheiding beleid en uitvoering), het vergroten van de voorspelbaarheid (evenwichtige kostenverdeling) en slagvaardigheid (verminderen bestuurlijk component) wordt een solide basis gelegd voor een toekomstbestendige samenwerking. De voorgenomen inrichting waarborgt dat gemeenten volledig regie, inzicht en controle behouden over kosten, prestaties en rechtmatigheid van de dienstverlening.

Met een herziening van de GR, en daarmee het mandateren van een deel van de bestuurlijke taken aan de gemeentesecretarissen, kunnen de overlegstructuur en het besluitvormingsproces worden vereenvoudigd. Hiermee wordt de slagvaardigheid aanzienlijk vergroot.

stap 0 toetsen voor collegebesluit

2.

Stap 1 Startnotitie

Stap 2 Beeldvormende fase

Stap 3 oordeelsvormende fase

Stap 4 besluitvorming

Tijdslijn bestuurlijke besluitvorming

Het kader voor dit voorstel wordt gevormd door de: - Wet gemeenschappelijke Regeling (Wgr) - Wet op de ondernemingsraden (WOR) - Uitkomsten van de Strategische heroriëntatie ICT/IV Stap 1 is het voorleggen van de concept herziening GR Syntrophos aan de raad (zienswijze op voorgenomen besluit college) op 9 juli 2026. Stap 2 is, op basis van een positief oordeel van de raad, het nemen van een definitief besluit. Dit is naar verwachting in september 2026. Dit voorstel is in nauwe samenwerking met gemeente Nissewaard (mededeelnemer GR Syntrophos) tot stand gekomen en wordt tegelijkertijd door Nissewaard in juli naar de raad gebracht. 3. Bestuurlijke afwegingen Strategische heroriëntatie ICT/IV Gemeenten kunnen hun ICT op verschillende manieren organiseren; intern (centraal of decentraal), in samenwerking met andere gemeenten (in de vorm van een GR of een regionaal samenwerkingsverband), dan wel uitbesteden (aan een externe leverancier). De gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard hebben gekozen voor een samenwerking in de vorm van een GR. Deze GR Syntrophos, waarin de gemeenten Voorne aan Zee en de Nissewaard de enige deelnemers zijn, is in 2013 opgericht met het idee dat werken vanuit een GR kwetsbaarheid vermindert en betere dienstverlening tegen beheersbare kosten oplevert.

Deze samenwerking is historisch zo ingericht om schaalvoordeel, continuïteit en professionaliteit in de ICT-dienstverlening te waarborgen. In de huidige context, waarin we als gemeenten meer directe regie willen en moeten voeren op onze digitale transformatie, is de vraag ontstaan in hoeverre deze inrichting nog aansluit bij de strategisch opgaven, bestuurlijke verantwoordelijkheden en de gewenste wendbaarheid. Om daar antwoord op te 2

krijgen is, in een nauwe samenwerking tussen de beide deelnemers/gemeenten, een strategische heroriëntatie uitgevoerd. Een gezamenlijk traject om de rol, organisatievorm en opdracht van de gemeenschappelijke regeling te herzien.

In de opdracht is gekozen voor een benadering langs drie samenhangende deelprojecten: 1. Heroverweging van het takenpakket en de governance van de GR. 2. Het komen tot een eenvoudige, evenwichtige en voorspelbare kostenverdeling. 3. Het versterken van de gezamenlijke aanpak van informatieveiligheid en dataregie. Naast de inzet van kennis en expertise binnen de eigen organisaties1, is tevens extern advies ingewonnen2. Eerder onderzoek In een eerdere poging te komen tot een optimale en toekomstbestendige samenwerking tussen de gemeenten en Syntrophos zijn medio 2023, onder leiding van een extern deskundige3 , de samenwerkingsafspraken herijkt. Dit heeft geresulteerd in een set afspraken gebaseerd op een aantal richtinggevende uitspraken. Verder is eind 2024 een benchmark uitgevoerd4. Hierbij is ingegaan op vraag of de inrichting van de ICT/IV-keten, waar de GR Syntrophos onderdeel van is, marktconform/marktvergelijkbaar is qua opzet, inrichting en werking. Daarnaast is de vraag gesteld in hoeverre de huidige situatie een goede basis vormt om de noodzakelijke doorontwikkeling door te kunnen maken. De conclusies uit beide onderzoeken zijn kaderstellend geweest voor de strategische heroriëntatie ICT/IV. Herziening samenwerking De heroriëntatie heeft onder meer opgeleverd dat de huidige samenwerking adequate regievoering in de weg staat.

De huidige positionering maakt het voor de gemeenten namelijk moeilijk om rechtstreeks invloed uit te oefenen op tempo, kwaliteitsniveau en prioritering. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat de huidige governance meerdere rollen kent die in elkaar grijpen. De gemeenten zijn eigenaar van de GR, opdrachtgever van dienstverlening en afnemer van producten. Tegelijkertijd worden er binnen de GR ook keuzes voorbereid die direct beleidsmatig of prioriteringsgevolgen hebben. Deze rolverstrengeling leidt tot complexe besluitvormingsstructuren, lange doorlooptijden, terugkerende discussies over verantwoordelijkheden en beperkte (bestuurlijke) wendbaarheid. Door het takenpakket van Syntrophos terug te brengen tot primair de uitvoering van de ICT-taken (werkplekbeheer, Technisch Beheer en technische infrastructuur) en taken met een regie- of beleidsgevoelig karakter (waaronder GEOinformatievoorziening (BAG/BGT), contract- en leveranciersmanagement, licentiebeheer en functioneel applicatiebeheer) terug te brengen onder directe gemeentelijke verantwoordelijkheid, ontstaat meer grip op eigen data en meer ruimte om regie te voeren op de digitale transformatie. 1

Bijlage 3

2

Bijlage 4 en 5 3 Bijlage 6. Het traject is begeleid door de heer P. Frijns, ervaringsdeskundige in het begeleiden van organisaties bij de digitale transitie. 4 Bijlage 7 3

Gelet op het bovenstaande werd geadviseerd om de bedrijfsvoeringsorganisatie te handhaven, maar de regeling, overlegstructuur en mandatering grondig te herzien.

4. Participatie(opbrengst) Het advies richt zich op het waarborgen van betaalbare en veilige informatievoorziening en daarmee indirect op een betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. Intern Gemeenteraad Met het huidige voorstel wordt gevraagd tot het indienen van een zienswijze op het ontwerp tot herziening van de GR Syntrophos (zie bijlage 1 en 2), waarna de herziene GR vervolgens voor definitieve vaststelling zal worden aangeboden aan uw raad. Ondernemingsraad De OR van Syntrophos, Voorne aan Zee en Nissewaard zijn reeds meegenomen in het voorgenomen besluit en zullen, conform artikel 25 van de WOR, formeel om instemming worden gevraagd op het voorgenomen besluit en de herziene GR regeling. De instemmingperiode zal parallel lopen aan de zienswijze periode van uw raad. Medewerkers Ook de medewerkers die het betreft zijn reeds geïnformeerd over het voorgenomen besluit. Uiteraard zullen zij tussentijds en na definitieve besluitvorming conform de daarvoor geldende procedure worden geïnformeerd. Extern Het vaststellen van definitief herziene GR (en bijbehorende regelingen) dient openbaar bekend te worden gemaakt. Dit zal op de gebruikelijke wijze geschieden door aankondiging van de GR in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen/Gemeenteblad (van de deelnemende gemeenten). Participatie inwoners N.v.t. 5.

Kosten, baten en dekking Dit besluit heeft geen directe financiële consequenties. Directe gevolgen Dit besluit heeft geen directe financiële consequenties. Indirecte gevolgen De verdere uitwerking van de herziene GR betreft een collegebevoegdheid. In dit kader heeft uw college op 7 april jl. een principe uitspraak gedaan en daarmee een handelingskader afgegeven. Op basis van dit kader wordt separaat een advies voorbereid om de taken met een regie- of beleidsgevoelig karakter, waaronder GEO4

informatievoorziening (BAG/BGT), contract- en leveranciersmanagement, licentiebeheer en functioneel applicatiebeheer, onder directe gemeentelijke verantwoordelijkheid te brengen. De inschatting is dat hiermee 20 tot 30 medewerkers van Syntrophos geherpostioneerd zullen worden binnen één van de twee gemeenten. Ook zal geadviseerd worden om de financieringssystematiek transparanter, voorspelbaarder en evenwichtiger te maken. Naar verwachting zal nog voor 1 juli a.s. het college gevraagd worden om hierover voorgenomen een besluit te nemen, waarbij ook de uiteindelijke personele en financiële gevolgen en daarmee de effecten voor de begroting helder worden. Daarnaast zal van de achterblijvende organisatie – Syntrophos als technische uitvoeringsorganisatie – gevraagd worden om de overhead terug te brengen tot wat passend is bij de nieuwe organisatie. De uitwerking daarvan zal in het derde kwartaal van 2026 plaatsvinden. De financiële effecten daarvan zullen uiterlijk vierde kwartaal 2026 inzichtelijk zijn. 6. Monitoring en evaluatie Op grond van de Wgr is het college bevoegd tot het wijzigen van de huidige gemeenschappelijke regeling. De wijziging gaat echter niet eerder in, dan na verkregen toestemming van de gemeenteraad.

Dit toestemmingsvereiste geldt overigens alleen voor de gemeenschappelijke regeling en niet voor de aan de gemeenschappelijke regeling gekoppelde regelingen en overeenkomsten. Nadat de zienswijzen - van de aan de GR deelnemende gemeenten - zijn ontvangen, kunnen deze worden meegenomen. De herziene GR zal vervolgens voor definitieve vaststelling worden aangeboden aan uw raad. Het vaststellen van de GR (en bijbehorende regelingen) dient openbaar bekend te worden gemaakt. Dit zal op de gebruikelijke wijze geschieden door aankondiging van de GR in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen/Gemeenteblad (van de deelnemende gemeenten). Bijlage(n): 1. Herziene GR - GR Syntrophos 2027 2. Samenvatting wijzigingen GR Syntrophos 2027 3. Adviesnota ‘Strategische heroriëntatie ICT-IV’ 4. Adviesnota ‘Organisatievorm GR Syntrophos’ 5. Samenvatting adviesnota 'Heroriëntatie GEO-dienstverlening’ 6. Samenvatting ‘Samenwerkingsafspraken Nissewaard, Voorne aan Zee, GR Syntrophos’ 7. Rapportage ‘Benchmark Voorne aan Zee Nissewaard’ De bijlagen 3 t/m 7 kunnen via de Griffie worden opgevraagd.

5