Raadsvoorstel financiële stukken Streekarchief

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Financiële stukken Streekarchief Els Priester 81676-2025

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit 1. Kennis te nemen van het jaarverslag van de Streekarchivaris. 2. Kennis te nemen van het financieel Jaarverslag 2024. 3. Kennis te nemen van de ontwerpbegroting 2026 en geen zienswijze in te dienen. Advies van commissie Let op, enkel in te vullen door de Griffie zelf! 1. Inleiding Het bestuur heeft het jaarverslag en de jaarrekening 2024, alsmede de ontwerpbegroting 2026, ontvangen. Het bestuur van het Streekarchief heeft verzocht deze stukken in behandeling te nemen. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten Programma nr. 1 3. Argumenten Jaarverslag 2024 De streekarchivaris geeft in zijn jaarverslag aan dat de doelstellingen die in het beleidsplan 2018-2025 zijn opgenomen vrijwel allemaal zijn behaald. Daarnaast adviseert en ontzorgt het streekarchief de gemeenten; de medewerkers maken deel uit van landelijke gremia waarin zij ervaringen en deskundigheid delen; de website is vernieuwd, waardoor meer digitaal kan worden geraadpleegd; er zijn grote stappen gezet in het beschikbaar stellen van bouwvergunningen; het streekarchief is aanwezig bij de regionale erfgoedtafels als leverancier van informatie; en medewerkers verzorgen publicaties en lezingen. Op het gebied van educatie is de afgelopen jaren gewerkt aan een netwerk.

In reactie op een herhaald verzoek van de gemeenteraad van Nissewaard werden al in 2023 plannen gemaakt om de jeugd meer te betrekken. Dit heeft het afgelopen jaar een vervolg gekregen in het maken van een lesbrief en een video over de Tweede Wereldoorlog. Deze zullen in 2025 eilandbreed worden aangeboden aan meer dan vijfduizend basisschoolleerlingen. Het e-depot, en met name het deel waarvan de gemeenten gebruikmaken voor het uitplaatsen van hun nog niet over te brengen archieven, is eveneens een succesverhaal. Er wordt veel ervaring opgedaan, en het belang van het e-depot wordt steeds duidelijker zichtbaar. De besprekingen met de gemeente Goeree-Overflakkee, die in 2023 aangaf toe te willen treden tot de Gemeenschappelijke Regeling, gaan door en zullen in 2025 moeten leiden tot besluitvorming over de toetreding. Jaarrekening 2024

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor provincies en gemeenten daarvoor geeft. Het jaarrekeningresultaat toont een onderschrijding van € 98.703. Dit resultaat is vooral het gevolg van enkele meevallers:   

Over het saldo schatkistbankieren is ruim € 28.000 aan rente ontvangen. Hier was in de begroting geen rekening mee gehouden. In 2019 heeft de Belastingdienst een herberekening gedaan van de loonheffingen. Daarbij is een bedrag van € 27.000 te veel terugbetaald; de terugvorderingstermijn is verstreken, waardoor het geld is vrijgevallen. De begrote advieskosten in het kader van de nieuwbouw, ter hoogte van € 24.000, zijn niet gemaakt.

Het bestuur heeft – met oog op de geplande nieuwbouw – besloten het positieve resultaat als bestemmingsreserve toe te voegen aan de algemene reserve. De algemene reserve is hoger dan de solvabiliteitsratio voorschrijft, en er wordt momenteel nagedacht over een bestemming. Het uitgangspunt is dat de reserve, bij eventuele toetreding van een derde partij tot de gemeenschappelijke regeling, ten goede zal komen aan de huidige deelnemers. Ontwerpbegroting 2026 De totale begroting voor 2026 bedraagt € 932.034, terwijl die voor 2025 € 855.599 bedroeg. Ten opzichte van 2025 is er dus sprake van een stijging van € 76.435. Voor onze gemeente zal de deelnemersbijdrage stijgen met € 21.967 tot een bedrag van € 444.417. Bij het opstellen van de begroting is rekening gehouden met de jaarlijkse indexeringsbrief van de kring van gemeentesecretarissen. Hierin staat vermeld dat een stijging van de begroting met 5,2% noodzakelijk is om de verwachte kostenstijging te kunnen dekken. 4. Communicatie en participatie Na de besluitvorming zal het bestuur van het Streekarchief hiervan op de hoogte worden gebracht. 5. n.v.t.

Duurzaamheid

6. Kosten, baten en dekking De ontwerpbegroting 2026 laat zien dat de deelnemersbijdrage voor 2026 € 444.417 bedraagt. Dit bedrag is meegenomen in de kadernota 2026. 7. n.v.t.

Regionale afstemming

Bijlage(n): 3

2