Raadsvoorstel financiële stukken Streekarchief

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Financiële stukken Streekarchief Janneke Postma 153464-2024

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit 1. Kennis te nemen van het Jaarverslag 2023 van de Streekarchivaris. 2. Kennis te nemen van het financieel Jaarverslag 2023. 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2025 en geen zienswijze in te dienen. Advies van commissie Let op, enkel in te vullen door de Griffie zelf! 1. Inleiding Het Streekarchief heeft het jaarverslag en de jaarrekening 2023 alsmede de ontwerpbegroting 2025 ontvangen. Het bestuur van het Streekarchief heeft gevraagd deze stukken in behandeling te nemen. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten Programma nr. 1 3. Argumenten Jaarverslag 2023 De Streekarchivaris geeft in zijn jaarverslag aan dat alle archieven die onder het beheer van het Streekarchief zijn openbaar zijn. Deze archieven zijn toegankelijk middels een inventaris. Hij geeft aan dat er sprake is van grote achterstanden zodat niet alle archieven gebruikt kunnen worden. Veel werk is gestoken in de series bouwvergunningen die door de deelnemers zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hier is veel vraag naar en een snelle toegang is onmisbaar. De bestaande inventaris kan via de website geraadpleegd worden. Via de website worden veelvuldig de registers van de burgerlijke stand geraadpleegd.

Veel aandacht krijgen ook de beeldcollecties van het streekarchief waar duizenden foto's, dia's en glasnegatieven zijn geplaatst alsmede de collectie kranten. Ten behoeve van het publiek is gedurende 4 dagen per week de studiezaal geopend. Het succes van de website leidt weliswaar tot vermindering van het bezoek aan de studiezaal, maar de bezoekers die wél komen hebben veelal verdiepings- of vervolgvragen. Na het overbrengen van de bouwvergunningen van de gemeenten is een nieuwe gebruikersgroep ontstaan: burgers die een bouwvergunning willen inzien ten behoeve van nieuwe aanvraag. Voor deze mensen is het vaak de eerste kennismaking met het Streekarchief. De media wordt actief benaderd om het streekarchief onder de aandacht te brengen. Medewerkers hebben lezingen gehouden voor diverse groepen en over uiteenlopende onderwerpen. Tevens zijn diverse artikelen geplaatst in (historische) tijdschriften. Jaarrekening 2023 De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten daarvoor geeft.

Het controleprotocol inclusief normenkader voor de rechtsmatigheidsverantwoording 2023 is door het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten vastgesteld op 1 februari 2024. Hierbij is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is de rapportagegrens voor de paragraaf Bedrijfsvoering eveneens vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitveronderstelling van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. De grondslagen voor waardering van activa, passiva en van de resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Er hebben geen stelsel- en/of schattingswijzigingen plaatsgevonden. De jaarrekening 2023 laat een positief resultaat zien van € 13.982. Het bestuur heeft besloten dit bedrag met de gemeenten te verrekenen. Voor Voorne aan Zee komt dit neer op € 6.915. Ontwerpbegroting 2025 De totale begroting 2025 neemt toe met € 30.000. De begroting neemt toe door rente-opbrengsten en hogere opbrengsten door derden. Daar tegenover staan verwachte salarisontwikkelingen en hogere btw. Het bestuur heeft besloten om af te zien van de indexatie en de bijdrage gelijk te houden aan die van 2024. Het Streekarchief voorziet hiermee in de vraag om te bezuinigen.

De bijdrage van Voorne aan Zee voor het begrotingsjaar 2025 bedraagt € 422.450. In de kadernota 2025 is rekening gehouden met deze bijdrage. 4. Communicatie en participatie Na besluitvorming zal het bestuur van het Streekarchief hiervan op de hoogte worden gesteld. 5. n.v.t.

Duurzaamheid

6. Kosten, baten en dekking De jaarrekening 2023 laat zien dat de gemeente een bedrag van € 6.915 verrekend krijgt. Dit bedrag zal worden meegenomen in de 2e Berap 2024. De ontwerpbegroting laat zien dat de deelnemersbijdrage voor 2025 € 422.450 bedraagt. Dit bedrag is meegenomen in de kadernota 2025. 7. n.v.t.

Regionale afstemming

Bijlage(n): 2

2