Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Portefeuillehouder: Zaaknummer:

Gemeenschappelijk Regeling Streekarchief (aangepast) Janneke Postma 16662-2024

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit om: In te stemmen met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief VoornePutten en geen zienswijze in te dienen. Het college opdracht te geven de Gemeenschappelijke Regeling definitief vast te stellen. Advies van commissie Let op, enkel in te vullen door de Griffie zelf! 1. Inleiding De gemeenten op Voorne-Putten werken samen op het gebied van de archiefzorg. Daartoe is in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een gemeenschappelijke regeling getroffen, zijnde het Streekarchief Voorne-Putten. Het Streekarchief heeft tot doel de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers te beheren alsmede toezicht uit te oefenen op de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Het Streekarchief is gevestigd in Brielle. 2. Begrotingsprogramma, bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten Programma 1 – Bestuur. 3. Argumenten Het doel is dat de gemeenschappelijke regeling voldoet aan de gewijzigde wet- en regelgeving, is aangepast aan de fusie van drie gemeenten op het eiland en vastlegt dat de beide deelnemers bestuurlijk en financieel gelijkwaardig zijn. Toelichting besluiten Door de fusie van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne tot de gemeente Voorne aan Zee is het noodzakelijk om de gemeenschappelijke regeling te wijzigen.

Dit is echter niet de enige reden tot wijziging van de regeling. In 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd middels de Wijzigingswet Wgr. Dit betekent voor de GR Streekarchief Voorne-Putten dat uiterlijk 1 juli 2024 een aantal verplichte wijzigingen zal moeten worden doorgevoerd. Die wijzigingen hebben vooral tot doel om de positie van de gemeenteraden te versterken en de afstand tot de gemeenschappelijke regeling te verkleinen. Hieronder volgen de wijzigingen in de GR Streekarchief VoornePutten die als gevolg van de wijzigingswet WGR wel of niet zijn opgenomen. * Verplichte zienswijze procedure bij treffen collegeregeling (Wgr. art. 1) Het ontwerpbesluit tot het treffen, wijzigen van en toe- en uittreden uit een GR moet aan de raad worden voorgelegd. De raad KAN binnen 8 weken een zienswijze naar voren brengen. nb. na de zienswijze procedure moet de GR weer naar de raad voor toestemming. Voorstel: De GR niet aanpassen, is reeds geborgd in de Wgr.

* Bepalingen omtrent wijziging, ontheffing, toetreding en uittreding. (Wgr. art. 9) De regeling houdt bepalingen in omtrent wijziging, opheffing, toetreding, de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon. Voorstel: De GR niet aanpassen, is reeds opgenomen in GR (GR art. 24). * Facultatieve zienswijzeprocedure op voorgenomen besluiten. (Wgr. Art.10, lid 5 en 6) In de GR moet worden opgenomen of en zo ja, bij welke besluiten een voorafgaande zienswijze van de wordt gevraagd. Voorstel: De GR hierop aanpassen: opnemen dat zienswijzen zullen worden gevraagd voor besluiten van groot maatschappelijk belang, besluiten met belangrijke beleidswijzigingen en/ of van groot financieel belang. (GR art. 5, lid 4) * Participatie van ingezetenen en belanghebbenden (Wgr. Art. 10, lid 7) Ingezetenen en belanghebbende kunnen participeren over de totstandkoming en uitvoering van beleid. (geen verplichting) Voorstel: De GR hierop niet aanpassen. De GR is een uitvoeringsorganisatie met een specifiek doel. De beleidskeuzen liggen bij de deelnemers. Participatie is daarom weinig zinvol (GR. art. 5, lid 5) * Opnemen evaluatie GR (Wgr. Art. 11a) Een regeling houdt bepalingen in omtrent de evaluatie van de regeling. (bepaling verplicht, evaluatie niet). Voorstel: De GR aanpassen.

Elke vier jaar de regeling evalueren op het onderdeel van de verplichting van de Actieve informatieverstrekking en de zienswijzen. (GR art. 5, lid 4) * Actieve informatieplicht (Wgr. Art. 17) Er komt een actieve informatieplicht van het bestuur aan de raden, niet alleen over te nemen besluiten maar alles wat raden moeten weten om hun taak goed te kunnen vervullen. Voorstel: De GR niet aanpassen, is reeds in de GR opgenomen. (GR art. 8, lid 1) * Veranderingen in de begrotingscyclus (Wgr. Art. 34/35) De verschillende data en termijnen zijn gewijzigd: ontwerpbegroting uiterlijk 12 weken voor besluitvorming voor zienswijze aan de gemeenteraden aanbieden (i.p.v. 8 weken). Begroting met uiterlijk 15 september naar GS (i.p.v. 1 augustus). Het bestuur dient ook schriftelijk aan te geven wat met de zienswijzen is gebeurd voordat besluitvorming kan plaatsvinden. Voorstel: De GR aanpassen en juiste data te vermelden. (GR art. 19 en 20) Als gevolg van de fusie van de drie gemeenten tot Voorne aan Zee dienen de namen van de deelnemers te worden gewijzigd. Tegelijk wordt voorgesteld om de volgende thema’s opnieuw vast te stellen: * Stemverhouding Huidige verhouding is twee stemmen voor Nissewaard (voormalig Bernisse en Spijkenisse) en drie voor Voorne aan Zee (voormalig Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne). Voorstel: De GR aanpassen en elk van de deelnemers één stem te geven. (GR art.

7, lid 4) * Verdeling van kosten (Verdeelsleutel) Het bestuur stelt elke vier jaar de verdeelsleutel vast. Die is op dit moment nog gebaseerd op een historisch gegroeide verdeling van kosten. De raad van Nissewaard heeft per brief

2

van 10 mei 2023 (zienswijze ontwerpbegroting 2024) aangegeven graag een 50-50 verdeling te zien. Het bestuur was het daar eerder al over eens. Voorstel: De GR aanpassen en de verdeling van kosten tussen de twee deelnemers op 5050 te stellen. (GR art. 23, lid 2)

4. Communicatie en participatie Na toestemming tot wijziging stellen de colleges de gewijzigde GR vast. Van dit besluit zal het bestuur van het Streekarchief hiervan op de hoogte worden gesteld. 5. n.v.t.

Duurzaamheid

6. Kosten, baten en dekking De bijdrage aan de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten geschiedt op basis van een verouderde financiële verdeelsleutel. Deze i onder meer gebaseerd op de oude samenstelling van de regeling zodat er jaarlijks een berekening moet worden gemaakt met fictieve gegevens van de voormalige gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. In de praktijk betekent de verdeelsleutel dat Nissewaard ca. 51% en Voorne aan Ze ca 49% bijdraagt. In het concept wordt een verdeling van 50-50 voorgesteld. Bij een begroting van € 844.899,-- (2024) gaat het de facto om een bedrag van ca € 8.000,-7. Regionale afstemming Het Streekarchief is een gemeenschappelijke Regeling tussen de twee gemeenten op Voorne-Putten. Beide gemeenten zijn van vrijwel gelijke omvang en hebben beide in gelijke mate baat bij de samenwerking binnen de gemeenschappelijke regeling. Bijlage(n): -1- Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten

3