Raadsinformatiebrief tbv raadsvergadering 19 dec uitvoeringsorganisatie afval

E-mail gemeente@voorneaanzee.nl Telefoonnummer 140181

Aan de raad van de gemeente Voorne aan Zee

Verzenddatum 17 december 2024

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Bijlage(n) ..

Onderwerp: raadsinformatiebrief t.b.v. raadsvergadering 19 december agendapunt ‘Uitvoeringsorganisatie afval’

Hellevoetsluis, 17 december 2024 Geachte leden van de raad,

Inleiding Op donderdag 19 december staat het onderwerp ‘uitvoeringsorganisatie afval’ op de agenda voor de raadsvergadering. In het bestuurlijke besluitvormingsproces is er helaas verwarring ontstaan over de verschillende bevoegdheden van het college en de raad. Wij vinden dit zeer vervelend en hechten er veel belang aan de raad optimaal in positie te brengen. Via deze brief willen we helderheid geven over de verschillende bevoegdheden, het gelopen proces aan de hand van een tijdslijn en bepaalde thema's verduidelijken waar tijdens de verschillende commissies vragen over zijn gesteld. We eindigen de brief met het schetsen van het vervolgproces en op welke manier we uw wensen en bedenkingen hierin meenemen. Duidelijkheid bevoegdheden De keuze voor de aanbieder en het instemmen met het voornemen om deel te nemen aan de uitvoeringsorganisatie is, zoals vastgelegd in artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet, een collegebevoegdheid. Het college heeft op 12 november jl.

met betrekking tot het raadsvoorstel, het volgende opgenomen in haar besluitenlijst: De raad voor te stellen, overeenkomstig bijgevoegd raadsvoorstel; - Kennis te nemen van het voornemen om te gaan samenwerken op het gebied van inzameling van huishoudelijk afval met Reinis en ten aanzien van dit voornemen geen wensen of bedenkingen kenbaar te maken; - De concern controller een nader financieel onderzoek te laten verrichten van een boekenonderzoek bij Reinis met daarbij de begeleiding in het verdere proces voor de

Bezoekadres Oostzanddijk 26 3221 AL Hellevoetsluis Telefoon 14 0181 Email gemeente@voorneaanzee.nl

Postadres Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis KvK 88738388 BTW NL826902273B01

-

inkoop aandelen en hiervoor een bedrag van €135.000 ter beschikking te stellen uit de voorziening afvalstoffenheffing; Voor de aankoop van de aandelen voor toetreding in te stemmen met een kapitaalstorting van de gemeente Voorne aan Zee van € 2.000,- ten behoeve van de het verwerven van 1 aandeel. Waarbij bij toetreding de definitieve waarde wordt vastgesteld op basis van de balans van 31 december 2025/2026.

Helaas is dit besluit onjuist overgenomen in het raadsvoorstel waardoor er abusievelijk 'in te stemmen met het voornemen deel te nemen aan de uitvoeringsorganisatie' is komen te staan. Met deze brief hopen wij duidelijkheid te geven over de bevoegdheden en bieden we onze excuses aan voor de ontstane verwarring. De intentie van het college is altijd geweest om met alle informatie die beschikbaar is gezamenlijk met u als raad op te trekken in dit proces. Besluitvorming college Op 12 november jl. hebben wij een voorgenomen besluit genomen met als doel de wensen en bedenkingen van de raad te betrekken bij het aangaan van een samenwerking met Reinis. Vanwege de onjuiste formulering in het raadsvoorstel en -besluit hebben wij op 17 december jl. ingestemd met het aangepaste raadsvoorstel en -besluit zodat u de juiste versie heeft tijdens de raadsvergadering van 19 december.

Tijdslijn Afgelopen twee jaar zijn wij als college bezig geweest met de ontwikkelingen die op ons afkomen op het gebied van de inzameling van huishoudelijke afvalstoffen. In deze periode hebben we meerdere keren met elkaar gesproken tijdens beeldvormende en oordeelsvormende sessies. Sessies waarin u ons als college geholpen heeft met het bepalen van de koers. Hieronder schetsen wij de tijdslijn om u een goed beeld te geven van het doorlopen proces. Een volledige uitwerking van de tijdslijn vindt u terug in de bijlage.

• 29 juni 2023 raadsinformatiebrief m.b.t marktontwikkelingen juni 2023

Februari 2024

• Raadsinformatiebrief m.b.t. uitkomst onderzoek en vervolgstappen

April 2024

• Uitvraag drie organisaties • Ambtelijke overleggen m.b.t. aanscherpen vraag

Juni/Juli 2024

• Bestuurlijke kennismakingsgesprekken • Ingediende voorstellen van drie organisaties

September 2024

• Presentatie in besloten raadscommissie over het doorlopen proces

November 2024

• 12 november conceptbesluit college • 27 november besproken in commissie Ruimte

December 2024

• 9 december extra besloten commissie Ruimte • 19 december als bespreekstuk op raadsvergadering

Proces van inbesteden Onze gemeente heeft in de afgelopen jaren gebruik gemaakt van verschillende leveranciers voor afvaltaken. De leverancier voor het ophalen van de huishoudelijke afvalstoffen heeft te kennen gegeven deze dienstverlening niet meer uit te voeren. Gezien het aantal marktpartijen hierdoor tot een minimum is beperkt en de marktwerking daarmee ontbreekt zijn alternatieven beoordeeld, bestaande uit het uitvoeren van de afvaldienstverlening in eigen beheer of inbesteden bij een overheidsgedomineerde organisatie (inbesteden). Dit laatste alternatief is het meest kansrijk gebleken voor de toekomst. Het kiezen voor één van de alternatieven betekent dat de gemeente geen aanbestedingsverplichting meer kent. Dit laat onverlet dat wij het belangrijk hebben gevonden om wel meerdere mogelijkheden te onderzoeken. Om tot een zorgvuldige inbesteding te komen zijn drie organisaties uit de regio benaderd om een voorstel te doen. Om deze organisaties goed met elkaar te kunnen vergelijken zijn een aantal criteria opgesteld, deze kunt u terugvinden in de bijlage. Om een totaalbeeld te krijgen van deze drie organisaties is ook gevraagd om een financiële onderbouwing van de organisaties, onder welke (financiële) voorwaarden de gemeente Voorne aan Zee kan toetreden tot de overheidsgedomineerde organisatie.

Op basis van de ontvangen informatie van de drie publieke organisaties is een kernsamenvatting per kwaliteitscriterium gemaakt. Dit betreft een multi-criteria analyse op basis van een objectieve en feitelijke vergelijking van kwaliteitscriteria en de financiële opgaven. Aandachtspunten Het gevolg van niet tijdig besluiten brengt mogelijke aandachtspunten en risico’s met zich mee. Hierbij valt te denken aan; financiële risico’s op aflopende verwerkingscontracten en de benodigde doorlooptijd bij een Europese aanbesteding in relatie tot borgen van de continuïteit van het inzamelen. Daarnaast ligt er nog een relatie met het grondstoffenbeleid waarbij het wenselijk is, om zo snel als mogelijk samen met een nieuwe inzamelaar uitvoering te kunnen geven aan het nog te harmoniseren beleid. Met als doel de inwonerslasten zo laag mogelijk te houden. Nadere duiding naar aanleiding van gestelde vragen tijdens commissies Tijdens de verschillende informatiebijeenkomsten en commissies zijn veel vragen naar voren gekomen. Ter verduidelijking en ter ondersteuning voor de behandeling tijdens de gemeenteraad lichten we hieronder de onderwerpen financiën, samenwerking en geheimhouding nader toe. Financiën Op dit moment bezit Nissewaard 100% van de aandelen Reinis N.V.

Bij een keuze voor Reinis is het de bedoeling dat Voorne aan Zee de helft van de aandelen overneemt en dus voor 50% mede-eigenaar wordt van Reinis. Met deze overname is een investering gemoeid. De actuele waarde van de aandelen wordt op de transactiedatum bepaald. De investering in aandelen wordt op de balans van Voorne aan Zee verantwoord als Financieel Vaste Activa. Op Financieel Vaste Activa wordt niet afgeschreven zodat de met deze investering gemoeide kapitaallasten alleen uit de rentecomponent bestaat. Daar staat tegenover dat de onderneming bij winst dividend uitkeert aan de aandeelhouders. Bij aandelenbezit bestaat uiteraard het risico dat de waarde van de onderneming daalt.

Om de financiële risico's zoveel mogelijk te beperken zal er een boekenonderzoek worden uitgevoerd (due diligence). Dit onderzoek zal gericht zijn op het identificeren van financiële risico's die niet direct uit de jaarstukken blijken. Het objectiveren van de bepaling van de aandelenwaarde maakt hier ook deel van uit. Samenwerkingsvorm Het voornemen om aan te sluiten bij een al bestaand en functionerend publiek bedrijf betekent ook dat de betreffende juridische structuur van toepassing is. De relevante publieke bedrijven op het gebied van huishoudelijk afval (inzamelen en verwerken) in de omgeving van Voorne aan Zee zijn allen overheidsvennootschappen. Dit is een gebruikelijke juridische structuur voor bijvoorbeeld openbaar vervoer, energie en afval. Indien een andere vorm gewenst is, zoals bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling, dan kan dit na toetreding besproken en eventueel aangepast worden. Geheimhouding Ten aanzien van bepaalde bedrijfsgevoelige informatie die door de geïnteresseerde partijen is aangeleverd en waarbij vanuit de zijde van ons college is aangegeven dat deze informatie niet openbaar gemaakt wordt omdat dit de concurrentiepositie van partijen zou kunnen beïnvloeden, is besloten om geheimhouding op te leggen zoals bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet.

In dat artikel is bepaald dat de raad, het college, de burgemeester en een commissie een verplichting tot geheimhouding van informatie kunnen opleggen. De genoemde bestuursorganen kunnen deze geheimhouding alleen opleggen op grond van een belang in de zin van artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid (Woo). Sub c van artikel 5.1 lid 1 van de Woo zegt dat het openbaar maken van informatie ingevolge de Woo achterwege blijft voor zover dit bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld. Gelet op de aard van de eerdergenoemde informatie heeft het college derhalve geheimhouding opgelegd. Vervolgproces na besluitvorming college Zoals in de inleiding is beschreven heeft het college een voorgenomen besluit genomen en hechten wij veel waarde aan het samen optrekken met u als raad. Hieronder schetsen wij u de vervolgstappen zoals die eruit zouden komen te zien na besluitvorming: 1. Start voorbereiding en implementatieplan: zo spoedig mogelijk na besluitvorming 2. Formeel verzoek voor toetreding (door Voorne aan Zee aan Reinis) 3. Due dilligence / financieel onderzoek naar eventuele financiële risico's, van invloed op de bepaling van de waarde van de aandelen 4. Formaliseren toetreding (inclusief statuten/aandeelhoudersbesluit partnerorganisatie). 5.

Implementatie en stoppen/uitfaseren Renewi in 2025 (samenwerking gemeente, geselecteerde partij en Renewi) 6. Uitwerken Dienstverleningsovereenkomst (DVO) t.b.v. begroting 2026. 7. Volledig operationeel uiterlijk 1-1-2026 Tijdens de raadsvergadering van 19 december vragen wij u om uw wensen en bedenkingen kenbaar te maken, in te stemmen met het uitvoeren van een nader boekenonderzoek naar Reinis en in te stemmen met een kapitaalstorting van de gemeente Voorne aan Zee van € 2.000,- ten behoeve van de verwerving van 1 aandeel.

Ter afsluiting willen wij benadrukken dat de uitkomsten van stap 3 en 4 bij uw raad terugkomen. Net als bij het besluit dat op 19 december tijdens de gemeenteraad voorligt, zal ook bij stap 4 het college samen met de raad optrekken. Het nemen van een beslissing tot deelneming is een bevoegdheid van het college en het instemmen met een kapitaalstorting betreft een raadsbevoegdheid. In een latere fase krijgt de raad opnieuw de gelegenheid om haar standpunt in te nemen over het wel of niet formaliseren van de toetreding. Wij hechten veel waarde aan uw input en zien dit als een gezamenlijke stap in het proces.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Voorne aan Zee

L. Mans Msc gemeentesecretaris

A.R.C. Scheepers RA Msc burgemeester

Bijlage Tijdslijn Juni 2023 Op 29 juni 2023 hebben wij u via een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de marktontwikkelingen rondom het inzamelen van huishoudelijke afvalstoffen. Onze huidige inzamelaar, Renewi, heeft aangegeven niet meer in te schrijven op nieuwe aanbestedingen. Deze overeenkomst loopt formeel af op 31-12-2024, maar kent een eenzijdige verlengingsmogelijkheid van tweemaal een jaar. In de gehele afvalbranche is een terugname in het aantal aanbieders te zien. Deze strategieën zijn: • Eigen dienst opstarten • Aanbesteden individueel • Aanbesteden regioverband • Deelnemen in een overheids N.V. September 2023 Op 5 september 2023 heeft er een informatieavond plaatsgevonden waarin de marktontwikkelingen rondom afvalinzameling toegelicht zijn en ook de mogelijkheden om afvalinzameling te borgen. Na deze presentatie heeft u als raad gevraagd om een meer gedegen onderzoek. Hierop hebben wij adviesbureau IPR Normag gevraagd onderzoek te doen naar de strategieën om de voor de gemeente wettelijke verplichting van het inzamelen van huishoudelijk afvalstoffen tijdig te kunnen borgen. Februari 2024 In februari heeft er een informatiesessie plaatsgevonden, verzorgd door adviesbureau IPR Normag, met als doel u te informeren over de uitkomsten van dit onderzoek en de vervolgstappen.

Na deze informatiesessie is koers gezet om de mogelijkheden voor het deelnemen in een overheids N.V. verder te onderzoeken. Hiertoe hebben wij IPR Normag gevraagd ook dit onderzoek te begeleiden. April 2024 Nadat we in 2023 al gesprekken hadden plaatsgevonden met de deelnemende gemeenten van de drie omliggende overheid N.V.'s, Irado, RAD en Reinis, om te verkennen of zij positief zouden staan tegenover een toetreding, zijn in april 2024 deze drie organisaties formeel benaderd met een verzoek om nadere informatie en een voorstel voor toetreding. Hierbij is ook aangegeven dat deze voorstellen met elkaar vergeleken zouden worden om zo te kunnen kiezen voor de partij die het beste bij de gemeente Voorne aan Zee past. De uitvraag omvatte twee onderdelen. In het eerste deel is aan elke organisatie gevraagd om een reactie te geven op de kwaliteitscriteria die door het college van Voorne aan Zee zijn opgesteld. De kwaliteitscriteria zijn onder andere ook gebaseerd op de interactieve sessie van mei 2023 in Cultureel Centrum ‘’de Man’’ waarin opgehaald is wat de raad belangrijk vindt met betrekking tot afvalbeleid. En het tweede deel omvatte een voorstel van elk publiek bedrijf voor de te leveren diensten en de daarmee samenhangende kosten. En een voorstel voor toetreding als volwaardig aandeelhouder.

De totale uitvraag heeft tot een werkproces geleid waarbij na een kick-off er op directie/management niveau meerdere keren overleg heeft plaatsgevonden om de uitvraag met al haar aandacht- en uitgangspunten aan te scherpen en voor alle partijen helder en eenduidig te krijgen.

Juni/Juli 2024 In juni en juli hebben er kennismakingsgesprekken plaats gevonden met de drie organisaties (directie/bestuurlijk met de portefeuillehouders Afval en Financiën) van de gemeente Voorne aan Zee. In deze gesprekken is o.a. gereflecteerd op het proces en de aanstaande besluitvorming. Daarbij is in alle drie de gesprekken uitgesproken dat het proces duidelijk is toegelicht en als zorgvuldig werd ervaren. In deze periode hebben de drie publieke organisaties hun uitwerkingen en voorstellen ingediend. De uitwerkingen zijn door adviesbureau IPR Normag samengevat in de zogenoemde ‘’Oplegger bij besluit samenwerking en toetreding publieke organisatie’’. September 2024 Op 12 september is er in het besloten deel van de raadscommissie een presentatie gegeven door adviesbureau IPR Normag waarin het tot dan toe doorlopen proces is uitgelegd en in beeld is gebracht welke keuze er nu bij het college voor ligt. November/december 2024 Op 12 november hebben wij als college een voorgenomen besluit genomen om, na de wensen en bedenkingen opgehaald te hebben in de raad en het definitieve besluit genomen te hebben, het verzoek te doen te mogen deelnemen aan deze organisatie. Bij de keuze zijn de kwaliteitscriteria en financiën tegen elkaar afgewogen. Alle drie de partijen voldoen aan de kwaliteitscriteria en zijn in staat om de gevraagde prestaties te leveren.

In kwaliteit gaat het om nuance verschillen. Het economisch meest voordelige aanbod heeft voor ons als college de doorslag gegeven om voor Reinis te kiezen. Dit betreft niet alleen de prijs maar de volledige afweging kwaliteit versus kosten. Zoals afgesproken met de partijen zijn zij kort na het besluit van ons als college telefonisch en schriftelijk geïnformeerd. Onderstaand het communicatieproces: • Het college van Voorne aan Zee heeft het voornemen om te gaan samenwerken op het gebied van inzameling van huishoudelijk afval met Reinis. Het meest economisch voordelige aanbod heeft hierbij de doorslag gegeven. • De keuze voor Reinis is onder voorbehoud van de behandeling in de raad op 19 december. • Het collegevoorstel en alle bijgevoegde stukken zijn (en worden in het raadsvoorstel) geheim verklaard. Het raadsvoorstel waarin Reinis genoemd staat is wel openbaar. Zodoende hebben Gemeente Voorne aan Zee en gemeente Nissewaard dezelfde week nog een gezamenlijk bericht naar buiten gebracht over het voornemen voor samenwerking. • Deze telefonische mededeling is schriftelijk door de gemeente Voorne aan Zee aan de partijen bevestigd. • Wethouder van Orselen heeft kort daarna telefonisch contact opgenomen met de vertegenwoordigers van de drie partijen. Het raadsvoorstel en raadsbesluit zijn op 27 november behandeld in de raadscommissie Ruimte.

Alle onderliggende stukken waren vooraf in te zien bij de griffier, en zijn dus niet meegestuurd. In eerste instantie was het agendapunt ‘’uitvoeringsorganisatie afval’’ openbaar, omdat het wenselijk is zoveel mogelijk besluitvorming in de openbaarheid te doen. Echter omdat in dit dossier sprake is van bedrijfsgevoelige informatie en de gemeente hier secuur mee om wil gaan is afgesproken inhoudelijke vragen in een besloten deel aan het eind van de commissie te beantwoorden.

Tijdens de commissie is het niet gekomen van het besloten gedeelte omdat er vooral vragen waren over het doorlopen proces en de geheimhouding van de bijbehorende stukken. Vervolgens is tijdens de besloten commissie Ruimte van 9 december geadviseerd dat de stukken door kunnen voor besluitvorming op 19 december aanstaande.

Bijlage Kwaliteitscriteria In verschillende sessies hebben we samen met u gesproken over wat u belangrijk vindt tijdens de inbesteding. Deze wensen hebben we vertaald in onderstaande criteria. 1.Proactieve samenwerking beleidsdoelen Hoewel de gemeente Voorne aan Zee zelfstandig het eigen afval- en grondstoffenbeleid blijft bepalen, is het zeer gewenst dat de partnerorganisatie met kennis en ervaring bijdraagt aan het behalen van de gemeentelijke doelstellingen. Bijvoorbeeld in de vorm van beleidsadvies, communicatie richting inwoners zoals in de vorm van campagnes, et cetera. Ook hecht de gemeentewaarde aan de transitie naar een (regionale) circulaire grondstoffeneconomie. Op welke wijze draagt uw organisatie hieraan bij? 2.Leveringszekerheid en bedrijfsefficiëntie De gemeente vindt het van belang dat de organisatie de continuïteit en leveringszekerheid van de gevraagde dienstverlening waarborgt. Dit uit zich bijvoorbeeld in de soliditeit en professionaliteit van de organisatie. Verder verlangt de gemeente een kostenefficiënte uitvoering van de gevraagde diensten. De hoogte van de afvalstoffenheffing van andere deelnemende gemeenten en de kosten-efficiëntie ten opzichte van andere organisaties in de Benchmark Huishoudelijk Afval zijn hiervoor indicatoren.

Daarbij wordt ook rekening gehouden met de ambities en maatregelen met betrekking tot duurzaamheid en verduurzaming van de bedrijfsvoering. 3.Invloed en zeggenschap De gemeente vindt het belangrijk dat de deelnemende gemeenten betekenisvolle invloed en zeggenschap hebben ten aanzien van de koers en profiel van de organisatie. Uiteraard is daarbij ook de eigen invloed in het geheel van de gemeente Voorne aan Zee relevant. 4.Flexibiliteit In de praktijk wordt het afval- en grondstoffenbeheer breder en complexer. Verdere restafvalpreventie en reductie is een grote uitdaging. Verdere reductie is vaak het resultaat van een combinatie van fijnmazige maatregelen, nog meer gericht op gedragsbeïnvloeding en participatie. De gemeente wenst een samenwerkingspartner die voldoende flexibel kan inspelen op (veranderende) wensen ten aanzien van dienstverlening en serviceniveau. 5.Transparantie en MVO Voor een deelneming in een overheidsorganisatie vindt de gemeente transparantie in het functioneren en presteren erg belangrijk. Ook met betrekking tot prijsvorming en tarieven voor geleverde diensten. Tevens de mate waarin en wijze waarop invulling wordt gegeven aan maatschappelijk verantwoord onderneming. Onderdeel van MVO vormt ook de bijdrage aan de regionale werkgelegenheid en het bieden van werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 6.

Praktische uitvoerbaarheid en continuïteit van de inzameldienstverlening Het is voor de gemeente Voorne aan Zee van belang dat de uitvoeringsorganisatie de continuïteit van de inzameldienstverlening kan waarborgen. Een operationele start in 2025 is wenselijk om een warme overdracht vanuit Renewi naar de nieuwe inzamelaar te realiseren en gefaseerd over te gaan.