Raadscommunicatieplan Voorne aan Zee 2023-2026

Raadscommunicatie Voorne aan Zee 2023-2026 Na de voorjaarsvakantie 2023 is de werkgroep Raadscommunicatie opgestart. De werkgroep bestaat uit de volgende leden: • Heleen Boender • Anneke Witte • Wim Smit • Gerard Ruigrok / Erik Hoogzand • Els Priester -Tinkhof • Erik Noordzij • Heidi van Noort / Adri van den Ouden • Melissa de Rijke • Richard de Zoete • Ilona Bakker – de Waal • Bianca Fransens De werkgroep heeft tot doel om richtlijnen te bieden voor de raadscommunicatie vanuit de gemeenteraad Voorne aan Zee. Daarbij worden de wensen en behoeften van de raadsleden meegenomen. Tijdens de fusie van de drie gemeenten heeft de werkgroep onder andere gekeken naar: • Wat verstaan we onder raadscommunicatie? • Wat willen we bereiken met onze communicatie? • Wie willen we bereiken met onze communicatie? • Wat moet er gedaan worden om op en na 1 januari 2023 goed van start te kunnen als gemeenteraad van Voorne aan Zee? Zie hiervoor ook het stuk Communicatie door de raad van de gemeente Voorne aan Zee in de bijlage.

Wat is raadscommunicatie? Raadscommunicatie wordt gedefinieerd als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Uitgangspunten voor raadscommunicatie zijn: 1) Raadscommunicatie biedt inwoners algemene informatie 2) Raadscommunicatie is apolitiek (neutraal) 3) Raadscommunicatie biedt continuïteit 4) De raad gaat actief in contact met de omgeving (de 10 kernen), haalt input op en koppelt terug 5) In de communicatie naar de inwoners ligt de focus op begrijpelijke taal, zodat alle inwoners begrijpen waar de raad over praat en besluit; 6) Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als de inzet voor de uitvoering. Raadsen commissieleden zijn tenslotte als ‘ambassadeur’ zelf het ‘visitekaartje’.

1

Dit is het Raadscommunicatieplan, het gaat hier nog niet over de exacte invulling. In dit communicatieplan gaat het om de hoofdlijnen en later wordt dieper ingaan op de tools die we tot onze beschikking hebben en hoe we deze kunnen gebruiken. Dit wordt uitgewerkt in zogenoemde jaarplannen.

Rollen Het college van B&W en de gemeenteraad hebben beiden hun taak. En de taken verschillen van elkaar. Natuurlijk zijn ze samen één gemeente, maar het dualisme is er niet voor niets. De raad vertegenwoordigt de inwoners en heeft daarmee een ander belang dan het ‘uitvoerende’ college. Raadscommunicatie staat in principe los van communicatie door het college. Bij communicatie over eenzelfde onderwerp zal er een zekere afstemming moeten zijn. Wel zal er duidelijk moeten worden gemaakt dat het gaat om communicatie van de raad. Voor inwoners is het gemeentebestuur vaak nog één begrip, zonder onderscheid tussen raad en college. Raadscommunicatie gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad als geheel, het vergroten van de betrokkenheid van inwoners, organisaties (en verenigingen) en ondernemers bij de politieke besluitvorming en het informeren van de doelgroepen over het werk en de besluitvorming van de gemeenteraad. In een tijd waarin polarisatie een grote rol speelt en verschillende stakeholders recht tegenover elkaar lijken te staan, is het goed als raad goed luistert en uitlegt waarom bepaalde besluiten door de raad worden genomen. De raad moet in gesprek blijven: ook dat is communicatie.

Doelstelling raadscommunicatie De gemeenteraad is zichtbaar, toegankelijk en herkenbaar. Dat vereist de inzet van verschillende communicatiemiddelen om zoveel mogelijk inwoners te bereiken. Raadscommunicatie dient actief, open, begrijpelijk en laagdrempelig (gemakkelijk) te zijn. Communicatiedoelen zijn: 1. Informeren over actuele zaken Raadsleden vertegenwoordigen de inwoners van Voorne aan Zee. In die rol willen ze naar de inwoners terugkoppelen wat ze besluiten en betekenen. Terugkoppelen van besluiten (resultaten zijn aan het college, een besluit is voor de raad) aan inwoners is van groot belang. Dit kan individueel, maar ook als collectief naar alle inwoners van Voorne aan Zee. Dit laatst valt onder raadscommunicatie. 2. Vergroten van de zichtbaarheid van de gemeenteraad De raad is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar voor inwoners, organisaties en ondernemers van Voorne aan Zee. De gemeenteraad stelt kaders, controleert en vertegenwoordigt de inwoners. Zij moeten weten dat de gemeenteraad er voor hen is, wat de gemeenteraad voor hen kan betekenen en hoe zij in contact komen met raadsleden. 3. Actief de verbinding leggen tussen inwoners en de raad De raad gaat actief op zoek naar interactie met inwoners (bedrijven, organisaties, instellingen, etc).

De raad stelt vragen, luistert naar meningen over onderwerpen die ter besluitvorming voorliggen en nodigt inwoners uit om onderwerpen aan te dragen voor de agenda van de raad en hen te interesseren voor de lokale politiek.

2

Gewenst gedrag is dat een inwoner die – op de momenten dat hij/zij dat wil – betrokken kan zijn bij het werk van de gemeenteraad. • Hij/ zijn kan inspreken of zijn mening geven op een andere manier • Hij/ zij kan aanwezig zijn bij een vergadering • Hij/ zij kan contact opnemen met de gemeenteraad • Hij/zij kan politiek actief worden We moeten nadenken met welke content we onze doelgroepen kunnen motiveren, triggeren OF raken en daarmee de kans zo groot mogelijk maken om inwoners bij het werk van de gemeenteraad te betrekken.

Doelgroepen Externe doelgroepen: • Alle inwoners van de gemeente Voorne aan Zee. Afhankelijk van het onderwerp is deze groep verder onder te verdelen in bijvoorbeeld leeftijd, woonkern, etc; • Ondernemers en bedrijven in Voorne aan Zee; • Maatschappelijke organisaties en instellingen, zoals sportverenigingen en dorps- en wijkraden; • Lokale en regionale media. Interne doelgroepen: • College van burgemeester en wethouders; • Medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

Onderwerpen/ thema’s De gemeenteraad communiceert actief over onder meer de volgende onderwerpen: • Vergadermomenten, onderwerpen op de agenda, de wijze waarop ze invloed kunnen uitoefenen en kunnen inspreken; • De uiteenzetting van argumenten en de genomen besluiten; • De manier waarop ze met de raad in contact kunnen komen (om o.a. kennis te maken met de verschillende doelgroepen en het organiseren van ontmoetingen/werkbezoeken); • Begroting/kadernota en jaarrekening; • Benoemingsprocedure burgemeester.

Huisstijl Een beeldmerk binnen de huisstijl van Voorne aan Zee voor de raad bevordert de herkenbaarheid. Door een eigen identiteit te creëren voor de raad, kan beter duidelijk gemaakt worden dat de raad een andere rol en positie heeft dan het college en het ambtelijk apparaat. Deze moet aan de ene kant onderscheidend zijn van die van de gemeente Voorne aan Zee, waardoor ook het verschil tussen raadscommunicatie en communicatie vanuit het college zichtbaar wordt. Tegelijkertijd laat de herkenbare huisstijl ook zien dat het onderdeel is van ‘de gemeente’. De ‘nieuwe’ huisstijl van gemeente Voorne aan Zee biedt mogelijkheden. Een aandachtspunt is een ‘eigen’ kanaal voor social media (FB, Twitter, Instagram).

Communicatiemiddelen Hoe gaan we de communicatiedoelstellingen bereiken? Een mix van papier en online lijkt nog steeds het meest optimaal om de doelgroep te bereiken en onze doelstellingen. De website en de gemeentepagina in de huis-aan-huiskranten blijven populaire middelen. 3

Daarnaast zegt een beeld meer dan woorden. Het verdient dan ook de aandacht om te onderzoeken of we naast teksten ook met beelden kunnen werken. Persoonlijk contact blijft heel belangrijk. De raadsleden zelf zijn het belangrijkste directe communicatiemiddel. De gemeenteraad beschikt over een aantal effectieve communicatiemiddelen die tot nu toe ingezet worden: Doelstelling 1: informeren over actuele zaken • Zonder dat raadsvergaderingen in Jip & Janneke taal zouden moeten plaatsvinden, zou het kunnen helpen om je als raadsleden bewust te zijn van de politieke taal of het politiek jargon waarvan toch onbewust gebruik wordt gemaakt. Het zou raadsvergaderingen toegankelijker maken voor inwoners, maar het ook eenvoudiger maken om over het werk van de gemeenteraad te communiceren. •

Website, www.voorneaanzee.nl/gemeenteraad of direct https://voorneaanzee.notubiz.nl/ Hier vindt men alle informatie over de gemeenteraad. Advies: best nog wel een beetje verstopt op de website van Voorne aan Zee. Zou best iets gemakkelijker zichtbaar mogen zijn. En het is nog niet volledig.

•

Gemeentepagina in Briels Nieuwsland, Weekblad Westvoorne en Groot Hellevoet De data en agenda van de raads- en commissievergaderingen moeten altijd gepubliceerd worden. Frequentie: wekelijks. Advies: naast de standaard berichten over wanneer welke overleggen zijn ook aandacht besteden aan het raadswerk op zich: Wie vormen de gemeenteraad? Wat doet de gemeenteraad? Hoe kan ik ze bereiken? Wat kan ik als inwoners/ondernemer? Hoe kan ik inspreken? Hoe kan ik een onderwerp op de politieke agenda krijgen als inwoner?

•

Social media: er is een Instagram – Facebook en Twitter-account. Advies: onderzoeken of de mogelijkheid er is om een ‘eigen’ social media-account te krijgen voor de raad. Zo is de raad niet afhankelijk van prioriteiten in berichten van de ambtelijke organisatie/ college. Daarnaast zijn er soms ook tegengestelde belangen tussen raad en college. Het voordeel van een eigen account is ook dat de gemeente de berichten kan delen en we daarmee ook duidelijker zichtbaar zijn als gemeenteraad naar inwoners en ondernemers toe.

•

Pers Blijvend punt van aandacht is het blijven investeren in contacten met de pers. Ze kunnen actief worden uitgenodigd. Advies: een kennismaking met de pers en de gemeenteraad organiseren.

4

Doelstelling 2: participeren • Inspreken bij raads- en commissievergaderingen: hoe werkt dit bij Voorne aan Zee? • Werkbezoeken: raads- en commissieleden laten zich informeren door op bezoek te gaan bij bedrijven, instellingen of in een dorp of wijk. • Brief of mail aan de raad: iedereen kan de gemeenteraad bereiken via e-mail. • Afspraak maken met de gemeenteraad: direct via een raadslid of via griffie. • Burgerinitiatieven: hoe werkt dit bij Voorne aan Zee? Nb dit najaar zal gestart worden met het opstellen van de verordening Burgerinitiatief en de participatieverordening; • Cursus Politiek Actief: bijeenkomt voor geïnteresseerden in gemeentepolitiek weer organiseren, een jaar voorafgaande aan de verkiezingen? Advies: met de werkgroep kiezen welke van de genoemde uitdagingen we dit jaar willen oppakken en welke in 2024, 2025 en 2026. En deze uitwerken in een jaarplan. Dit in een herkenbare uitstraling/huisstijl van de raad.

Uitdaging 1: optimaliseren middelen op korte termijn Veel gemeenteraden hebben een website die is weggestopt in de website van de gemeente. Gemiddeld moet je toch wel een aantal keer klikken voordat je op een pagina van een raadslid bent. Uitdaging: in één klik van de gemeentelijke website naar de pagina’s van de gemeenteraad. Contentmediakanaal. Per doelgroep wordt gekeken wel contentmediakanaal het meest interessant is. Korte filmpjes maken in plaats van alleen maar geschreven berichten. Via social media kunnen we ook jongeren beter bereiken. Het inzetten van social media voor raadscommunicatie is zeer aan te bevelen. Advies: er is een voorzet gemaakt voor een contentplanning van berichten vanuit de gemeenteraad tot aan de zomer 2023 met standaard berichten. Voorstel is om met de werkgroep raadscommunicatie dit aan te vullen met inhoudelijke onderwerpen voor heel 2023. Waarbij we niet alleen zenden maar ook dialoog creëren. Ideeën zijn van harte welkom! Content: - Bespreekpunten van de raad & commissies plaatsen; - Communiceren over besluiten; - Informatie over het raadswerk geven; - Voorstellen van de raadsleden; - Jaarverslag over wat de raad allemaal heeft gedaan; - Wist u datjes: kunt u inspreken, ons volgen, waar vind je raadsbesluiten terug, etc.

- Wat doet de raad? Wat is de rol van de raad? Hoe kunnen ze invloed uitoefenen indien daar behoefte aan is? Andere communicatiemiddelen zijn: Korte termijn • Informatiebord met raadsleden in de hal; • Flyer of brochure (conform gedeelde info over raad/commissies recentelijk in krant); • Wekelijkse nieuwsbrief voor raads- en commissieleden (al in gang gezet); • Jaaroverzicht: korte terugblik op het jaar; • Nieuwsbericht vanuit de raad na iedere raadsvergadering (al in gang gezet); • Gast van de raad: Inwoners worden uitgenodigd voor een raadsvergadering en krijgen beeld bij wat de gemeenteraad is en doet. Enkele raadsleden ontvangen deze gasten voorafgaand aan de raadsvergadering. Zij krijgen dan informatie over het raadswerk, de 5

•

manier van vergaderen en over hoe besluiten worden genomen. Ook wordt er vooruitgeblikt naar de raadsvergadering van die avond. Tot slot vertellen raadsleden over hun raadswerk: waarom zijn ze in de politiek gegaan? Wat is leuk, wat bevalt minder goed? Wat zijn de contactmogelijkheden van burgers met de raadsleden? Na het voorprogramma volgen de gasten de raadsvergadering. Hiervoor kan een eenvoudige flyer worden gemaakt. Column vanuit de raad (nu vanuit Groot Hellevoet geïnitieerd).

Langere termijn • Werkbezoeken op locatie; • Kennismaking met de raad (bijv. met dorps- en wijkraden;) • Jongerenparticipatie, bekijken mogelijkheid jongerenraad (zie uitdaging 2); • Cursus Politiek Actief; • Motiemarkt: het idee van een motiemarkt is dat bewoners, maar ook belangenorganisaties hun ideeën mogen presenteren aan de gemeenteraad (voorafgaande aan bijv. de behandeling van de begroting); • Flitsenquêtes: maximaal 3 tot 5 vragen die in 5 minuten kunnen worden ingevuld, maar daarmee inwoners toch hun mening hebben kunnen geven over een onderwerp.

Uitdaging 2: Jongeren bereiken/ betrekken -) stemmers van de toekomst Hoe meer kennis zij krijgen over de democratie van Voorne aan Zee, hoe groter de kans dat zij ‘als ze later groot zijn’ het belang van de gemeenteraad snappen, gaan stemmen en misschien zelfs wel actief worden. Lagere, middelbare scholen en het MBO • Jongeren/ jeugd gemeenteraad (n.a.v. jongerendebat Brielle), suggestie Ben van Stijn en iom jongeren in raad/commissie/jongerenadviseurs sociaal domein Voorne aan Zee. • Klassenbezoeken e.a. voor scholieren om jongeren kennis te laten maken met en te betrekken bij de lokale politiek (raad in de klas, Prodemos toolkit).

Budget Voor raadscommunicatie is op de griffiebegroting voor 2023 vooralsnog een bedrag van 10.000 euro opgenomen. Met dit bedrag kan een start gemaakt worden. Het jaarplan zal uitwijzen of dit budget toereikend is.

Organisatie van de communicatie De uitvoering van de raadscommunicatie en eindredactie van artikelen gebeurt door de griffie. Ook bewaakt de griffie de scheidslijnen tussen raadscommunicatie en partijcommunicatie en de verdeling qua aandacht, tijd en ruimte. De griffie is ook het eerste aanspreekpunt voor journalisten. Feitelijke vragen worden door de griffie beantwoord. Als de vragen gaan over standpunten van fracties, zal de griffie de journalist doorverwijzen naar desbetreffende fractievoorzitter. De werkgroep raadscommunicatie denkt mee, wordt geïnformeerd over de voortgang en evalueert. Deze werkgroep vergadert 4 à 6 x per jaar. Gemeenteraadsleden en fracties zijn zelf verantwoordelijk voor hun uitspraken in de pers en de stukken die zij aanleveren. De raad stelt het raadscommunicatieplan vast. Rol adviseur raadscommunicatie • Opstellen van het raadscommunicatieplan; • Gevraagd en ongevraagd communicatieadvies geven aan griffie en raad; • Opstellen van communicatiebeleid, -plannen/ draaiboeken; • Adviseren over en ontwikkeling van werkvormen voor participatie; • Bijdragen aan het communicatiever maken van de griffie en raad; 6

• • • • • •

Maken van een jaarlijkse raadscommunicatiekalender; Uitvoering van de communicatie; Coördineren en aansturen van derden, zoals vormgever en fotograaf; Monitoren en evalueren van de raadscommunicatie; Voorzitten van de werkgroep raadscommunicatie; Adviseren aan commissiegriffiers inzake werkbezoeken.

Rol griffier • Opvangen van signalen van belang voor raadscommunicatie; • Klankbord zijn voor de adviseur raadscommunicatie; • Mede opstellen van mediaberichten; • Input leveren voor monitoren en evalueren raadscommunicatie; • Eindverantwoordelijk voor communicatieondersteuning aan de raad; • Jaarlijks beschikbaar stellen van budget voor menskracht en communicatiemiddelen. Rol raadsleden • Content aanleveren over zaken die zij meemaken, bv werkbezoeken/ blog over raadswerk; • Zichtbaar zijn in de raadsvergadering, in de lokale pers, op social media en fysiek; • Verantwoordelijk voor de communicatie over fractiestandpunten en -activiteiten, moties, amendementen en door hen gestelde vragen; • Input leveren voor het monitoren en evalueren raadscommunicatie; • Deelnemen in werkgroep raadscommunicatie; • Visitekaartje/ambassadeur in social media (goede voorbeeld geven).

Gevraagd Gevraagd wordt om in te stemmen met het raadscommunicatieplan Voorne aan Zee 20232026, de uitgangspunten en de volgende adviezen: Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als de inzet voor de uitvoering. Raads- en commissieleden zijn tenslotte als ‘ambassadeur’ zelf het ‘visitekaartje’. Een huisstijl voor de raad bevordert de herkenbaarheid. Door een eigen identiteit te creëren voor de raad, kan beter duidelijk gemaakt worden dat de raad een andere rol en positie heeft dan het college en haar ambtelijk apparaat. Deze moet aan de ene kant onderscheidend zijn van die van de gemeente Voorne aan Zee, waardoor ook het verschil tussen raadscommunicatie en communicatie vanuit het college zichtbaar wordt. Tegelijkertijd moet de huisstijl ook laten zien dat het onderdeel is van ‘de gemeente’. De ‘nieuwe’ huisstijl van gemeente Voorne aan Zee biedt mogelijkheden. Een aandachtspunt is een ‘eigen’ kanaal voor social media (FB, Twitter, Instagram). Advies: de pagina’s over de gemeenteraad van Voorne aan Zee staan best nog wel een beetje verstopt op de website van gemeente Voorne aan Zee. Zou best iets gemakkelijker zichtbaar mogen zijn. En het is nog niet volledig. Aanvullen en daarna zichtbaarheid verbeteren.

Advies: naast de standaard berichten over wanneer welke overleggen zijn ook aandacht besteden aan het raadswerk ansich: Wie vormen de gemeenteraad? Wat doet de gemeenteraad? Hoe kan ik ze bereiken? Wat kan ik als inwoners/ondernemer? Hoe kan ik inspreken? Hoe kan ik een onderwerp op de politieke agenda krijgen als inwoner?

7

Advies: onderzoeken of de mogelijkheid er is om een ‘eigen’ social media-account te krijgen voor de raad. Zo is de raad niet afhankelijk van prioriteiten in berichten van de ambtelijke organisatie/ college. Daarnaast zijn er soms ook tegengestelde belangen tussen raad en college. Het voordeel van een eigen account is ook dat de gemeente de berichten kan delen en we daarmee ook duidelijker zichtbaar zijn als gemeenteraad naar inwoners en ondernemers toe. Advies: met de werkgroep kiezen welke van de genoemde uitdagingen in 202-2024 op te pakken en welke in 2025 en 2026. En deze uitwerken in een jaarplan. Dit in een herkenbare uitstraling/huisstijl van de raad.

8