Procesvoorstel aanbesteding accountant Voorne aan Zee - 24 februari 2026

Aanbesteding accountant Voorne aan Zee Onderwerp : Procesvoorstel aanbesteding accountant Voorne aan Zee Voor Van Datum

Gemeenteraad : Celine Klaris (teammanager Financiën), Art Burghardt (concerncontroller), Ronald de Vries (plaatsvervangend griffier), Pieter Veerman (Inkoopregisseur) : 24 februari 2026

1. Aanleiding De raad is opdrachtgever van de accountant voor taken als het controleren van de gemeentelijke jaarrekening, het opstellen van de managementletter en het uitvoeren van de accountantscontrole. In 2025 is vervroegd afscheid genomen van accountant BDO, vanwege de kwaliteit van dienstverlening en het niet tijdig reageren op termijnen. Voor het controlejaar 2025 is tijdelijk een overeenkomst gesloten met Deloitte om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Gezien de omvang van de opdracht is dit niet langer dan één controlejaar mogelijk. Voor de accountantsdienstverlening geldt een Europese aanbestedingsplicht. Opdrachten groter dan € 216.000,- moeten Europees aanbesteed worden. De huidige opdracht ligt rond dit bedrag en het is daarnaast ook raadzaam om voor de komende jaren een stabiele accountantsrelatie op te bouwen. In bijgaande notitie worden uitgangspunten voor de aanbesteding voorgesteld en wordt een procesvoorstel gedaan voor de contractvorming. De uitgangspunten en het proces zijn afgestemd met de auditcommissie. De auditcommissie heeft op maandag 23 februari 2026 unaniem positief geadviseerd. De raad wordt gevraagd of zij dit voorstel willen volgen, waarmee de aanbesteding gestart kan worden.

2. Procesvoorstel voor aanbestedingsprocedure Een openbare Europese aanbestedingsprocedure zal naar verwachting vijf maanden in beslag nemen na de voorbereidingsperiode (maximaal 8 weken, gezien de tijdsdruk en het bestuurlijke besluitvormingstraject). Deze tijdsperiode is gebaseerd op de wettelijke termijnen voor een Europese aanbesteding en de bestuurlijke besluitvorming die nodig is voor een raadsbesluit. De voorbereidingsperiode is reeds in volle gang, waarbij het aanbestedingsteam, onder regie van team Inkoop de aanbesteding heeft vormgegeven volgens de uitgangspunten. De uitgangspunten voor de aanbesteding zijn bepaald op basis van de marktsituatie, de ervaringen van de gemeente Voorne aan Zee met betrekking tot accountantsdienstverlening en de in beeld gebrachte kansen en risico’s. De voorbereiding is afgestemd met de auditcommissie. Wanneer de raad instemt, kan worden overgegaan tot publicatie van de opdracht op TenderNed, het voorgeschreven aanbestedingsplatform. Voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure wordt gevraagd om mandaat te verlenen, via een besluit van de gemeenteraad, aan een aanbestedingsteam dat namens de gemeenteraad van Voorne aan Zee uitvoering geeft aan de procedure en de beoordeling uitvoert, overeenkomstig de op te stellen documenten.

Voorgesteld wordt om het aanbestedingsteam te laten bestaan uit de volgende functionarissen: - Voorzitter auditcommissie; - Plaatsvervangend griffier; - Concerncontroller; - Teammanager financiën. Het aanbestedingsteam zal worden ondersteund door de inkoopregisseur, die de procesbegeleiding verzorgt. Gezien de aanbestedingsprocedure zal worden opgestart voor

Pagina 1 van 5

de verkiezingen van maart 2026 en de auditcommissie van de nieuwe raad nog niet bekend is, is nog niet bekend wie als voorzitter van de auditcommissie na de verkiezingen zal deelnemen aan het aanbestedingsteam. Het aanbestedingsteam krijgt mandaat om de aanbestedingsstukken voor te bereiden en de beoordeling uit te voeren. Hierin worden de volgende afstemmings- en besluitvormingsmomenten voorzien met de gemeenteraad: - Adviesverzoek aan het auditteam ten aanzien van de voorgestelde aanbestedingsprocedure, te bespreken in de vergadering te plannen eind februari 2026. - Besluitvorming door de gemeenteraad op donderdag 5 maart 2026 op het procesvoorstel en de voorgestelde aanbestedingsprocedure, waarmee mandaat wordt gegeven om de aanbesteding te doorlopen tot en met voorlopige gunning; - Vaststellen van de aanbestedingsstukken, beoordeling en voorlopige gunning van de aanbesteding door het gemandateerde aanbestedingsteam. - Uitvoeren van de aanbestedingsprocedure vanaf maart 2026 tot en met juli 2026. - Definitieve gunning van de opdracht door de gemeenteraad van Voorne aan Zee, voorzien op 9 juli 2026 in de laatste vergadering voor het zomerreces, op basis van genomen voorlopige gunning door het aanbestedingsteam. Hierna kan de contractondertekening plaatsvinden door de burgemeester van de gemeente Voorne aan Zee.

- Start van de overeenkomst op 1 augustus 2026 door de definitief gegunde accountant. Het aanbestedingsteam houdt de raad via de auditcommissie op de hoogte van de belangrijke stappen in de aanbestedingsprocedure.

Pagina 2 van 5

Achterliggende motivering voor vast te stellen uitgangspunten en proces 1. Type overeenkomst Voor accountantsdienstverlening is het wenselijk om een meerjarige samenwerking met een accountant aan te gaan. Gezien de complexe materie, de wisselwerking tussen interne controle en externe controle en het gegeven dat deze dienstverlening schaars is, is het wenselijk om een samenwerking op te bouwen met een accountant. De Aanbestedingswet 2012 geeft aan dat een raamovereenkomst in beginsel niet langer mag duren dan vier jaren. Gezien hiervoor genoemde omstandigheden, is het wenselijk om in te zetten op langdurige samenwerking – die de raadsperiode overstijgt. Geadviseerd wordt om voor maximaal zes jaar een overeenkomst aan te gaan, zodat in een volgende raadsperiode opnieuw een afweging kan worden gemaakt over de invulling van deze dienstverlening. Een langere contractduur wordt vanuit juridisch/bedrijfsmatig oogpunt afgeraden, vanwege de aansluiting op marktontwikkelingen maar ook gezien een accountant ongeveer zes jaar aan een klant verbonden kan zijn. Korter wordt afgeraden in het kader van een efficiënte bedrijfsvoering. Wel moet er gelegenheid zijn om afscheid te nemen van een accountant, wanneer deze niet goed zou functioneren (vergelijk de situatie met BDO in 2025).

Procedure bij ‘geen inschrijvingen’ Als in Europese aanbestedingsprocedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend is het toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging te volgen. Belangrijk hierbij is dat de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk wijzigen. Dit betekent dat alle eisen en voorgenomen contractvoorwaarden gelijk moeten blijven, waaronder de contractduur. Het is aan de gemeente om te bepalen met welke partij(en) zij in onderhandeling gaan. Mocht deze situatie zich voordoen, dan zal hierover afstemming plaatsvinden met de auditcommissie. Deze situatie heeft zich eerder voorgedaan bij het aanstellen van de eerste accountant voor de gemeente Voorne aan Zee.

2. Markt De accountancybranche is in vier groepen te verdelen: 1. De Big Four (Deloitte, EY, PWC, KPMG): deze groep richt zich voornamelijk volgens de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) steeds meer op de highend consultancy bij de top 500 bedrijven in Nederland. 2. De Mid Five (BDO, Flynth, Accon avm, Baker Tilly, Mazars): deze groep richt zich voornamelijk op de samenstel- en controlepraktijk voor (de top van) het midden- en kleinbedrijf (mkb) en de grootzakelijke markt. 3. De middelgrote kantoren richten zich op een gespecialiseerde doelgroep (bijvoorbeeld agri), zijn actief in een bepaalde regio en richten zich op de middelgrote partijen op het gebied van overheid, cultuur, zorg en onderwijs. 4. De kleine kantoren (tot tien medewerkers) zijn vooral lokaal actief en richten zich op het verlenen van specifieke vormen van dienstverlening, waaronder accountancy, administratie en belastingadvies. Gemeentemarkt Het aantal accountants dat geïnteresseerd is in de gemeentemarkt is in de afgelopen jaren sterk afgenomen. Hieraan liggen diverse redenen ten grondslag als: - Complexiteit overheveling van taken aan de gemeenten (Sociaal Domein); - Verhouding tussen gevraagde tarieven en gewenste tarieven van de accountant; - Geschillen over meerwerk; - Strengere kwaliteitseisen en risico’s; - Krappe arbeidsmarkt;

Pagina 3 van 5

-

Beperkte opdracht (hoofdzakelijk controle van de jaarrekening).

Het blijft lastig voor gemeenten om een accountant te vinden. Dit is terug te zien in marktonderzoeken, waaruit blijkt dat het aantal inschrijvingen op gemeentelijke aanbestedingen minimaal is. De enige aanbesteding die in Voorne aan Zee is uitgevoerd voor accountantsdienstverlening had geen inschrijvingen. Met BDO is een overeenkomst tot stand gekomen na een onderhandelingstraject. Het gegeven dat de gemeente nog moest fuseren was hierbij wel een extra aandachtspunt, wat partijen weerhield om in te schrijven op de aanbesteding van de gemeente Voorne aan Zee. Nu de fusie is uitgevoerd, zal dit een positief effect hebben op het inschrijfgedrag van partijen.

3. Inkoopstrategie Als opdrachtgevend orgaan wordt de raad gevraagd de uitgangspunten van de inkoopstrategie vaststellen. Bij het vaststellen met deze strategie zal de nadere uitwerking van de aanbestedingsdocumenten aan de hand van deze uitgangspunten worden vormgegeven. Eisen & Wensen -

Selectie-eisen (t.a.v. leverancier)

-

Gunnings-eisen (t.a.v. behoefte/inkoop) -

Gunnings-wensen (t.a.v.

-

behoefte/inkoop)

-

-

-

-

Pagina 4 van 5

De leverancier dient ingeschreven te zijn in het beroeps- of handelsregister; De leverancier heeft de kwalificatie van Registeraccountant; De leverancier heeft ervaring met het beoordelen van grondexploitaties; De leverancier heeft ervaring met het beoordelen van overheidsorganisaties (waaronder ervaring met het sociaal domein). Planning van de jaarrekeningcontrole passend binnen de planning&control-cyclus van Voorne aan Zee; Accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen (optioneel, met daarbij het recht om ook gebruik te maken van andere partijen); Zijn in staat om de gewenste producten (auditplan, controle jaarrekening, controle rapport, management letter en additionele onderzoeken) te leveren (deadlines worden toegevoegd in de definitieve aanbestedingsdocumenten).

Hoe wordt invulling aan de adviesfunctie gegeven richting de gemeenteraad (inclusief zienswijze verschillen rekeningcommissie en auditcommissie); Inzicht in controlefilosofie en -aanpak (inclusief zienswijze op het wel of niet toepassen van een interim controle en de relatie met de betrokkenen in de gemeente van de ambtelijke organisatie, het college en de raad); Hoe gaat de accountant om met de ontwikkeling van de organisatie (beginperiode de AO/IC en interne controlemaatregelen goed ingebed zijn in de organisatie zodat meer procesmatig gecontroleerd zou kunnen worden en minder detailcontrole noodzakelijk is) en welk effect heeft dit op het jaarbedrag; Welke controleteam wordt ingezet door de accountant, heeft dit team passende kennis en ervaring (in het bijzonder de controleleider en de registeraccountant), onder passende kennis is ook de wens dat er ervaring in het team aanwezig is ten aanzien van het controleren van een woonbedrijf; Concrete werkafspraken, waaronder welke informatie aangeleverd moet worden door de ambtelijke organisatie;

-

Vaste prijs voor controlewerkzaamheden; Vaste prijs voor invulling van natuurlijke adviesfunctie.

Verhouding prijs/kwaliteit

Nader geduid in de uitwerking van de aanbestedingsstukken, met daarbij de nadruk op kwaliteit. De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een prijs-kwaliteitverhouding. Hiervoor is door het aanbestedingsteam een gunningsmethodiek uitgewerkt, waarin kwaliteit benadrukt wordt op basis van de gunningswensen.

Social Return

Het beleid van de huidige gemeenten is om Social Return toe te passen op dienstverleningsovereenkomsten. Accountantsdiensten lenen zich hier slechts beperkt voor, gezien de aard van deze (specialistische) dienstverlening. Het meest kansrijk zijn oplossingen gericht op het onderwijs. Social Return wordt als contractvoorwaarde meegenomen in de aanbesteding, waarbij een percentage van 3% van de opdrachtsom wordt gevraagd om in te zetten voor Social Return activiteiten. Een hoger percentage wordt afgeraden, omdat de verwachting is dat hier niet aan voldaan kan worden en dit mogelijk ook nadelig effect heeft op de interesse vanuit de markt.

Pagina 5 van 5