Jaarrekening 2022 Accountantsverslag 2022 gemeente Westvoorne

Accountantsverslag 2022 Gemeente Westvoorne

Aan de gemeenteraad van de gemeente Voorne aan Zee Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis Onderwerp Accountantsverslag 2022 Datum 14 juli 2023 Kenmerk 312017012.23.286

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van gemeente Westvoorne afgerond. De jaarrekening van gemeente Westvoorne is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Wij hebben de belangrijkste bevindingen op 28 juni 2023 besproken met de auditcommissie van de gemeente Voorne aan Zee. Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op 14 juli 2023 een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid en een afkeurende verklaring voor het aspect rechtmatigheid afgegeven. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door W. Kalkman RA op 14-07-2023

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij...................................... 4 2. Financiële positie en resultaat .............................................................. 10 3. Bevindingen eindejaarscontrole ........................................................... 15

Wouter Kalkman

4. Interne beheersing ............................................................................... 24

Tel: 06 – 2127 2977

5. Overige aangelegenheden .................................................................... 29

Nick Cabri

6. Verplichte tabel SiSa ............................................................................. 37

Tel: 06 – 2063 3996

312017012.23.286 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312017012.23.286 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 12 september 2022 (kenmerk 312017012.22.251) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Westvoorne. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), met het door de gemeenteraad op 14 december 2022 vastgestelde ‘Controleprotocol gemeente Westvoorne 2022’, het ‘Normenkader 2022’ en in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben is gebaseerd op de maximaal toe te passen marges voor de Materialiteitsbepaling is bepaald overeenkomstig de accountantscontrole, zoals deze zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). Bij onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij daarom de volgende goedkeuringstoleranties gehanteerd: aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022

Bron: jaarrekening 2022

Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

€ 612.000

Onzekerheden

€ 1.836.000

De gemeenteraad heeft in het ‘Controleprotocol gemeente Westvoorne 2022’ de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 50.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. 312017012.23.286 - 4

Risico’s voor deze jaarrekening  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlestandaarden en is niet uniek voor de gemeente Westvoorne.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: Wmo) en de Jeugdwet.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.  De herindeling per 1 januari 2023.

Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn materiële bijzonderheden geconstateerd bij het onderwerp naleven van de regels rond de Europese balansmutaties, zijn niet aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde rechtmatig tot crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is stand gekomen nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 22 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd voor een bedrag van € 2.606.000. Daarnaast zijn er overige onrechtmatigheden geconstateerd voor een bedrag van € 139.000. Zie hiervoor ook de tabel met fouten en onzekerheden.

312017012.23.286 - 5

Er is in uw jaarrekening geen sprake van overschrijdingen op de lasten in de begroting per programma noch de investeringskredieten. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, niet rechtmatig tot stand zijn gekomen in de jaarrekening 2022.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Westvoorne. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen het BBV

van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Westvoorne zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in onderdeel ‘Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn materieel (dus hebben invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor nadere toelichting hierop verwijzen wij naar het onderdeel ‘Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeurend verklaring voor rechtmatigheid’ in dit rapport (zie hierna). Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarstukken 2022 van gemeente Westvoorne een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva op 31 december 2022 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (ter kennisgeving aangenomen door de gemeenteraad op 14 december 2022). 312017012.23.286 - 6

Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Voor de volledigheid hebben wij hieronder een overzicht met de geconstateerde controleverschillen opgenomen (inclusief de gehanteerde goedkeuringstoleranties, zoals eerder in dit hoofdstuk toegelicht): Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten Het niet voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving SiSa D8 –opgebouwde reserve ultimo (jaar T-1) niet conform de brief van het ministerie (indicator D8/05).

2.606 29

29

Wmo Zin niet juist verantwoord

80

-/- 11

Jeugd Zin niet juist verantwoord

30

-/- 7

2.745

11

612

612

Totaal fouten Goedkeuringstolerantie voor fouten

312017012.23.286 - 7

Onzekerheden

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheid lokale Jeugdzorg

332

332

Onzekerheid WMO ZIN, vervoersvoorzieningen en woningaanpassingen

771

771

WMO en Jeugd persoonsgebonden budgetten (Pgb’s)

240

240

Onzekerheid loonkostensubsidies Voorne Putten Werkt! (SiSa G2/10)

80

n.v.t.

Totaal onzekerheden

1.423

1.343

Goedkeuringstoleranties voor onzekerheden

1.836

1.836

312017012.23.286 - 8

2.

Financiële positie en resultaat

312017012.23.286 - 9

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten in 2022 bedraagt € 3,4 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 5,2 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 1,8 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

43.481

45.341

26.767

29.473

33.448

-/- 5.230

-/- 9.538

17.480

-/-3.076

-/-4.847

1.862

7.680

1.094

370

872

-/- 3.368

-/- 1.858

18.574

-/- 2.706

-/- 3.975

3

-/- 2

40.116

43.481

45.341

26.767

29.473

Tussentijdse resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’) Afrondingsverschillen Eigen vermogen per 31 december

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 34% van het balanstotaal (op 1 januari 2022 36% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting. 312017012.23.286 - 10

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2022 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 25% en op basis van de jaarrekening 2022 bedraagt de solvabiliteit 34%. De solvabiliteit is derhalve 9 procentpunt hoger dan begroot. De gemeenteraad heeft voor de solvabiliteit een grens van 30% vastgesteld.

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het boekjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1. 000) Totale baten

48.996

Totale lasten

52.364

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (nadelig)

3.368

Af: toevoegingen aan reserves

8.759

Bij: onttrekkingen uit reserves

13.988

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

5.229

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

1.861

Het overzicht van baten en lasten over 2022 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 3,4 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 7,7 miljoen. Dit is een voordeel van € 4,3 miljoen. Het gerealiseerd resultaat ad € 1,8 miljoen voordelig is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312017012.23.286 - 11

Het nadelige saldo van baten en lasten 2022 (resultaat vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op burgemeester en € 14,7 miljoen. wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft uitstekend om de een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen.

Daarbij wordt een doorlopend inzicht onderkende risico’s af te gegeven in de grootste risico’s (qua kans en financiële impact) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn kunnen dekken verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit (risico-omvang) van afgerond € 3,5 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 14,7 miljoen. De weerstandsratio bedraagt circa 4,2 en is naar de mening van het college van burgemeester en wethouders uitstekend. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat de gewenste weerstandscapaciteit, de weerstandscapaciteit en de weerstandsratio niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312017012.23.286 - 12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312017012.23.286 - 13

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering is verder verbeterd

Bij de start van de controle van de jaarrekening 2022 op 5 juni 2023 waren de concept jaarstukken 2022 gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was niet helemaal volledig, maar wel kort na de start alsnog aangeleverd. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente weliswaar stappen gezet in het proces van samenstellen van de jaarstukken, waarbij wij tegelijkertijd opmerken dat door de herindeling het voor uw gemeente en voor ons als uw accountant toch een lastig proces was. Wij merken daarbij op dat als gevolg van de herindeling het samenstel- en controleproces een ingewikkeld proces is gebleken, dat door een gezamenlijke inspanning net voor 15 juli 2023 is afgerond. Dit hebben wij ook besproken met uw auditcommissie op 28 juni 2023. Na de start van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Westvoorne betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: • •

• • •

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2022 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden 312017012.23.286 - 15

verwerkt. Overigens is de portefeuille binnen uw gemeente beperkt, de risico’s zijn daarom kleiner dan bij de meeste andere gemeenten. In exploitatie genomen gronden De portefeuille van in exploitatie genomen gronden bij uw gemeente is overzichtelijk. Alleen de projecten Drenkeling 2 en Bredeschool Rockanje (hierna: Bredeschool) kwalificeren als in exploitatie genomen bouwgronden. Beide projecten betreffen projecten voor woningbouw en hebben daarom in de huidige markt een lager risicoprofiel. Bij beide projecten werd op basis van de concept-jaarrekening een positief eindresultaat verwacht van € 248.000 voor Drenkeling en € 698.000 bij Bredeschool . Op basis van de POC-methode wordt de winst verantwoord naarmate het project vordert. Op basis van onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennisnemen van de uitgevoerde interne beheersingsmaatregelen, merken wij het volgende op:

Europese aanbestedingen



De ingerekende grondopbrengsten zijn voorzichtig, net als in voorgaande jaren. De ramingen zijn in hoge mate gebaseerd op verouderde informatie. Gedurende de controle hebben wij een nadere onderbouwing ontvangen. De ontvangen makelaarsrapporten voldoen niet aan de eisen die wij stellen aan betrouwbare controle-informatie. Wij verwachten dat de werkelijk verkoopopbrengsten bij Bredeschool zo’n € 290.000 hoger zullen uitvallen. Ook bij het project Drenkeling 2 is onze inschatting dat de geraamde opbrengsten voorzichtig zijn. Door de beperkte gerealiseerde verkopen per 31.12.2022 is het effect op de jaarrekening 2022 beperkt.



In voorgaande jaren hebben wij opmerkingen gemaakt over de onderbouwingen en realisme van de door uw gemeente gehanteerde plankostenramingen. Ook over 2021 hebben wij opgemerkt dat de gehanteerde plankostenramingen niet realistisch lijken en niet voldoende onderbouwd zijn. Dit gold met de name voor de plankosten die in 2022 waren geraamd bij het project Bredeschool ad. € 250.000. Wij hebben hierover een opmerking gemaakt in het accountantsverslag 2021. Deze plankosten zijn bij de actualisatie 2023 inderdaad vrijgevallen. Wij blijven uw aandacht vragen voor kwalitatief goede plankostenramingen met een deugdelijke onderbouwing bij de aanstaande actualisaties van het MPG.

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 22 dossiers (2021: 13 dossiers) de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen deels zijn geconstateerd door uw gemeente en grotendeels voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2022. 312017012.23.286 - 16

De rechtmatigheidsfout over het boekjaar 2022 komt uit op een bedrag van € 2.606.000 (in 2021 € 1.242.000) en is een forse stijging ten opzichte van voorgaand jaar. Dit komt mede door het feit dat in dit jaar tevens de verplichting die doorloopt in 2023 in de nieuwe gemeente Voorne aan Zee is meegenomen in de foutevaluatie. Daarnaast geldt voor één dossier dat er onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid in verband met de complexiteit van de opdrachten. Dat gaat om een bedrag van circa € 567.000. Dit dossier tellen wij niet mee in de foutenevaluatie. Algemene dienst Woonbedrijf Totaal

Aantal dossiers 2022 16 6 22

Bedrag 2022 € 1.484.000 € 1.122.000 € 2.606.000

Aantal dossiers 2021 5 8 13

Bedrag 2021 € 250.000 € 992.000 € 1.242.000

Wij hebben in de afgelopen jaren diverse adviezen met u gedeeld om het risico op fouten te beperken in de komende jaren. Wij hebben in onze managementletters geadviseerd over de stappen die u kunt zetten in het proces rondom de rechtmatigheid van aanbestedingen. Op basis van onze werkzaamheden bij de jaarrekening hebben wij nog een enkele adviezen ter verbetering van de huidige analyse en gebruiksvriendelijkheid ten behoeve van de controle. 







Wij adviseren u om het college te verzoeken om zorg te dragen voor de tijdige uitvoering van de spendanalyse (meerdere keren per jaar). Gezien de gehele analyse pas bij de jaarrekeningcontrole is opgeleverd heeft dit jaar gezorgd voor een vertraging van controle. In de huidige analyse was nog onvoldoende onderbouwd waarom er sprake is van een situatie waarbij de aanbestedingsregels niet gelden. Gedurende de controle is dit alsnog gedaan. Wij adviseren om een dergelijke onderbouwing gedurende het jaar reeds te onderbouwen. Dit mede in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording. Om de huidige analyse van het college verder te verbeteren adviseren wij u om het college een spendanalyse op te laten stellen die in overeenstemming is met de SDO-notitie inzake aanbestedingsrechtmatigheid. Via het expertisecentrum aanbesteden PIANOo van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat is inmiddels een voorbeeldbestand beschikbaar gesteld. In dit voorbeeld is vervat hoe het college handen en voeten geeft aan hetgeen is opgenomen in de SDO-notitie, waaronder de opdeling naar opdrachten en het onderbouwen van subsidies en bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen. Wij adviseren u om het college te verzoeken om ook na het uitvoeren van Europese aanbestedingen contracten te blijven monitoren en voldoende aandacht te hebben voor contractbeheer.

312017012.23.286 - 17

Wmo en Jeugd Zorg in natura – prestatielevering niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura, waaronder huishoudelijke ondersteuning en begeleiding vallen, zijn geleverd, moet op twee manieren worden gedaan, namelijk: 



Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstelling. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2022” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd. Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd.

Over 2022 is voor totaal € 771.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo Zorg in natura niet onderbouwd voor wat betreft de prestatielevering. Dit geldt voor de lokale jeugdzorg voor een bedrag van € 332.000. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2022 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 1.103.000 aan bestedingen in het kader van Wmo Zorg in natura en lokale jeugdzorg als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend 312017012.23.286 - 18

binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 57,5 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 52,4 miljoen aan gerealiseerde lasten in 2022. Dit is in totaal een onderschrijding van € 5,1 miljoen (9%).

Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 49,7 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 49,0 miljoen aan gerealiseerde baten in 2022. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op circa € 3,4 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er geen sprake is van hogere lasten op de programma’s. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 niet voorgedaan. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening, waarin een analyse van de (begrotings-) afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen.

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor 2022 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend voor een bedrag van -/- € 65.000. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of uw “grondbedrijf” door de ondernemerspoort gaat.

312017012.23.286 - 19

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen dit met een tabel, die in overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.

312017012.23.286 - 20

Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘Verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat er sprake is van een afwijking bij de SiSa-regeling D8 inzake onderwijsachterstandenbeleid, waarbij de opgebouwde reserve ultimo (jaar T-1) niet aansluit met de brief van het ministerie (indicator D8/05). Dit is een afwijking van € 29.000. U vindt dit verschil terug in de foutenevaluatie en de tabel met fouten en onzekerheden. Voorts is vastgesteld dat uw gemeente verstrekkingen heeft gedaan in het kader van de SiSa-regeling opvang ontheemden Oekraïne voor Particuliere Opvang (POO). De gemeente heeft echter geen opgave gedaan van uitvoeringskosten op basis van de normbedragen. De gemeente heeft aangegeven dat het een bewuste keuze is om deze kosten niet te declareren bij het ministerie. Aangezien wij geen volledigheidscontrole uitvoeren op de bestedingen (i.c. indicator A16/08) hebben wij dit niet meegenomen in de tabel van fouten en onzekerheden. Verder hebben wij bij de controle vastgesteld dat de loonkostensubsidies gedeeltelijk worden verstrekt via Voorne Putten Werkt! Behoudens de aansluiting met de financiële administratie en de onderliggende facturen van deze verbonden partij, hebben wij geen nadere informatie ontvangen aan de hand waarvan wij de rechtmatigheid van deze verstrekkingen konden beoordelen.

Wij hebben de lasten die hiermee samenhangen bij indicator G2/10 daarom als onzeker aangemerkt voor wat betreft de rechtmatigheid. Het bedrag dat hiermee samenhangt is € 80.000, u vindt dit bedrag terug in de tabel van fouten en onzekerheden en in de foutenevaluatie.

Onzekerheden Pgb’s bedragen € 240.000

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Westvoorne kent de Pgb’s toe op basis van de Wmo. De Pgb-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de Pgbbudgetten als onrechtmatig. De meest waarschijnlijk fout blijft voor uw gemeente onder de rapporteringstolerantie. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb’s niet uitgevoerd. Daarom hebben wij de massa aan Pgb’s (€ 240.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

Onjuiste verplichting Wmo Zorg in natura ad € 80.000

Op basis van recente informatie, die blijkt uit de productieverantwoordingen, is vastgesteld dat er over het jaar 2022 de lasten voor een bedrag van € 80.000 niet rechtmatig zijn verantwoord, die wij meenemen in onze foutenevaluatie. Het deel dat niet in de jaarrekening 2022 is meegenomen als te hoge last nemen wij mee als getrouwheidsfout voor € 11.000 in onze foutenevaluatie. 312017012.23.286 - 21

M&O-beleid TOZO en Wet Inburgering nog te formuleren en vast te stellen

In de nota verwachtingen accountantscontrole d.d. 31 januari 2022 is opgenomen dat de accountant verplicht is de opzet van het misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna: M&O) beleid inzake de TOZO-regeling te toetsen. Bij de controle is vastgesteld dat bij uw gemeente geen sprake is van specifiek en vastgesteld beleid op het gebied van M&O. Tevens is er over 2022 geen verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de verstrekkingen in het kader van de participatiewet. Wij hebben tevens vastgesteld dat geen sprake is van specifiek vastgesteld M&O-beleid voor de SiSa-regeling Wet Inburgering 2021. Daarbij merken wij op dat de gemeente Westvoorne wel werkinstructies heeft opgesteld, waarin de handhaving en preventie op het uitvoeren van deze wet is vastgelegd.

312017012.23.286 - 22

4.

Interne beheersing

312017012.23.286 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 6 februari 2023 hebben wij de managementletter 2022 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met het management. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

312017012.23.286 - 24

RechtmatigheidsVerantwoording 2023

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: 

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.



In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.



Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

312017012.23.286 - 25



De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.



De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.



De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.



Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de 312017012.23.286 - 26

raad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Uw accountant is dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Wij adviseren dan ook om samen optrekken met uw accountant om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat door goede afspraken aan de voorkant de accountant zou kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Wij hebben van u vernomen dat u reeds bezig bent met het zetten van de noodzakelijke stappen ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording in de nieuwe gemeente.

312017012.23.286 - 27

5.

Overige aangelegenheden

312017012.23.286 - 28

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 14 juli 2023.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

312017012.23.286 - 29

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met de directie, het financieel management en de concerncontroller van de gemeente Westvoorne, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Tot slot merken wij op dat het college inmiddels beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse en dat deze ook is besproken met de auditcommissie.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier. Uren geraamd

Uren besteed

Tekenend accountant

104

58

Overige teamleden

592

819

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2022 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 7 februari 2023 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

312017012.23.286 - 30

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Westvoorne in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

 Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.  Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen.  Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. 312017012.23.286 - 31

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Westvoorne, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Westvoorne of een bij de gemeente Westvoorne betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben. Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening Controle verantwoording Nedvang 2021

312017012.23.286 - 32

Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Westvoorne in 2022 voldoende is gewaarborgd.

Controleverschillen

Voor het overzicht van de controleverschillen verwijzen wij naar hoofdstuk 1. Wij hebben van het college van burgemeester en wethouders een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

Verplichte rapportering door accountants over fraude en continuïteit in de controleverklaring

Op 13 september 2022 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. Met ingang van verslagjaar 2022 is deze verplichting al voor wettelijke controles, waar uw gemeente onder valt, al van toepassing. Fraude In 2022 heeft de NBA de notitie ‘Frauderisicobeheersing: aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders’ uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad en het college, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Van het bestuur, in uw geval zowel de gemeenteraad als het college, wordt daarom verwacht dat u frauderisico’s in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude.