Evenementenbeleid-versie 10 april

Evenementenbeleid

2024-2028 1

Inhoud 1. Inleiding

4

2. Het belang van evenementen

7

3. Doelstellingen evenementenbeleid Voorne aan Zee 2024

9

4. Doelgroepen en belang­hebbenden evenementen in Voorne aan Zee

13

5. Uitgangspunten

14

6. Beleidsinstrumenten

19

Algemeen Ambitie van de gemeente Cultureel en maatschappelijk belang Toeristisch, recreatief belang Economisch belang Promotioneel belang

Rol van de gemeente Duurzaamheid Geschiktheid evenementenlocaties Vernieuwende evenementen Veiligheidseisen Promotie Gezondheid Beleidsregels Vergunningverlening evenementen (2024) Beleidsnota cultuur (2024) Subsidiebeleid (2024) Preventie- en handhavingsplan alcohol en drugs (2024) Omgevingsplan Voorne aan Zee (2025) Mobiliteitsvisie (2025)

2

4 6 7 7 7 8

14 15 16 16 17 18 18

19 19 19 19 19 19

3

Participatietraject Voor de ontwikkeling van dit evenementenbeleid heeft een breed participatietraject plaatsgevonden. Belanghebbenden van binnen en buiten de gemeente zijn geïnterviewd. Onder evenementenorganisatoren is een digitale enquête gehouden. Er is een digitale peiling onder inwoners gedaan via het Voorne aan Zee panel, waarin een aparte vragenlijst voor jongeren was opgenomen. In totaal hebben meer dan 1000 inwoners de online vragenlijst ingevuld, waarvan 50 jongeren. Er zijn twee bijeenkomsten georganiseerd voor inwoners, evenementenorganisatoren en ander belangstellenden. Beide avonden zijn goed bezocht en er is enthousiast meegedacht en -gewerkt. Tot slot hebben ook gemeenteraadsleden hun inbreng kunnen geven tijdens een beeldvormende avond.

1. Inleiding Algemeen

Voorne aan Zee is een bijzondere recreatiegemeente vanwege de natuur, schone stranden, sportieve mogelijkheden en de historische bezienswaardigheden en activiteiten. In 2023 werden ongeveer 300 evenementen georganiseerd, die zowel door inwoners als bezoekers van buiten de gemeente werden bezocht. Grote en kleine evenementen, voor jong en oud. Op 1 januari 2023 zijn de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne gefuseerd tot de gemeente Voorne aan Zee. Omdat er verschillende regels en werkwijzen werden gehanteerd door de drie voormalige gemeenten, is het nodig om het evenementenbeleid te harmoniseren. Onder andere evenementenorganisatoren hebben grote behoefte aan duidelijkheid én aan gelijke behandeling. Dit nieuwe evenementenbeleid zorgt voor eenduidigheid en duidelijkheid in de uitgangspunten, regels en richtlijnen voor evenementen, die worden georganiseerd in Voorne aan Zee. Het is een integraal beleid, waarin wordt verwezen naar andere beleidsinstrumenten, waaronder de Beleidsregels Vergunningverlening. Het evenementenbeleid is gericht op het versterken en verbinden van de evenementorganisatoren. Daarnaast is het doel het aanbod van evenementen te verbreden en

4

beter aan te sluiten op de identiteit van Voorne aan Zee en het recreatieve seizoen te verlengen. Parallel aan het evenementenbeleid worden de Beleidsregels Vergunningverlening opgesteld. Deze worden verwacht in mei 2024. Deze regels en richtlijnen geven helderheid over het proces van vergunningverlening voor evenementen. Hiermee kan in elk stadium van het evenement (planvorming, vergunningverlening, uitvoering, toezicht en handhaving) een goede afweging worden gemaakt ten aanzien van de veiligheid van het evenement. In deze beleidsregels en richtlijnen is alle informatie over evenementenvergunningen gebundeld voor zowel evenementenorganisatoren als adviserende diensten en organisaties, inclusief de locatieprofielen. De locatieprofielen worden begin 2025 als bijlage aan de Beleidsregels Vergunningverlening toegevoegd. Ook inwoners en bezoekers van Voorne aan Zee kunnen zich door deze richtlijnen laten informeren over de werkwijze van de gemeente Voorne aan Zee rondom evenementen.

Uit de peiling van het Voorne aan Zee panel blijkt dat de evenementen in Voorne aan Zee worden gewaardeerd met gemiddeld een 6,4. 80 procent van de ondervraagde inwoners hecht er belang aan dat er in de gemeente Voorne aan Zee evenementen georganiseerd worden en evenementen worden druk bezocht. Belangrijk aan evenementen vindt men dat er iets te doen is in de gemeente en dat men elkaar kan ontmoeten op evenementen – de sociale cohesie. Daarnaast dat evenementen voor alle leeftijden zijn en bijdragen aan het karakter van de gemeente. Als men denkt aan evenementen in Voorne aan Zee worden als eerste de Vestingdagen in Hellevoetsluis en de 1 april viering en Brielle Blues in Brielle genoemd. De uitkomsten van het onderzoek zijn verwerkt in een rapport Samenvatting rapportage onderzoek ‘Cultuurbeleid en evenementenbeleid in Gemeente Voorne aan Zee’ .

Verschillende categorieën evenementen

Evenementen kunnen, afhankelijk van het ingeschatte risico, worden ingedeeld in verschillende categorieën. Een risicoanalyse bepaalt of een evenement valt onder de meldingsplichtige categorie, de A-categorie, de B-categorie of de C-categorie. Een meldingsplichtig evenement is een klein evenement waarbij weinig risico is en geen extra capaciteit van hulpdiensten nodig is. Denk aan een tuintjesmarkt of burendag. Een categorie A-evenement is een evenement met een laag risico met een beperkte impact op de omgeving, waarbij weinig extra capaciteit van hulpdiensten nodig is. Bijvoorbeeld Koningsdag, Nieuwjaarsduik Rockanje, Sinterklaasintochten, Lichtjesavond Brielle en Speelstad Brielle. Een categorie B-evenement is een evenement met een verhoogd risico en een verhoogde impact op de omgeving, waarbij extra capaciteit van de hulpdiensten nodig is. Denk aan Brielle Blues, Rockanje Live, Zomerfeest Tinte, Tractorpulling, Rockanje Classic Races, Triathlon Hellevoetsluis en de Wielerronde Oostvoorne. Een categorie C-evenement is een risicovol evenement met een grote impact op de omgeving, waarbij extra capaciteit van de hulpdiensten nodig is. Denk aan de Vestingdagen in Hellevoetsluis en de 1 april viering in Brielle. Per categorie wordt een andere procedure voor vergunningverlening gevolgd. Deze procedures worden beschreven in de Beleidsregels Vergunningverlening.

‘Evenementen dragen primair bij aan het versterken van de sociale cohesie binnen de gemeente’ Evenementorganisator Voorne aan Zee

5

Ambitie van de gemeente Evenementen zorgen voor sociale binding, ontmoeting en economische activiteit binnen de gemeente. Evenementen verbinden inwoners, ondernemers, bezoekers en toeristen met elkaar. Ook dragen evenementen bij aan het creëren van een aantrekkelijke woongemeente. Nieuwe evenementen moeten iets nieuws of unieks toevoegen aan het bestaande aanbod. Ze moeten bijdragen aan de diversiteit aan evenementen en/of de spreiding over het jaar. De gemeente Voorne aan Zee vindt het belangrijk dat ook in de toekomst een aantrekkelijk aanbod van activiteiten en evenementen blijft bestaan. Onze ambitie is om ruimte te bieden aan evenementen voor een brede doelgroep, met een extra focus op het aanbod voor jongeren. In 2023 was slechts 5% van de evenementen (mede) gericht op jongeren.

Regie op evenementen De gemeente heeft de regie over alle aspecten van het evenementenbeleid en geeft duidelijkheid over het beleid aan inwoners, bezoekers, ondernemers en evenementenorganisatoren, maar ook aan de gemeente zelf. De gemeente streeft ernaar om evenementen te ondersteunen vanuit haar rol in gastvrijheid en verbinding. Het is belangrijk een gezonde balans te bereiken tussen levendigheid, leefbaarheid en veiligheid bij evenementen. Levendigheid draait om het creëren van een dynamische en boeiende ervaring die past bij de identiteit van de gemeente. Leefbaarheid verwijst naar de positieve effecten van evenementen op de omgeving en belanghebbenden, met zo weinig mogelijk negatieve impact.

‘Het is belangrijk om eenduidigheid te creëren. Met elkaar Voorne aan Zee vooruit helpen’ Evenementorganisator Voorne aan Zee

6

2. Het belang van evenementen Evenementen spelen een belangrijke rol in de gemeente en bieden verschillende voordelen. In dit hoofdstuk wordt het belang van evenementen vanuit verschillende perspectieven belicht.

Cultureel en maatschappelijk belang Een evenementenbeleid dat rekening houdt met het cultureel en sociaal-maatschappelijk belang draagt bij aan een inclusieve en levendige gemeenschap. Evenementen met culturele waarde zijn belangrijk voor het bevorderen van kunst, erfgoed, diversiteit en gemeenschapsbinding. Ze bieden een podium voor expressie op het gebied van kunst en cultuur en hebben vaak een positieve invloed op zowel de lokale als de bredere samenleving.

Toeristisch, recreatief belang Door toeristisch en recreatief belang mee te nemen bij de organisatie van evenementen, wordt Voorne aan Zee aantrekkelijker voor bezoekers en toeristen. Hierdoor wordt de lokale economie gestimuleerd. Het is dus belangrijk om evenementen te plannen met oog voor inwoners én voor toeristische doelgroepen. Enkele manieren waarop toeristisch, recreatief belang geïntegreerd kan worden in evenementen zijn thematische evenementen, zoals strand, bos en historie, sportevenementen, culturele

evenementen, muziek- en kunstfestivals, evenementen tijdens seizoenspieken en in samenwerking met toeristische bedrijven. Dit alles in lijn met de kenmerken die Voorne aan Zee onderscheidend maken: historisch, natuurrijk, verbindend, persoonlijk en veerkrachtig.

Economisch belang Evenementen kunnen aanzienlijke economische voordelen opleveren voor de regio. Het economische belang van evenementen wordt niet alleen bepaald door de directe opbrengsten tijdens het evenement zelf, maar ook door de langetermijneffecten op werkgelegenheid, infrastructuur en het imago van de regio. Een goede samenwerking tussen evenementenorganisatoren en ondernemers rond evenementen kan het economisch effect voor Voorne aan Zee versterken. Denk hierbij aan randprogrammering of arrangementen tijdens bepaalde evenementen. Zo worden bezoekers gestimuleerd om langer in de gemeente Voorne aan Zee te verblijven, het zogenaamde meervoudige bezoek motief. Er valt nog veel winst te behalen door de economische spin-off van evenementen inzichtelijk te maken en hier proactief op te sturen.

7

Promotioneel belang Evenementen genereren publiciteit. Aandacht van de media en publiciteitscampagnes voor evenementen dragen bij aan de identiteit en het imago van Voorne aan Zee. Keerzijde is echter het afbreukrisico als het niet goed gaat. Dit kan een negatief effect hebben op het imago. Het evenementenbeleid met de kaders en de Beleidsregels Vergunningverlening verlagen deze risico’s. De gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee liggen samen op het eiland Voorne-Putten. Beide gemeenten participeren in de stichting Marketing OP Voorne-Putten. Deze stichting verricht haar activiteiten op het gebied van regiomarketing in samenwerking en afstemming met belanghebbenden (gemeenten en ondernemers). Op haar website plaatst de marketingorganisatie OP Voorne-Putten de evenementen die op Voorne-Putten plaatsvinden. De website wordt bezocht door inwoners en potentiële bezoekers van Voorne-Putten, zowel uit binnen- als buitenland. De UITagenda is een van de meest bezochte pagina’s. De website van OP Voorne-Putten is in 2023 wederom beoordeeld als ‘best bekeken website van Nederland’ in de categorie ‘kleinere gebieden’. OP Voorne-Putten stimuleert ondernemers/evenementenorganisatoren hun evenementen door te geven via een laagdrempelige aanmeldmethode.

Wanneer zij hun evenement (tijdig) aanmelden, wordt hun evenement meegenomen in onder andere: UITagenda op de website, blogs, 2-wekelijkse balieposters verblijfsaccommodaties (dé doe-inspiratie voor toeristen op Voorne-Putten), Facebook-posts, dagelijkse Instagram stories met activiteiten en de toeristische nieuwsbrief.

3. Doelstellingen evenementenbeleid Voorne aan Zee 2024 Het evenementenbeleid heeft de volgende doelstellingen: 1. Het scheppen van duidelijke kaders voor het organiseren van evenementen; 2. Snelle en efficiënte afhandeling van aanvragen voor een evenementenvergunning; 3. Het scheppen van duidelijkheid voor omwonenden en de overlast van evenementen zoveel mogelijk beperken; 4. Ondersteunen van organisatoren bij het goed en veilig organiseren van evenementen.

1. Het scheppen van duidelijke kaders voor evenementen

Evenementen vragen om een duidelijk afwegingskader, waaraan vergunningaanvragen worden getoetst en dat duidelijke rand­voorwaarden stelt. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Voorne aan Zee zijn bepalingen opgenomen die het juridische kader vormen voor het organiseren van evenementen. Deze kaders worden verder beschreven en uitgewerkt in de Beleidsregels Vergunningverlening.

2. Snelle en efficiënte afhandeling van aanvragen voor een evenementenvergunning

Uit onderzoek en gesprekken met belang­hebbenden en ondernemers is gebleken dat er grote behoefte is aan het eenvoudiger en toegankelijker maken van het vergun­ning­verleningsproces, met name bij herhaal­ aanvragen. Voor het eenvoudiger maken van het proces van vergunningverlening worden apart de Beleidsregels Vergunningverlening opgesteld. Hierin is onder andere aandacht voor: • het herzien van formats en formulieren; • makkelijker maken van het opvragen van informatie en het aanvragen van vergunningen via de gemeentelijke website; • inzicht in welke evenementen wanneer gepland zijn via (een link naar) een online kalender; • de geschiktheid van de locaties via locatieprofielen (bijlage bij de Beleidsregels Vergunningverlening). In de Beleidsregels Vergunningverlening worden deze stappen concreter beschreven.

3. Het scheppen van duidelijkheid voor omwonenden en overlast zoveel mogelijk beperken

De balans tussen woongenot en evenementen is een uitdaging, maar wel één die van groot belang is voor de gemeente Voorne aan Zee. 66% van de respondenten van het Voorne aan Zee panel antwoordde dat zij géén hinder en overlast ervaren van de evenementen die plaatsvinden. Het belang van evenementen is duidelijk, het maakt Voorne aan Zee aantrekkelijk voor bewoners en bezoekers. Als er wel hinder of overlast wordt ervaren, dan heeft dat te maken met parkeren, met name in Hellevoetsluis en Brielle. Daarnaast zijn er zorgen over de mogelijke aantasting van flora en fauna in onder andere het Natura 2000-gebied. De gemeente is verantwoordelijk voor het bewaken van evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid. Over de rol van de gemeente wordt dieper ingegaan in hoofdstuk 5.

4. Ondersteunen van organisatoren bij het goed en veilig organiseren van evenementen

De gemeente faciliteert organisatoren bij het organiseren van evenementen. Zowel in woord als in daad. Er wordt zoveel mogelijk met de organisatoren meegedacht en meegewerkt, waarbij gastvrijheid en verbinden een belangrijke rol spelen. Het initiatief blijft hierbij altijd bij de organisatoren. De gemeente zorgt voor materiële en financiële ondersteuning. Bij enkele evenementen met grote impact op de openbare orde en veiligheid biedt de gemeente aanvullende ondersteuning, zoals beroepsverkeersregelaars, beveiliging en schoonmaak. Eventuele overige, niet genoemde, ondersteuning is op maat en naar inzicht van de gemeente. Er wordt onderscheid gemaakt in commerciële en nietcommerciële evenementen. De financiering van commerciële evenementen komt voornamelijk van sponsors, adverteerders en de verkoop van tickets. Niet-commerciële evenementen worden vaak gefinancierd door subsidies, donaties en vrijwillige inzet. De nadruk ligt niet op het maken van winst.

8

9

Materiële ontzorging

Per evenement wordt gekeken welke materiële ondersteuning noodzakelijk is. Niet-commerciële evenementen worden door de gemeente ondersteund met maximaal 15 afvalbakken inclusief het legen, maximaal 50 afzethekken en de benodigde bebording. Deze materialen faciliteert de gemeente met als uitgangspunt dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor hun evenement. De kosten voor deze ondersteuning worden niet doorberekend aan organisatoren van nietcommerciële evenementen. Concreet betekent deze facilitering op materialen vanuit de gemeente met ingang van 2025 het volgende: • Bebording; de buitendienst van de gemeente zal deze op basis van het verkeersplan plaatsen en ook weer verwijderen. • Afzethekken; de buitendienst van de gemeente plaatst deze op een vooraf afgesproken plek en haalt deze daar ook weer op. Organisatie plaatst deze op de juiste, in het verkeersplan opgenomen, punten. • Afvalbakken; de buitendienst van de gemeente plaatst deze op een vooraf afgesproken plek en haalt deze daar ook weer op. Bakken worden op een vooraf afgesproken moment, na het evenement, geleegd. Organisatie is verantwoordelijk dat er geen vuil naast de bakken ligt. • Straatreiniging na evenementen; dit wordt vooraf afgesproken.

Verkeer en parkeren

Voor veel evenementen is de inzet van (beroeps) verkeersregelaars vereist om gedurende korte tijd één of meerdere straten af te zetten. Het is de verantwoordelijkheid van de

10

evenementenorganisator om een verkeersplan te maken en indien nodig ook een plan voor parkeren en bouwwerken. Als een evenement daartoe aanleiding geeft, moet de organisatie zorgen voor voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers. Omwonenden en ondernemers mogen gedurende het evenement geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto’s van bezoekers. De gemeente zal eventuele wegafsluitingen publiceren bij de evenementenvergunning. De gemeente ondersteunt bij de beoordeling van het verkeersplan door een check met verkeersdeskundigen. Ook stelt de gemeente voorbeeldplannen en sjablonen ter beschikking, mede als onderdeel van de te maken locatieprofielen. De kosten voor de inzet van verkeersregelaars en het parkeren komen voor de organisatoren van het evenement, tenzij het evenement grote impact heeft op de openbare orde en veiligheid, zoals bij C-evenementen. De gemeente biedt dan financiële ondersteuning voor de inzet van parkeren en verkeersregelaars. Parkeren wordt uitgebreider geadresseerd in de op te stellen mobiliteitsvisie (2025).

Beveiliging

Beveiliging is bij C- en enkele B-evenementen verplicht. Bij A-evenementen is dit afhankelijk van het evenement. De benodigde capaciteit aan beveiliging is opgenomen in de Beleidsregels Vergunningverlening, waarbij gekeken wordt naar een opschaling dan wel afschaling op basis van het aantal bezoekers. Om de veiligheid op het evenemententerrein te kunnen garanderen, kan de organisator

een beveiligingsorganisatie inhuren. De beveiligingsorganisatie handelt onder eindverantwoordelijkheid van de organisator. De kosten voor beveiliging komen voor de organisator, tenzij het evenement grote impact heeft op de openbare orde en veiligheid, zoals bij C-evenementen en een aantal B-evenementen. De gemeente biedt dan op maat en naar inzicht (van de gemeente) financiële ondersteuning voor de inzet van beveiliging.

Facilitaire zaken

Inzet van facilitaire zaken zoals toiletten, douches, water, portofoon is de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisatoren. De kosten voor deze ondersteuning komen voor de evenementenorganisatoren, tenzij het evenement grote impact heeft op de openbare orde en veiligheid. De gemeente biedt dan op maat en naar inzicht (van de gemeente) financiële ondersteuning voor de inzet van toiletten.

Geneeskundige hulpverlening

Tijdens het evenement ligt de coördinatie van geneeskundige hulpverlening bij de evenementenzorgorganisatie (EZO). Zij zullen een coördinator aanwijzen. De EZO, inclusief reddingsbrigade valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator. Vergoeding van geneeskundige hulpverlening moeten komen uit de algemene subsidies, die de gemeente verleent aan EHBO-verenigingen. In het subsidiebeleid moet een verwijzing naar de inzet van geneeskundige hulp op evenementen komen.

Duurzaamheid

De gemeente treedt met behulp van externe expertise op als adviseur op het gebied van duurzaamheid. Evenementen hebben een voorbeeldfunctie en kunnen door actief betrokkenheid te tonen bij hun omgeving en het milieu, het gedrag van haar bezoekers en stakeholders positief beïnvloeden. Materiaalkeuze van bijvoorbeeld bekers en glazen is een belangrijke afweging, die bepalend is voor het uiteindelijk recyclen van reststromen van evenementen. Een schoon en verzorgd evenement draagt bij aan een duurzaam imago van het evenement en van de gemeente.

Financiële ontzorging

Organisatoren kunnen financiële ondersteuning vragen van de gemeente. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in de criteria voor subsidieaanvraag en zijn onderdeel van de harmonisatie van het subsidiebeleid (2024) en de bijbehorende prestatie-eisen van de gemeente Voorne aan Zee. Bij de afwegingscriteria hanteert de gemeente twee uitgangspunten: het evenement moet passen bij de identiteit van Voorne aan Zee en er moet sprake zijn van voldoende diversiteit (spreiding) in het aanbod van evenementen. Om op deze doelstellingen en ambities te kunnen sturen zijn de volgende richtinggevende criteria gedefinieerd:

11

•

• •

•

•

12

Aansluiting bij de identiteit - Het evenementen sluit aan bij één of meer van de waarden voor de identiteit van Voorne aan Zee: verbindend, persoonlijk, historisch, natuurrijk en veerkrachtig. - Het evenement heeft een binding met Voorne aan Zee, er is een link met (andere) initiatieven binnen de gemeente. - Het evenement is een traditie die echt past bij Voorne aan Zee. Het niet meer laten plaatsvinden van dit evenement heeft negatieve impact op de sociale cohesie binnen de gemeente.

Naast identiteit en spreiding zijn er nog aanvullende criteria:

• •

Diversiteit op inhoud/doelstellingen - Het evenement heeft duidelijk geformuleerde en onderscheidende doelstellingen, rekening houdend met wensen en initiatieven van inwoners. Diversiteit in doelgroepen - Het evenement bevat onderdelen gericht op specifieke leeftijdsgroepen. Wensen van deze doelgroepen zijn goed meegenomen, bijvoorbeeld vanuit Stichting PUSH bij jongeren. Het loket zal deze contacten goed onderhouden. - Het evenement is breed toegankelijk en laagdrempelig en trekt naast reguliere bezoekers ook nieuw publiek. - Het evenement trekt regionaal en/of landelijk publiek, het evenement is (boven) regionaal/nationaal onderscheidend. Diversiteit in tijd en locatie - De gekozen datum is van belang voor wat betreft spreiding van evenementen over het jaar. Te veel van hetzelfde kort na elkaar is niet wenselijk voor omwonenden, organisatoren en bezoekers. - De gekozen locatie is wenselijk voor wat betreft spreiding binnen de gemeente. Te veel van hetzelfde op dezelfde locatie is niet wenselijk voor omwonenden. Hierbij wordt ook gekeken naar de veiligheid en de belasting van het terrein en de eventuele (ecologische) hersteltijd. Diversiteit in continuïteit en vernieuwing - Bij de beoordeling wordt waarde toegekend aan zowel de continuïteit van bestaande evenementen als aan de mate van vernieuwing en verrassing.

We koesteren waardevolle evenementen met traditie in Voorne aan Zee, zoals de 1 april viering, de Vestingdagen en het Zomerfeest Tinte. Daarnaast bieden wij ruimte aan unieke of onderscheidende evenementen die bijdragen aan een vernieuwende programmering.

•

Bezoekersbeleving en kwaliteit - Het evenement scoort hoog op bezoekersbeleving (blijkt uit monitoring en evaluaties van organisatoren en de gemeente). - Het evenement verlengt de verblijfsduur van de bezoekers in Voorne aan Zee. Financieel/economisch De financiële bijlage van de aanvraag wordt getoetst op de volgende onderdelen: - De begroting zit goed in elkaar en is realistisch. - De kostenposten zijn reëel. - Duidelijke uitleg voor de hoogte van de gevraagde bijdrage ten opzichte van de totale begroting. De hoogte van de bijdrage kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de aard van het evenement (waaronder maatschappelijk belang), de doelstellingen ervan, de grootte, de locatie en de beschikbare financieringsbronnen. - Het evenement zorgt aantoonbaar voor economische spin-off voor het lokale bedrijfsleven, bijvoorbeeld door de verblijfsduur van bezoekers te verlengen of door nieuw publiek aan te trekken. - De organisatie streeft aantoonbaar naar zo veel mogelijk samenwerking met bedrijven en toeleveranciers uit Voorne aan Zee. Marketing en communicatie Een marketing- en communicatieplan is voorwaarde voor een financiële bijdrage. Daarbij kijkt de gemeente naar de volgende onderdelen: - De marketing- en communicatiestrategie sluit aan bij de ambitie en doelstellingen van het evenement. En deze sluit aan bij de identiteit van de gemeente.

- De doelstellingen voor doelgroep, bereik en middelen zijn realistisch en SMART (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar Realistisch, Tijdgebonden). - Verhouding budget voor de marketing en communicatie tot de totaalbegroting van het evenement. - Gegenereerde media-aandacht van het evenement: lokaal, (boven)regionaal, nationaal. - Eventuele mogelijkheden voor een hospitality-programma tijdens het evenement voor relatiemanagement.

4. Doelgroepen en belang­hebbenden evenementen in Voorne aan Zee Met de evenementen in Voorne aan Zee bereiken we verschillende doelgroepen en belanghebbenden. Zij kijken vanuit verschillende belangen naar een evenement, zowel vanuit de levendigheid als leefbaarheid van evenementen. Waarbij voorspelbaarheid, door duidelijke en tijdige communicatie over de evenementen, van belang is voor alle doelgroepen en belanghebbenden.

• Inwoners: uit onderzoek is gebleken dat inwoners als belangrijkste doelgroep wordt gezien.

Uit het Voorne aan Zee panel kwam naar voren dat 70% het elkaar ontmoeten bij evenementen heel belangrijk vindt. Inwoners vinden een bepaald evenement leuk, omdat het bijdraagt aan de gezelligheid en het amusementsaanbod in hun directe leefomgeving en hebben in die zin direct belang bij evenementen. Maar inwoners kunnen ook overlast van een evenement ondervinden, onder andere parkeren en geluid. Tijdige communicatie over evenementen is van belang voor inwoners.

• Bezoekers: bezoekers kunnen inwoners van Voorne aan Zee zijn, bezoekers uit omliggende

gemeenten of uit de regio. Bezoekers vinden een bepaald evenement leuk, omdat het bijdraagt aan de gezelligheid en het amusementsaanbod van de omgeving waar zij (tijdelijk) verblijven of die zij bezoeken. Daarnaast is voor bezoekers een goede bereikbaarheid van het evenement belangrijk. Met voldoende, duidelijk en tijdig aangegeven parkeergelegenheid.

• Ondernemers: voor ondernemers is het van belang dat de bereikbaarheid/parkeergelegenheid van hun bedrijven goed is ten tijde van een evenement. Daarnaast kunnen ondernemers commercieel belang hebben bij evenementen.

• Horecaondernemers: voor horecaondernemers is het van belang dat de bereikbaarheid van en de

parkeergelegenheid bij hun onderneming goed is ten tijde van een evenement. En dat zij, als hun onderneming op of in de buurt van het evenemententerrein ligt, deel uitmaken van het evenement en hier economische meerwaarde van ondervinden.

• Organisatoren: organisatoren moeten weten welke uitganspunten en procedures zij moeten volgen en welke (on)mogelijkheden er zijn.

• Gemeente en overige instanties (zoals politie, Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond en DCMR): deze instanties moeten zo volledig mogelijk en tijdig geïnformeerd zijn over de te organiseren activiteiten om goed te adviseren en om de openbare orde en veiligheid te kunnen bewaken.

‘Evenementen moeten leuk zijn voor alle leeftijden’ Inwoner Voorne aan Zee

13

5. Uitgangspunten

Duurzaamheid

Om de ambities en doelstellingen uit te voeren zijn enkele uitgangspunten geformuleerd, waarbij we concreet aangeven wat we gaan doen. In een jaarlijkse evaluatie wordt de stand van zaken per uitgangspunt weergegeven, waardoor duidelijk wordt welke acties zijn afgehandeld en welke de komende jaren nog aandacht krijgen.

Zoals in hoofdstuk 3 beschreven treedt de gemeente op als adviseur op het gebied van duurzaamheid met behulp van externe expertise. Voor de korte en lange termijn zal een duidelijke visie met plan van aanpak de basis zijn voor de ontwikkeling van duurzame evenementen. Oplossingen die nodig zijn voor duurzame groei zullen moeten passen binnen het financieel vermogen van de evenementen en de organisatoren.

Rol van de gemeente Als het gaat om de organisatie van evenementen, hebben de vrijwilligersorganisaties en/of bij commerciële evenementenorganisatoren de eindverantwoordelijkheid. De gemeente heeft een faciliterende en meewerkende rol, op zowel levendigheid als leefbaarheid. Kapstok daarbij is de aansluiting van de rol van de gemeente op gastvrijheid en verbinding. De gemeente heeft zicht op alle binnen de gemeentegrenzen georganiseerde evenementen en alle grote evenementen binnen de regio. De gemeente kan zorgen voor afstemming en heeft een rol bij een goede spreiding van evenementen. Daarnaast is de gemeente vergunningverlener en stelt randvoorwaarden waarbinnen evenementen georganiseerd kunnen worden om: • de veiligheid te waarborgen; • draagvlak voor evenementen te behouden; • overlast aanvaardbaar te houden. Toezicht op en handhaving van de gemaakte afspraken maken deel uit van de rol van de gemeente.

Wat gaan we doen? Om de taken vanuit de rol van de gemeente goed uit te kunnen voeren wordt een loket ingesteld. Dit loket speelt een sleutelrol bij het faciliteren van evenementen binnen de gemeente en draagt bij aan het succes van het uitvoeren van het evenementenbeleid.

Wat gaan we doen? Om evenementen te verduurzamen, maar ook evenementenorganisatoren en stakeholders bewust te maken van de gevolgen op hun omgeving en het milieu, is het essentieel te weten wat daadwerkelijk de impact is van een evenement. Op het gebied van verspilling van grondstoffen en water, vervuiling van de openbare ruimte en overlast voor flora en fauna. De gemeente treedt met behulp van externe expertise op als adviseur. Op resultaat en ‘best practices’. Waar kunnen we het verschil maken? Welke stappen kunnen we zetten op verschillende thema’s zoals afval, water, energie en materialen. Waarbij geldt: meten is weten. We beginnen bij het begin, op basis van een nulmeting. Op een selectie van evenementen in kwartaal 2 van 2024 doen we, met externe expertise, onderzoek naar de impact op de genoemde thema’s. We verwerken de resultaten in een rapport met ‘quick wins’ voor de impact en voor de duurzame aspecten schoon, heel en veilig. Op basis van de resultaten van dit impactonderzoek begeleiden we evenementenorganisatoren in het zetten van de eerste stappen bij het maken van een gedegen (afval)plan.

Het loket • zorgt voor een goede uitvoer, evaluatie en monitoring van het beleid; • zorgt voor de aansluiting van de evenementen op de identiteit van de gemeente op basis van geformuleerde criteria; • zorgt voor een goede samenwerking en verbinding binnen de gemeente en tussen de gemeente (waaronder vergunningverleners) en evenementenorganisatoren • stimuleert als verbinder de samenwerking tussen professionals, mede door een (pro)actieve rol te pakken in een op te richten klankbordgroep met een selecte groep evenementenorganisatoren en belanghebbenden. Interesse vanuit evenementenorganisatoren is hierin al getoond; • neemt deel aan de evaluaties met betrekking tot het verloop van bepaalde B- en C-evenementen, in samenwerking met team vergunningverlening, de evenementenorganisatoren en betrokkenen (waaronder de diensten zoals Politie en Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond). Om zo eventueel benodigde aanpassingen voor de volgende keren te realiseren.

Daarbij horen ook de eerste stappen die gezet moeten worden op het inzichtelijk maken van de economische spin-off van evenementen; • begeleidt evenementenorganisatoren in het maken van stappen bij het maken van een gedegen (afval)plan op duurzaamheid; • stuurt vanuit kennis van het gehele werkveld en de ontwikkelingen die daarin spelen aan op de stroomlijning en verbetering van processen binnen en buiten de gemeente; • verzorgt op het gebied van financiële ontzorging de contacten en overeenkomsten; • zorgt voor operationele facilitering zoals het beschikbaar stellen van voorbeeld draaiboeken en checklists; • inzetbaarheid als projectleider met een duidelijke visie en ambitie bij incidentele projecten, zoals Tour de France Femmes.

14

15

Geschiktheid evenementenlocaties De evenementen in Voorne aan Zee vinden plaats op verschillende locaties, zowel in dorpen en wijken daarbuiten. Evenementen dragen bij aan levendigheid, maar moeten niet voor overmatige overlast zorgen. Een zorg is de parkeermogelijkheid in Rockanje en Brielle. Een belangrijk onderdeel van het nieuwe evenementenbeleid en de Beleidsregels Vergunningverlening is daarom de locatieprofielen. In de locatieprofielen legt de gemeente randvoorwaarden en spelregels voor evenementenlocaties vast. Een profiel heeft twee doelen: • het biedt informatie en inspiratie voor evenementenorganisatoren; • het biedt de gemeente Voorne aan Zee de mogelijkheid te beoordelen of een evenement en een locatie bij elkaar passen. De nieuwe locatieprofielen worden kader stellend. Zij maken de contouren duidelijk waarbinnen een evenement op een locatie kan worden georganiseerd.

Wat gaan we doen? De gemeente ontwikkelt de locatieprofielen en voegt ze als bijlage toe aan de Beleidsregels Vergunningverlening (per 1 januari 2025). In de locatieprofielen staan de beheeraspecten en fysieke eigenschappen van de locaties, zoals grootte van het terrein, ontsluiting van het terrein, parkeergelegenheid, toegestane frequentie van evenementen op de locatie en de geluidsnormering. Voor evenementenlocaties waarvoor geen locatieprofiel is opgesteld, wordt maatwerk toegepast. In de evenementenvergunning worden dan regels en voorwaarden opgenomen waar de organisator aan moet voldoen, om de kwaliteit van de locatie te bewaken en de kans op schade en overlast te minimaliseren.

Vernieuwende evenementen Behalve de jaarlijks terugkerende evenementen, zijn er ook evenementen die vernieuwend en trendgevoelig zijn. Voor een aantrekkelijk aanbod van evenementen is het van belang dat er, naast de traditionele, jaarlijks terugkerende evenementen ook evenementen georganiseerd worden die bijdragen aan spreiding en diversiteit, meegaan met de tijd en wellicht een andere of jongere groep bezoekers aantrekt.

Wat gaan we doen? De afwegingscriteria op identiteit en diversiteit moeten voldoende sturing geven voor (incidentele) subsidies van vernieuwende evenementen

16

Veiligheidseisen De veranderende samenleving brengt andere eisen met zich mee op het gebied van veiligheid. De afgelopen jaren zijn de veiligheidseisen vanuit de overheid toegenomen. Deze maatregelen zijn noodzakelijk, maar kunnen ook leiden tot hogere kosten voor de evenementenorganisatoren en tot inzet van meer vrijwilligers, extra werk en tijd om aan alle regels te kunnen voldoen. De evenementenorganisatoren hebben aangegeven dat het door de toegenomen veiligheidseisen steeds ingewikkelder en kostbaarder, soms zelfs bijna onmogelijk, wordt om evenementen te organiseren. Het maken en uitvoeren van verkeers- en veiligheidsplannen kost veel tijd en geld. Onder andere door de hoge kosten van beveiliging en het gebrek aan vrijwilligers. Dit geldt vooral voor kleinere evenementenorganisaties.

Wat gaan we doen? In hoofdstuk 3 is aangegeven dat bij verkeersontwrichtende evenementen inzet van beroepsverkeersregelaars noodzakelijk is. Bij de meeste evenementen is de verkeerssituatie echter niet zo ingewikkeld en kan de organisatie dit zelf regelen met vrijwillige evenementenverkeersregelaars. Hoewel het verkeersplan en de uitvoering hiervan een verantwoordelijkheid is van de evenementenorganisatoren, ondersteunt de gemeente hierbij door goed advies, voorbeeld templates en een gedegen check op de plannen door experts. Daarnaast werkt de gemeente actief aan de wens van evenementenorganisatoren om als gemeente/ burgemeester eigen verantwoordelijkheid te nemen bij het volgen van de adviezen van de diensten zoals politie en Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond. Waarbij maatwerk geldt: iets minder waar het kan, maar zeker vasthouden aan adviezen waar het moet.

17

Promotie Het promoten van de evenementen in Voorne aan Zee is een taak van de evenementenorganisatoren. Evenementenorganisatoren kunnen op diverse aangewezen plaatsen binnen de gemeente hun evenement promoten via borden langs de weg. Ook kunnen zij hun evenement aanmelden voor plaatsing op de digitale informatieborden bij de ingangen van de bebouwde kom. Marketingorganisatie OP Voorne-Putten publiceert een evenementenkalender op haar website voor bewoners, toeristen en bezoekers en besteedt hier ook via andere communicatiekanalen aandacht aan.

Wat gaan we doen? Op de website van de gemeente komt een vernieuwde pagina met over evenementen. Hier staat onder andere een link naar de evenementenkalender, promotionele en andere nuttige informatie, in samenwerking met Marketing OP Voorne-Putten. Zie ook hoofdstuk 2.

Gezondheid Door te zorgen voor diversiteit in de aangeboden activiteiten en het betrekken van lokale belanghebbenden, kunnen evenementen een effectieve rol spelen bij het bevorderen van gezondheid en welzijn van onze inwoners. Evenementen kunnen hier op verschillende manieren aan bijdragen. Zij brengen mensen bij elkaar en bevorderen sociale interactie. Sociale verbondenheid is belangrijk voor de geestelijke gezondheid, omdat het gevoel van verbondenheid en sociale steun kan bijdragen aan stressvermindering en het bevorderen van emotioneel welzijn. Maar ook sport- en beweegevenementen kunnen een positieve invloed hebben op de gezondheid Tijdens de meeste evenementen in Voorne aan Zee wordt alcohol geschonken. Jeugd onder de 18 jaar mag geen alcohol drinken. Gebleken is dat evenementenorganisatoren hier zeer serieus mee omgaan. Daarnaast hebben we blijvende aandacht voor drugsgebruik.

Wat gaan we doen? • Vanuit gezondheidsbeleid zetten we blijvend in op verslavingspreventie

• • •

18

op de scholen. Onder andere door campagnes zoals NIX18. In 2023 is meegedaan aan een NIXzonderID actie bij horeca en cafetaria. In 2024 gebeurt dit bij sportverenigingen en supermarkten, waarbij aandacht wordt gevraagd voor het belang van het vragen van ID. Er wordt gewerkt aan een preventie- en handhavingsplan alcohol en drugs (2024). Bewustwordingscampagnes voor onder andere het gebruik van alcohol en drugs, worden ingezet gericht op ouders. Zij vervullen een belangrijke voorbeeldfunctie. Organisatoren worden gestimuleerd bij de toegang van het afgesloten evenemententerrein een blaastest af te nemen bij jongeren onder de 18 jaar en, bij gebleken alcoholgebruik, ze de toegang tot het evenement te ontzeggen.

6. Beleidsinstrumenten Om de doelstellingen van het evenementenbeleid te behalen heeft de gemeente een aantal instrumenten die zij kan inzetten of waaraan zij kan refereren.

Beleidsregels Vergunningverlening evenementen (2024) Deze regels en richtlijnen worden geschreven om helderheid te scheppen in het proces van vergunningverlening voor evenementen. Hiermee kan in elk stadium van het evenement (planvorming, vergunningverlening, uitvoering, toezicht en handhaving) een goede afweging worden gemaakt ten aanzien van de veiligheid van het evenement. In deze regels en richtlijnen is alle informatie over evenementenvergunningen gebundeld voor zowel evenementenorganisatoren als adviserende diensten en organisaties, inclusief de locatieprofielen. Ook inwoners en bezoekers van Voorne aan Zee kunnen zich door deze richtlijnen laten informeren over de werkwijze van de gemeente rondom evenementen.

Beleidsnota cultuur (2024) • In de beleidsnota cultuur is voor evenementen opgenomen: • dat evenementen een middel zijn voor de kunst- en cultuursector om zich aan de • • •

omgeving te laten zien; dat alle inwoners in de gemeente Voorne aan Zee kennis kunnen maken met kunst en cultuur; dat initiatieven van inwoners op het gebied van kunst en cultuur indien mogelijk worden ondersteund; op welke wijze culturele instellingen worden gefaciliteerd en ondersteund door de gemeente.

Subsidiebeleid (2024) Het subsidiebeleid is een instrument om actief het maatschappelijk leven te stimuleren. Het doel is om lokale evenementenorganisatoren, verenigingen en vrijwilligers op een passende manier te faciliteren in hun (financiële) behoeften.

Preventie- en handhavingsplan alcohol en drugs (2024) Hierin wordt preventie en handhaving meegenomen op het gebied van alcohol en drugs

Omgevingsplan Voorne aan Zee (2025) De Omgevingswet beoogt een betere afstemming en integratie van beleid en regelgeving met betrekking tot de fysieke leefomgeving (de ruimte waarin we wonen, werken, recreëren en ons verplaatsen). Doel is een duurzame, gezonde, veilige en prettige leefomgeving voor inwoners en ondernemers.

Mobiliteitsvisie (2025) Kader voor te nemen beslissingen die de mobiliteit van Voorne aan Zee beïnvloeden.

19

www.voorneaanzee.nl 20

21