Bijlage. Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Voorne aan Zee 2023

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2023

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Voorne aan Zee, drs. A.A. van der Houwen

22-05-2024

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording ................................................................................................ 3

1.1

Archiefwet 1995 ............................................................................................................... 3

1.2

Zorg en beheer................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ........................................................................................ 3

1.4

Archief KPI's ...................................................................................................................... 4

1.5

Uitvoering toezicht en verslag .................................................................................... 4

2. Verslag............................................................................................................................................. 5 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 5 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 6 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 6 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 7 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 8 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ................................................................................................................ 9 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 11 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 11 3.

Bevindingen ......................................................................................................................... 12

3.1 Verbeterpunten .................................................................................................................... 12 3.2 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 12 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ............................................................................................. 13

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1

Archiefwet 1995

Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2

Zorg en beheer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. De gemeente is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd.

1.3

Toezicht en verantwoording

Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en de artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief VoornePutten en artikel 2 van de Archiefverordening Voorne aan Zee, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 3 van de Archiefverordening van de gemeente is bepaald dat Burgemeester en wethouders jaarlijks verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente.

3

1.4

Archief KPI's

Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)1 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland. De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7.

Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

1.5

Uitvoering toezicht en verslag

Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in de (ontwikkeling van de) kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Het hierna komende verslag is het eerste waarin de informatiehuishouding van de gemeente Voorne aan Zee op basis van de 8 KPI’s getoetst wordt. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met medewerkers van de gemeente en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur.

Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 1

4

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De verordening en de bijbehorende beheerregeling informatiebeheer zijn up-to-date. Deze zijn in het eerste kwartaal van 2023 vastgesteld door het college van B&W en de gemeenteraad2. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen De gemeente participeerde in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente3. Uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente besteedt diverse taken uit. Vaak hoort bij deze taken ook het archiveren van informatie die voortkomt uit die taak. Het is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente om duidelijk zicht te hebben welke partijen informatie beheren waar het college van B&W van de gemeente zorgdrager voor is. Deels is dit overzicht er, maar er ontbrak in het verleden bij de voorgangers van de gemeente wel zichtbaar sturing op het informatiebeheer dat uitgevoerd werd door derden. De gemeentelijke organisatie dient dus naast een goed overzicht te hebben van alle taken die door derden worden uitgevoerd, daar ook duidelijk op te sturen4.

Strategisch Informatieoverleg Voorne aan Zee beschikte volgens het aanwijzingsbesluit Informatiebeheer in 2023 over een Strategisch Informatieoverleg. Dit overlegorgaan is echter in 2023 niet bijeen geweest.

2

De archiefverordening gemeente Voorne aan Zee, is vastgesteld in de Raad op d.d. 23-03-2023 en de archiefverordening is gepubliceerd op 7-4-2023. De Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Voorne aan Zee 2023 en het Aanwijzingsbesluit Informatiebeheer is vastgesteld in het college op 21-02-2023. 3

https://voorneaanzee.notubiz.nl/document/13357705/1/BEGROTING+2024+VaZ Met derden wordt hier bedoeld: zowel gemeenschappelijke regelingen, als samenwerkingsverbanden in welke vorm dan ook en uitbesteding aan commerciële partijen. 4

5

KPI-2 Mensen en middelen Het afgelopen jaar is er door het team van de gemeente Voorne aan Zee hard verder gebouwd aan een duurzaam team dat de uitdagingen op het gebied van informatiebeheer aan kan. Het huidige team bestaan uit 28 personen (17 fte). Op een enkele vacature na is dit team grotendeels op sterkte. Ook de afwezigheid van enkele langdurig zieken kon opgevangen worden door inhuur. Door op slimme wijze te zoeken op de arbeidsmarkt is het gelukt om diverse kandidaten te vinden die konden worden ingehuurd. Ook zijn enkele medewerkers gestart met opleidingen als SOD I en II. Wel blijft de hoeveelheid al bekend werk, en de vele ‘lijken’ die het eerste jaar extra uit de kast kwamen, drukken op de inzetbaarheid van het team. De werkdruk is hoog en de grote achterstanden drukt flink op de dagelijkse productiviteit zodat ook in het uitvoeren van dagelijks werk achterstanden ontstaan. Daarnaast hebben ook de naweeën van de fusie invloed op het team. Het is niet vreemd dat in de eerste jaren na een fusie teams last hebben van fluctuatie van de bezetting door bijvoorbeeld verloop naar functies elders in de organisatie. Dit betekent echter wel dat de zorgdrager scherp moet zijn op ongewenste onderbezetting van het team. Zeker nu er nog voor jaren een grote uitdaging ligt in achterstanden, implementatie van nieuwe wetgeving en het uit- en opbouwen van het huidige team.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De gemeentelijke archiefruimten van alle drie de voormalige gemeenten voldeden ook in 2023 (nog) niet aan de eisen van de Archiefregeling. In 2024 zal er in overleg met medewerkers van de gemeente door de archiefinspecteur gekeken worden welke ruimten (nog) in gebruik zijn en aan welke eisen deze moeten. Applicaties De gemeente beschikt over diverse informatiesystemen met daarin ook blijvend te bewaren digitale informatie. Ondertussen ontstaat steeds beter een beeld over welke systemen het gaat en welke informatie deze bevatten. Zo is er al informatie van zo’n 9 informatieblokken opgenomen in het edepot en staan er nog een flink aantal op de wachtlijst. Er komen nog steeds applicaties of informatiebronnen bij op de lijst. Het gaat hier om de ‘oude’ dms-systemen, zaaksystemen, raadsinformatiesystemen en enkele andere pakketten die langdurig te bewaren informatie bevatten. Uiteraard zijn dit nog niet alle informatiesystemen. De vraag bestaat daarom nog of alle informatiesystemen die bij de oude gemeenten in gebruik waren ook in beeld zijn. Het blijft daarom belangrijk om een overzicht te hebben over welke systemen de gemeente beschikt en welke informatie hier in aanwezig is.

Hierdoor kan informatie minder snel verdwijnen of niet meer toegankelijk zijn en kunnen beter maatregelen worden genomen als dit wel het geval is zoals bijvoorbeeld overdracht naar een e-depot. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is door Voorne aan Zee aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Sinds mei 2022 beschikt het Streekarchief Voorne-Putten over een e-depot. In 2023 werden bijna 625.000 records (individuele archiefstukken) afkomstig uit diverse applicaties opgenomen in het edepot. In een later stadium volgt de selectie en de keuze: vernietigen of permanente bewaring. Het voordeel hiervan is duidelijk; de informatie is veilig gesteld en de definitieve overbrenging naar het Streekarchief is een kwestie van een druk op de knop. Dat in tegenstelling tot de gebruikelijke werkwijze waarbij archieven pas na enkele jaren aan het Streekarchief worden aangeboden. In het digitale tijdperk is er dan een risico dat de software niet langer ondersteund wordt.

6

In 2023 zijn alleen maar records overgenomen van rechtsvoorgangers van de gemeente Voorne aan Zee. Het digitale informatie- en archiefbeheer vraagt meer dan ooit samenwerking met de archiefvormers. Het maken van afspraken is belangrijk. In oktober is daartoe de Handleiding bij migratie en conversie van archiefbescheiden opgesteld waarin de stappen staan vermeld die genomen moeten worden bij de overbrenging naar het e-depot. Ten behoeve van de training van de medewerkers van Voorne aan Zee die met het e-depot gaan werken is op verzoek van het Streekarchief door de leverancier een training Functioneel Beheer verzorgd in het stadhuis in Hellevoetsluis. Zie ook de paragraaf applicaties. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Voorne aan Zee beschikt nog niet over een calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimten. De voormalige gemeenten Brielle en Hellevoetsluis beschikten hier wel over, de voormalige gemeente Westvoorne niet. Voor de analoge archiefbescheiden hadden de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis een contract met betrekking op calamiteitenondersteuning. Hiermee wordt beoogd om vervolgschade bij calamiteiten zoveel mogelijk te beperken. Deze contracten liepen in 2023 door, echter niet alle locaties zijn nu gedekt.

Het is belangrijk dat er een calamiteitenplan, in combinatie met een overeenkomst met een partij die verstand heeft van calamiteitenbestrijding, komt dat alle drie de locaties waar archief bewaard wordt dekt. In 2023 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, word gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormden de facto de digitale archiefruimte van de gemeente. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente beschikte in 2023 niet over een werkend kwaliteitssysteem. Wel werden in het najaar voorzichtig de eerste stappen richting een kwaliteitssysteem gezet. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten5 en in artikel 2 lid 1 van Archiefverordening van de gemeente6. De gemeenten beschikten over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2023 zijn door de archivaris zes (positieve) adviezen uitbracht. Het ging hierbij om: 5 6

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR694446?

7

     

de migratie van het DMS Verseon; het verkorten van de bewaartermijn van WMO dossiers; de vervanging van analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Hellevoetsluis uit de periode 2010-2021 door digitale bestanden; het routinematig vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale bestanden door de gemeente Voorne aan Zee; het routinematig vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale bestanden door het bureau RBZ namens de gemeente Voorne aan Zee; de vervanging van analoge personeelsstukken van de voormalige gemeente Hellevoetsluis;

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid De archieven van de gemeente zijn een mix van digitale en analoge bescheiden. Vooral de archieven van de voormalige gemeente Hellevoetsluis waren grotendeels niet in een goede, geordende en toegankelijke staat. De gemeente beschikte in 2023 nog niet over een metagegevensschema voor de gehele organisatie. De (analoge) achterstanden zorgden er bij de gemeente voor dat een deel van de informatie van de voormalige gemeente Hellevoetsluis moeilijk vindbaar is. Voorne aan Zee voldeed daarom in 2023 bijna aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.

Analoge Duurzaamheid De archieven van de voormalige gemeenten Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne zijn grotendeels verpakt in duurzame (zuurvrije) zogeheten "Amsterdamse dozen' en zuurvrije dossieromslagen. Digitale duurzaamheid Hoewel de gemeenten (deels) nog steeds hun handen vol hebben aan de analoge archieven en achterstanden ontstaat er in de organisaties wel steeds meer besef voor digitale duurzaamheid. Het Zaakgericht Werken en een steeds sneller digitaliserende wereld hebben ook invloed op het digitaal werken en denken van de gemeentelijke organisatie. Er komt steeds meer aandacht voor het langdurig bewaren van informatie. Zie hiervoor ook in KPI-3, de paragraaf over het e-depot. Wel zijn er zorgen voor het duurzaam bewaren van informatie door teams op de buitenlocaties van de gemeente. Zo worden de getekende overeenkomsten voor de verhuur van gemeentelijke locaties niet in het zaaksysteem bewaard maar in een outlook-postbus. Hierdoor kunnen deze niet op de juiste wijze worden beheerd en op termijn vernietigd. Analoge achterstanden In 2023 is de voortvarendheid van de gemeente om het wegwerken van de analoge achterstanden van vooral de voormalige gemeente Hellevoetsluis tot een goed einde te brengen door diverse omstandigheden zwaar op de proef gesteld. Daardoor is niet de vooruitgang geboekt die gehoopt was.

Het blijft daarom belangrijk dat er ook na 2023 er voldoende middelen beschikbaar blijven om de achterstanden de komende jaren volledig weg te werken.

8

Digitale achterstanden De onder andere bij KPI-2 genoemde capaciteitsproblemen veroorzaken achterstanden in de afhandeling en archivering van zaken in het zaaksysteem e-Suite. Dit zijn zaken die gestart zijn in 2023, weliswaar zijn afgehandeld maar nog nagekeken dienen te worden of deze correct zijn afgehandeld. Het is belangrijk dat deze achterstanden niet te ver oplopen en zo bijdragen aan een onbeheersbare hoeveelheid achterstanden. Overigens pakt de gemeente andere achterstanden zoals het migreren van oude applicaties naar het e-depot wel aan. Zie hiervoor KPI-3, applicaties. Zie voor het wegwerken van de achterstanden in het ‘oude’ DMS Corsa van Hellevoetsluis, KPI-6, specifieke vervanging.

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit In 2023 is er gewerkt aan het tot stand komen van het handboek vervanging en het bijbehorende vervangingsbesluit. Op 12 december is er door de gemeentearchivaris een positief advies afgegeven op het concept handboek vervanging. Naar verwachting zullen het handboek en het bijbehorende besluit in het voorjaar van 2024 definitief vastgesteld worden. Specifieke vervanging Naast advisering over het algemene vervangingsbesluit is er in het eerste halfjaar van 2023 ook geadviseerd over drie specifieke vervangingsprojecten. RBZ: Op 12 april 2023 is positief advies gegeven over het vervangen van analoge (papieren) archiefbescheiden voortkomende uit de uitvoering van de zelfstandigenregelingen (BBZ/IOAZ/ TOZO) voor de gemeente Voorne aan Zee door bureau RBZ van de gemeente Rotterdam. Deze vervanging vindt plaats op basis van het ‘Handboek Vervanging, generiek handboek voor de vervanging van papieren documenten door digitale reproducties’ van de gemeente Rotterdam. Het besluit tot vervanging is genomen op 9 mei 2023 en werkt terug tot 1 januari 2023. Youforce: Op 31 mei 2023 is positief geadviseerd op het plan over het vervangen van personeelstukken die in de periode 2017-2021 zijn gescand en geplaatst zijn in het e-hrmsysteem Youforce.

De daadwerkelijke vervanging heeft nog niet plaatsgevonden. Er dient nog wel voldaan te worden aan de in 2019 gestelde eis dat een lijst van bijzondere en beleidsbepalende functies alsmede een lijst van functies die in aanraking zijn gekomen met gevaarlijke stoffen opgesteld dient te worden. Corsa Hellevoetsluis: Op 5 juni 2023 is positief geadviseerd op het plan voor het vervangen van analoge archiefbescheiden aanwezig in de serie fysieke archiefstukken van de gemeente Hellevoetsluis ontstaan in de periode 2010-2021. Het overgrote deel van de archiefbescheiden is al digitaal aanwezig in de dossiers. Omdat het archief nu een hybride vorm heeft en deze situatie onwerkbaar is, is er voor gekozen alles wat nog fysiek uit deze periode aanwezig is te digitaliseren. Dit zal de komende jaren geleidelijk aan gebeuren en is onderdeel van het aanvullen en verbeteren van het DMS Corsa van Hellevoetsluis. Vernietiging In onderstaand overzicht is te zien welke vernietigingslijsten in 2023 ontvangen zijn en waarop machtiging tot vernietiging is verleend.

SELECTIE ARCHIEFBESCHEIDEN Voormalige gemeente Brielle Vernietigingslijst 2022: machtiging verleend Voormalige gemeente Hellevoetsluis Voormalige gemeente Westvoorne

9

Geen vernietigingslijst ingediend in 2023 Vernietigingslijst 2023: nog geen machtiging verleend

Zoals in het overzicht te zien is, is er alleen voor de vernietigingslijst van de voormalige gemeente Brielle over 2022 een machtiging verleend. De vernietigingslijst van de voormalige gemeente Westvoorne is wel door de archiefinspecteur ontvangen en beoordeeld. Omdat deze lijst pas in het late najaar van 2023 werd ingediend volgt de machtiging hierop pas in 2024. Het is duidelijk te zien dat er bij de vernietiging van alle voormalige gemeenten achterstanden aan het ontstaan zijn. De oorzaak is begrijpelijk, de hoeveelheid werk die het team te verzetten heeft in combinatie met het langdurige en bewerkelijke proces van voorbereiding van de vernietiging maakt dat er gauw achterstanden kunnen ontstaan. Het is echter zeer belangrijk dat de achterstanden op niet al te lange termijn weggewerkt zijn zodat de gemeente aan relevante wetgeving zoals Archiefwet, AVG en WOO voldoet. Verder is geconstateerd dat er door het team dat verantwoordelijk is voor onder andere het zwembad de Dukdalf een deel van de financiële administratie, waaronder kassabescheiden, te vroeg is vernietigd. Ook worden inschrijfformulieren voor zwemles te kort bewaard. Voor deze acties is in het verleden overleg geweest met diverse vakspecialisten, maar niet met de specialisten vanuit Informatiebeheer. Hierdoor wordt deze informatie op dit moment niet bewaard conform de vigerende selectielijsten.

Het bewaren volgens de juiste bewaartermijn dient weer hervat te worden. Vernietiging uit andere informatiesystemen In 2023 is ook gesproken over vernietiging van informatie uit vakapplicaties. Zo is met medewerkers van P&O en informatiebeheer gesproken over het vernietigen van informatie uit het systeem Youforce. Helaas is er in 2023 nog niet vernietigd uit deze applicatie. Daarnaast kwam het systeem Recreatex in het vizier bij de archiefinspectie. Dit systeem wordt gebruikt bij het theater en de zwembaden. Hierin wordt ook informatie opgeslagen die vernietigbaar is. Op dit moment is niet duidelijk of er uit dit systeem ook vernietigd kan worden. Nader onderzoek zal dit duidelijk moeten maken. Uit het bovenstaande blijkt wel dat er bij de gemeente naast het zaaksysteem ook nog diverse vakapplicaties in gebruik zijn die informatie bevatten. Hoewel er al informatie uit diverse applicaties gemigreerd is naar het e-depot en er op de wachtlijst naar het e-depot ook nog vak applicaties staan ontbreekt naar het idee van de inspectie een goed overzicht van applicaties waaruit de komende jaren informatie overgebracht of vernietigd moet worden.

Verkorting bewaartermijnen Eind december 2023 is een positief advies gegeven op het verzoek inzake het verkorten van de bewaartermijn van werkbriefjes en afgehandelde cliëntendossiers van de voormalige gemeente Hellevoetsluis die zijn opgemaakt of ontvangen voor 1 januari 2017. Om bedrijfsvoeringsredenen wil men de bewaartermijn van de dossiers en documenten verkorten naar 10 jaar. Hiermee worden de bewaartermijnen van deze dossiers en documenten gelijk geschakeld met die van de voormalige gemeenten Brielle en Westvoorne. Bovendien is de bewaartermijn van deze dossiers dan gelijk aan de bewaartermijn van de dossiers en documenten die na 1 januari 2017 zijn ontvangen en opgemaakt. Vervreemding Er heeft in 2023 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren Ook in 2023 zijn er meerdere migraties geweest van systemen. Van al deze systemen is de informatie gemigreerd naar het e-depot. Zie hiervoor de KPI-3 e-depot. Ook is de migratie van het DMS Verseon van de voormalige gemeente Westvoorne afgerond. Deze applicatie is gemigreerd naar het systeem My-Lex en zal in 2024 worden gemigreerd naar het e-depot. Verder is in 2023 gesproken over een standaard migratieplan en -verklaring. Deze zullen in 2024 vastgesteld worden.

Daarnaast heeft het Streekarchief in overleg met de gemeente een handleiding opgesteld voor migratie en conversie van archiefbescheiden.

10

Hotspotmonitor Op 7 juni 2023 heeft een brainstormsessie over mogelijke hotspots in de gemeente Voorne aan Zee en haar rechtsvoorgangers plaatsgevonden. Hieruit zijn 25 mogelijke hotspots geïdentificeerd. Door omstandigheden kon de uitwerking en toetsing van de hotspots aan de landelijk geldende criteria door medewerkers van het Streekarchief pas in december starten. Naar verwachting zal de uitwerking van deze hotspots in de loop van 2024 afgerond kunnen worden, waarna de gemeente een definitieve hotspotlijst kan vaststellen.

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden

De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2023 is geen regulier secretariearchief van de deelnemende gemeenten overgebracht. Wel zijn aanvullingen op de bouwvergunningseries van de voormalige gemeenten Hellevoetsluis, Oostvoorne en Rockanje overgebracht naar het Streekarchief. Zoals in paragraaf KPI-3 al is aangegeven is de analoge archiefbewaarplaats van de gemeente bij het Streekarchief zo goed als vol.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Het Streekarchief Voorne-Putten beheert de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Bijna alle overgebrachte bescheiden zijn openbaar. Slechts in een beperkt aantal gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Het Streekarchief beschikt over een studiezaal waar de archiefbescheiden kosteloos zijn te raadplegen. Uiteraard is het mogelijk om tegen kostprijs kopieën of scans te laten maken. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. In de praktijk blijkt vaak een scan van het betreffende document of dossier voldoende. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de Streekarchivaris.

11

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Verbeterpunten  

         

Breng in beeld welke partijen in opdracht van de gemeente taken uitvoeren, die ook archiefwaardige informatie voortbrengen. Ook voor deze informatie is het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk (KPI-1). Neem in alle overeenkomsten met derden die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld (KPI-1). Activeer het Strategisch Informatie Overleg (SIO) (KPI-1). Zorg voor een duidelijk overzicht over welke blijvend te bewaren informatie de gemeente beschikt en in welke informatiesystemen het wordt opgeslagen (KPI-3). Stel een calamiteitenplan specifiek voor alle archiefruimten op (KPI-3). Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4). Zorg dat de achterstanden in zowel analoge als digitale archivering onder controle zijn (KPI-5). Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5). De zorgdrager dient een lijst van bijzondere en beleidsbepalende functies alsmede een lijst van functies die in aanraking zijn gekomen met gevaarlijke stoffen op te stellen (KPI-6). Werk de achterstanden in de analoge en digitale vernietiging weg (KPI-6). Stop met de onrechtmatige vernietiging bij het zwembad en accommodaties (KPI-6). Vernietig ook uit vak-applicaties (KPI-6).

3.2 Aanbevelingen    

12

Zorg dat het team informatiebeheer op peil blijft, zodat deze goede invulling kan geven aan alle taken (KPI-2). Reserveer financiële middelen om de na de fusie nog aanwezige achterstanden weg te kunnen werken (KPI-3) Reserveer financiële middelen voor het migreren of converteren van informatie uit bovenstaande systemen (KPI-3). De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NENISO 23081 Het is aanbevelingswaardig dit schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. (KPI-5).

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2023, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1.

Lokale regelingen

Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening is actueel. De beheerregels Informatiebeheer zijn actueel Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente is te vinden in de begroting op de website van de gemeente. De gemeente beschikt over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). In 2023 is dit overlegorgaan niet bijeen geweest. 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Zee stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is op dit moment grotendeels op sterkte, maar de werkdruk blijft hoog.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimten voldoen allemaal niet geheel aan de eisen van de Archiefregeling. De gemeente beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op alle archiefruimten De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.

13

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag:

Werkt

de

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteitsverbetering

van

haar

informatiehuishouding? De gemeente beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het

toezicht

op

de

niet-overgebrachte

archiefbescheiden

is

vastgelegd

in

de

gemeentelijke regelgeving en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur in dienst van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een meta-gegevensschema voor de gehele organisatie.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over meerdere vervangingsbesluiten. De gemeente heeft een hotspotmonitor laten uitvoeren. Op één decentrale locatie is onrechtmatig vernietigd. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente getoond. Het raadplegen van de archieven van Voorne aan Zee gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

14