Bijlage. Verbeterplan VAZ
Tekst van het document
Verbeterplan naar aanleiding van de aanbevelingen van de toezichthouder Streekarchief Voorne-Putten op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2023. NR.
KPI
Omschrijving probleem (knelpunt)
1.
Lokale regelingen
1
1.3
Risico
Priorit eit
Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling archivaris
Start activiteit
Geplande realisatie activiteit
Jaarlijks het SIO laten plaatsvinden.
Sio overleg inplannen, Ingepland voor medio 2024
eind 2024
Overzicht van partijen die archiefwaardige informatie voortbrengen bij de uitvoering van gemeentelijke taken
Onderzoeken welke taken zijn uitbesteed en of er een archiefparagraaf is vastgelegd
2025
De gemeente Voorne aan Zee heeft voldoende middelen om haar wettelijke taken uit te voeren
Voor personeel is dit jaar een budget beschikbaar van € 1.300.000; voor het project archiefachterstanden is het jaarlijkse budget € 300.000. In het fusietraject is nog een bedrag beschikbaar voor het migreren van bestaande systemen
eind 2027
De archiefruimte moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling
Leeghalen van de archiefruimten die niet voldoen aan de Archiefregeling; vervroegd overbrengen van te bewaren analoge dossiers
eind 2027
De gemeente Voorne aan Zee beschikt over Calamiteitenplan van Brielle herschrijven voor een calamiteitenplan (voor de de gemeente Voorne aan Zee archiefruimte)
eind 2024
De gemeente Voorne aan Zee heeft een goedgekeurd kwaliteitssysteem
eind 2024
Voortgang in %
25
2
3
5
Breng in beeld welke partijen in opdracht van de gemeente taken uitvoeren, die ook archiefwaardige informatie voortbrengen
1
2
1.4
2.
3
De gemeente beschikt over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). In 2023 is dit overlegorgaan niet bijeen geweest.
3.
5
4.
6
8
De archiefruimten voldoen niet allemaal aan de eisen van de Archiefregeling. De gemeente beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op alle archiefruimten
3
5
3
5
1
1
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
5.1
De gemeente beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen.
5.2
6.
De bouwdossiers van Brielle worden in 2024 overgebracht naar de goedgekeurde archiefruimte. Overbrenging van analoge archieven is pas mogelijk na de bouw van een nieuw Streekarchief ivm gebrek aan ruimte in de huidige vestiging
Interne kwaliteitszorg en toezicht
2
De gemeente Voorne aan Zee heeft geen achterstanden in analoge en digitale archivering
3
Een kwaliteitssysteem is nooit klaar, de eerste opzet zal eind 2024 gemeente breed uitgerold worden waarna jaarlijks er onderdelen verder geprofessionaliseerd gaan worden
De FG/Ciso en Woo coördinator moeten ook hun verantwoordelijkheid nemen om de waarden specifiek op hun vakgebied in de i-navigator te vullen.
4
Zorg dat de achterstanden in zowel analoge als digitale archivering onder controle zijn
De gemeente beschikt niet over een metagegevensschema voor de gehele organisatie.
Opleveren van een goedgekeurd kwaliteitssysteem
De gemeente Voorne aan Zee beschikt over Hiervoor zal de i-navigator gebruikt worden als een actueel, compleet en logisch overzicht strategisch product. Dit moet nog officieel van (te bewaren) archiefbescheiden vastgesteld worden binnen het MT. De inavigator is al grotendeels gevuld.
2
9
1
4.1
5.1
50 75 100
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
De gemeente beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem
7
1
3.1
3.5
Eventueel korte toelichting of status voortgang
Mensen en middelen
2 De gemeente Voorne aan Zee stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. Het onderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is op dit moment grotendeels op sterkte, maar de werkdruk blijft hoog.
4
Realisatie activiteit
Het wegwerken van achterstanden heeft dagelijks onze aandacht
4
5
De gemeente Voorne aan Zee beschikt over In het vastgestelde handboek vervanging zijn metadata schema's van alle gebruikte metadataschemas als bijlage aanwezig. Dit software waar archiefbescheiden in betreft de meest belangrijke applicaties als opgeslagen zijn het gaat digitaal archief beheer. Van de overige applicaties moeten nog metadata schema's opgesteld worden.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
eind 2024
Hiervoor maken we gebruik van de inventarisatie softwareapplicaties uit de i-navigator. Dit zal samen met de applicatiebeheerder opgesteld worden.
10
6.3
Stel een lijst op van functies die bijzonder en beleidsbepalend zijn, en een lijst van functies waarin personeel in aanraking komt met gevaarlijke stoffen
11
6.4
12
6.4
Werk de achterstanden in de analoge en digitale vernietiging weg Vernietig uit vakapplicaties
13
6.4 Op één decentrale locatie is onrechtmatig vernietigd.
14
7 7.1
3
5
De gemeente Voorne aan Zee beschikt over Lijst opstellen een overzicht van bijzondere en beleidsbepalende functies, en een lijst van functies waarin personeel in aanraking komt met gevaarlijke stoffen Er zijn geen achterstanden in analoge en Analoge en digitale vernietiging uitvoeren digitale vernietiging De gemeente Voorne aan Zee vernietigt uit Overzicht maken van de applicaties waaruit vakapplicaties informatie moet worden vernietigd De gemeente Voorne aan Zee zal niet meer Dit betreft een voorval van vernietiging van onrechtmatig vernietigen gegevens bij het gemeentelijk zwembad.
3
5
3
5
3
5
Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De gemeente Voorne aan Zee dient te De archieven van de gemeente t/m 1999 voldoen aan het wettelijke termijn van 20 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de 3 5 jaar voor overbrenging archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten.
Dit is niet de wijten aan de gemeente Voorne aan Zee, of diens voorgangers. Het Streekarchief heeft geen ruimte om onze reeds omgepakte dossiers aan te nemen
eind 2024
Het team is uitgelegd en bij gesproken over de consequenties van hun actie. Dit zal niet meer voorkomen.