Bijlage IV Evaluatie Pilot raadsrapporteurs

Terugkoppeling evaluatie pilot raadsadviseurs Aanleiding In de raadswerkgroep planning en control (22 augustus 2022) en vervolgens fusiecommissie is afgesproken om voor de Gemeenschappelijke Regelingen met de nieuwe raad een pilot te starten waar raadsleden meer dan gemiddelde belangstelling zouden moeten krijgen (bijvoorbeeld MRDH, DCMR, GRJR of VRR). De griffier heeft dit opgepakt en is in de nieuwe raadsperiode dit vorm gaan geven samen met de regiefunctionarissen van deze gemeenschappelijke regelingen, de wethouders en de geworven raadsrapporteurs. Een voorstel hiertoe is in het presidium vastgesteld. Afgesproken is met 2 raadsfunctionarissen per gemeenschappelijke regeling (GR) te werken (bij voorkeur 1 persoon uit de coalitie en 1 persoon uit de oppositie) en te starten met de GRJR, GGD, Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond en DCMR. NB voor de MRDH is was hier al sprake van. Naar voorbeeld van de MRDH is per Gr een klankbordgroep opgesteld waaraan de raadsrapporteurs, verantwoordelijk portefeuillehouder en regiefunctionaris (verantwoordelijk beleidsadviseurs) deelnemen. Zij adviseren de commissie aangaande de begroting en zienwijzen. In 2023 is afgesproken is de pilot te evalueren.

Dit is gedaan middels een enquête onder raads-en commissieleden, regiefunctionarissen , burgemeester, griffier en wethouders Wat is bereikt: -pilot raadsfunctionarissen voor 5 gemeenschappelijke regelingen; -inrichten 5 klankborgroepen, waarin wethouder, regiefunctionaris en twee raadsrapporteurs zitting hebben; -inwerkprogramma (kennismaking diverse GR’en, uitleg nieuwe Wet WGR, avond met alle regiefunctionarissen/raadsrapporteurs en wethouders over invulling pilot, uitleg aan alle raad-en commissieleden over hetgeen iedere GR die deelneemt aan de pilot, bijeenkomst over de verbonden partijen/raadsrapporteurs in aanloopt naar de evaluatie; -de evaluatie van de pilot. Evaluatie pilot Doel pilot De pilot is opgezet in het kader van de veranderende Wet Gemeenschappelijke Regelingen en om meer zicht te krijgen op de gemeenschappelijke regelingen. Voor de volgende regelingen is er gestart met een raadsrapporteur: MRDH, DCMR, GGD, GRJR en VRR. Afgesproken is om voor het einde van deze raadsperiode de pilot te evalueren. Bovendien kunnen de uitkomsten betrokken worden bij de nog op te stellen nota verbonden partijen.

1

Wie hebben de enquete ingevuld? 25 personen in totaal, waarvan 19 commissie- of raadsleden. Dit is inclusief de 8 raadsrapporteurs 4 regiefunctionarissen 1 wethouder 1 griffier Specifieke vragen die zijn gesteld aan de raadsrapporteurs Wat zijn de redenen om raadsrapporteur te zijn? Uit de antwoorden blijkt dat de thema’s die in de GR’en aan de orde komen van groot belang worden gevonden door de raadsrapporteurs en deze thema's zichtbaar(der) moeten zijn voor de raad. De raadsrapporteurs dragen hier hun steentje aan bij onder meer als verbinder tussen raad-college-portefeuillehouder, maar ook binnen de regio. Daarnaast is aangegeven dat men over bepaalde expertise beschikt die ze goed kunnen inzetten in de rol van raadsrapporteur en dat het hebben van een bepaalde interesse heeft in de specifieke onderwerpen die aan bod komen ook heeft doen besluiten om raadsrapporteur te worden. Maar ook om de werkdruk binnen de raad en de fracties te verdelen. Hoe tevreden is de raadsrapporteur over de wijze deze in de gelegenheid wordt gesteld om de rol als raadsrapporteur uit te oefenen? In een ranking van 1 (Uitermate ontevreden) tot 5 (uitermate tevreden) is er gemiddeld een score van 3,38. Dit kan geclassificeerd worden als “ruim voldoende”.

Waar zitten volgens de raadsrapporteurs verbeter mogelijkheden? -Tijd om te verdiepen in de beschikbare informatie; -Krijgen van een terugkoppeling wat er met de input van de raadsrapporteurs/raad is gedaan; -Ondersteuning vanuit regiefunctionarissen kan voor 2 raadsrapporteurs beter, de andere 6 zijn tevreden tot zeer tevreden; 2 raadsrapporteurs hebben zich niet uitgesproken (positief of negatief) op de vraag of ze weten wat en wanneer er van hun wordt verwacht. Dit verdient dus ook aandacht. De rest was positief. Overig: -Verder is gebleken dat de raadsrapporteurs goed tot zeer goed weten waar ze de beschikbare informatie kunnen vinden;-Niemand is negatief over het kunnen bijwonen van de geplande overleggen; -De interesse vanuit de raad richting de raadsrapporteurs wordt wisselend ervaren. In een ranking van 1 (zeer onvoldoende) tot 10 (uitmuntend) is er een gemiddelde score van 5,12. Zeker winst te behalen.

2

Welke mogelijkheden of kansen zien de raadsrapporteurs om de betrokkenheid vanuit de raad richting de raadsrapporteur te verbeteren? -Meer rolduidelijkheid (college vs. raad, maar ook raadsrapporteurs vs. raad); -Meer planmatig opnemen van rapportage momenten; Opgemerkt kan worden dat 15 van de 25 respondenten hebben aangegeven dat het goed zou zijn om “terugkoppeling Gr’en” een vast agendapunt te laten zijn in de commissie. Waarbij wel de vraag een enkele keer is gesteld of de commissie daar de juiste plek voor is (of raad); -Pro-actievere benadering van de raad richting de raadsrapporteurs. Specifieke vragen die zijn gesteld aan de raadsrapporteurs en regiefunctionarissen Men is meer dan gemiddeld tevreden over de effectiviteit van de afstemmingsoverleggen (klankbordgroepen) met betrekking tot het voorbereiden van de agenda’s van de algemene bestuursvergaderingen? (score 3,75 uit 5). Welke kansen ziet u om de samenwerking binnen de afstemmingsoverleggen nog te verbeteren?: -Rol verduidelijking; -Meer contact en meer betrokkenheid bij het opstellen van het beleid.

 Wordt hiermee bedoeld meer aan de voorkant betrokken zijn? -De tijd tussen het verschijnen van de stukken voor het AB, het maken van de annotatie en het AB zelf is erg kort waardoor we in de praktijk vaak pas na het AB met de raadsrapporteurs in overleg gaan; -Meer planmatig werken; -Ook afstemming met andere gemeentes. Beoordeling rol raadsrapporteur Men heeft de toegevoegde waarde van “de raadsrapporteur” beoordeeld met een score van 6,64 (1: uitermate ontevreden 10: uitermate tevreden). Op de vraag of de rol van raadsrapporteur voldoende tot zijn recht komt is wisselend gereageerd. Men ziet groeipotentie op de volgende punten: -Borging mag steviger en een kader daarbij zou handig zijn  daar wordt aan gewerkt; -Er mag door de raadsrapporteurs meer gedeeld worden, daar mag ook de tijd voor worden genomen en vast agendapunt; -Betrokkenheid raadsleden naar raadsrapporteurs en andersom mag vergroot worden; -Raadsrapporteurs ook een rol laten hebben bij organiseren thema-avonden die de GR raakt. Hierbij kan opgemerkt worden dat de essentie van de rol van raadsrapporteur door een groot deel van de respondenten in de kern hetzelfde wordt beschreven.

3

Kennis over de GRén De top 3 van vormen om kennis uit te wisselen over de betreffende Gr’en: 1.Mondelinge terugkoppeling in commissie/raad (16); 2.Netwerkbijeenkomsten (13); 3 Workshops en trainingen (6) Andere (6), zoals: best practises delen, schriftelijke terugkoppeling vanuit raadsrapporteurs aan raad, resultaten zichtbaar delen, overkoepelend overleg van raadsrapporteurs over kwaliteitsverbetering. Waar is winst te behalen in effectieve informatievoorziening? -het belang van een effectieve informatievoorziening is niet bij iedereen gelijk (raad, college, portefeuillehouder en regiefunctionarissen) (13x) -Gebrek aan tijd (9x) -Gebrek aan interesse (9x) -Gebrek aan focus (9x) Top 5 van Gr’en waar men graag met raadsrapporteurs blijft werken: GRJR (21x) MRDH (18x) VRR (16x) DCMR (12x) GGD Rotterdam-Rijnmond (12x) Maar ook andere Gr’en zijn genoemd: Voorne Putten Werkt (7x), Samenwerkingsverband Wonen regio Rotterdam (6x) Recreatieschap Voorne Putten (5x), Syntrophos (3x), Streekarchief (2x), SVHW (3x) Redenen om bepaalde GR voor te dragen: -Regionaal beland en directe impact op inwoners; -Belangrijke onderwerpen;-Meer directe verbondenheid, zodat de raad goed geïnformeerd blijft; -Gaat veel geld in om; -Maatschappelijke impact van hetgeen er in besloten wordt; -Draagt bij aan betrokkenheid en kennis van raadsleden, waardoor deze hun controlerende en kaderstellende rol beter

kunnen uitoefenen; -Complexiteit van de onderwerpen vraagt om een raadsrapporteur die tijd en moeite neemt om zich er meer in te verdiepen (taakverdeling/spreiding).

4