Bijlage bij Raadscommunicatieplan 'Communicatie door de raad gemeente Voorne aan Zee'

Communicatie door de raad van de gemeente Voorne aan Zee 1. Inleiding Opzet. Na deze inleiding worden in hoofdstuk 2 de onderwerpen benoemd die vanaf de fusiedatum van 1 januari 2023 gerealiseerd moeten zijn. Hoofdstuk 3 bestaat uit een inventarisatie van onderwerpen waar de nieuwe raad een keus uit kan maken. Niet alles zal passen bij de wensen van de nieuwe raad en niet alles wat de nieuwe raad wenst zal nu voorzien kunnen worden. Wat is raadscommunicatie? Raadscommunicatie wordt gedefinieerd als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Dat maakt raadscommunicatie a-politiek, feitelijk en neutraal. Natuurlijk is er diversiteit aan standpunten binnen de gemeenteraad. Deze kunnen in de communicatie namens de gehele gemeenteraad worden benoemd, maar niet worden benadrukt. Het gaat om het vergroten van de zichtbaarheid en bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het vergroten van betrokkenheid van inwoners bij politieke besluitvorming en het hen hierover informeren. Raadscommunicatie is tweezijdig. Het gaat om communicatie van raad naar inwoners, maar ook om communicatie van inwoners naar raad.

In de laatste functie heeft raadscommunicatie een relatie met burgerparticipatie, maar moet het wel onderscheiden worden van burgerparticipatie zoals deze ingebed is in trajecten van beleidsvorming. Dit laatste vormt een onderdeel van het bredere participatiebeleid en wordt hier om praktische redenen dus buiten beschouwing gelaten. Raadscommunicatie staat in principe los van communicatie door het college. Op onderdelen zal het echter niet los van elkaar kunnen worden gezien. Bij communicatie over een zelfde onderwerp zal er een zekere afstemming moeten zijn. Wel zal er duidelijk moeten worden gemaakt dat het gaat om communicatie van de raad. Voor inwoners is het gemeentebestuur immers nog vaak één begrip, zonder onderscheid tussen raad en college. Doelstellingen van raadscommunicatie zijn: 1. Informeren over taken, bevoegdheden, werkwijze en besluitvorming van de gemeenteraad. 2. Inwoners betrekken bij de gemeenteraad en hun werkzaamheden. 3. De zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten. 4. Inwoners van Voorne bewust maken van het feit dat de raad hen vertegenwoordigt.

1

Uitgangspunten van raadscommunicatie zijn: 1. De gemeenteraad communiceert als geheel, partijpolitiek is aan de partijen zelf. 2. Gemeenteraadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele gemeenteraad, zowel voor het onderschrijven van de doelstellingen als inzet voor de uitvoering. 3. De communicatie vanuit de gemeenteraad bevat een goede mix tussen momenten waarop de gemeenteraad naar de inwoners en betrokkenen toe gaat, de momenten waarop zij bij de gemeenteraad worden uitgenodigd en momenten waarop de gemeenteraad on- en offline zichtbaar is. 4. Breng focus aan en houd de communicatie simpel door helder taalgebruik. Ga bij voorkeur uit van niveau B1, taalgebruik dat ook door mensen zonder opleiding begrepen kan worden. 5. De verantwoordelijkheid en de uitvoering van de gemeenteraadscommunicatie liggen bij de griffie, waar nodig gebeurt de uitvoering in samenwerking met het team communicatie. (op het moment van schrijven deze notitie is nog niet bekend hoe ‘communicatie’ in de nieuwe organisatie geplaatst wordt)

6. Alle communicatiemiddelen worden periodiek geëvalueerd.

2. Wat moet er op 1 januari 2023 gerealiseerd zijn? Onderstaande onderwerpen zullen voor 1 januari 2023 gerealiseerd moeten zijn. Dit zal gebeuren door de beoogd griffier in samenwerking met de huidige griffies. Actieve betrokkenheid van de raden is hierbij niet vereist. 1. er moet informatie over de samenstelling van de raad op de website staan. Op 1 januari 2023 bevat de website van de gemeente Voorne aan Zee een overzicht van de leden van de raad. Hierbij zijn opgenomen een foto, contactgegevens (mailadres en eventueel telefoonnummer), nevenfuncties en partijnaam. Zodra er commissieleden, niet zijnde raadsleden, benoemd worden komen ook deze in het overzicht. Als er in de loop van 2023 een gemeentegids verschijnt zullen deze gegevens ook hierin verschijnen. De gegevens op de website worden actueel gehouden. De gegevens in de gemeentegids zijn een momentopname. (op het moment van schrijven van deze notitie is nog niet bekend of er in 2023 een gemeentegids verschijnt)

2. commissie- en raadsvergaderingen worden rechtstreeks via de website van de gemeente Voorne aan Zee uitgezonden. Alle commissie- en raadsvergadering zijn te volgen via het raadsinformatiesysteem op de website. Uitzondering geldt uiteraard voor vergaderingen, of gedeelten van vergaderingen, die besloten zijn. 3. de agenda’s van commissie- en raadsvergaderingen moeten gepubliceerd worden. Deze agenda’s zullen gepubliceerd worden in de wekelijkse huis-aan-huisbladen en op de website. Omdat begin januari de eerste raadsvergadering van de gemeente Voorne aan Zee wordt gehouden, zal in december 2022 de agenda van deze vergadering al gepubliceerd moeten worden. 4. informatie over mogelijkheid van inspreken moet bekend worden gemaakt. De mogelijkheid van inspreken is geregeld in de raadseigen regelgeving: het Reglement van Orde van de Raad en de Verordening op de raadscommissies. In de publicatie van iedere agenda van een commissie- of raadsvergadering zal er gewezen worden op de mogelijkheid van inspreken en hoe hiervan gebruik te maken.

2

5. informatie over mogelijkheid van bezoeken commissie- en raadsvergaderingen moet bekend worden gemaakt. In de publicatie van iedere agenda van een commissie- of raadsvergadering zal er gewezen worden op de mogelijkheid van het bezoeken van de betreffende vergadering. Daarnaast wordt er gewezen op de mogelijkheid de vergadering te volgen via de website. 6. informatie uit de commissies en besluiten uit de raadsvergadering worden gepubliceerd In de week na de raadsvergadering zal er een overzicht van de door de raad genomen besluiten in de huis-aan-huisbladen worden gepubliceerd. Dit is een feitelijke opsomming van de genomen besluiten, geen verslag van de politieke discussie in de raad. Ook vooraankondigingen van (beeldvormende)raadsinformatieavonden en korte weergave van besprokene in de commissies worden gepubliceerd.

3. Welke mogelijkheden worden nu al gezien voor uitbouw door de nieuwe raad na 1 januari 2023? Zoals in de inleiding al gezegd zal de nieuwe raad zelf moeten bepalen welke middelen na 1 januari 2023 worden ingezet. Onderstaande opsomming is dus niets anders dan een, niet uitputtend, overzicht van mogelijkheden die nu al gezien worden. Keuze van enkele van de opties zal ook nog afhankelijk kunnen zijn van de beschikbaarheid van bijvoorbeeld een gemeentepagina in de huis- aan huisbladen. Betrokkenheid van de raad is van groot belang. Bij alle onderstaande opties zullen de verschillende fracties betrokken worden, zeker als er een inhoudelijke component is. 1. informatie over de samenstelling van de raad in de centrale hal van het gemeentehuis. In de hal van het gemeentehuis komen foto’s van alle raads- en commissieleden. 2. bezoek aan de raad, gast van de raad Willekeurige inwoners van Voorne aan Zee kunnen worden uitgenodigd om als gast aanwezig te zijn bij een commissie- en/of raadsvergadering. De inwoners zouden zich ook direct via de website kunnen aanmelden als gast van de raad. De inwoners worden voorafgaand aan de vergadering ontvangen door enkele raadsleden die de aanwezige gasten informatie verschaffen over de gemeenteraad en de werking van een commissie- en raadsvergadering.

Bij ‘gast van de raad’ zou ook gedacht kunnen worden aan een vereniging, instelling of onderneming. Bijvoorbeeld als er een onderwerp op de agenda staat dat hen raakt. Medewerkers van de griffie zullen dit geheel ondersteunen. 3. stelling uit de raad Alle fracties worden in de gelegenheid gesteld te reageren op een stelling die verband houdt met een in het oog springend onderwerp op de agenda of met een gebeurtenis uit de (lokale) actualiteit. Het geheel van stelling en antwoorden wordt verwerkt in een maandelijks gemeenteraadskatern op de gemeentepagina in de lokale pers en op de sociale media. 4. de raad in de klas, de klas in de raad Bij ‘de raad in de klas’ komen één of meer gemeenteraadsleden tijdens een schoolbezoek een gastles ‘lokale politiek’ geven. Vragen die o.a. besproken kunnen worden zijn: wat is een gemeente en wat is de rol van de gemeenteraad hierin; welke politieke partijen zitten er in de gemeenteraad en waarover gaat de gemeenteraad? In overleg met de scholen kan het programma ook een interactief element bevatten. Het programma ‘de raad in de klas’ kan zowel worden aangeboden aan basisscholen (groep 7 & 8) als voortgezet onderwijs. Hiervoor zullen aparte programma’s worden ontwikkeld. 3

Bij ‘de klas in de raad’ komt de klas op bezoek in het gemeentehuis. Ook hier zullen voor basis- en voortgezet onderwijs verschillende programma’s worden opgezet. Noodzakelijk hierbij is dat de voorbereiding in samenspraak met de scholen gebeurt en dat, zo mogelijk, wordt aangesloten bij een onderwerp dat al op school speelt. 5. bezoeken aan wijken, kernen, verenigingen, bedrijven en instellingen. Wanneer de gemeenteraad op werkbezoek of excursie gaat zal hier actief over worden gecommuniceerd. Daarnaast kunnen inwoners actief worden uitgenodigd om mee te gaan op deze werkbezoeken van de gemeenteraad (fiets / wandel mee met de gemeenteraad!). Vervolgens kan hier naderhand weer publiciteit aan worden gegeven via social media of op de gemeentepagina van de lokale bladen. Ook de pers kan hiervoor worden uitgenodigd, om nog breder naar buiten te kunnen treden. Wijkbezoeken kunnen hierbij onderscheiden worden van bezoeken aan verenigingen, bedrijven en instellingen. Voor wijkbezoeken kan een schema worden gemaakt met een vast maandelijks tijdstip voor een bezoek, waardoor in één jaar tijd alle kernen of wijken in de gemeente bezocht zouden kunnen worden. Bezoeken aan verenigingen, instellingen en bedrijven hebben een meer incidenteel karakter. 6.

inzet sociale media (Facebook-pagina, Twitter, Youtube, Tiktok en Instagram) De raad van Voorne aan Zee wordt actief op de sociale media, zoals Facebook, Twitter, Youtube, Tikotok en/of Instagram. Vanuit de griffie zal er inhoud worden geplaatst. Deze inhoud bestaat uit aankondigingen van vergaderingen en andere activiteiten van de raad. Het is geen platform voor politieke discussie, wel zullen feitelijke vragen van inwoners over de berichten worden beantwoord door de griffie. Politieke vragen worden niet beantwoord door de griffie. Ook het volgen van relevante informatie die gedeeld wordt via de social media zal gemonitored kunnen worden. In diverse gemeenten is hiervoor een newsroom opgericht waarbij wekelijks wordt bepaald door de afdeling communicatie, waarin raadscommunicatie, kan participeren op welke berichten actie wordt ondernomen, uiteraard in overleg met college/griffie. 7. voorstellen raadsleden Raadsleden krijgen de mogelijkheid zich uitgebreider te presenteren aan de inwoners van de gemeente Voorne aan Zee. Juist bij de start van de nieuwe gemeente is het een goed moment om de bekendheid van de raadsleden bij de inwoners van de hele gemeente te vergroten. Dit kan door middel van interviews waarin een nader te formuleren rode draad als herkenbaar element iedere keer terug komt.

Vragen als: ‘Hoe kijkt u als raadslid aan tegen actuele vraagstukken of de toekomst van Voorne aan Zee?’ of ‘Waarover maakt zich als raadslid het meest zorgen?’ of ‘Wat wilt u bereiken als raadslid?’. We starten met fractievoorzitters in volgorde van fractiegrootte. De interviews worden op papier en online gedeeld, dit afhankelijk van de communicatiemiddelen die door de nieuwe gemeenten zullen worden ingezet. Bij online kan bijvoorbeeld gedacht worden aan gebruik maken van de facebook-pagina, waardoor meer tegelijkertijd gepubliceerd kan worden. De raadsleden zijn hierbij verantwoordelijk voor de inhoud, deze kan dus ook politiek zijn. Dit zal in betrekkelijk korte periode moeten worden uitgevoerd. Voorstellen van raadsleden halverwege de periode is weinig zinvol meer. 8. bericht over beeldbepalende informatiebijeenkomst, commissie- en raadsvergadering Om de discussie die in de commissies plaatsvindt, voorbereiding op besluitvorming, te kunnen volgen is het aardig een korte weergave te geven van het verloop van de commissievergadering ter voorbereiding op de raad. Vooraf gaande aan de commissievergaderingen kunnen ook beeldbepalende informatieavonden plaatsvinden. Het is ook aardig deze onder de aandacht te brengen van de inwoners. En te verwijzen naar de site waar meer informatie te vinden is over het betreffende onderwerp. 4

Om de zichtbaarheid van de gemeenteraad onder de inwoners te vergroten zal er na iedere raadsvergadering een bericht over een nieuwswaardig besluit van de gemeenteraad verschijnen. In dit bericht zal naast dit actuele onderwerp tevens aandacht besteed worden aan de rol van de gemeenteraad in het bestuurlijk besluitvormingsproces. In de berichtgeving kan er onderscheid worden gemaakt in digitale berichtgeving, snel na de raadsvergadering, en berichtgeving in de gedrukte pers. 9. bijeenkomsten voor nieuwe inwoners. Eens per jaar (of vaker) kan er een bijeenkomst voor nieuwe inwoners georganiseerd worden om deze mensen kennis te laten maken met de gemeente. Hierbij gaat het in ieder geval om kennismaken met de raad, het college en de dienstverlening van de gemeente. Toegevoegd kunnen nog worden de sport- en culturele verenigingen, ondernemers en toeristische informatie door de VVV. Na afloop van de bijeenkomst kan de inwoners een tasje met informatie- en promotiemateriaal worden meegeven. 10. cursus politiek actief De gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne hebben in samenwerking met ProDemos al eerder de cursus Politiek Actief verzorgd. De cursus Politiek Actief biedt inwoners de gelegenheid om een kijkje te nemen achter de schermen van de lokale politiek.

Doel is om inwoners enthousiast te maken voor de lokale politiek en om politiek actief te worden, bijvoorbeeld als lid van een politieke partij, in een adviesraad of als gemeenteraadslid. Omdat zowel de cursisten als gemeenteraadsleden erg enthousiast waren over de cursus politiek actief, zal deze cursus begin 2025, in de aanloop naar de volgende verkiezingen weer georganiseerd worden.

Verdere proces. Het verdere proces is aan de nieuwe raad. Om bovenstaande mogelijk te maken wil de griffie een eigen adviseur raadscommunicatie/ participatie aantrekken. Nu wordt voorzien om een werkgroep van raadsleden uit de nieuwe raad in te stellen om de communicatie uit de raad in overleg met de adviseur raadscommunicatie vorm te geven. Zij zullen, met de adviseur raadscommunicatie, de voorstellen voor de communicatie gaan uitwerken en met nieuwe initiatieven kunnen komen. Daarna worden zij ook betrokken worden bij de uitvoering. Bedoeling is dat communicatie uit de raad ook breed gedragen wordt door de raad. De werkgroep wordt zo breed mogelijk samengesteld, maar zal wel een ‘werkbare’ omvang moeten hebben. Uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheid voor de raadscommunicatie bij de griffie ligt. Binnen de personele opbouw van de nieuwe griffie zal dus ruimte moeten zijn voor de uitvoering van de raadscommunicatie. Voor een raad van deze omvang wordt hierbij uitgegaan van een tijdsbesteding van 1 fte. Afhankelijk van de inrichting van de nieuwe organisatie: voor communicatie-advies kan deze medewerker terecht bij de griffier en bij een van de collega’s van het nieuwe team communicatie.

5