Bijlage 5: brief bestuur Streekarchief inzake besluitvorming

Aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee Behandeld door: A.A. van der Houwen T: 0181 – 478 992 E: aa.vanderhouwen@streekarchiefvp.nl

Brielle, 8 juli 2025 Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling

Geacht college, Zoals wij u in onze brief van 15 juni 2023 lieten weten heeft Gemeente GoereeOverflakkee ons benaderd met het verzoek om toe te mogen treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. Wij zegden u destijds toe om later dat jaar met een advies te komen. Door verschillende oorzaken heeft dat advies langer op zich laten wachten maar is daardoor zorgvuldig tot stand gekomen. Destijds is een werkgroep gevormd om met name de financiële consequenties van de uitbreiding van onze archiefdienst in kaart te brengen. Het onderzoek van de werkgroep werd bemoeilijkt omdat gelijktijdig de huisvesting van het Streekarchief ter discussie stond en lange tijd onduidelijk bleef waar en voor welke kosten de nieuwbouw plaats zou vinden. In dit gecombineerde dossier is nu duidelijkheid ontstaan. Zoals voorzien is samenwerking voor alle partijen - ook voor de huidige deelnemers – wenselijk, en financieel voordeliger dan geen samenwerking. Misschien wel belangrijker is dat het Streekarchief VoornePutten zich verder kan ontwikkelen tot het Regionaal Historisch Centrum (RHC) dat ons voor ogen staat. De samenvoeging van twee kleine teams tot één team biedt mogelijkheden tot kennisdeling en specialisatie en verkleint de kwetsbaarheid.

Onze expertise op het gebied van digitale archivering (het e-depot) kan breder toegepast worden en beproefde methoden van educatie kunnen elders worden aangeboden. Grote winst kan bovendien worden behaald uit gezamenlijke huisvesting. De eisen die aan een archiefbewaarplaats worden gesteld zijn hoog en de kosten van de klimaatinstallatie maakt de bouw van één groot depot goedkoper dan twee kleine depots. Overigens volgen wij hierin de landelijke trent van schaalvergroting die ook bij archiefdiensten noodzakelijk is vanwege wijzigingen in de wet- en regelgeving en de specialistische kennis die met name digitale archivering vraagt. De tijd van kleine archiefdiensten is voorbij. Het RHC dat ons voor ogen staat is een robuuste organisatie die centraal gelegen en goed bereikbaar is voor de bewoners van de drie gemeenten, die

-2-

efficiënt werkt, de inspectietaak bij de gemeenten kan uitvoeren en goed uitgerust is om informatie – analoog en digitaal – minimaal tot in de volgende eeuw veilig te stellen. De gemeente Voorne aan Zee treedt hierbij op als verhuurder van het archiefgebouw en als bouwheer voor de nieuwbouw. Verschillende locaties zijn de afgelopen jaren genoemd, waarbij de keuze is gevallen op een perceel op Kickersbloem 3 te Hellevoetsluis. Het is gunstig gelegen op een zichtlocatie nabij het Kanaal door Voorne. Momenteel wordt aan een technisch ontwerp gewerkt. De oplevering van de nieuwbouw zal naar verwachting medio 2027 plaatsvinden. Besluitvorming In de vergadering van 3 juli is het bestuur akkoord gegaan met: •

toetreding van Goeree-Overflakkee tot de GR;

•

wijziging van de GR per 1 januari 2026;

•

wijziging van de naam in: Regionaal Historisch Centrum Voorne-Putten Goeree-

•

de voorgestelde bouwlocatie op Kickersbloem 3

•

- onder voorbehoud van deelname van Goeree-Overflakkee – de huurprijs, waarvan

Overflakkee (RHC VPGO);

de helft voor rekening van Voorne aan Zee zal zijn en de andere helft gelijkelijk betaald zal worden door de beide andere deelnemers. Het besluit tot wijziging van een gemeenschappelijke regeling is niet aan het bestuur van de GR maar dient genomen te worden door de colleges die de regeling zijn aangegaan, en dat slechts na toestemming van de gemeenteraden. Advies Er is een zorgvuldig traject doorlopen waarin vastgesteld is dat samenwerking voor alle partijen een positieve uitkomst is. Wij stellen u dan ook voor om in te stemmen met het verzoek van Goeree-Overflakkee om toe te mogen treden tot de gemeenschappelijke regeling. De toetreding willen wij samen laten vallen met een wijziging van de tekst van de gemeenschappelijke regeling waarvan het voorstel u separaat zal worden voorgelegd.

Wij hopen u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, namens het bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten, secretaris

voorzitter

A.A. van der Houwen

F. van Oosten