Bijlage 3 RIB vertraging jaarstukken 2023

E-mail gemeente@voorneaanzee.nl Telefoonnummer 140181

Aan de leden van de raad van de gemeente Voorne aan Zee

Verzenddatum 16 mei 2024 Uw kenmerk Ons kenmerk

Bijlage(n) 1

Onderwerp Voortgang proces jaarrekening 2023 Hellevoetsluis, Geachte raadsleden, Onlangs hebben wij u de concept-jaarstukken 2023 aangeboden (zaaknummer eSuite 88425-2024 voor de commissie agenda). Via deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de stand van zaken en het vervolgproces. Stand van zaken Het proces van opstellen van de jaarstukken 2023 gaat niet zoals we hadden gepland. De combinatie van een eerste jaarrekening van een fusiegemeente en een nieuwe, controlerend accountant is een behoorlijke uitdaging. Daarbij speelt het verloop van personeel in de eigen organisatie een belangrijke rol in de langere doorlooptijd van het samenstellen van de jaarrekening en het opleveren van het jaarwerkdossier voor de accountant. Nieuwe medewerkers hebben meer tijd nodig dan ervaren medewerkers om informatie te verwerken en deze toe te lichten. De vertraging in het proces drukt zwaar op de organisatie, die gedreven toewerkt naar het gewenste resultaat. De controlerend accountant heeft tijdens de vergadering van de auditcommissie van 12 maart jl. al gewezen op het bovenstaande. Nu de planning moet worden bijgesteld, informeren wij u over het alternatieve proces, waarbij we zoveel mogelijk aansluiten op de oorspronkelijke planning.

In samenwerking met de accountant blijven wij erop inzetten om uiterlijk 15 juli 2024 de jaarstukken 2023 inclusief het accountantsrapport en de controleverklaring tijdig in te dienen bij de provincie Zuid-Holland. In de nu voorliggende concept-jaarstukken ontbreekt een aantal onderdelen. De conceptjaarstukken die u nu heeft ontvangen, is het beleidsmatige deel bestaande uit de programmaverantwoording en de paragrafen (jaarverslag). Het financiële deel, de jaarrekening, ontvangt u bij de definitieve jaarstukken. Hieronder ziet u welke onderdelen u nog ontvangt:  balans  overzicht van baten en lasten in de jaarrekeningen  toelichting op de balans  investeringskredieten  niet uit de balans blijkende verplichtingen  overzicht incidentele baten en lasten (per programma) Bezoekadres Oostzanddijk 26 3221 AL Hellevoetsluis Telefoon 14 0181 Email gemeente@voorneaanzee.nl

Postadres Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis KvK 88738388 BTW NL826902273B01

    

bijlage gerealiseerde baten en lasten per taakveld bijlage Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) bijlage verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SiSa) bijlage rapportage begrotingsrechtmatigheid controleverklaring

Om het benodigde tempo in het proces te houden, hebben wij het concept-raadsvoorstel en het bijbehorende concept-raadsbesluit alvast in de ‘definitieve’ vorm opgenomen. Op basis van de uitkomsten van de accountantscontrole, zullen in deze stukken mogelijk nog cijfers en teksten wijzigen. Dit geldt dan ook voor het boekwerk van de jaarrekening. Het gaat dan om wijzigingen die worden doorgevoerd in de periode van 29 mei tot en met 2 juli, dus voor de raadsbehandeling van 4 juli 2024. Vervolgproces Wij streven ernaar u de definitieve jaarstukken uiterlijk 2 juli 2024 toe te sturen inclusief een memo waarin de wijzigingen ten opzichte van de concept-jaarstukken (was-wordt overzicht) zijn aangegeven. De accountant zal tijdens de vergadering van de auditcommissie op 27 juni een toelichting geven op het proces en de te verwachten resultaten. We gaan ervan uit dat het daarom mogelijk is om een goede raadsbehandeling te laten plaatsvinden op 4 juli. Wij realiseren ons dat dit van u een behoorlijke mate van lenigheid vraagt. Ook zorgt dit voor een verzwaring van de taak van de auditcommissie. Samenvattend behandelt uw raad de jaarstukken 2023 voorzien van een conceptcontroleverklaring volgens planning op 4 juli 2024. Vaststelling van de stukken gebeurt dan onder voorbehoud van de definitieve controleverklaring van de accountant.

Het accountantsrapport inclusief de bestuurlijke oplegger kunt u na het zomerreces alsnog behandelen. Tot slot Wij zetten alles op alles om de jaarstukken, inclusief controleverklaring, uiterlijk 15 juli 2024 af te ronden. Wanneer wij het toch niet redden om uw raad op 2 juli de definitieve en complete jaarstukken 2023 aan te bieden, zullen wij u hierover tijdig informeren. Ook over wat de eventuele consequenties zijn voor planning en proces. Wij kijken uit naar de bespreking van de jaarstukken 2023 in de auditcommissie op 3 juni en 27 juni aanstaande, alsook naar de raadscommissie van 19 juni. Wij hopen u voldoende te hebben geïnformeerd.