Bijlage 3; principeverzoek GO_

gemeente

Goeree-Overflakkee

Streekarchief Voorne-Putten t.a.v. het bestuur Postbus 79 3230 AB BRIELLE II

H

ui

l il

Ons kenmerk

Z -22-1459971178725

Behandelaar

M.C Kuiper

Uw kenmerk Uw bnef Onderwerp

II

Pnncipebesluit tot deelname in een gemeenschappelijke archiefdienst

Bijlage(n) Datum

3 1 MO 2023

Geacht bestuur, In 2022 heeft het Streekarchief Voorne-Putten ons gevraagd of de gemeente Goeree-Overflakkee geïnteresseerd zou zijn om deel te nemen in een gezamenlijke archiefdienst. Over dit onderwerp is vervolgens bestuurlijk overlegd tussen uw toenmalige bestuursvoorzitter dhr. Rensen en onze portefeuillehouder dhr. Eijkenduijn. Hierbij ontstond bij beide partijen een positieve indruk bij de samenwerking. Principebesluit tot deelname De afgelopen tijd hebben wij een businesscase laten uitvoeren om zicht te krijgen op gevolgen en voor- en nadelen van deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Deze is afgerond en naar aanleiding van de uitkomsten hebben wij het principebesluit tot deelname in de gemeenschappelijke regeling genomen. Het gaat om een principebesluit omdat wij, net als uw huidige deelnemers, conform de Wet gemeenschappelijke regelingen voor het nemen van een definitief besluit afhankelijk zijn van toestemming van de gemeenteraad. Omdat deelname voor ons leidt tot een organisatiewijziging moet ons principebesluit voor advies worden voorgelegd aan onze Medezeggenschap. Verder traject Wij hebben begrepen dat de huidige gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten vanwege de Wet gemeenschappelijke regelingen opnieuw vastgesteld dient te worden. We stellen voor om gezamenlijk een voorstel voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling uit te werken.

Dit voorstel kan vervolgens aan de verschillende raden worden voorgelegd ter zienswijzen en toestemming. Tegelijkertijd met het opstellen van het voorstel kunnen we dan in onderling overleg een uitvoeringsplan voor de aansluiting van Goeree-Overflakkee opstellen. Informeren raad en Medezeggenschap Gelet op de rol van de raad hebben wij, tegelijk met ons principebesluit tot deelname, ook besloten om de raad te informeren over de ontwikkelingen middels een raadsinformatiebrief. Zoals hierboven aangegeven wordt ons principebesluit ter advies voorgelegd aan de Medezeggenschap. Gedurende het verdere traject zullen wij onze Medezeggenschap blijven informeren. Informeren externe partijen Het Genealogisch Centrum Goeree-Overflakkee, een vereniging die huist bij het Streekarchief Goeree-Overflakkee, wordt persoonlijk over de ontwikkelingen geïnformeerd. Daarnaast zullen we via een brief archiefvormers van in bruikleen gegeven archieven beknopt informeren.

Koningin Julianaweg 45, 3241 XB Middelharnis, Postbus 1. 3240 AA Middelharnis T 14 0187. info@goeree-overflakkee nl. IBAN NL08BNGH028 51 57 221, KvK 56710240. BTW NL 823658727801

Ons kenmerk: Z -22-145997/178725

Gezamenlijke communicatiestrategie Met het op dit moment informeren van de bovengenoemde externe partijen hopen wij te voorkomen dat partijen zich in een later stadium gepasseerd voelen. Tegelijkertijd bestaat echter de kans dat het leidt tot reacties en vragen. Wij zijn daarom voornemens om intern een communicatiestrategie op te stellen. Aangezien er korte lijntjes bestaan tussen onze eilanden en onze archiefdiensten en hun verbonden partijen, lijkt het ons goed om de communicatiestrategie ook gezamenlijk ambtelijk af te stemmen. Vervolg Wij stellen voor om in gezamenlijk overleg ambtelijk een voorstel voor een gemeenschappelijke regeling op te stellen. Als dit voorstel gereed is, kan dit worden voorgelegd aan de verschillende gemeenteraden voor zienswijzen en toestemming. Wij hopen u hiermee voor nu voldoende geïnformeerd te hebben en zien uit naar uw reactie. Hooga9htend, Burgeme: er e wethouders van Goere -Overflakkee, ecretari eester,

•

Es

mr. A. Grootnier-Dubbelman

Pagina 2 van 2

Agendapunt 4

A Voorne-Putten Redactie: A.A. van der Houwen, directeur

Vergadering: 9 juni 2023

Onderwerp: uitbreiding Gemeenschappelijke Regeling

Gevraagde beslissing: Instemmen met uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling -

Instemmen met de voorwaarden, zoals gesteld in de notitie Een groter Streekarchief

-

Vaststellen van de conceptbrief aan Goeree-Overflakkee

-

Vaststellen van de conceptbrief aan de deelnemers

Toelichting: Vorig jaar is de gemeente Goeree-Overflakkee door het Streekarchief benaderd met de vraag om deelnemer te worden aan de gemeenschappelijke regeling. Onlangs heeft het college het principebesluit genomen om toe te treden. Voorgesteld wordt om gezamenlijk een nieuwe GR op te stellen. procedure Het is niet aan het bestuur van de GR om een (definitief) besluit te nemen; dat ligt bij de deelnemers. Wel dient het bestuur een advies te formuleren en eventuele voorwaarden op te stellen. Het bestuur stuurt het verzoek van Goeree-Overflakkee, met advies en voorwaarden, door naar de colleges die hierover - na toestemming van de raden - een besluit nemen. advies Geadviseerd wordt om samen met Goeree-Overflakkee een nieuwe gemeenschappelijke regeling op te stellen. De belangrijkste reden om samen te werken is schaalvergroting waardoor het archief- en informatiebeheer van de deelnemers nog beter gewaarborgd wordt. Voordeel is ook dat kosten van huisvesting, e-depot en bedrijfsvoering over meerdere partijen verdeeld gaan worden en de deelnemers zodoende goedkoper uit zullen zijn. Uitvoering Een ambtelijke werkgroep, geformeerd uit medewerkers streekarchief en gemeenten, zal de nieuwe gemeenschappelijke regeling voorbereiden en in september voorleggen.

Bijlagen: Brief van Goeree-Overflakkee Conceptbrieven aan Goeree-Overflakkee en de deelnemers Notitie: Een groter Streekarchief

A R

K F

Voorne-Putten Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee, deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten Behandeld door: A.A. van der Houwen T: 0181 -349 998 E: aa.vanderhouwen@streekarchiefvp.nl

Brielle, 15 juni 2023 Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling

Geacht college, In 2022 hebben wij de gemeente Goeree-Overflakkee benaderd met de vraag of er interesse bestond om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Hierover is bestuurlijk overleg gevoerd waarbij wederzijds een positieve indruk tot samenwerking ontstond. Onlangs heeft het college van Goeree-Overflakkee het principebesluit genomen om op ons verzoek in te gaan en samen een nieuwe gemeenschappelijke regeling te ontwerpen. Uitbreiding van het Streekarchief met de gemeente Goeree-Overflakkee is wenselijk: het verhoogt de efficiëntie en betekent een versterking van de regionale samenwerking. Het werkgebied heeft historische banden wat de samenwerking ook logisch maakt. Voor de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling heeft schaalvergroting ook financieel voordeel doordat overheadkosten gedeeld kunnen worden. De komende maanden zal een werkgroep de aansluitingsvoorwaarden onder7oekei en hierover een notitie opstellen. Na de zomer zullen wij u hierover nader informeren. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten, secretaris

voorzitter

R A

E K F

Voorne-Putten College van burgemeester en wethouders van de gemeente Goeree-Overflakkee Behandeld door: A.A. van der Houwen T:0181-349 998 E: aa.vanderhouwen@streekarchiefvp.nl

Brielle, 15 juni 2023 Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling

Geacht college,

Hierbij berichten wij u de goede ontvangst van uw brief van 2 juni jongstleden waarin u aangeeft een principebesluit te hebben genomen tot deelname aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Op 9 juni is dit besluit in ons bestuur besproken. Wij zijn blij met uw voornemen om met ons verder op te trekken. Samenwerking is wenselijk: schaalvergroting levert financieel voordeel op, verhoogt de efficiëntie en betekent een versterking van de regionale samenwerking. Kortom: kennis wordt gebundeld en kosten gedeeld. Wij zullen de colleges op de hoogte brengen van uw principebesluit. De komende maanden zal een werkgroep de aansluitingsvoorwaarden voor alle partijen nader uitwerken, een notitie opstellen en een advies voorbereiden. Na de zomer zullen wij de colleges in dezen adviseren. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten, secretaris

voorzitter

A.A. van der Houwen

F. van Oosten