Bijlage 2. Samenvatting wijzigingen GR Syntrophos 2027

Samenvatting wijzigingen Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos 2027 Overzicht wijzigingen Afdeling 1 Algemene bepalingen Artikel 1 h: De rol van directeur is veranderd in manager vanwege de omvang van de GR. Dit is tevens in alle overige artikelen doorgevoerd.

Artikel 2: Scope van de GR beperkt tot ICT (informatie- en communicatietechnologie).

Artikel 5.5 Mandaatformulering juridisch gecorrigeerd.

Afdeling 2 Bestuur en gemeentesecretarissen Artikel 8.1, 9.7 en 9.9 Juridische correctie op de tekst.

Artikel 9.11 Borging van (bestuurlijke) evaluatie vanwege belang dat hieraan wordt gehecht in de huidige Wgr (Wet op gemeenschappelijke regelingen).

Artikel 10.4 Borging goede overdracht bij wisselend voorzitterschap.

Artikel 11 Overgeheveld en verstevigd vanuit reglement van orde – behoort in de GR opgenomen te zijn.

Artikel 14 en 15 KERNWIJZIGING. Regelt het instellen van een eigenarenoverleg, waarin besluitvorming van het bestuur wordt voorbereid en waarin de gemeentesecretarissen zitting nemen. Tevens wordt hierin de ruimte gecreëerd om bepaalde bevoegdheden mandateren aan de gemeentesecretarissen. Deze combinatie maakt het mogelijk de dagelijkse aansturing te vereenvoudigen.

Artikel 16 Wijziging: secretaris komt voortaan vanuit de gemeenten.

Pagina 1

Afdeling 3 Manager en personeel Artikel 17.5 De rol van WOR-bestuurder expliciet gemaakt vanwege de wijziging van directeur naar manager en om eventuele onduidelijkheid hierover vooraf weg te nemen.

Afdeling 4 & 5 Diverse kleine wijzigingen in formulering op basis van juridisch advies. Op aangeven juristen een bijlage opgenomen met een uitgebreide uitwerking van de uittredingsprocedure.

Afdeling 6 Archiefbescheiden Volledig nieuw onderdeel, behoort opgenomen te zijn in de gemeenschappelijke regeling. Was wel opgenomen in aanvullend afspraken.

Afdeling 7 Geschillen en klachten Artikel 29 Bestaande regeling juridisch herzien. Gelijke strekking, maar veel specifieke uitgewerkt.

Pagina 2

Werking mandaat-regeling De praktische uitwerking van de gemeenschappelijke regeling is sterk afhankelijk van de wijze waarop de mandatering wordt vormgeven in de nieuwe te ontwikkelen mandaatregeling. Op dit moment zorgen de artikelen 14 en 15 voor de randvoorwaarden om te kunnen mandateren, maar daarin wordt feitelijk niets geregeld. De uitwerking van een nieuwe mandaatregeling volgt op een later moment en vraagt zorgvuldige juridische toetsing om te voorkomen dat er onrechtmatige besluitvorming ontstaat. Een mandaatbesluit is geen formaliteit, maar een harde vereiste. Zonder een formeel mandaatbesluit zijn alle besluiten van gemeentesecretarissen, ook al worden ze in Eigenarenoverleg genomen, formeel niet rechtsgeldig. Om de werking iets concreter te maken is het in deze fase wel mogelijk om een beeld te schetsen van wat bij verschillende gemeenschappelijke regelingen in Nederland wel en niet gebruikelijk is om te mandateren.

Wat is een mandaat precies? Toelichting over de werking van mandaten. Bron: Handreiking Attributie, Delegatie en Mandaat, VNG Augustus 2025. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Bij mandaat blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener. De mandaatontvanger neemt de besluiten namens de mandaatverlener. De mandaatverlener blijft aldus verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor de genomen besluiten. Het besluit geldt als een besluit dat door het bestuursorgaan zélf is genomen. Het besluit dat in mandaat is genomen moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. De mandaatverlener draagt zijn bevoegdheid dus niet over en blijft daarmee ook altijd zelf bevoegd om de bevoegdheid uit te oefenen. De mandaatverlener heeft ook veel mogelijkheden om sturing te geven aan de wijze waarop de bevoegdheid door de mandataris wordt uitgeoefend. Allereerst kan het mandaat te allen tijde worden ingetrokken. Verder kan de mandaatverlener per geval of in het algemeen instructies geven over de uitoefening van de bevoegdheid. De mandaatontvanger is verplicht om de mandaatverlener op diens verzoek inlichtingen te verschaffen. De algemene bepalingen over mandaat en delegatie uit de Awb zijn vanzelfsprekend ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen.

De Wgr kent geen bijzondere bepalingen over mandaat.

Hoe wordt dit toegepast in de praktijk? Welke zaken zien we nadrukkelijk niet gemandateerd -

Vaststellen begroting, kadernota, wijzigingen van de begroting, jaarrekening Vaststellen financiële verordening en andere verordeningen Benoeming, schorsing, ontslag manager Aanwijzing van de accountant Vaststellen rechtspositionele regelingen Toetreding/uittreding deelnemers Aangaan van strategische ICT-samenwerking met derden

Pagina 3

Welke zaken zien we wel gemandateerd1 Wat

Voorbeeld

Waar?

Operationele aansturing van de organisatie

Het geven van uitvoeringsrichtlijnen binnen de kaders van de DVO en de PDC.

Vergelijkbaar BAR/De Bedrijfsvoeringspartner

Het vaststellen van prioriteiten in de uitvoering van werkzaamheden. Het beoordelen en bekrachtigen van servicelevel rapportages en het bespreken van knelpunten met de Manager. Het instemmen met operationele werkafspraken tussen Syntrophos en een individuele deelnemer.

Niet-strategische DVO-wijzigingen

Wijziging van servicelevels binnen begroting; uitbreiding standaard PDCdiensten.

Vergelijkbaar West-Brabant West

Uitvoeringsrichtlijnen Vastleggen werkafspraken over incidentbinnen kaders management, change procedures, etc. Inkoopbesluiten Instemmen met of geven van opdracht tot inkoop binnen de uitvoering van de DVO, voor zover de waarde van de opdracht binnen de gestelde drempelbedragen valt en binnen de vastgestelde begroting past. Aangaan operationele contracten Uitvoeringsbesluiten cybersecurity en informatiebeveiliging

Software-licenties, kleine inhuur, regulier onderhoud onder een door bestuur vastgestelde grens. Toepassing van vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid, incidentafhandeling.

Drempelwaarden nader te bepalen en door bestuur vast laten stellen per rol. Vergelijkbaar IJSSELgemeenten, ICT NML.

Het eigenarenoverleg (ofwel de gemeentesecretarissen samen) vervult straks drie rollen:

Rol

Karakter

Onderwerpen (voorbeelden)

Bestuursvoorbereiding

Adviserend richting Bestuur

Kadernota, ontwerpbegroting, jaarrekening, strategische koers, dienstverleningsmodel, samenwerking met derden, evaluatie regeling, advies over functioneren Manager.

Opdrachtgeverschap

Sturend richting Syntrophos

DVO-uitvoering, PDC-aanpassingen binnen kaders, prioriteitstelling, escalaties, kwaliteit en servicelevels, signalering knelpunten.

Mandaatuitoefening

Besluitvormend

Conform mandaatbesluit.

1

Dit betreft een beperkt overzicht, bedoeld om een beeld te krijgen bij de mogelijkheden. Volledige invulling van mandaatregeling vraagt juridische toetsing en procesafspraken in geval van twijfel over rechtmatigheid besluiten.

Pagina 4