Bijlage 2: Projectrapportage werkgroepen tbv raadsadvisering definitief (1)

Toetreding gemeente Goeree-Overflakkee tot gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten Rapportage Projectgroep Transitie Streekarchief Datum: 4 juli 2025

1

Voorwoord Voor u ligt de gezamenlijke rapportage van de werkgroepen HRM, Financiën, Juridisch en Archief, opgesteld in het kader van de voorgenomen toetreding van de gemeente Goeree-Overflakkee tot de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten per 1 januari 2026. Deze rapportage is tot stand gekomen onder begeleiding van de projectleider, in nauwe samenwerking met de drie gemeenten en in opdracht van de gemeentesecretarissen. De toetreding van Goeree-Overflakkee tot de GR is een strategische en inhoudelijke stap die past binnen de bredere ambitie om de archieffunctie in de regio toekomstbestendig, kwalitatief en gezamenlijk te organiseren. De afgelopen maanden hebben wij – met vertegenwoordigers van alle drie de gemeenten – gewerkt aan een gedegen voorbereiding, gebaseerd op transparantie, juridische zorgvuldigheid en ambtelijke betrokkenheid. De rapportage geeft een overzicht van de belangrijkste kaders, keuzes en aandachtspunten. Inhoudelijk kent het traject twee sporen: de integratie van de archieftaken in de GR en de gezamenlijke ontwikkeling van een nieuwe huisvesting op locatie bedrijfsterrein Kickersbloem 3. Daarbij is bijzondere aandacht besteed aan de personele gevolgen van de overgang van onderneming (OvO), de inrichting van governance, de financiële consequenties en de borging van kwaliteit en continuïteit.

In opdracht van het GR bestuur is overeengekomen om de voorbereiding tot 1 januari 2026 uit te voeren om zodoende de invlechting van het archief van Goerree-Overflakkee mogelijk te maken binnen de bestaande GR. Wij spreken onze waardering uit voor de constructieve samenwerking. Deze samenwerking heeft geleid tot een gedragen voorstel dat de komende periode in bestuurlijke besluitvorming kan worden gebracht. De komende periode is het aan de colleges en raden om deze rapportage te betrekken bij hun overwegingen en zienswijzen. Wij hopen met dit document een stevige en gezamenlijke basis te bieden voor een succesvolle toetreding per 1 januari 2026 en kijken met vertrouwen uit naar de volgende fase van dit traject. Namens het Projectteam,

2

Inhoudsopgave Voorwoord.................................................................................................................................................. 2 1. Samenvatting......................................................................................................................................... 4 2. Inleiding.................................................................................................................................................. 5 2.1 Opdracht gemeentesecretarissen.....................................................................................................5 2.2 Proces tot dusverre...........................................................................................................................5 2.3 Achtergrond/aanleiding.................................................................................................................... 5 3.

Beschrijving huidige archieffuncties.......................................................................................................6 3.1 Streekarchief Voorne-Putten.............................................................................................................6 3.2 Streekarchief Goeree-Overflakkee....................................................................................................6 3.3 Gedeelde missie............................................................................................................................... 7 3.4 Gedeelde Visie..................................................................................................................................7 4. Overbrenging archieven en status huidige locaties................................................................................8 5. Personeel................................................................................................................................................ 9 6. Financiën................................................................................................................................................ 9 7. Communicatie...................................................................................................................................... 10 8.

Gemeenschappelijke regeling................................................................................................................1 8.1 Naamgeving..................................................................................................................................... 1 9. Huisvesting Streekarchief.......................................................................................................................2 Bijlage: Projectstructuur / Governance Transitie Streekarchief..................................................................4

Versiebeheer # Versie 0.1 Concept versie 0.9 Concept versie

datum 20-06-2025 29-06-2025

1.0

04-07

Definitieve versie

actie Aanpassingen WG Ter vaststelling kernteam 3 juli

3

1. Samenvatting Het streekarchief van Goeree-Overflakkee (GO) treedt per 1 januari 2026 toe tot de gemeenschappelijke regeling (GR) Streekarchief Voorne-Putten, waarin ook Nissewaard en Voorne aan Zee deelnemen. De drie gemeenten hebben op gezamenlijk besloten tot deze toetreding, ondersteund door een projectstructuur met werkgroepen op HRM, financiën, juridisch en archiefgebied. De toetreding is ingegeven door de noodzaak voor GO om de archieffunctie toekomstbestendig in te richten, met aandacht voor kwaliteit, digitalisering en samenwerking. De GR biedt een robuuste, schaalbare oplossing met gedeelde expertise, onder andere op het gebied van het e-depot. Ook het huisvestingsvraagstuk wordt gezamenlijk opgepakt in een nieuwbouwtraject op locatie bedrijfsterrein Kickersbloem 3 in Hellevoetsluis. De toetreding kent twee sporen: de inhoudelijke integratie van archieftaken (spoor 1) en de ontwikkeling van nieuwe huisvesting (spoor 2). Er is een governance-structuur ingericht en er is een externe projectleider aangesteld. De procedure voorziet in een uitgebreide zienswijze en vergt primaire besluitvorming voor het zomerreces van 2025. De kosten worden voor de reguliere taken gelijk verdeeld (1:1:1), met uitzondering van huisvestingskosten (verdeling 50% VaZ, 25% NW, 25% GO). De jaarlijkse bijdrage per gemeente bedraagt circa € 429.000 exclusief huisvesting.

De toetreding wordt juridisch beschouwd als een Overgang van Onderneming (OvO). Medewerkers van het streekarchief GO gaan over naar de GR met behoud van rechten. Er wordt een overdrachtsprotocol opgesteld in overleg met vakbonden, evenals een arbeidsvoorwaardenvergelijking. Ook de inzet van SW-medewerkers van GOWerkt wordt individueel beoordeeld. De bestaande locatie van het streekarchief is onvoldoende. Nieuwbouw op het bedrijventerrein Kickersbloem 3 is gepland, met oplevering medio 2027. Het streekarchief profileert zich als professioneel kenniscentrum voor de regio, met aandacht voor toegankelijkheid, digitalisering en historisch bewustzijn. De missie en visie zijn gedeeld en onderstrepen de maatschappelijke waarde van het streekarchief. Voor een zorgvuldige overgang wordt gewerkt aan besluitvorming, inclusief uitgebreide zienswijze in de drie colleges en raden, een aangepaste GR-tekst en het realiseren van een nieuwe huisvesting. De uitvoering vereist een strak tijdspad richting januari 2026.

4

2. Inleiding Deze rapportage is opgeleverd door de werkgroepen die belast zijn met de toetreding van GoereeOverflakkee tot de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Deze rapportage is in gezamenlijkheid opgesteld door de drie gemeenten en bedoeld als input voor een lokale vertaling per individuele gemeente. Deze rapportage geeft vooralsnog een feitelijke opsomming van de genomen stappen en besluiten tot zover. De eigen (lokale) afwegingen zullen achtereenvolgens door iedere gemeente afzonderlijk worden gemaakt en vertaald naar college- en raadsvoorstellen per gemeente. Iedere gemeente afzonderlijk wordt gevraagd dit proces op te pakken en uiterlijk voor het zomerreces 2025 het collegeadvies in routing te brengen.

2.1 Opdracht gemeentesecretarissen Tijdens de bestuurlijke bijeenkomst van 4 juni 2025 is door de drie betrokken gemeenten een gezamenlijk commitment uitgesproken voor de toetreding van de gemeente Goeree-Overflakkee (GO) tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Streekarchief per 1 januari 2026. Dit besluit is door alle partijen als bindend onderschreven. De gemeentesecretarissen van de drie gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever en blijven verantwoordelijk voor het proces tot aan de feitelijke invlechting op 1 januari 2026. De procesaanpak wordt ondersteund door een externe projectleider, die optreedt als procesregisseur en in nauwe samenwerking met de gemeentesecretarissen sturing geeft aan het traject. Voor de uitvoering zijn vier werkgroepen ingericht binnen het transitietraject (spoor 1): HRM, Financiën, Juridisch en Archief. Elke werkgroep is verantwoordelijk voor de realisatie van activiteiten en het behalen van de gestelde mijlpalen. Daarnaast is er een separaat project opgezet (spoor 2) dat zich richt op de realisatie van de nieuwe huisvestinglocatie. Er is een governance structuur overeengekomen waarlangs voortgang en verantwoording plaatsvindt. Een belangrijk onderdeel van de toetreding betreft het zorgvuldig invullen van de werkgeversrol bij de overgang van personeel, conform de wettelijke kaders van een overgang van onderneming (OvO).

Transparante en tijdige communicatie richting de medewerkers over het plaatsingstraject vindt hierin plaats. De nieuwbouw van het Streekarchief is onlosmakelijk verbonden aan de toetreding van GO tot de GR. Gemeente Voorne aan Zee treedt op als bouwheer voor deze nieuwbouw en is in die zin verantwoordelijk voor de realisatie. De gekozen locatie heeft de instemming van het bestuur van het Streekarchief, gemeente Nissewaard en gemeente Goeree-Overflakkee.

2.2 Proces tot dusverre

In de periode januari tot en met mei 2025 zijn belangrijke voorbereidende stappen gezet voor de toetreding. Vanaf juni 2025 is een versnelling aangebracht om de deadline van 1 januari 2026 te kunnen realiseren. Er is hiervoor een projectleider aangesteld en een HR-adviseur voor de begeleiding van het OVO-traject. Daarnaast zijn er aanscherpingen voorgesteld in de Governance structuur. Deze aanpassingen zijn bekrachtigd in de bestuurlijke bijeenkomst van 4 juni. Gezien de korte doorlooptijden is strakke sturing op de deadlines gewenst. Om de procedure voor toetreding zorgvuldig te laten verlopen en daarbij comfort te bieden voor alle drie de gemeenten is overeengekomen om een uitgebreide zienswijze te volgen.

2.3 Achtergrond/aanleiding De gemeente Goeree-Overflakkee staat voor de opgave om de archieffunctie toekomstbestendig te organiseren, met waarborging van kwaliteit, continuïteit en duurzaamheid. De huidige vorm van archiefbeheer voldoet onvoldoende aan de toenemende eisen op het gebied van digitalisering, wet- en regelgeving en maatschappelijke verantwoording. Tegelijkertijd is er de ambitie om de regionale samenwerking te versterken en efficiënter om te gaan met middelen en expertise. Tegen deze achtergrond is gezocht naar een robuuste en schaalbare oplossing voor de archieffunctie. De gemeenschappelijke regeling (GR) Streekarchief Voorne-Putten biedt een professioneel ingericht samenwerkingsverband, waarin meerdere gemeenten gezamenlijk hun archieftaak uitvoeren. Door toetreding van Goeree-Overflakkee ontstaat een krachtige regionale voorziening met voldoende schaalgrootte om toekomstige ontwikkelingen op te vangen, zoals digitalisering, kwaliteitsborging en personele inzet. Daarnaast biedt de samenwerking de mogelijkheid om de kennis en capaciteit rondom het edepot te bundelen. De implementatie en doorontwikkeling van een volwaardig elektronisch depot vergt specialistische expertise, duurzame investeringen en nauwe afstemming tussen deelnemende partijen. Door hierin gezamenlijk op te

5

trekken, kunnen de deelnemende gemeenten profiteren van schaalvoordelen, kennisdeling en een gezamenlijke strategische koers op het gebied van digitale archivering. De bestuurlijke en ambtelijke partners van Voorne aan Zee, Nissewaard en Goeree-Overflakkee hebben gezamenlijk geconstateerd dat toetreding per 1 januari 2026 een logisch en wenselijk moment is om de archieffunctie van Goeree-Overflakkee structureel onder te brengen binnen de GR. Daarmee wordt tevens invulling gegeven aan de bredere wens tot versterking van intergemeentelijke samenwerking op de Zuid- Hollandse eilanden.

3. Beschrijving huidige archieffuncties 3.1

Streekarchief Voorne-Putten

Het Streekarchief Voorne-Putten is een gemeenschappelijke regeling en vormt de verzamelplaats voor de archieven van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Daarnaast beheert het Streekarchief tal van particuliere archieven, zoals die van kerkgenootschappen, bedrijven, verenigingen en families. Bovendien is er een uitgebreide collectie foto’s en documentatie. Het Streekarchief is de aangewezen plek voor vragen over de lokale geschiedenis. Het Streekarchief Voorne-Putten heeft als doel om binnen het samenwerkingsgebied uitvoering te geven aan de Archiefwet 1995. Daarnaast vervult het archief een bredere maatschappelijke rol als regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Dit doet het door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie van historische bronnen die relevant zijn voor de regio. Deze collectie wordt actief ontsloten en beschikbaar gesteld, zodat deze dienstbaar is aan het publiek, onderzoekers en maatschappelijke instellingen. Het Streekarchief VP heeft tot taak: a. Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende documenten van de gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; b. Het toezicht op het beheer van de documenten van de gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht; c.

Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis; d. Het exploiteren van een archiefbewaarplaats; e. Het beheer van door andere partijen dan de gemeenten overgedragen archieven. Ten behoeve van de bedrijfsvoering van het Streekarchief Voorne-Putten verleent de gemeente Voorne aan Zee ondersteunende diensten op het gebied van personeelsadministratie. De afspraken hierover zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Op het gebied van financiële ondersteuning maakt het streekarchief gebruik van de standaarddiensten van de gemeente Nissewaard. De afspraken hierover worden eerdaags ook in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd.

3.2

Streekarchief Goeree-Overflakkee

Het archief Goeree-Overflakkee bestaat sinds 2005. Op dat moment was het een echt Streekarchief: een GR tussen de vier toenmalige gemeenten op Goeree-Overflakkee en het waterschap. Bij de gemeentelijke herindeling op Goeree-Overflakkee is het Streekarchief per 1 januari 2013 onderdeel geworden van de gemeente Goeree- Overflakkee; sindsdien is het in feite een gemeentearchief. Binnen de gemeente is het onderdeel van het team Informatievoorziening, waaronder ook bijvoorbeeld het cluster Documentair Informatiemanagement valt. Het Streekarchief Goeree-Overflakkee is verantwoordelijk voor het beheren, ontsluiten en duurzaam beschikbaar stellen van de overheidsarchieven van de gemeente Goeree-Overflakkee en haar rechtsvoorgangers. Vanuit de Archiefverordening Goeree-Overflakkee 2019 heeft het archief verder de taak om particuliere archieven die van

6

historische waarde zijn te verwerven. Het cluster archief bestaat uit een archivaris, een plaatsvervangend archivaris en twee medewerkers archief. Het Streekarchief GO toont duidelijke ambitie en betrokkenheid bij regionale samenwerking en modernisering. Tegelijkertijd wordt met het projectplan Streekarchief 2022–2026 gewerkt aan het wegwerken van achterstanden, waarvoor de gemeenteraad specifiek budget heeft vrijgemaakt. Binnen dit project is een begin gemaakt met digitalisering, waaronder het digitaliseren van veel geraadpleegde bouwdossiers. Deze inzet op digitalisering draagt bij aan betere dienstverlening aan burgers. Ook is er sprake van een bredere moderniseringswens, zoals beschreven in het Strategieplan Informatievoorziening 2025. De huidige archiefruimte binnen GO voldoet niet aan de wettelijke eisen en biedt onvoldoende capaciteit voor toekomstige groei. Er ontbreekt een quarantaineruimte en ook de overige werkruimten zijn krap bemeten. Daarnaast is de personele bezetting structureel te laag, waardoor achterstanden zijn ontstaan die nu alleen via tijdelijke projecten worden aangepakt. Ook de voorbereiding op de toekomstige verplichting van een e-depot is nog onvoldoende uitgewerkt. Daarnaast heeft het ontbreken van een consistent acquisitiebeleid in het verleden geleid tot instroom van archiefmateriaal dat nog niet toegankelijk is gemaakt.

Deze factoren vormen risico’s voor de continuïteit, kwaliteit en wettelijke naleving van de archieffunctie. De huidige archieffaciliteit van GO voldoet niet aan de wettelijke normen en is onvoldoende toegerust op toekomstige uitbreiding. Er vindt momenteel een haalbaarheidsonderzoek plaats naar nieuwbouw of renovatie van het gemeentehuis. De uitkomst van dat onderzoek raakt aan de toetreding van Goeree-Overflakkee tot de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Toetreding betekent dat in de plannen met betrekking tot het gemeentehuis niet tevens met een nieuwe archiefbewaarplaats hoeft te worden gerekend. De archiefbewaarplaats bevat naast de gemeentelijke archieven ook delen van het archief van het waterschap Hollandse Delta (de archieven van het waterschap Goeree-Overflakkee tot en met 2004 en alle rechtsvoorgangers daarvan) op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Verder heeft het Streekarchief in de loop der jaren de nodige particuliere archieven geschonken gekregen. Ook worden er ruim dertig particuliere archieven op basis van bewaringneming beheerd, waaronder een groot aantal kerkarchieven. De totale omvang van de archieven bedraagt op dit moment zo’n 3.400 m1. Op termijn – uiterlijk in 2032 – zal hier nog zo’n 400 m1 nog over te brengen gemeentelijk archief bijkomen.

3.3 Gedeelde missie Bestuurlijk en in gezamenlijkheid is de volgende missie overeengekomen: Er is in gezamenlijkheid een missie en visie geformuleerd. Deze missie en visie zijn achtereenvolgens: Het Streekarchief is het geheugen van Voorne-Putten en Goeree-Overflakkee. Wij beheren de archieven en collecties van de regio op professionele wijze en conform de geldende wet- en regelgeving. Wij maken gebruik van onze archieven en collecties mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk en streven naar tevreden gebruikers. Wij leveren authentieke en betrouwbare (historische) informatie aan inwoners en historisch geïnteresseerden. Wij dragen op proactieve wijze kennis over de geschiedenis uit. Wij adviseren en faciliteren de betrokken gemeenten en instellingen om hun informatie veilig te stellen en zien erop toe dat ieders rechten gewaarborgd blijven.

3.4 Gedeelde Visie Bestuurlijk en in gezamenlijkheid is de volgende visie overeengekomen: Het Streekarchief is het geheugen van Voorne-Putten en Goeree-Overflakkee. Dit is geen ambitie, maar een constatering: de archieven en collecties vormen een neerslag van bijna zevenhonderd jaar geschiedenis van de eilanden. De stukken zijn ons door voorgaande generaties overgegeven en wij zullen die op onze beurt moeten doorgeven aan volgende generaties. Het Streekarchief zet zich in om ook het beeld van het heden zo correct als mogelijk aan het collectieve geheugen toe te voegen. Wij beheren de archieven en collecties van de regio op professionele wijze en conform de geldende wet- en regelgeving. De overheid is ingevolge de Archiefwet 1995 verplicht om de archieven in goede, geordende en

7

toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Die opdracht is bij het Streekarchief belegd. Het Streekarchief beschikt over een depot voor de veilige opslag van de fysieke archieven, over een edepot voor de digitale archieven, over een studiezaal om de stukken in te zien en over een team professionals om de archieven te beheren en nader toegankelijk te maken. We werken nauw samen met erfgoedpartners zoals musea, bibliotheken en andere archiefdiensten. Wij maken gebruik van onze archieven en collecties mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk en streven naar tevreden gebruikers. Het maatschappelijk belang van het Streekarchief is vooral gelegen in het gebruik van de archieven. Het Streekarchief stimuleert het gebruik van de archieven: genealogen worden geholpen om stambomen uit te zoeken, inwoners om oude bouwtekeningen te kunnen vinden, journalisten om onderzoek te doen naar recente ontwikkelingen, studenten naar historische gebeurtenissen, enz. Veel geraadpleegde bronnen worden op de website geplaatst. Archieven die lastig te doorzoeken zijn maar een mooie bron voor onderzoek vormen, krijgen een nadere toegang. Kortom: om gebruikers in staat te stellen om de archieven te raadplegen worden drempels zoveel mogelijk weggenomen. Dat het Streekarchief hierin slaagt blijkt onder meer uit de waardering die gebruikers uitspreken.

Wij leveren authentieke en betrouwbare (historische) informatie aan inwoners en historisch geïnteresseerden. Het Streekarchief is de belangrijkste bron voor historische informatie in de streek. In een samenleving waarin steeds vaker getwijfeld wordt aan verhalen en geruchten, biedt het Streekarchief materiaal om die verhalen te onderbouwen of te weerleggen. Wij garanderen dat de informatie in de historische context geplaatst kan worden. Omdat de samenleving meer en meer digitaal is georiënteerd richt het Streekarchief zich op digitale dienstverlening. We stellen onze informatie beschikbaar aan platforms, zoals de website van het Centraal Bureau voor de Genealogie, het Netwerk Oorlogsbronnen en andere samenwerkingsverbanden. Wij dragen op proactieve wijze kennis over de geschiedenis uit. Het Streekarchief beheert niet alleen informatie maar heeft zich door de jaren heen ontwikkeld tot historisch kenniscentrum. In de archieven ligt veel informatie verscholen, meer dan de doorsnee bezoeker aan het Streekarchief weet of zal vragen. Kennis van het verleden van de eigen omgeving vergroot de cohesie binnen de gemeenschap. Als historisch kenniscentrum voor VPGO verzorgt het Streekarchief publicaties, leveren medewerkers kopij aan kranten en (historische) tijdschriften en verzorgen zij lezingen en presentaties in de regio.

Om de jeugd te benaderen wordt samengewerkt met het onderwijs en medewerking verleend aan educatieve projecten. Het Streekarchief stimuleert de samenwerking met en tussen (historische) verenigingen om de belangstelling voor en de kennis van de lokale geschiedenis te vergroten. Wij adviseren en faciliteren de betrokken gemeenten en instellingen om hun informatie veilig te stellen en zien erop toe dat ieders rechten gewaarborgd blijven. Zoals eerder gesteld is de overheid verplicht de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dezelfde wetgeving bepaalt dat het merendeel van de archieven wordt vernietigd. Het Streekarchief houdt er toezicht op dat de gemeenten zich aan de bewaar- en vernietigingsplicht houden. Digitale archieven zijn vluchtig en dit maakt het noodzakelijk dat het Streekarchief in een vroeg stadium betrokken is bij de archiefvorming en het beheer tot het moment van vernietiging of overbrenging.

4. Overbrenging archieven en status huidige locaties Bij de formele toetreding van de gemeente Goeree-Overflakkee tot de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten vindt niet direct een fysieke verplaatsing van de archieven plaats. De huidige archieflocaties in Middelharnis en Brielle blijven in de tussenliggende periode in gebruik voor de uitvoering van de archieffunctie. Er is dan ook sprake van een overbruggingsperiode tot het moment van ingebruikname van de nieuw te realiseren huisvesting. De voorwaarden waaronder de huidige locaties tijdens deze overbruggingsperiode worden gebruikt, dienen nader te worden vastgesteld. In het concept van het besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling wordt met dit aspect rekening gehouden, met name waar het gaat om de inwerkingtreding van de (nieuwe) kostenverdeelsleutel. De toekomstige bestemming van de bestaande locaties valt buiten de reikwijdte van dit traject en betreft een lokale afweging van de gemeenten Goeree-Overflakkee en Voorne aan Zee

8

5. Personeel Met de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) is artikel 7:662 e.v. van het Burgerlijk Wetboek (BW) van toepassing geworden op de overheid. Deze bepalingen regelen de rechten van werknemers bij een Overgang van Onderneming (OvO). In het kader van de voorgenomen toetreding van de gemeente Goeree-Overflakkee (GO) tot de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten (GR Streekarchief) is sprake van een situatie waarin, met betrekking tot de rechtspositie van medewerkers, een OvO van toepassing is. Hoewel het aantal betrokken medewerkers beperkt is, dient een zorgvuldig proces te worden gevolgd om deze overgang conform wet- en regelgeving te effectueren. Indien de colleges van de deelnemende gemeenten instemmen met de toetreding van GO tot de GR Streekarchief, dient het college van GO een voorgenomen besluit te nemen over de overplaatsing van medewerkers van het Streekarchief GO naar de GR Streekarchief. Conform artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dient dit besluit voor advies te worden voorgelegd aan de medezeggenschap. Het verdient aanbeveling om dit adviestraject vorm te geven via een gezamenlijk medezeggenschapsplatform, waarin zowel de ondernemingsraad van GO als vertegenwoordigers van het personeel van de huidige GR zijn vertegenwoordigd. Hierover volgt nog een separaat advies.

Ter waarborging van een transparante en rechtmatige overgang wordt, in overleg met de vakbonden RMU, FNV en CNV, een overdrachtsprotocol opgesteld. Dit protocol beschrijft de voorwaarden waaronder medewerkers overgaan naar de GR Streekarchief, overeenkomstig de artikelen 7:662 e.v. BW. De afspraken in dit protocol worden vastgelegd vanuit het perspectief van goed werkgeverschap en zorgvuldige procesbegeleiding, en worden bekrachtigd door zowel het college van GO als het bestuur van de GR Streekarchief. In aanvulling op het overdrachtsprotocol wordt een arbeidsvoorwaardenvergelijking uitgevoerd. Doel hiervan is vast te stellen welke arbeidsvoorwaarden van GO gunstiger zijn dan die van de GR Streekarchief, zodat deze conform het beginsel van rechtsbescherming behouden blijven voor de overgaande medewerkers. Tevens wordt bepaald voor wiens rekening eventuele financiële compensatie komt: GR Streekarchief, gemeente GO of via een verdeelsleutel. Een concrete kosteninschatting is op dit moment nog niet beschikbaar. Ter ondersteuning van de integratie van personeel en taken wordt een organisatie- en inrichtingsplan opgesteld. Dit plan is gebaseerd op de gezamenlijke visie en ambities, en geeft inzicht in de verdeling van taken, rollen en bevoegdheden binnen de toekomstige organisatie.

Ook worden hierin de voorwaarden voor effectieve samenwerking en noodzakelijke ondersteunende processen beschreven. Na formele besluitvorming over de toetreding van GO tot de GR Streekarchief, wordt uitvoering gegeven aan het overgangsproces volgens de bepalingen van het overdrachtsprotocol. Op basis daarvan worden de betrokken medewerkers formeel overgedragen en starten zij met hun werkzaamheden binnen de GR Streekarchief. Naast gemeentelijke medewerkers zijn op dit moment ook SW-medewerkers van GOWerkt actief binnen het Streekarchief GO. Deze medewerkers zijn intern gedetacheerd en vallen volgens jurisprudentie eveneens onder het toepassingsbereik van OvO. Voor deze groep medewerkers is maatwerk vereist. Per individu wordt onderzocht wat vanuit goed werkgeverschap en individuele omstandigheden wenselijk is. In bepaalde gevallen kan detachering vanuit GOWerkt naar de GR Streekarchief een passende oplossing zijn, zodat begeleiding en arbeidsomstandigheden behouden blijven.

6. Financiën Conform de uitspraak van het bestuur van het Streekarchief VP (10/04/25) wordt ervan uitgegaan dat de kosten worden verdeeld op basis van gelijke delen. Dus 1:1:1. (met uitzondering van de huisvestingskosten). Bijdrag eX€ 1.000

Begroting GR SA VP & kostenopgave

Inschatting reële kosten 2026 zonder

Kosten meerjaren begroting zonder

Kosten meerjaren begroting met deel nieuwe

Eenmalige toetreding s- kosten

9

totaal

1237

huisvestings& advieskosten (100.000) 1244

1287

1687

G-O

305

428

429

529

50

NW

466

415

429

529

-

VaZ

466

415

429

629

-

GO 2026

huisvestingskosten (400.000)

huisvestingskosten

Op basis van bovenstaand overzicht worden gesteld dat een toetreding van de gemeenten GO tot de GR SA VP een beperkt kostenverhogend effect (< € 45.000) heeft op de structurele begroting van het streekarchief na uitbreiding. De verhoging van de kosten wordt veroorzaakt door de uitbreiding van structurele werkzaamheden e- depot (betekent verhoging salariskosten van € 75.000) door toetreding van de gemeente GO. De verhoging van kosten wordt deels gedempt door een relatieve verlaging (€ 30.000) van de uitvoerings- en automatiseringskosten. De individuele bijdrage per gemeente wordt naar verwachting € 429.000,-. Dit betekent voor de gemeenten GO een vergelijkbare bijdrage t.o.v. de inschatting obv reële kosten 2026 (428). Voor de individuele bijdrage van de gemeenten NW en VaZ betekent het een beperkte stijging (415 – 429) van € 14.000 t.o.v. de reële kosten 2026. Een eventuele verlaging van kosten is naar verwachting pas op middellange termijn te verwachten als gevolg van een verlaging van personeelskosten door natuurlijk personeelsverloop. Eventuele structurele opbrengsten kunnen de individuele bijdrage van de gemeenten nog wel verlagen. Hier is in deze opsomming geen rekening mee gehouden omdat deze onbekend zijn. In de bestaande GR SA VP is in de loop der jaren een forse reserve ontstaan.

Er is door de huidige deelnemers gemeente Nissewaard en gemeenten Voorne aan Zee afgesproken dat deze reserve voorafgaand aan de toetreding door de gemeente Goeree-Overflakkee wordt uitgekeerd aan de twee huidige deelnemers. Na de toetreding wordt een nieuwe reserve gevormd waarbij alle drie de deelnemende gemeenten een gelijk bedrag in de reserve storten. In de huidige gemeenschappelijke regeling SA VP staat over toevoeging aan de reserves dat er een maximum plafonds is van 10% van de jaaromzet. Uitgaande van 10% vd jaaromzet (obv kosten) van de concept meerjarenbegroting wordt de maximale reserve: 1687 * 10% = € 168.700 Per gemeente zou dit dan maximaal € 56.233,- qua inleg betekenen. Er zal bij de start van nieuwe GR per individuele gemeente 75% van het maximale bedrag worden ingelegd. Een reserve is met name bedoeld om incidentele tekorten op te kunnen vangen, ipv de deelnemers de deelnemers een extra financiële bijdrage te vragen. Een inleg op het maximumniveau van de reserve is niet nodig.

7. Communicatie De komende periode vinden er belangrijke inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen plaats rondom het Streekarchief van zowel GO als VP. Deze ontwikkelingen raken in directe zin de werkpraktijk en toekomst van de medewerkers van het Streekarchief. Heldere en tijdige communicatie richting medewerkers is in dit proces van groot belang. Daarom wordt ingezet op een transparante en gestructureerde informatievoorziening, met oog voor betrokkenheid, zorgvuldigheid en wederzijdse afstemming. Concreet betekent dit het volgende: Medewerkers worden periodiek geïnformeerd over de voortgang van het proces via interne nieuwsbrieven en teamoverleggen. Bij belangrijke besluitvorming of mijlpalen (bijvoorbeeld bestuurlijke besluiten, projectvoortgang, huisvestingskwesties) volgt gerichte communicatie, waarbij ruimte is voor toelichting en beantwoording van vragen. Waar van toepassing worden medewerkers actief betrokken bij de uitwerking van werkgroepen. Voor medewerkers die mogelijk overgaan naar een nieuwe werkgever binnen de GR, wordt separaat een traject ingericht waarin aandacht is voor rechtspositie, begeleiding en overlegmomenten.

10

Op deze wijze beogen we een zorgvuldig proces waarin medewerkers goed geïnformeerd zijn, zich gehoord voelen en tijdig kunnen anticiperen op veranderingen. De organisatie hecht grote waarde aan transparantie, professionaliteit en het borgen van continuïteit in de dienstverlening van het Streekarchief.

8. Gemeenschappelijke regeling De bestaande samenwerking tussen de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee op het gebied van de instandhouding van een streekarchief is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne- Putten 2024. Om te komen tot toetreding van de gemeente GoereeOverflakkee dient deze regeling door de huidige deelnemers te worden gewijzigd. Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee, als aspirant- deelnemer, besluiten op hun beurt tot toetreding tot deze gemeenschappelijk regeling. Op grond van (artikel 1 van) de Wet gemeenschappelijke regelingen dienen de colleges van burgemeester en wethouders van Nissewaard en Voorne aan Zee het ontwerp van de wijziging voor te leggen aan de respectievelijke gemeenteraden, die vervolgens daarop binnen acht weken hun zienswijze kunnen geven. Om te kunnen komen tot toetreding, dienen burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee evenzo de raad van die gemeente in de gelegenheid te worden gesteld daarop zijn zienswijze te geven.

Na het doorlopen van de zienswijzeprocedure en het in regionaal verband afstemmen en verwerken van de eventueel ontvangen zienswijzen, dienen de colleges andermaal de gemeenteraden te benaderen: in Nissewaard en Voorne aan Zee voor het verkrijgen van toestemming voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling, in Goeree-Overflakkee voor het verkrijgen van toestemming tot toetreding. De toestemming kan door de raad slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Onder de weigeringsgrond "strijd met het recht” valt strijd met zowel het geschreven als het ongeschreven recht. Onder “strijd met het algemeen belang” vallen die gevallen waarin de grond voor onthouding van toestemming niet nauwkeurig in de wet kan worden gespecificeerd - de raad kan alleen tot strijd met het algemeen belang oordelen als de bezwaren tegen de samenwerking overwegend zijn. In het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen is het niet mogelijk de zienswijzeprocedure en de toestemmingsprocedure gelijktijdig te doorlopen. Dan kan namelijk in gemeenten die geen zienswijzen indienen (en dus meteen toestemming zouden verlenen) geen rekening meer worden gehouden met wijzigingen die eventueel doorgevoerd worden naar aanleiding van zienswijzen van andere gemeenteraden.

Nadat de (drie) gemeenteraden toestemming in bovenbedoelde zin hebben verleend, nemen de onderscheiden colleges van burgemeester en wethouders hun definitieve besluiten tot respectievelijk wijziging van en toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht en de Bekendmakingswet dienen de besluiten in het elektronisch gemeenteblad te worden gepubliceerd. De gewijzigde gemeenschappelijke regeling wordt bekendgemaakt in het gemeenteblad van de plaats van vestiging, i.c. Voorne aan Zee. Eerst hierna treedt de wijziging in werking en is de toetreding van Goeree-Overflakkee formeel een feit.

8.1

Naamgeving

In het verband van deze rapportage behoeft ook de naamgeving van de gemeenschappelijke regeling aandacht. Duidelijk is immers dat, waar de huidige naam Streekarchief Voorne-Putten is, die na toetreding van Goeree- Overflakkee als vlag niet langer de lading dekt. Hoewel historisch juist – Goeree en Overflakkee heetten vroeger respectievelijk West- en Zuidvoorne en het meest oostelijke deel ressorteerde onder Putten – heeft een wijziging van de naam de voorkeur. Nadat meerdere varianten zijn voorgesteld en besproken, is er uiteindelijk voor gekozen om de naam van de gemeenschappelijke regeling te laten luiden Regionaal Historisch Centrum Voorne- Putten Goeree-Overflakkee. Deze naamgeving vraagt enige toelichting. Met “Regionaal Historisch Centrum” (RHC) wordt aangegeven dat de dienst zich niet alleen met het beheer van de archieven bezighoudt, maar ook als kenniscentrum dienstdoet. Dit is in lijn met de praktijk van de afgelopen jaren en met de door het bestuur vastgestelde missie en visie. Andere RHC's zijn: Vecht en Venen (Breukelen), Rijnstreek en Lopikerwaard (Woerden) en Zuidoost-Utrecht (Wijk bij Duurstede). In het overige deel van de naam klinkt nadrukkelijk het geografische werkgebied van de gemeenschappelijke regeling door.

11

9. Huisvesting Streekarchief Al sinds 2007 wordt er gesproken over de verplaatsing, uitbreiding en een meer toekomstbestendige huisvesting van het Streekarchief. Om te kunnen voldoen aan haar wettelijke taak is het noodzakelijk dat de archiefruimte van het Streekarchief wordt uitgebreid. De situatie is nu zo dat het Streekarchief geen over te dragen archieven van de deelnemers kan ontvangen omdat er geen beschikbare ruimte meer aanwezig is. Het is een wettelijk taak van het Streekarchief dat zij de te bewaren archieven beheert en bewaart. Met het ruimtegebrek kan het Streekarchief dus niet voldoen aan haar wettelijke taak. Dat de discussie over de huisvesting zo lang heeft moeten duren had verschillende oorzaken, te weten: onduidelijkheid over de toekomstvisie van het Streekarchief en de onduidelijkheid waar de nieuwe huisvesting zou moeten komen. Nadat de toekomstvisie van het Streekarchief door de voormalige gemeente Brielle was vastgesteld is er gezocht naar een betere (zicht) locatie voor het Streekarchief. De raad van de voormalige gemeente Brielle heeft in 2022 besloten dat de nieuwe huisvesting van Streekarchief gesitueerd moet worden in het plangebied ‘de Rickse Boomgaert’ te Brielle en dan wel op de plek waar nu gymzaal de Reede staat. Hiervoor is ook een krediet beschikbaar gesteld.

De raad van Voorne aan Zee heeft dit krediet in juli 2023 nogmaals bevestigd voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief. Op 14 maart 2024 heeft de gemeenteraad van Voorne aan Zee een krediet beschikbaar gesteld voor de uitwerking van een gebiedsagenda voor ‘de Rickse Boomgaert’. Bij het beschikbaar stellen van het krediet is ook verzocht te onderzoeken welke andere locaties binnen de gemeente Voorne aan Zee passend zouden zijn voor het Streekarchief. Bij de vaststelling van de gebiedsagenda op 30 januari 2025 is door de raadsleden stilgestaan bij de relocatie van het Streekarchief. De gemeenteraad van VaZ heeft uiteindelijk ingestemd met de vaststelling van de gebiedsagenda en hiermee ook het signaal afgegeven dat gezocht moet worden naar een andere locatie voor het Streekarchief dan door de voormalige gemeente Brielle bedacht. Na onderzoek en bij oplevering van de gebiedsagenda 'Rickse Boomgaert' door het projectteam is geconcludeerd dat de binnenstedelijke locatie ‘Rickse Boomgaert’ niet wenselijk is. Het projectteam heeft gezocht naar andere mogelijke locaties die voldoen aan het PvE en de wensen van het Streekarchief. Hierbij is de locatie op bedrijventerrein Kickersbloem 3 als meest kansrijk uit de bus gekomen: De gronden op Kickersbloem 3 zijn reeds bouwrijp waardoor een snelle start gemaakt kan worden met de bouw.

De gronden op Kickersbloem 3 zijn reeds in bezit van de gemeente waardoor geen kostbare tijd voor onderhandelingen en aankoop benodigd zijn. Kickersbloem 3 is centraal gelegen voor alle drie de gemeenten in de GR (ervan uitgaand dat Goeree- Overflakkee toetreedt) De locatie op Kickersbloem 3 is herkenbaar en ligt in het zicht De locatie op Kickersbloem 3 heeft in tegenstelling tot de beoogde locatie in Brielle ruimte mogelijkheden voor (eigen) parkeren, ruimte voor eventuele uitbreiding en het creëren van een duurzaam gebouw doordat er geen 'buren' zijn en dus gekozen kan worden voor een 'gesloten doos'.

12

De gemeente Voorne aan Zee heeft in de periode van 2024 tot nu proactief gehandeld. Zo zijn in de gemeente meerdere locaties voor het Streekarchief onderzocht, is een aanbesteding doorlopen voor het ontwerp van het Streekarchief en is de daadwerkelijke architect ook geselecteerd. De ontwerpcombinatie Croonenburo5/Antea Group is geselecteerd en reeds gestart met de voorbereidende werkzaamheden. De planning is dat in drie ontwerpfasen wordt toegewerkt naar het uiteindelijke ontwerp. Dit ontwerp is dusdanig uitgewerkt dat het kan worden gebruikt voor de aanbesteding van een bouwer/aannemer. De planning van de architect is als volgt: -

Voorlopig ontwerp, oplevering medio september/oktober 2025

-

Definitief ontwerp, oplevering medio januari/februari 2026

-

Technisch ontwerp, oplevering april/mei 2026

Per fase wordt getoetst of de geraamde investeringskosten van € 7 miljoen (richting gevend) nog reëel zijn. Elke ontwerpfase eindigt dan ook met een GO/NO-GO moment welke bestuurlijk moet worden getoetst. Na oplevering van het technisch ontwerp kan gestart worden met de aanbesteding, gezien de grootte van het project gaan we uit van een Europese aanbesteding met een doorlooptijd van 3 maanden. Enig voorwerk kan in de fase van het technisch ontwerp al worden voorbereid. We hopen hiermee als gemeente Voorne aan Zee/bouwheer voor de bouwvak van 2026 een bouwer/aannemer te hebben geselecteerd. Qua bouwperiode wordt uitgegaan van circa 9 – 12 maanden bouwtijd. Oplevering van het pand zal rond de zomerperiode van 2027 zijn. Ruim een half jaar later dan de geplande 'deadline' van eind 2026. De gemeente Voorne aan Zee treedt op als bouwheer. De bouwheer is verantwoordelijk voor het opleveren van het pand voor het Streekarchief. De huurkosten die geraamd zijn in de voorfase, ad € 400.000 op jaarbasis, staan los van de investeringskosten. De huurkosten zullen jaarlijks geïndexeerd worden conform de CPI. Eventuele meerkosten voor de ontwikkeling zijn hierbij dan ook voor rekening en risico van de bouwheer.

13

Bijlage: Projectstructuur / Governance Transitie Streekarchief

14