43. Rekenkameronderzoek Hellevoetsluis - financieel beheersingsproces

Onderzoek financieel beheersingsproces Gemeente Hellevoetsluis

1

Colofon: Opdrachtgever: Rekenkamerfunctie Hellevoetsluis N. (Nick) Woudstra MSc, ambtelijk secretaris nick@necker.nl 06 30 89 32 50

Onderzoekers: Hans Bossert hansbossert@necker.nl Pim Steenbergen pim@necker.nl

2

Inhoudsopgave Colofon:.................................................................................................................................................................. 2 Bestuurlijke nota .................................................................................................................................................... 4 Onderzoeksverantwoording ................................................................................................................................... 5 Waarom dit onderzoek? ............................................................................................................................................ 5 Vraagstelling .............................................................................................................................................................. 5 Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................................................. 8 Reactie van college van B&W .............................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nawoord opdrachtgever ..................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Nota van bevindingen .......................................................................................................................................... 11 1.

2.

3.

Voorgaande onderzoeken in beeld .............................................................................................................. 12 1.1.

Voorgaande onderzoeken ......................................................................................................................... 12

1.2.

Hoofdlijnen onderzoeken ........................................................................................................................... 13

Betrokkenheid van de raad ......................................................................................................................... 19 2.1.

Informatievoorziening invoering verbeteringen ........................................................................................ 19

2.2.

Rol van de gemeenteraad binnen de onderzoeken ................................................................................... 21

Financieel beheersingsproces in beeld ........................................................................................................ 23 3.1.

P&C cyclus binnen de gemeente ................................................................................................................ 23

3.2.

Informatievoorziening en rol van de raad ................................................................................................. 25

Bijlage 1. overzicht onderzoeken .......................................................................................................................... 28 Bijlage 2. overzicht uitvoering aanbevelingen onderzoeken ................................................................................. 32

3

Bestuurlijke nota

4

Onderzoeksverantwoording Waarom dit onderzoek? Op 7 november 2019 werd in de gemeenteraad van Hellevoetsluis tijdens de begrotingsvergadering gesproken over de oplopende financiële tekorten die zichtbaar werden in de begroting van 2020. 1 Twee maanden eerder meldde de wethouder financiën dat er sprake was van een sluitende begroting met financiële ruimte voor nadere ambities. De raadsleden waren dan ook verbaasd. De onverwachte financiële tegenvallers hadden een totale omvang van ongeveer 3 miljoen euro en de directe oorzaak is bleek lastig te duiden. Direct na dit bericht heeft een extern onderzoek plaatsgevonden en bleken de tekorten opgelopen tot 4 miljoen euro, 1 miljoen hoger dan de eerder geraamde 3 miljoen.2 De oorzaken van deze tekorten lagen volgens het rapport op verschillende vlakken: afdelingen op het gemeentehuis werken onvoldoende samen, kosten werden veel te laag ingeschat en ambtenaren vertelden het college niet dat er zulke grote problemen waren. Bovenstaande gebeurtenissen hebben geleid tot veel vragen bij de raadsleden en zodoende hebben zij in de raadsworkshop op 28 oktober 2020 over het onderzoeksprogramma 2021 hun voorkeur uitgesproken voor een onderzoek naar dit onderwerp.

Aangezien er al meerdere onderzoeken inclusief verschillende aanbevelingen zijn afgerond over dit onderwerp is dit onderzoek gericht op de mate waarin de eerder opgestelde aanbevelingen doorgevoerd zijn binnen de organisatie. Aanvullend is dit onderzoek meer gericht op de positie en rol van de raad binnen het financiële beheersingsproces. Zo kan de vraag beantwoord worden hoe de raad binnen dit proces goed kan sturen en welke informatie de raad hiervoor nodig heeft. Op basis van bovenstaande formuleert de rekenkamerfunctie de doelstellingen van dit onderzoek als volgt: / / /

Inzicht geven in de mate waarin de aanbevelingen uit de voorgaande onderzoeken uitgevoerd zijn; Inzicht geven in de mate waarin de raad in staat gesteld wordt om te sturen binnen het financieel beheersingsproces; Inzicht geven in de informatievoorziening en -behoefte van de raad omtrent de financiële beheersing

Vraagstelling Binnen dit onderzoek wordt de volgende centrale vraag gehanteerd:

1 https://www.groothellevoet.nl/nieuws/actueel/103837/fors-begrotingstekort-door-financile-tegenvallers-gemeente-hellevoetsluis 2 https://www.ad.nl/voorne-putten/gat-in-begroting-hellevoetsluis-nog-groter-dan-gedacht~ac30397b/

5

In hoeverre is er binnen de gemeente Hellevoetsluis uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken naar het financieel beheersingsproces, wat is er binnen deze onderzoeken opgenomen over de rol van de gemeenteraad binnen dit proces en wat is er aanvullend nodig om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te verstevigen?

Deelvragen Deze hoofdvraag hebben we uitgewerkt in de volgende deelvragen: Voorgaande onderzoeken 1. Wat zijn de conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken naar het financieel beheersingsproces binnen de gemeente Hellevoetsluis en welke lijnen zijn daar in te onderscheiden? 2. In hoeverre is er binnen de ambtelijke organisatie uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit deze onderzoeken? 3. Op welke wijze is de gemeenteraad geïnformeerd over de doorgevoerde verbeteringen? 4. In hoeverre is in de onderzoeken aandacht gegeven aan de rol van de gemeenteraad in het financiële beheersingsproces? Financieel beheersingsproces en informatievoorziening 5. Wat is de rol van de raad binnen het financieel beheersingsproces van de gemeente? 6. Op welke wijze wordt de raad in staat gesteld om te sturen binnen dit financieel beheersingsproces? 7. Wat is er nodig om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te verstevigen?

Onderzoeksuitvoering Om de bovenstaande onderzoeksvragen te beantwoorden, zijn er verschillende onderzoeksactiviteiten ondernomen. Het onderzoek is in april 2021 aangevangen met een startgesprek, waarin de onderzoeksopzet is doorgenomen met een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie en er verschillende werkafspraken zijn gemaakt. Ook zijn er aan de hand van een informatieverzoek voor het onderzoek relevante documenten opgevraagd, die vervolgens door de onderzoekers zijn geanalyseerd. Na afronding van de documentanalyse hebben de onderzoekers in juni-oktober 2021 drie gesprekken gevoerd; met de portefeuillehouder en een beleidsambtenaar en met een vertegenwoordiging van ambtenaren en een vertegenwoordiging van raadsleden. Van deze gesprekken is een gespreksverslag op hoofdlijnen gemaakt, dat ook door de geïnterviewden is geaccordeerd. De gespreksverslagen zijn als bouwsteen gebruikt voor het opstellen van de rapportage.

6

Wederhoorprocedure In april 2022 is de Nota van bevindingen aan de organisatie aangeboden voor een toets op de feitelijke juistheid van de bevindingen in het kader van het ambtelijk wederhoor. In mei 2022 ontving de rekenkamerfunctie de reactie in het kader van het ambtelijk wederhoor. Op 8 juli 2022 is het rapport naar het college verstuurd voor een bestuurlijke reactie. Het college heeft geen reactie teruggestuurd. Het eindrapport is op 13 oktober 2022 zonder bestuurlijke reactie verstuurd naar de griffie ten behoeve van de gemeenteraad.

Leeswijzer Dit rapport bestaat uit twee delen: de Bestuurlijke nota en de Nota van bevindingen. De Nota van bevindingen bestaat uit drie inhoudelijke hoofdstukken. Hoofdstuk 1 beschrijft voorgaande onderzoeken die uitgevoerd zijn. Hoofdstuk 2 beschrijft de betrokkenheid van de raad binnen deze onderzoeken. In hoofdstuk 3 wordt het financiële beheersingsproces binnen de gemeente Hellevoetsluis beschreven. In de bijlage zijn tot slot overzichten van de verschillende onderzoeken uitgewerkt.

7

Conclusies en aanbevelingen De gemeente Hellevoetsluis heeft onderzoek laten doen naar het financieel beheer in de gemeente. De raad heeft behoefte aan meer informatie over de doorwerking van eerdere onderzoeken. Daarnaast is het doel van het onderzoek om de raad inzicht te bieden in de wijze waarop de rol van de raad bij begroting en verantwoording wordt ingevuld. En om de raad handvatten te bieden voor verbetering van hun controlerende en kaderstellende taak. Hierna delen we de conclusies en aanbevelingen die op basis van het onderzoek gedaan kunnen worden.

Conclusies Aanbevelingen uit voorgaande onderzoeken zijn grotendeels uitgevoerd: financiële tekorten zijn beter in beeld De aanbevelingen uit voorgaande onderzoeken op het gebied van de financiële tekorten binnen het sociaal domein zijn grotendeels uitgevoerd. De tekorten zijn op een correcte wijze in beeld gebracht en binnen de interne organisatie zijn specifiek functionarissen benoemd die verantwoordelijk zijn voor de doorontwikkeling van het financiële inzicht. Deze financiële procesregisseurs zijn een schakel tussen control en de afdelingen en ondersteunen de afdelingen om meer zicht te krijgen op de financiële stand van zaken. Daarnaast hebben zij de ketenprocessen binnen het sociaal domein doorgelicht en instructies voor budgethouders ontworpen om zodoende het eigenaarschap voor de budgetten te verhogen. Ten slotte heeft de invoering van een verplichtingenadministratie in grote mate bijgedragen aan grip op de gemaakte financiële afspraken met zorgaanbieders. Ook wordt intern meer gesproken over de financiële aspecten binnen het sociaal domein en bredere bedrijfsvoeringsvraagstukken: er is een wekelijks ambtelijk-bestuurlijk overleg tussen concerncontroller en wethouder en er vinden er maandelijks budgetgesprekken plaats. Hierbij sluiten de budgetbeheerders en medewerkers bedrijfsvoering vanuit WIZ en beleidsmedewerkers vanuit Samenlevingszaken aan.

Door middel van deze budgetgesprekken wordt de uitputting van de budgetten gemonitord. Financieel beheer is verbeterd, ruimte om dashboard te delen De gemeente heeft in administratief opzicht de grip op het sociaal domein versterkt. Er is ingezet op het verbeteren van de samenwerking tussen de beleidsinhoudelijk afdelingen en concerncontrol. Taken en verantwoordelijkheden zijn verhelderd en er is een overlegstructuur ingericht. De dashboards binnen het sociaal domein zijn nog in ontwikkeling en worden momenteel nog niet gedeeld met de raad. De raad heeft momenteel nog geen inzicht in de concrete verbeteringen. Om dit te verbeteren zou een (gedeelte) van de dashboards met de raad gedeeld kunnen worden. Gemeenteraad is betrokken bij kaderstelling Bij de zoektocht van de gemeente naar mogelijke financiële ruimte is de gemeenteraad betrokken in het proces. Een voorbeeld is het opstellen van de begroting 2021, hierbij is meer dan in reguliere gevallen

8

voor P&C-documenten geldt vroegtijdig afstemming gezocht met de gemeenteraad. Zo is er bijvoorbeeld een ‘benen-op-tafelsessie’ georganiseerd in aanloop naar een definitieve begroting, deze sessie wordt vanuit zowel de raad als college als positief beoordeeld. Ook zijn er raadsfracties geweest die binnen dit proces duidelijk een rol hebben ingenomen door amendementen in te dienen en toezeggingen te vragen. Gemeenteraad wordt goed geïnformeerd Na een verzoek van de raad verstrekte het college geruime tijd maandelijkse rapportages waarin de belangrijkste kengetallen, de ontwikkelingen van het dashboard sociaal domein, openstaande vacatures en overzicht van externe inhuur gedeeld worden. Ook wordt er in deze collegerapportages regelmatig verwezen naar aanbevelingen uit de uitgevoerde onderzoeken. Sinds maart 2021 is het college gestopt met deze rapportages en zijn zij overgestapt naar een halfjaarlijkse rapportage Ontwikkeling Sociaal Domein. Uit gesprekken blijkt dat de organisatie bereid is om in de toekomst de rapportages aan te passen aan de wensen van de raad. Raadsleden hebben geen specifieke wensen uitgesproken. De collegerapportages zijn in mindere mate besproken door de raad, zodoende is het de vraag of deze vorm van de informatievoorziening tegemoetkomt aan de wensen van de raad.

De rekeningcommissie is (te) beperkt in beeld Een van de plekken om het proces rondom de gewenste ontwikkelingen vorm en inhoud te geven, is de rekeningcommissie. Deze commissie wordt echter niet optimaal benut om op informatieve wijze te spreken over financiële stukken. De rekeningcommissie is in de huidige vorm vooral in gesprek met de accountant en de gang van zaken rondom de jaarrekening. Deze smalle taakopvatting van de rekeningcommissie heeft als risico dat het debat over financiële stukken of de gewenste veranderingen hierin verwordt tot een debat in de politieke arena.

Aanbevelingen Betrokkenheid van de raad Het is van belang dat de raad betrokken is en blijft bij de ontwikkelingen in het financieel beheer, zodat voor de raad zich is op de implementatie van adviezen en daaropvolgende verbeteringen. Werk daarom aan de volgende zaken:   

Geef de raad de ruimte om zijn kaderstellende rol beheersmatig in te vullen, door meer te werken met scenario’s en alternatieven. Zorg dat het college uitgewerkte en uitvoerbare scenario’s en alternatieven aanreikt en de raad ten aanzien hiervan op hoofdlijnen stuurt. Aanvullend kan de raad een kaderstellende rol innemen door het gesprek te voeren over risico’s en de gewenste omvang van budgetten in de begroting.

9

Stel in de informatievoorziening centraal De ontwikkeling van het dashboard is een positieve ontwikkeling en dient ook bestuurlijk ingebed te worden. De informatievoorziening komt dan meer centraal te staan en de bestuurlijke discussie kan dan worden gevoerd aan de hand van ‘facts & figures’. Wenselijk is daarom te werken aan de volgende punten:     

Stel een passend dashboard op voor de raad, deel het dashboard met de raad en zorg voor aansluitende P&C-documenten. Kies voor vaste momenten van informatievoorziening in het P&C proces bij jaarrekening en begroting. Bepaal een tolerantiegrens in de rapportageverplichtingen: in veel gemeente de 'stippellijn' genoemd die aangeeft daar waar het mandaat college ligt en daar waar de raad wordt geïnformeerd. Formuleer op basis van een doelenboom de beleidsindicatoren binnen het sociaal domein en spreek af waarop de raad wil sturen. Voer standaard een benen op tafel-sessie in aanloop naar het opstellen van definitieve begroting aan de hand van de beleidsindicatoren, reserves c.q. het weerstandsvermogen en eventueel aangevuld met ratio’s.

Ontwikkel de rekeningcommissie door tot een auditcommissie Financieel-technische discussies over het beheer kunnen de bestuurlijke discussie belemmeren of ondoorzichtig maken. Een rekeningcommissie die zich meer en meer als auditcommissie opstelt kan de discussie over puur financieel-technische kwesties afvangen, zonodig ondersteunt door de accountant. De bestuurlijke afweging over de inzet van middelen komt dan meer tot zijn recht in de discussie in de raad. Werk daarom aan de volgende punten:  





Ontwikkel de rekeningcommissie door tot een auditcommissie met een nadrukkelijke rol in het P&C-proces, door hen te gebruiken als klankbord en vooruitgeschoven post voor de raad. Door de rekeningcommissie meer in stelling te brengen, kan zij tevens een rol spelen in de begeleiding van de raad bij het behandelen van de P&C-documenten, bijvoorbeeld door in de commissie in gesprek te komen met de accountant over zijn of haar bevindingen en oordeel. Daarnaast kan de rekeningcommissie de raad voorstellen doen om meer grip te krijgen op het sociaal domein en de verbeteringen daarbinnen, zoals bijvoorbeeld het werken met dashboards of het opzetten van een raadstoets. De auditcommissie kan de raad ondersteunen door namens de raad interventies te doen op het proces en de kwaliteit van de stukken en in gesprek te zijn met de accountant over bevindingen en kwetsbaarheden. Dit laat onverlet dat het politieke debat over de bevindingen en kwetsbaarheden in de raad gevoerd wordt, de auditcommissie wordt hierin gevraagd de informatie van de accountant te wegen en interventies te doen in de informatievoorziening aan de raad. Verken met de auditcommissie de mogelijkheden die de commissie heeft om verbetervoorstellen te doen aan de raad over het proces en de inhoud van de stukken, zoals bijvoorbeeld de doorontwikkeling van beleidsindicatoren en een dashboard

10

Nota van bevindingen

11

1. Voorgaande onderzoeken in beeld In dit hoofdstuk worden de eerder uitgevoerde onderzoeken toegelicht en wordt inzicht gegeven in de opvolging van de aanbevelingen uit deze onderzoeken. Hiermee worden de volgende deelvragen beantwoord: 1. Wat zijn de conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken naar het financieel beheersingsproces binnen de gemeente Hellevoetsluis en welke lijnen zijn daar in te onderscheiden? 2. In hoeverre is er binnen de ambtelijke organisatie uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit deze onderzoeken?

1.1. Voorgaande onderzoeken Binnen de gemeente zijn een drietal onderzoeken uitgevoerd met betrekking tot financiële beheersingsprocessen. Dit betreffen de volgende onderzoeken: / / /

Rapportage Sociaal Domein in Control (7 januari 2020) Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 (6 februari 2020) Onderzoek Versterken Financieel Beheer Werk Inkomen en Zorgverlening (WIZ) (28 februari 2020)

Overkoepelend geven gesprekspartners vanuit de gemeentelijke organisatie aan dat de aanleiding voor de verschillende onderzoeken met name ligt in de financiële tekorten binnen het sociaal domein. Hierin staat de gemeente Hellevoetsluis niet alleen, deze tekorten zijn waarneembaar bij veel gemeenten. Specifiek voor de gemeente Hellevoetsluis kan achteraf gesteld worden dat de omvang van deze tekorten in eerste instantie niet zichtbaar waren voor zowel college als raad. Gesprekpartners geven aan dat dit deels verklaard kan worden door landelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen bij externe samenwerkingspartners binnen het sociaal domein. Desondanks ligt hier ook een rol voor de gemeente: tekorten waren niet voorzien door zowel de beleidsinhoudelijke afdeling als concerncontrol. Bij het ontstaan van de tekorten werden intern ook vragen gesteld over de mate waarin concerncontrol en de afdelingen de juiste wisselwerking en samenwerking hadden. Ten slotte wordt de mislukte ambtelijke fusie als mogelijke oorzaak benoemt, hier is in het verleden veel tijd en energie in gestoken die mogelijk ten koste is gegaan van de interne bedrijfsvoering. In het volgende hoofdstuk zullen de hoofdlijnen uit de drie onderzoeken toegelicht worden. Een compleet overzicht van de aanleidingen, conclusies en aanbevelingen per onderzoek is toegevoegd in bijlage 1.

Een overzicht van de uitvoering van de aanbevelingen per onderzoek is te vinden in bijlage 2.

12

1.2. Hoofdlijnen onderzoeken De hoofdlijnen van de verschillende onderzoeken lichten we toe door stil te staan bij de aanleiding voor het onderzoek, evenals tot welke conclusies het heeft geleid, welke aanbevelingen zijn gedaan en hoe die zijn opgevolgd. Gezien de onderzoeken in grote mate op elkaar ingrijpen en aanbevelingen uit het ene onderzoek een plek krijgen in een volgend onderzoek geven we in de tabellen de hoofdlijnen uit de verschillenden onderzoeken weer. Voor een verdere toelichting op de drie losse onderzoeken hebben we in de bijlagen meer toelichting opgenomen. In bijlage 1 schetsen we per onderzoek de aanleiding, doel, conclusies en aanbevelingen. In bijlage twee schetsen we de opvolging van de aanbevelingen van de verschillende onderzoeken. In de verschillende onderzoeken is er op basis van inhoudelijke thema's onderstaan onderscheid te maken / / /

Financiële tekorten Administratie/registratie binnen het sociaal domein Sturingsinstrumenten

De hoofdlijnen uit de onderzoeken zullen per thema toegelicht worden aan de hand van de belangrijkste aanleidingen, conclusies en aanbevelingen. Ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen wordt door middel van een kleurarcering aangeven in hoeverre er opvolging is gegeven aan de aanbevelingen: Groen = aanbeveling is opgevolgd Oranje = aanbeveling is deels opgevolgd Rood = aanbeveling is niet opgevolgd 1.2.1. Onverwachte financiële tekorten In de drie onderzoeken staan de onverwachte financiële tekorten binnen het sociaal domein centraal. In onderstaande tabel schetsen we de belangrijkste hoofdlijnen uit de verschillende onderzoeken op het gebied van de financiële tekorten. Aanleiding

Conclusie

Aanbeveling

Uitvoering aanbeveling

Binnen begroting 2020 wordt een tekort van 3 miljoen euro binnen het sociaal domein zichtbaar

Financiële tekorten komen onverwachts en waren in een eerder stadium nog niet zichtbaar

Onderzoek zowel de omvang van de financiële tekorten als de mogelijke oorzaken

Onderzoek is uitgevoerd conform de aanbeveling: er wordt inzicht geboden in zowel de omvang als de oorzaken van de tekorten.

Na onderzoek blijkt het tekort 3,5-4 miljoen

Verbeter de ramingen in het sociaal domein door versterking financiële administratie

Onderzoek naar financiële tekorten wordt uitgevoerd

Financiële procesregisseurs ondersteunen afdelingen en financiële instructies voor budgethouders zijn ontworpen en gebruikt. Medewerkers krijgen

13

trainingen op het gebied van financiële administratie

Onvoldoende samenwerking tussen betrokken afdelingen

Duidelijkheid geven over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokken medewerkers

Doorlichten begroting op zoek naar financiële ruimte en inlichten en betrekken provincie Financiële tekorten zijn hoger dan eerdere raming vanuit begroting 2020

Onderzoek naar financieel beheer binnen WIZ

Er moet gezocht worden naar financiële ruimte

Verschillende knelpunten op het gebied van bedrijfsvoering en financiën

Taken rollen en verantwoordelijkheden zijn door procesregisseurs beschreven, besproken met het MT, en in de verschillende sessies met budgetbeheerders gedeeld. Begroting is doorgelicht en de aanbevelingen om meer financiële ruimte te creëren worden door het college overgenomen. Bij de doorlichting is de provincie niet betrokken (als oorzaak hiervoor wordt tijdsdruk in de decemberperiode benoemt).

Inzetten Enecogelden, afbouw externe inhuur, aanpassen kosten Omgevingswet en verhogen OZB

Aanbevelingen zijn opgevolgd

Invoeren verplichtingenadministratie en heroverwegen van alle ketenprocessen met Financiën & Control

Verplichtingenadministratie is ingevoerd en ketenprocessen zijn doorgelicht met de procesregisseurs. Deze aanpassingen leiden tot een meer gestructureerd bedrijfsvoeringsproces. Specifiek voor de afdeling WIZ geldt dat de verplichingenadministratie in mei 2022 wordt ingevoerd. De uitwerking hiervan moet zich in de praktijk nog uitwijzen.

14

Uitvoering aanbevelingen in de praktijk Voor de gesprekspartners geldt dat het benoemen van financiële procesregisseurs binnen de gemeente veel rust heeft gebracht. Zij fungeren als tussenstap tussen de afdelingen en concerncontrol en houden zich bezig met de uitvoering en monitoring van de verschillende aanbevelingen. Zodoende is de uitvoering van de aanbevelingen bij medewerkers belegd en is volgens hen een aparte projectleider hiervoor niet direct noodzakelijk. Binnen de gemeentelijk organisatie heeft de wethouder financiën wekelijks overleg met de concerncontroller over zaken omtrent financiën en bedrijfsvoering, indien noodzakelijk komen de uitvoering en monitoring van de verschillende aanbevelingen in dit overleg aan de orde. Gesprekpartners geven aan dat voor de uitvoering van de aanbevelingen het gehele jaar 2021 gebruikt is. Met name de invoering van de verplichtingenadministratie zorgt ervoor dat veel processen en verantwoordelijkheden herijkt zijn en werkprocessen opnieuw ingericht zijn. De invoering van de verplichtingenadministratie loopt door in 2022. Binnen het team bedrijfsvoering is een traject ingezet om de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit te verhogen. Aanvullend is de organisatie in 2022 gestart met het voeren van maandgesprekken hierover in de driehoek 'budgetbeheerderbedrijfsvoering-beleid.' 1.2.2.

Administratie/registratie binnen het sociaal domein. Binnen de drie onderzoeken komt naar voren dat de administratie en registratie binnen het sociaal domein niet op orde waren. De informatie is niet actueel en biedt onvoldoende inzicht in de stand van zaken. Aanleiding

Conclusie Rapportagelijnen zijn onvoldoende ingericht en er is interne verkokering tussen concerncontrol en WIZ

Aanbeveling

Verbeter samenwerking en informatiedeling

Te weinig inzicht in de ontwikkelingen binnen het sociaal domein Te weinig middelen om te monitoren

Uitvoering aanbeveling

Verbeter interne controle en risicomanagement

Invoering van een KCDsysteem (Key Control Dashboard) en herijking van gespreksstructuur door overleg portefeuillehouders sociaal domein en financiën en invoering maandgesprekken

15

Onvoorziene kostenstijgingen

Administratie loopt achter

Versterking van financiële administratie en het contractbeheer

Aanpassingen doorgevoerd in het contractmanagement (o.a. open house methodiek). Aanvullend is er In 2021 is een plan van aanpak opgesteld binnen bedrijfsvoering WIZ dat de administratie binnen WIZ moet versterken. Dit is o.a. gericht op het wegwerken van achterstanden in het berichtenverkeer.

Uitvoering aanbevelingen in de praktijk Over de samenwerkingsproblemen tussen WIZ en concerncontrol geven de gesprekspartners aan dat deze inmiddels niet meer in de praktijk zo ervaren wordt, dit kan mogelijk komen door een aantal personele wisselingen en het invoeren van een betere overlegstructuur. Aanvullend wordt benoemd dat het wekelijks ambtelijk-bestuurlijk overleg bijdraagt aan meer afstemming en een betere samenwerking. Binnen de gemeentelijke organisatie heeft de wethouder financiën wekelijks overleg met de concerncontroller over zaken omtrent financiën en bedrijfsvoering, indien noodzakelijk komen de uitvoering en monitoring van de verschillende aanbevelingen in dit overleg aan de orde. Zodoende is het college op de hoogte van de meeste recente stand van zaken en is er de mogelijkheid om eventuele bestuurlijke ontwikkelingen te delen met raad en college. Specifiek voor het sociaal domein is een periodiek overleg financiën Sociaal Domein ingericht, hierin nemen de wethouder financiën, wethouder sociaal domein, betrokken afdelingshoofden, een financieel consulent en de concerncontroller deel. Voor het domein WIZ is een wekelijks bestuurlijk-ambtelijk overleg sociaal domein ingevoerd waarin de wethouder, concerncontrol en de afdeling WIZ de stand van zaken binnen het sociaal domein bespreken.

Aanvullend is er maandelijks een budgetgesprek voor de domeinen participatiewet, jeugd en Wmo. Hierbij zijn de coördinatoren WIZ (budgetbeheerders), beleidsmedewerkers samenlevingszaken, concerncontroller en medewerkers bedrijfsvoering WIZ aanwezig. Op deze wijze wordt de uitputting van de budgetten gemonitord. 1.2.3. Sturingsinstrumenten Door het eerdergenoemde gebrek aan de juiste inzichten waren er voor zowel college als raad onvoldoende mogelijkheden om te sturen binnen het sociaal domein.

16

Aanleiding

Geen zicht op de omvang en aard financiële tekorten

Conclusie

De huidige systematiek van begroten biedt de portefeuillehouders en de vakafdelingen onvoldoende inzicht.

Aanbeveling

Uitvoering aanbeveling

Verbeter inzicht door invoering dashboard

Het dashboard is ontwikkeld, deze wordt momenteel nog niet met de raad gedeeld. Dit dashboard bevat in de huidige vorm te veel detailinformatie voor de raad. De gemeente overweegt momenteel het aanstellen van een data-analist om dit verder door te ontwikkelen.

Onvoldoende zicht op bedrijfsvoeringsprocessen

Weinig interne sturingsinstrumenten voor bedrijfsvoering

Creëer inzicht in financieel beheer

Er is ingezet op vierjaarlijkse in-controlgesprekken en het opstellen van risicomatrixen. Aanvullend is er zoals in de vorige tabel benoemd een gesprekstructuur ingericht.

Onderzoek sociaal domein in control afgerond

Op verschillende onderwerpen moet nader gestuurd worden

Ontwikkel een plan van aanpak

Plan van aanpak is opgesteld.

Verlaag externe inhuur

Het beperken van de externe inhuur is een voortgaand proces. Richting de fusie is een blijvende en stijgende vraag naar inhuur te zien. In overleg met MT en College wordt op basis van de voorliggende opgave een integrale afweging gemaakt ten aanzien van de in te zetten capaciteit.

Oplopende kosten binnen sociaal domein

Externe inhuur is te hoog

Uitvoering aanbevelingen in de praktijk Er is op het gebied van het sociaal domein binnen de organisatie een dashboard ontwikkeld. Dit dashboard geeft inzicht in bijvoorbeeld de uitputting van budgetten of het aantal afnemers van bepaalde diensten. Momenteel wordt dit dashboard niet gedeeld met de raad, raadsleden geven aan dat zij wel de

17

wens hebben om dit dashboard of een deel van dit dashboard als monitoringsinstrument in te kunnen zien. Specifiek op het gebied van externe inhuur is er ingezet op betere monitoring door de invoering van een KCD-systeem (Key Control Dashboard)3. Dit instrument brengt processen helder in beeld en integreert dit met de interne controles (audits). Hiermee wordt in één oogopslag duidelijk hoe het proces verloopt, wat de risico’s zijn, welke beheersmaatregelen getroffen worden (procesmanagement) en hoe dit in de praktijk functioneert (interne audits/controle). Het KCD-systeem wordt zeswekelijks besproken binnen het MT-besproken. Dan wordt er stilgestaan bij de beheersmaatregelen en controlemomenten, zoals de cijfers met betrekking tot externe inhuur. Zodoende is er zicht op de ontwikkelingen ten aanzien van de verlaging van de externe inhuur binnen het sociaal domein. Aanvullend is het van belang dat er aandacht is voor de procesinrichting van Youforce. In dit systeem vinden de aanvragen voor inhuur plaats, hiermee worden de noodzakelijke checks (en integrale afweging) voor aanvang van de inhuur en gedurende de looptijd gedaan.

3 Gemeente Hellevoetsluis (5 november 2020). Begroting 2021-2024, p. 80

18

2. Betrokkenheid van de raad In dit hoofdstuk wordt de informatievoorziening over de verbeteringen en de betrokkenheid van de raad binnen de onderzoeken toegelicht. Hiermee worden de volgende deelvragen beantwoord:

3. Op welke wijze is de gemeenteraad geïnformeerd over de doorgevoerde verbeteringen? 4. In hoeverre is in de onderzoeken aandacht gegeven aan de rol van de gemeenteraad in het financiële beheersingsproces?

2.1. Informatievoorziening invoering verbeteringen 2.1.1. Deel van de onderzoeken wordt besproken in de raad Van de drie onderzoeken zijn twee onderzoeken besproken in de raad. Uit de verstrekte informatie komt niet naar voren dat het rapport 'Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ (28 februari 2020)' besproken is in de raad. De andere twee rapportages zijn als los onderwerp behandeld: Rapportage Sociaal Domein in Control (7 januari 2020) De raad bespreekt het rapport en ziet een aantal aanknopingspunten om in de toekomst meer grip te krijgen op het sociaal domein en dit een plek te geven in de P&C-documenten. Raadsleden geven aan dat ze dit onderwerp graag verder bespreken in de rekeningcommissie. Aanvullend stel een raadslid voor om een raadswerkgroep op te richten om in samenspraak met het college en de ambtelijke organisatie op te richten om nader te spreken over grip binnen het sociaal domein en het opstellen van goede beleidsindicatoren. Na navraag blijkt dat deze suggestie niet uitgevoerd is, raadsleden hebben hiertoe verder geen initiatief genomen, mede door de coronapandemie werden andere prioriteiten zichtbaar en troffen raadsleden elkaar niet meer informeel. Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 (6 februari 2020) De raad bespreekt het document en volgt de door het college voorgestelde wijzigingen in de begroting.

Aanvullend besluit de raad om in te stemmen met de aan de raad gelaten keuze om de OZB te verhogen. Nadat de onderzoeken besproken zijn is er verder niet meer in raadsverband specifiek gesproken over de opvolging van de aanbevelingen van de verschillende onderzoeken. 2.1.2. College start met het verstrekken van maandelijkse collegerapportages Vanaf april 2020 wordt de raad geïnformeerd over de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie door middel van maandelijkse rapportages. De raad heeft het college in de raadsvergadering van 2 maart 2020 om deze maandelijkse rapportages verzocht. 4 Deze rapportages geven een breed inzicht in

4 Gemeente Hellevoetsluis (6 april 2021) Raadsinformatie brief eerste maandelijkse rapportage, p.1

19

bedrijfsvoeringsaspecten en kengetallen binnen de organisatie. Hieruit komt naar voren dat de raad op een hoog detailniveau geïnformeerd wordt over bedrijfsvoeringsaspecten. In de eerste rapportage wordt vermeld dat de inhoud van de maandelijkse rapportages aangepast kan worden naar de wensen van de raad en bedoeld zijn om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. Ook wordt er in verschillende rapportages verwezen naar de uitgevoerde onderzoeken. In de collegerapportages komen de volgende onderdelen aan de orde: Datum

Onderwerpen

6 april 2020

 Kengetallen bedrijfsvoering  Openstaande vacatures  Overzicht inhuur

13 mei 2020

       

3 juli 2020

14 oktober 2020

18 december 2020

2 maart 2021

Verwijzingen naar

Bijzonderheden

Kengetallen bedrijfsvoering Openstaande vacatures Overzicht inhuur Toelichting opbouw Dashboard Sociaal domein

Onderzoek Sociaal domein in control

Werkgroep raadscommissie ZWO nog niet van start gegaan

Kengetallen bedrijfsvoering Openstaande vacatures Overzicht inhuur Financieel overzicht begroting en werkelijke uitgaven tot op heden per taakveld

Ontwikkelagenda

Geen verwijzing werkgroep raadscommissie ZWO

   

Kengetallen bedrijfsvoering Openstaande vacatures Overzicht inhuur Financieel overzicht begroting en werkelijke uitgaven tot op heden per taakveld  Kerncijfers Sociaal domein  Financieel overzicht begroting en werkelijke uitgaven tot op heden per taakveld  Kerncijfers Sociaal domein

 Kerncijfers Sociaal domein  In control gesprekken

Onderzoek Sociaal domein in control Aanvullend onderzoek Deloitte

College stap over naar halfjaarlijkse rapportages Na maart 2021 stop het college met het verstrekken van de collegerapportages. Als oorzaak voor dit besluit wordt genoemd dat het college en de raad binnen het sociaal domein als gevolg van de

20

ontwikkelingen rondom corona andere prioriteiten stelden. Aanvullend geven gesprekpartners aan dat de rapportages relatief weinig aandacht kregen en er nauwelijks vragen over gesteld werden of agenderingsvoorstellen werden ingediend. Wel informeert het college de raad middels een halfjaarlijkse rapportage Ontwikkeling Sociaal Domein. In deze rapportages worden ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein toegelicht aan de hand van de vastgestelde begrotingsdoelen. Aanvullend wordt in een bijlage de sturingscijfers binnen het sociaal domein toegelicht, deze weergave kan gezien worden als een variant op een dashboard. Over de doorontwikkeling van een eventueel dashboard wordt in de rapportage het volgende toegelicht: 'De verwachting is dat de kwaliteit van de informatievoorziening de komende jaren groeit, zodat de Raad via deze rapportage doel en resultaat cijfermatig onderbouwd ziet. Op dit moment is daar nog geen sprake van en presenteren we enkele cijfers, zonder dat we hier direct conclusies aan willen verbinden. In de toekomstige gemeente Voorne aan Zee is het de wens om te sturen en te verantwoorden op de maatschappelijke effecten (bijvoorbeeld gezondheid onder inwoners).

Het beleid van de gemeente dient hier dan een positieve bijdrage aan te leveren.'5 In bredere zin wordt binnen de reguliere P&C cyclus aan de raad gerapporteerd over de ontwikkelingen en voortgang binnen het sociaal domein.

2.2. Rol van de gemeenteraad binnen de onderzoeken Binnen de drie onderzoeken is de rol en de betrokkenheid van de raad verschillend ingevuld: 2.2.1. Rapportage Sociaal Domein in Control (7 januari 2020) De rol van de raad krijgt binnen het onderzoek aandacht bij de aanleiding voor het onderzoek en het vaststellen van de noodzakelijk vervolgstappen. De directe aanleiding voor het rapport is een toezegging tijdens de behandeling van de begroting op 7 november 2019. In he rapport wordt op twee onderdelen specifiek de rol van de raad toegelicht: Bij stap 1 ‘Doorlichten begroting op zoek naar financiële ruimte’ wordt benoemd dat het college (meerjarige) scenario’s op kan stellen voor de verschillende beleidsopties. Deze scenario’s kunnen via de begroting aan de raad worden voorgelegd. Door te werken met scenario’s wordt de raad in positie gebracht. Uit de begroting komt naar voren dat het college ernaar streeft om in samenwerking met de raad scenario’s uit te werken. In de voorbereiding van de begroting en bij het opstellen van de Zomernota zijn inderdaad diverse scenario’s uitgewerkt. In deze scenario's is een afweging gemaakt tussen de verschillende bezuinigingsmaatregelen en beleidsopties (deze worden ook wel de 'ruimtevragers en ruimtescheppers' genoemd). Deze afwegingen zijn ook met de raad gedeeld en besproken.6

5 Gemeente Hellevoetsluis (2021) Ontwikkelingen Sociaal Domein herfst 2021. p. 30 6 Gemeente Hellevoetsluis (5 november 2020). Begroting 2021-2024, p. 2

21

Bij stap 2 ‘Inlichten en betrekken provincie’ wordt benoemt dat de provincie goed meegenomen moet worden bij de doorlichting van de begroting en de mogelijke beleidsopties en oplossingsrichtingen. Deze opties moeten door middel van een presentatie aan de gemeenteraad voor advies voorgelegd worden. Uit gesprekken blijkt dat de provincie niet betrokken is geweest. Door de tijdsdruk rondom het afronden van de begroting in december 2020 was dit volgens gesprekspartners niet mogelijk. 2.2.2. Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 (6 februari 2020) De raad krijgt binnen het onderzoek een rol doordat zij in de besluitvorming in kunnen stemmen met de voorgestelde wijzigingen. Expliciet wordt genoemd dat het college de raad vraagt om zich uit te spreken over de eventuele verhoging van de OZB. 7 Het verhogen van de OZB is door de raad vastgesteld bij de begroting 2021. 2.2.3. Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ (28 februari 2020) De rol van de raad wordt in het onderzoek éénmaal genoemd, er wordt geschreven: 6.5 Verbetering monitoring Hiermee komt de gemeente in control omdat ze in staat wordt gesteld om tegenvallers vroegtijdig te signaleren waardoor er ruimte ontstaat om bij te sturen. Daarnaast brengt het de gemeente op het niveau dat de raad en het college tijdig, juist en volledig te informeren. Hetgeen nu niet het geval is. 8

7 Gemeente Hellevoetsluis (6 februari 2020), Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 p. 7-11 8 Gemeente Hellevoetsluis (28 februari 2020), Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ p. 11

22

3. Financieel beheersingsproces in beeld Naast de drie voorgaande onderzoeken brengen we in dit onderzoek het financiële beheersingsproces van de gemeente Hellevoetsluis in beeld. In dit hoofdstuk wordt omschreven welke actoren een rol spelen bij het opstellen van de P&C-documenten en welke P&C-documenten binnen de gemeente gehanteerd worden. Aanvullend gaan we in op de informatievoorziening en de rol van de rol binnen dit proces. In dit hoofdstuk worden de volgende deelvragen beantwoord: 5. Wat is de rol van de raad binnen het financieel beheersingsproces van de gemeente? 6. Op welke wijze wordt de raad in staat gesteld om te sturen binnen dit financieel beheersingsproces?

3.1. P&C cyclus binnen de gemeente Binnen de gemeente Hellevoetsluis kunnen een viertal reguliere P&C-documenten onderscheiden worden: / / / /

Zomernota en Berap 1; Begroting; Berap 2; Rekening

3.1.1. Zomernota en Berap1 De Zomernota en Berap1 worden in het voorjaar opgesteld en heeft als doel om vooruit te blikken op de belangrijkste financiële verschuivingen en beleidsontwikkelingen. Als het ware markeert de zomernota een nieuwe P&C-cyclus in het lopende jaar. In de zomernota wordt binnen de gemeente in eerste instantie aandacht besteed aan de verwachte uitgaven en de wettelijke taken. Aanvullend kunnen er ombuigingen in worden opgenomen die financiële ruimte creëren voor investeringen en beleidsambities. De zomernota richt zich op de keuzes met betrekking tot de toekomstige beleidsintensiveringen en de mogelijke investeringen. Daardoor richt de nota zich meer op wat de gemeente aanvullend op de wettelijke taken wil bereiken. De zomernota en de Berap1 bieden een opmaat naar de begroting. Deze geven het college en de raad een mogelijkheid om in aanloop naar de begroting de belangrijkste kaders te schetsen voor het daaropvolgende jaar. Het proces wordt ambtelijk voorbereid en in de laatste fasen komen college en raad aan bod, dit wordt toegelicht in onderstaande figuur.9

9 Gemeente Hellevoetsluis (2021) concernkalender P&C

23

zomernota 2021 & Berap 2021 - 1 ZN bepalen agenda zomernota ZN schrijven voorbereidende teksten Berap fin adm up-to-date (facturen en tussenrek.) Berap opbouw bestanden Berap aanleveren gegevens bij F&C (cijfers en letters) Berap verwerken en terugkoppelen eerste aanlevering ZN + Berap afstemmen met directie / portefeuillehouders ZN + Berap samenstellen berap / zomernota ZN + Berap concept in GMT ZN + Berap aanleveren b&w advies ZN + Berap b&w Schriftelijke vragen / verzenden antwoorden Raad

22

16 30

16 8 19 19 22

16 16 23 23

14 19 27 1

afdelingen / budgethouders

C C concerncontrol

7

25 8

college

commissie

raad

Fig. 1. P&C cyclus Zomernota en Berap1

3.1.2. Begroting De begroting wordt opgeleverd in het najaar en beschrijft de plannen voor het daaropvolgende jaar. Aan deze plannen worden in de begroting financiële middelen gekoppeld. Het doel van de begroting is het geven van een zo getrouw mogelijk beeld van de verwachte uitgaven in het aankomende jaar. De begroting wordt opgemaakt aan de hand van de perspectiefnota en de investeringsagenda en kijkt vooruit naar het aankomende jaar. De begroting geeft het college en de raad een mogelijkheid om de beleidsambities en daaraan gekoppelde financiële middelen voor het aankomende jaar vast te stellen en biedt een kader om de uitvoering door de ambtelijke organisatie gedurende het jaar te controleren en indien nodig bij te sturen. In het begrotingsproces komt het college meerdere stappen aan bod en de raad vormt het sluitstuk met de besluitvorming. C

Begroting 2022 - 2025 Kick off begroting voorlopig vaststellen technische uitgangspunten urenmatrix actualiseren budgetten/meerjarenbegroting bezuinigingen / beleidsopties meicirculaire / afronden cijfers gevolgen mei circ voor ZN in college progr teksten en paragrafen/ zomervakantie update teksten en cijfers concept in GMT aanleveren b&w advies b&w schriftelijke vragen raad afdelingsplannen 2022 Evaluatie begroting

26 C C C C C C C C C C C C C afdelingen / budgethouders

2 8 19

concerncontrol

22

16

23

14 4 8 21

28 19 30 8 14 20

1 5 19 19 4 8

college

commissie

3

raad

Fig. 2. P&C cyclus Begroting 3.1.3. Berap2 Gedurende het jaar wordt er twee keer een bestuursrapportage opgesteld. Deze rapportages hebben als doel om eventuele financiële aanpassingen in het lopende jaar met een politiek besluit vast te stellen. Berap2 biedt de mogelijkheid in de tweede helft van het jaar om het bestaand beleid en de daaraan gekoppelde budgetten te monitoren en/of bij te sturen. De Berap2 geeft weer in hoeverre de beleidsambities van de gemeente behaald zijn en wat dit heeft gekost. De ambities uit de begroting kunnen op deze wijze gecontroleerd worden. De laatste drie stappen in het P&C proces voor de Berap2 worden gevormd door het college, de commissies en de raad. Berap 2021 - 2 fin adm up-to-date (facturen en tussenrekeningen) opbouw bestanden aanleveren gegevens bij F&C verwerken en terugkoppelen eerste aanlevering afstemmen met directie / portefeuillehouders samenstellen berap bepalen structureel effect tbv begrotingsbehandeling concept in GMT aanleveren b&w advies b&w commissies raad afdelingen / budgethouders

C C C C C C C C C C C C concerncontrol

30 10 16 13

1 1 11 22 25 3 4 9 2

9 college

commissie

raad

24

Fig. 3. P&C cyclus Berap2 3.1.4. Jaarrekening In de jaarrekening, die achteraf wordt opgesteld, kijkt men terug op welke wijze de begroting werkelijkheid is geworden. De jaarrekening geeft een beeld van de bezittingen en schulden van de gemeente en de wijzigingen daarin tijdens het afgelopen jaar. Deze wordt door de accountant gecontroleerd. Daarnaast geeft de jaarrekening een beeld van de inkomsten en de uitgaven in dat jaar. De jaarrekening heeft als doel het bieden van inzicht in de financiële positie van de gemeente en geeft een oordeel over de juistheid van de gepresenteerde cijfers. Alleen in de laatste stap is de raad betrokken. Rekening 2020 Kick off Jaarrekening Inleveren verkoopfacturen Afwikk.inkoopfacturen 2020/overgang 2021 Afsluiten administratie 2020 Aanleveren programmateksten en sisa-informatie Afstemmen met portefeuillehouders Samenstellen jaarstuken Accountantscontrole Afronden samenstelling jaarstukken Concept in GMT Aanleveren collegeadvies Collegvergadering definitief maken JR opstellen erratum Collegvergadering Rekeningcommissie Schriftelijke vragen/verzenden antwoorden Raad Evaluatie JR traject

15

31 22 29 1 19 31 14 21 30 18 8 24 8

2 8

afdelingen / budgethouders

concerncontrol

college

commissie

raad

Fig. 4. P&C cyclus Rekening

3.2. Informatievoorziening en rol van de raad 3.2.1. De raad is over het algemeen tevreden Raadsleden geven aan dat zij in grote mate tevreden zijn over de informatievoorziening. Naast de reguliere P&C-documenten ontvangen zij regelmatig relevante presentaties van het college die goed inzicht geven in de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Raadsleden ervaren een goede relatie met de accountant. Zo kunnen raadsleden goed sparren met de accountant en geven zij ook aan waar eventuele kwetsbaarheden zitten. Op basis van deze informatie kan de raad invulling geven aan zijn kaderstellende rol. 3.2.2. Aanvullende maandelijkse collegerapportage verliest aan belang De raad heeft ten tijde van de rapporten verzocht om maandelijkse collegerapportages. Hierbij heeft het college de raad bevraagd over de inhoud van de rapportages; hierover verschilden de raadsleden van mening. Daarnaast worden de collegerapportages in mindere mate besproken in de raad, ook worden er geen vragen over gesteld. Het is de vraag in welke mate de collegerapportages aanvullend zijn op de informatievoorziening middels de reguliere P&C-documenten.

25

3.2.3. Het college ervaart goede betrokkenheid Het college heeft goede ervaringen met de betrokkenheid van de raad bij het financiële beheersingsproces. Een voorbeeld is het opstellen van de begroting 2021. Deze is in samenspraak met de raad vastgesteld. Zo is er bijvoorbeeld een ‘benen-op-tafelsessie’ georganiseerd in aanloop naar een definitieve begroting, deze sessie wordt vanuit zowel de raad als college als positief beoordeeld. Aanvullend stelt het college stelt de raad altijd in de gelegenheid om contact op te nemen met de ambtelijke organisatie. Vanuit de ervaring van de ambtelijke organisatie passen raadsleden dit regelmatig toe. Ook geven raadsleden zelf aan dat de ambtelijke organisatie goed benaderbaar is voor eventuele vragen en aanvullende informatieverzoeken. 3.2.4. Doorlooptijden en bijstellingen hebben de aandacht Bij de bespreking van het rapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023’ op 5 maart 2020 komen er vanuit de raad een aantal punten waarop zij actief sturen. Zo dienen PvdA en GL een amendement in waarin andere voorstellen gedaan worden ten aanzien van de bijstellingen.10 De aanleiding voor dit amendement is kritiek op de korte doorlooptijd waarin de raad een besluit moet nemen, een voorbeeld hiervan is een schriftelijke vragenronde van slechts twee dagen. Binnen de besluitvorming wordt dit amendement verworpen.

Aanvullend noemt de VVD een aantal punten waarvan zij graag zien dat deze terugkomen in de maandelijkse rapportages, de wethouder zegt dit toe. 3.2.5. Meer gebruik van nieuwe technieken College en ambtelijke organisatie geven aan dat zij graag in gesprek gaan met de raad over technieken om meer inzicht te krijgen op de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Als uitwerking hiervan heeft de ambtelijke organisatie een dashboard voor het sociaal domein ontwikkeld. Richting de toekomst kan een systeem waarbij data uit het backoffice systeem realtime en online gekoppeld kan worden aan een dashboard een mooie aanvulling zijn. Vanuit dit systeem kunnen bijvoorbeeld dan ook infographics opgemaakt worden die een plek kunnen krijgen binnen de P&C-cyclus. Er is bij raadsleden wat onduidelijkheid over de precieze status van dit dashboard, bijvoorbeeld over de mate waarin de raad inzicht zou krijgen in dit dashboard. Naast de ontwikkeling van dashboards biedt de ambtelijke organisatie veel kennisdeling aan, zo worden er voor de raad trainingen en webinars georganiseerd over het sociaal domein en bedrijfsvoeringsvraagstukken. De webinars werken goed en de belangstelling vanuit de raad is groot. Raadsleden geven aan dat deze bijeenkomsten bijdragen aan het gevoel om grip te krijgen op de vraagstukken en afwegingen binnen het sociaal domein. 3.2.6.

De rol van de rekeningcommissie De gesprekspartners geven aan dat de rol van de rekeningcommissie nog verder verstrekt kan worden. De rekeningcommissie neemt vooral een rol bij de jaarrekening en het contact met de accountant. De ambtelijke organisatie heeft behoefte aan meer afstemming: bijvoorbeeld over de begroting of strategische keuzes die gemaakt kunnen worden ten aanzien van het weerstandsvermogen en de financiële reserves. Bij de jaarrekening komt de rekeningcommissie vaak met een advies, bij andere P&Cdocumenten gebeurt dat minder vaak. Indien de raad de wens heeft om meer betrokken zijn binnen het

10 PvdA & GroenLinks, (5 maart, 2020) Amendement A1: wijziging begroting 2020-2023

26

financieel beheersingsproces is het raadzaam om de om opnieuw te kijken naar de rol van de rekeningcommissie. Zo kan de rekeningcommissie meegenomen worden in de ontwikkelingen van de andere P&C-documenten of de verder ontwikkeling van dashboards binnen de ambtelijke organisatie.

27

Bijlage 1. overzicht onderzoeken Rapportage Sociaal Domein in Control (7 januari 2020) Aanleiding en doel rapport Tijdens de begrotingsraad van 7 november 2019 is door het college toegezegd dat er een onderzoek uitgevoerd zou worden met betrekking tot het geschatte tekort van 3 miljoen euro binnen het sociale domein.11 Het doel van dit onderzoek was tweeledig: enerzijds het vaststellen van de omvang van het geschatte financiële tekort en anderzijds een beantwoording te geven of de vraag hoe het kon gebeuren dat het college en de raad verrast werden door een dergelijk hoog tekort. Het onderzoek geeft een oordeel over de mate waarin de gemeente Hellevoetsluis op het gebied van het sociaal domein in control is. Conclusies en aanbevelingen rapport Het rapport trek een drietal conclusies over het financiële tekort: 1. In tegenstelling tot het eerdergenoemde bedrag van 3 miljoen euro wordt het tekort geschat op een bedrag tussen de 3,5 en 4 miljoen euro. Deze hernieuwde schatting is tot stand gekomen in een werksessie met betrokken vakafdelingen en Financiën & Concerncontrol. 2. Het is nu nog niet mogelijke om het totale begrotingstekort vast te stellen, bovenstaande gaat alleen in op de tekorten binnen het sociale domein 3. Er is een aanvullende analyse nodig om het tekort binnen de gehele begroting 2020-2023 in beeld te brengen.

Op de vraag hoe het kunnen gebeuren dat het college verrast werd worden aantal conclusies getrokken: 1. Onvoldoende scherpte in de samenwerking tussen de afdelingen binnen het sociaal domein, college is hierdoor te laat geïnformeerd 2. Onvoldoende samenspel tussen vakafdelingen WIZ en SaleZa met F&C 3. De huidige systematiek van begroten biedt de portefeuillehouders en de vakafdelingen onvoldoende inzicht. 4. De rapportagelijnen naar de portefeuillehouders gaven te weinig zicht op de financiële ontwikkelingen 5. De administratie (ondergebracht bij WIZ) loopt achter bij de verwerking van facturen en het berichtenverkeer is (nog) niet goed ingericht. Hierdoor kunnen onvoorziene kostenstijgingen optreden. 6. Geen goed inzicht in de kostenontwikkelingen van het contractbeheer en het gebrek aan periodieke rapportages hierover Op basis van de conclusies worden in het rapport een aantal aanbevelingen geformuleerd:

11 Gemeente Hellevoetsluis (7 januari 2020), Onderzoeksrapport Sociaal domein in control? p. 2

28

1. Intensiveer de samenwerking tussen de vakafdelingen en de afdeling F&C. Creëer een cultuur van gezamenlijke verantwoordelijkheid. 2. Verbeter de ramingen in het sociaal domein 3. Duidelijkheid geven over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokken medewerkers. Een klimaat scheppen waarin mensen elkaar kunnen tegenspreken en verkokering wordt tegengegaan 4. Aanstellen van een eigenaar/hoofd-budgethouder/coördinerend leidinggevende voor het sociale domein. 5. Versterking van financiële administratie en het contractbeheer in het sociaal domein 6. Het stellen van hogere eisen aan de onderbouwing van plannen en periodieke rapportages. En het creëren van mogelijkheden om de verantwoordelijken in de organisatie aan te spreken bij onduidelijkheden in de begroting of bij de tussentijdse rapportages. Aanvullend schetst het onderzoek een aantal vervolgstappen die noodzakelijk zijn om weer in control te komen: 1. 2. 3. 4. 5.

Doorlichten begroting op zoek naar financiële ruimte Inlichten en betrekken provincie Inzetten op een beter samenspel tussen de vakafdelingen en F&C Versterken financieel beheer en sturing sociaal domein Ondersteuning en hulp vanuit de Visitatiecommissie VNG

Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 (6 februari 2020) Aanleiding en doel rapport De directe aanleiding voor het rapport vormt een aanbeveling uit bovengenoemd rapport sociaal domein in control.12 Hier werd gesproken over het in de breedte analyseren van de begroting. Het rapport heeft als doel om het college op de hoogte te brengen van de actuele financiële situatie van de gemeente en een advies te geven in hoeverre de beleidsopties uit de begroting 2020-2023 alsnog kunnen worden uitgevoerd. Om dit te realiseren zal het college keuzes moet maken ten aanzien van het verminderen van uitgaven en waar mogelijk het verhogen van inkomsten. Aanvullend zijn er keuzes te maken over de financiële positie van de gemeente. De aanbevelingen in dit rapport geven het college concrete mogelijkheden om voorstellen te doen richting de raad. Conclusies en aanbevelingen Conclusies financiële positie Over de financiële positie wordt toegelicht dat deze momenteel zwak is: in 2020 bedraagt het ratio weerstandsvermogen 0,3.13 In het rapport worden een aantal oorzaken voor de verslechterde financiële positie benoemd: 

oplopende kosten sociaal domein

12 Gemeente Hellevoetsluis (6 februari 2020), Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 p. 3 13 Het ratio weerstandsvermogen is pas voldoende als dat tussen de 1 en de 1,4 ligt (art. 11 BBV)

29

  

negatieve resultaten grondexploitaties structurele overschrijdingen budget externe inhuur interen op de algemene reserve

Als de financiële positie langdurig zwak blijft kan de gemeente onder preventief begrotingstoezicht vanuit de provincie gesteld worden. Dit houdt in dat dat de begroting en begrotingswijzigingen eerst door de provincie moeten worden goedgekeurd voordat tot uitvoering kan worden overgaan. Aanbevelingen om financiële positie te verbeteren In het rapport worden een aantal adviezen aan het college gegeven:14 1. Een aantal losse adviezen uit dit onderzoek, 2. Doorrekening en actualisatie van beleidsopties uit de begroting van 2020 3. Losse doorlichting van de gehele begroting waaruit 19 mogelijke, nieuwe bezuinigingsmaatregelen naar voren komen. De losse adviezen uit het onderzoeksrapport (advies 1) worden grotendeels door het college overgenomen en betreffen:    

Inzetten van Eneco-gelden voor een sluitende begroting (college neemt advies over) Afbouw kosten externe inhuur (college neemt advies over) Uitvoeren beleidsoptie formatievraag (college neemt advies over) Aanpassen invoeringskosten Omgevingswet (college neemt advies over)

De doorrekening en actualisatie en de beleidsopties (advies 2) en de nieuwe bezuinigingsmaatregelen (advies 3) worden door het college overgenomen. Voor een enkele bezuinigingsmaategel (verhogen Ozb) geeft het college aan dat zij deze overweging aan de raad laten. Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ (28 februari 2020) Aanleiding en doel rapport Binnen de gemeente Hellevoetsluis zijn er knelpunten in de bedrijfsvoering (o.a. achterstanden), die het de gemeente moeilijk maken om grip te krijgen op de processen en de financiën binnen het Sociaal Domein. Zodoende is er besloten om een onderzoek uit te voeren naar de zorgadministratie binnen de gemeente Hellevoetsluis. Deze is ondergebracht bij de afdeling Werk, Inkomen en Zorg (WIZ). Het doel van het onderzoek en de uitvoering is vierledig: 15   

Afronden van achterstanden Knelpunten en oorzaken in beeld brengen Plan van aanpak voor deze knelpunten

14 Gemeente Hellevoetsluis (6 februari 2020), Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 p. 7-11 15 Gemeente Hellevoetsluis (28 februari 2020), Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ p. 3

30



Uitvoering van het plan van aanpak

Conclusies en aanbevelingen In het onderzoek worden een aantal aanbevelingen voorgesteld:          

Stop met het sturen van negatief indicatiebesluiten Verbeter registratie en administratie toegangsteams Opschonen database en corrigeren verkeerde toewijzingen Volledig geautomatiseerde verwerking declaraties berichtenverkeer Implementeer gebruik web-services berichtenverkeer Invoeren verplichtingenadministratie Uitbreiding wekelijks dashboard als monitor sociaal domein Verbetering beheerprocessen ingekocht aanbod (beheer PDC) Heroverweeg alle ketenprocessen met Financiën & Control Beschrijf de werkprocessen

31

Bijlage 2. overzicht uitvoering aanbevelingen onderzoeken Rapportage Sociaal Domein in Control Naar aanleiding van de rapportage heeft het college een collegeadvies opgesteld en is er een plan van aanpak Sociaal Domein opgesteld. Collegeadvies (30 december 2019) In het collegeadvies wordt besloten om in te stemmen met de bevindingen en aanbevelingen.16 Aanvullend wordt gevraagd de accountant ook te laten reageren op het onderzoek. Daarnaast wordt voorgesteld om het onderzoek in een besloten commissievergadering op 16 januari te bespreken. Kwartaalbrief Rapportage Sociaal Domein (29 april 2020) In een kwartaalbrief gericht aan het gemeentelijk managementteam wordt geïnformeerd over de actuele omstandigheden binnen het sociaal domein. In deze brief wordt toegelicht dat er binnen de ambtelijke organisatie gewerkt wordt aan de implementatie van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport. Punten waaraan reeds uitvoering gegeven is zijn:17       