2024-12-12 brief RAD en IRADO aan raad Vaz

Aan: Gemeenteraad Voorne aan Zee griffie@voorneaanzee.nl Cc: college van B&W Voorne aan Zee en IPR Normag Bestemd voor de raadsleden van de gemeente Voorne aan Zee, Onderwerp : Agendapunt 23, raadsvergadering 19 december 2024,: “proces partnerselectie uitvoeringsorganisatie afvalinzameling”

Westmaas/Schiedam, 12 december 2024

Geachte raad, Door middel van deze brief willen wij onze bezorgdheid en ons gevoel van onbehagen delen over het gebrek aan transparantie en zorgvuldigheid van het selectieproces ‘uitvoeringsorganisatie afvalinzameling’. Samenvattend bestaat onze bezorgdheid uit de volgende punten: -

Gebrek aan helderheid over het afwegingskader Vraagtekens bij de integriteit van het proces en gebrek aan openbaarheid en juistheid van informatie Vraagtekens bij de onderbouwing van de financiële maatstaf die blijkbaar doorslaggevend is geweest Procedureel: de besluitvorming richting de raad voldoet niet aan uw eigen reglement van orde.

Hieronder wordt per punt aangegeven waar ons ongemak zit.

Advies Onderstaande leidt tot ons advies aan de raad om het raadsvoorstel zoals opgenomen onder agendapunt 23 (raadvergadering donderdag 19 december) van de agenda te halen en het college op te dragen om zo spoedig mogelijk met de drie partijen om tafel te gaan om tot een transparante keuze te komen.

Gebrek aan helderheid over het afwegingskader Uw gemeente heeft in december 2023 een verkennend onderzoek laten doen naar mogelijkheden om de inzameling van afval en grondstoffen naar de toekomst te borgen. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat ‘deelname aan een van de drie overheidsorganisaties RAD, Irado of Reinis de meest toekomst vaste oplossing is bij de

borging van de inzameling met daarbij de invulling van de ontwikkeling binnen de opgaven naar de toekomst toe.’ Vervolgens is in april 2024 een verdiepend onderzoek, het partnerselectieproces, gestart. Doel was gezamenlijk met de drie genoemde organisaties ‘de mogelijkheden voor deelname en afstemming van de ambities te onderzoeken om te komen tot een keuze voor één van de drie partijen’. Alle partijen hebben dezelfde uitvraag ontvangen met dezelfde kwaliteitscriteria: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Proactieve samenwerking beleidsdoelen Leveringszekerheid en bedrijfsefficiëntie Invloed en zeggenschap Flexibiliteit Transparantie en MVO Praktische uitvoerbaarheid en continuïteit

De partijen hebben veel tijd, geld en energie gestoken in het opstellen van een passend aanbod, dat met een strakke deadline van 4 juli ingediend moest worden. Dit in de veronderstelling dat er een eerlijke en transparante afweging gemaakt zou worden op basis van bovenstaande criteria. Het is dan ook erg pijnlijk om na maanden wachten, met keer op keer uitstel van het besluit, pas op 13 november een kort bericht te ontvangen van het gemeentebestuur met de mededeling dat alles overwegend RAD en IRADO te duur zijn. Zonder enige onderbouwing, zonder enige weging van de verschillende criteria. Helemaal pijnlijk omdat zowel RAD als IRADO bij voortduring hebben gevraagd naar de weging van de diverse criteria. Wat is belangrijk voor Voorne aan Zee? Welke prioriteit geeft de doorslag? Welk beleid heeft het college? Het antwoord was stelselmatig; Ambtelijk wordt een multicriteria analyse (spin) gemaakt en het is aan het college om te besluiten. Tijdens de behandeling in de commissievergadering van 27 november werd duidelijk dat ‘in de spin’ RAD op de kwaliteitscriteria beter scoort dan andere partijen. Dit leidt bij ons tot vragen over de zorgvuldige weging van de verschillende criteria door het college.

Als van tevoren duidelijk zou zijn geweest dat de keuze gemaakt zou worden op basis van puur en alleen de operationele kosten, zou het proces veel simpeler en voor ons minder belastend zijn geweest.

Vraagtekens bij de integriteit van het proces en gebrek aan openbaarheid en juistheid van informatie -

Keuze vooraf al gemaakt?

Omdat bij voortduring de geruchten de kop opstaken dat de daadwerkelijke keuze voor Reinis al was gemaakt en dit onderzoek puur ‘voor de bühne’ was hebben wij bij start van het onderzoek onze bezorgdheid over dit punt uitgesproken. Immers, als de keuze al is gemaakt (en uiteraard mag dat, zonder enig juridisch probleem!) dan is tijd en geld steken in een onderzoek verkwisting van belastinggeld. Niet alleen van uw gemeente maar ook van onze organisaties en van onze aandeelhoudende gemeenten. Ons is verzekerd dat het proces transparant en zorgvuldig zou verlopen. Ook in ambtelijke gesprekken is ons verzekerd dat

de gemeente ‘er neutraal inzit’ en dat ‘de gehanteerde kwaliteitscriteria zouden bijdragen aan een eerlijke en transparante beoordeling’. In juli is naar aanleiding van een krantenartikel in het Algemeen Dagblad deze vraag opnieuw gesteld. Toen is ons nogmaals verzekerd dat het proces transparant en zorgvuldig zou verlopen en de keuze nog gemaakt moest worden.

-

Niet openbaarheid van de documenten

Half november zijn wij op de hoogte gesteld van de uitkomst van het keuzeproces. Het was volgens uw gemeente ‘een lang en zorgvuldig proces waarin vanwege de kostenopgave is gekozen voor Reinis’. Uw gemeente heeft ervoor gekozen de uitkomsten van het onderzoek en het collegevoorstel geheim te verklaren. Deze geheimhouding geldt ook voor ons; waardoor wij geen idee hebben hoe de weging is gemaakt. Verder is tijdens de commissievergadering van november de suggestie gewekt alsof partijen hebben aangedrongen op strikte vertrouwelijkheid van stukken. Dit is onjuist, in het proces is op voorstel van de externe adviseur afgesproken dat ‘bij eventuele wel bedrijfsgevoelige informatie zoals gedetailleerde kostenopgaven wordt bezien of dergelijke informatie op een hoger aggregatieniveau (veralgemeniseerd) wel als openbaar kan worden beschouwd.’ Daags na de commissievergadering hebben wij aan de externe adviseur laten weten dat wat ons betreft alles openbaar gemaakt kan worden en dat dat wat ons betreft ook al vooraf duidelijk was, met enige uitzondering de commerciële tarieven die wij hanteren met onze verwerkers.

-

Onjuiste informatie over huidige contract met Renewi

Het aandringen op snelle besluitvorming tijdens de commissievergadering van 27 november jl. geeft ons een groot gevoel van onbehagen. De Wethouder deelde de commissie mee dat het contract met de huidige inzamelaar per 1 januari 2026 eindigt en dat daarom snel een besluit genomen moest worden. Dit is onvolledige informatie waarmee de commissie op het verkeerde been is gezet. Wij weten dat de overeenkomst met de huidige inzamelaar eenvoudig door uw gemeente te verlengen is met nog 1 jaar. Uw gemeente heeft een contract waarin de mogelijkheid tot eenzijdige verlenging tot 1 januari 2027 is opgenomen. (Dit is ook bevestigd door de huidige inzamelaar zelf).

-

Weinig bereidheid om toelichting te geven op het voorgenomen besluit

Op 2 december is door de RAD een mail gestuurd naar de verantwoordelijk Wethouder. Wij hebben hierin aangegeven vragen te hebben over de kostenopgave, de kwaliteitscriteria, de vertrouwelijkheid en het vervolg (mogelijkheid contractverlenging). Kortom, de punten zoals ook in deze brief verwoord. We gaven in die mail aan graag op korte termijn in gesprek te willen. Op 9 december ontvingen wij een reactie dat de Wethouder ‘op een later tijdstip terug wil komen op het maken van een afspraak voor een nadere toelichting’.

Doel van ons was om voor behandeling van het raadsvoorstel in een gesprek met het gemeentebestuur onze zorgen en vragen te delen. Tot onze grote verbazing bleek afgelopen woensdag -notabene tijdens een toevallig telefoongesprek tussen de externe adviseur en IRADO- dat tijdens een besloten raadscommissie van maandag 9 december j.l. het voorstel al was gepasseerd en in uw vergadering van 19 december zal worden behandeld. Hierdoor wordt ons de mogelijkheid ontnomen om voorafgaande aan de openbare behandeling van het raadsvoorstel het gesprek aan te gaan met de wethouder. Dit geheel geeft een gevoel van onbehagen en staat ook in schril contrast met toezegging van transparante en zorgvuldige besluitvorming zoals deze vooraf is beloofd.

Vraagtekens bij de weging van de financiële gegevens In een toelichtend telefoongesprek met de externe adviseur werd duidelijk dat de kostenopgave van Reinis doorslaggevend is geweest voor het voorgenomen besluit. Deze organisatie had een substantieel lagere en daarmee ook doorslaggevende kostenopgave van afvalbeheertaken (organisatiekosten) opgegeven. Ons is mondeling een indicatie van het verschil gegeven. Aan de hand van deze indicatie hebben ook wij grote vraagtekens bij de volledigheid van de kostenopgave. Zeker gelet op de beoogde langjarige samenwerking waarin overheadkosten naar rato tussen aandeelhouders worden verdeeld. Dit past ook niet in de zoektocht naar de meest toekomst vaste oplossing met borging van de afvalinzameling naar de toekomst zoals vooraf door uw gemeente is gecommuniceerd. Tijdens de behandeling in de openbare commissievergadering van 27 november jongstleden werd ons duidelijk dat niet alleen wij maar ook de externe adviseur vragen heeft bij de juistheid en volledigheid van de kostenopgave. Bovendien werd ons duidelijk dat klaarblijkelijk geen rekening is gehouden met inrichtingskosten. Daarnaast is er nog onduidelijkheid over de bepaling van de waarde van het aandelenkapitaal. Dit bevreemdt ons ten zeerste omdat juist deze onderwerpen onderdeel waren van het onderzoek.

Er is daarmee dan ook naar onze mening geen transparante vergelijking op kostenniveau gedaan. Hiermee is ook onterecht het beeld ontstaan dat de andere partijen (RAD en IRADO) substantieel duurder zijn. Dit laatste schaad ons imago en roept veel onterechte vragen op over onze bedrijven.

Procedureel: de besluitvorming richting de raad voldoet niet aan uw eigen reglement van orde Tijdens een telefonisch onderhoud tussen IRADO en de externe adviseur afgelopen woensdag 11 december werd duidelijk dat op maandag 9 december j.l. een besloten commissievergadering Ruimte heeft plaatsgevonden. Wij werden door dit feit compleet overrompeld. De conclusie die ons werd meegedeeld was dat tijdens deze besloten commissievergadering Ruimte de conclusie van de openbare commissievergadering van 27 november is teruggedraaid en dat de conclusie is getrokken dat het raadsvoorstel wel rijp is voor behandeling in de raad. Wij maken hierbij bezwaar tegen deze gang van zaken. Volgens uw eigen reglement van orde dient een agenda van een commissievergadering minimaal 10 dagen van te voren

verzonden te worden en ook dient een commissievergadering ook al is die besloten, wel openbaar aangekondigd te worden. De vergadering van 9 december is nergens terug te vinden. Ook niet op het vergaderschema dat op de website van de gemeente te vinden is, laat staan dat daar een verslag van is opgesteld en gedeeld. Het kan niet zo zijn dat een unaniem besluit, genomen tijdens een openbare commissievergadering, tijdens een geheime, niet openbare, besloten vergadering compleet van tafel wordt geveegd. Het is ongehoord en wat ons betreft onbestaanbaar dat op deze wijze in een democratisch bestel besluiten genomen worden.

Tot slot Wij begrijpen dat er een keuze voor een samenwerkingspartner gemaakt moet worden. Wij benadrukken dat wij (politieke) besluiten van gemeenten respecteren, ook als deze niet tot samenwerking leidt. Maar, zoals ook van ons als overheidsorganisaties verwacht mag worden, willen en kunnen wij - ook in onze verantwoording richting onze organisaties en aandeelhouders - zaken die de transparantie en de zorgvuldigheid van dit selectieproces raken niet laten passeren. Gezien het belang hebben we gemeend u door middel van deze brief vooraf op de hoogte te brengen. Tijdens de raadsvergadering van 19 december zullen we gebruik maken van het spreekrecht om een nadere toelichting te geven.

Tot nadere toelichting zijn wij bereid.

Met vriendelijke groet,

M. Huisman directeur-bestuurder RAD

A. Kraijo directeur-bestuurder IRADO