Toestemmingsverzoek nieuwe deelnemer Solido

Verzoek om toestemming – Toetreding Gemeente Gulpen-Wittem tot Gemeenschappelijke Regeling Solido Onderwerp: Verzoek om toestemming voor voorgenomen toetreding van gemeente Gulpen-Wittem tot de gemeenschappelijke regeling Solido. Geachte leden van de gemeenteraad / het Algemeen Bestuur VRZL, Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Gulpen-Wittem heeft het voornemen om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Solido. In dit verzoek vraagt het dagelijks bestuur van Solido om toestemming voor dit voorstel. 1. Samenvatting Context De Gemeenschappelijke Regeling Solido (Solido) betreft de samenwerking tussen de gemeenten Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal én de Veiligheidsregio Zuid Limburg (de deelnemers) om hen te ontzorgen op het gebied van IT. In september 2024 zijn de gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg akkoord gegaan met oprichting van en deelname in deze Gemeenschappelijke Regeling. Toetreding tot GR Solido vindt plaats bij besluit van alle deelnemers en van de potentiële deelnemer. Daartoe stelt het dagelijks bestuur een voorstel op waarin is aangegeven of, en zo ja, welke voorwaarden aan de toetreding zijn verbonden.

Conform artikel 1 lid 3 en 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) verzoeken wij u om af te zien van een zienswijze op dit voorstel en toestemming te verlenen voor de toetreding door de gemeente Gulpen-Wittem.

De verdere implementatie vindt plaats in afstemming tussen het college van de gemeente Gulpen-Wittem en het dagelijks bestuur van Solido. Het Algemeen Bestuur van Solido stelt uiteindelijk het toetredingsplan vast, met de daarbij behorende toetredingssom. Wij verwachten deze stappen te zetten in de eerste helft van 2026. Voorwaarden Het dagelijks bestuur stelt aan de toetreding van de gemeente Gulpen-Wittem tot de Gemeenschappelijke Regeling Solido de volgende voorwaarden. • Gemeente Gulpen-Wittem neemt de volledige basisdienstverlening af van Solido. Belangrijkste componenten zijn daarbij: de digitale werkplek, devices, storage, technisch applicatiebeheer, mobiele telefonie, printservices en connectiviteit. • Gemeente Gulpen-Wittem maakt met ingang van de datum van deelname gebruik van devices en infrastructuur in eigendom van Solido o.b.v. de standaarden van Solido. Daardoor is er geen sprake van een overgangs- of ingroeiperiode. • De structurele bijdrage door Gulpen-Wittem die ingaat op het moment van toetreding is conform de in februari 2025 vastgestelde en in de begroting 2026 opgenomen bekostigingssystematiek die voor alle deelnemers geldt. • De gemeente Gulpen-Wittem krijgt zeggenschap in het Algemeen Bestuur van Solido op basis van de uitgangspunten in de gemeenschappelijke regeling.

Concreet krijgt de gemeente op basis van inwoneraantal en verwachte omzet 4 (vier) stemmen. • De toetredingskosten (waaronder integratiekosten) die samenhangen met de toetreding door de gemeente Gulpen-Wittem komen voor rekening van deze gemeente. Het gaat daarbij om de incidentele kosten die samenhangen met het toetredingstraject waaronder de projectkosten van overgang en migratie.

Toelichting voorwaarden De genoemde voorwaarden zijn alle in lijn met het strategisch plan of de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling van Solido. Zo is in het strategisch plan opgenomen dat schaalvergroting moet zorgen voor een beperktere stijging van de IT kosten. Daarnaast zorgt het eigendom van devices bij Solido ervoor dat gedegen life cycle management kan worden toegepast. Op grond van de (vereenvoudigde) bekostiging betaalt de gemeente jaarlijks daarin haar aandeel. Eenmalige kosten als gevolg van de toetreding komen ten laste van de toetreder, zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. Het gaat dan enerzijds om incidentele (advies) kosten die samenhangen met de toetreding als ook de (project)kosten van overheveling en integratie van de (volledige) IT-dienstverlening van en voor GulpenWittem binnen Solido. 1. Achtergrond en aanleiding De wens van de gemeente Gulpen-Wittem om toe te treden tot Solido kwam naar voren bij een marktconsultatie voor de IT-dienstverlening. Door toetreding tot Solido wil de gemeente Gulpen-Wittem de volledige IT-dienstverlening onderbrengen bij Solido. De afgelopen periode hebben de eerste verkennende gesprekken plaatsgevonden in dat kader. Deelname door de gemeente Gulpen-Wittem past zoals aangegeven in de strategie van Solido. 2.

Wijziging van de regeling Inhoudelijk wijzigt het doel en de reikwijdte van de Gemeenschappelijke Regeling Solido niet. Wél wijzigt het aantal deelnemers en krijgt de gemeente Gulpen–Wittem stemrecht in het Algemeen Bestuur volgens de bepalingen in de regeling. Onderstaand is de tekstuele wijziging in de regeling opgenomen.

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. de regeling: de gemeenschappelijke regeling Solido;

b. deelnemer(s): het (de) college(s) van burgemeester en wethouders van de gemeente(n) Beekdaelen, Brunssum, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal plus het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

3. Taken en verantwoordelijkheden Gemeente Gulpen-Wittem draagt de taken over aan de Gemeenschappelijke Regeling zoals opgenomen in het dienstverleningshandvest, vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Concreet gaat het om de volgende taken (alle onderdeel van de basisdienstverlening door Solido): • • • • • • •

Beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, continuïteit én integriteit van het gebruik van IT (Informatiebeveiliging op grond van BIO en andere standaarden); Aanschaf, inrichting, beheer, uitgifte en onderhoud van devices (mobiele telefoons, laptops, tablets, desktops, beeldschermen); Print services; Storagefaciliteiten (dataopslag, back-up en recovery); Digitale werkplekinrichting (MS 365, en toegang tot applicaties); Technisch applicatiebeheer; Aanschaf, inrichting, beheer en onderhoud van connectiviteit (wifi, access points, routers, internetverbinding, glasvezel;

Enkele van deze taken zijn door de gemeente Gulpen-Wittem ook nu al ondergebracht bij Solido.

4. Financiële en organisatorische gevolgen Het toetreden van de gemeente Gulpen-Wittem zorgt voor een steviger IT-fundament van Solido. Daarnaast zorgt het voor verdeling van generieke kosten (waaronder overhead) over meer deelnemers wat een positief effect heeft op de hoogte van de individuele deelnemersbijdrage. De toetreding door de gemeente Gulpen-Wittem kan nagenoeg volledig worden gerealiseerd binnen de bestaande formatie van Solido. We voorzien op dit moment een beperkte uitbreiding voor de directe dienstverlening.

De incidentele toetreding – en integratiekosten die samenhangen met de toetreding door de gemeente Gulpen–Wittem komen voor rekening van de gemeente. 5. Governance en vertegenwoordiging De gemeente Gulpen-Wittem bepaalt zelf wie vanuit het college de gemeente vertegenwoordigt in het Algemeen Bestuur van Solido. Op dit moment is de betreffende portefeuille ondergebracht bij de burgemeester. Op basis van de huidige inschatting krijgt de gemeente Gulpen-Wittem 4 stemmen volgens de onderstaande verdeling, waarbij in de nieuwe situatie rekening is gehouden met deelname van ISD BOL.

Deelnemer Beekdaelen Brunssum Heerlen Kerkrade Landgraaf Simpelveld Voerendaal VRZL ISD BOL GulpenWittem Totaal

Was Stemmen % 7 13,7% 6 11,8% 12 23,5% 8 15,7% 7 13,7% 4 7,8% 4 7,8% 3 5,9%

Wordt Stemmen % 7 12,1% 6 10,3% 12 20,7% 8 13,8% 7 12,1% 4 6,9% 4 6,9% 3 5,2% 3 5,2% 4

51 100%

6,9%

58 100%

6. Planning en procedure Wij verzoeken de gemeenteraden / het Algemeen Bestuur VRZL om hun toestemming te verlenen aan dit voorstel binnen een termijn van 13 weken op grond van artikel 1 lid 4 van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen en af te zien van de mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze op dit voorstel (artikel 1 lid 3 van dezelfde Wgr). Daarmee houden we de snelheid in het proces en duidelijkheid richting de verdere ambtelijke voorbereiding en uitvoering. Ook de gemeente Gulpen-Wittem is geholpen met een snelle voortgang om een zo spoedig mogelijke overgang naar Solido te realiseren.

Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Solido ValidSigned door roel wever op 04-09-2025

ValidSigned door bas thissen op 04-09-2025

Voorzitter

Secretaris/directeur

R. Wever

B. Thissen